Einführung in Bibliotheken

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Eine Bibliothek ist ein Speicherort auf einer Website, an dem Sie Dateien zusammen mit Teammitgliedern erstellen, sammeln, aktualisieren und verwalten können. Jede Bibliothek zeigt eine Liste mit Dateien und wichtige Informationen zu den Dateien an, was Mitgliedern die gemeinsame Arbeit mit den Dateien erleichtert. Sie können aus einer Reihe von einsatzbereiten Bibliotheken und Bibliotheksvorlagen auswählen, die einen guten Ausgangspunkt zum Ordnen der Dateien darstellen. Nachdem Sie eine Bibliothek erstellt haben, können Sie sie auf verschiedene Weise anpassen. Sie können z. B. steuern, wie Dokumente angezeigt, verwaltet und erstellt werden. Sie können auch Versionen verfolgen, wobei einbezogen wird, wie viele und welche Arten von Versionen auftreten. Sie können sogar benutzerdefinierte Ansichten, Formulare und Workflows erstellen, damit Ihre Projekte und Geschäftsprozesse reibungsloser verlaufen.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht über Bibliotheken

Was ist eine Bibliothek?

Wie verwendet eine Bibliothek von einem typischen Team?

Typen von Bibliotheken

Möglichkeiten des Arbeitens mit Bibliotheken

Organisieren von Bibliotheken auf einer Website

Speichern von Dokumenten in einer Bibliothek

Speichern von Dokumenten in mehreren Bibliotheken

Organisieren von Dateien in einer Bibliothek

Hinzufügen von Spalten

Definieren von Ansichten

Erstellen von Ordnern

Kombinieren der Verwendung von Spalten, Ansichten und Ordnern

Nächste Schritte

Übersicht über Bibliotheken

Anstatt, dass Ihr Team an verschiedenen Stellen nach Dokumenten suchen muss, z. B. auf privaten Computern, Netzwerklaufwerken und in E-Mail-Ordnern, ist es wesentlich effizienter, eine SharePoint-Bibliothek als zentralen Speicherort zu verwenden, den jeder im Team anzeigen und verwenden kann.

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Was ist eine Bibliothek?

Eine typische Bibliothek Eine SharePoint-Bibliothek ist ein Speicherort auf einer Website, wo Sie können erstellen, speichern, aktualisieren und Zusammenarbeit an Dateien mit Teammitgliedern. Jede Art von Bibliothek – Dokument, Formular, Bilder und Wiki-Seite – zeigt eine Liste der Dateien und wichtige Informationen zu den Dateien, wie z. B., die letzten Person die Datei geändert wurde. Sie können auswählen, verschiedene Arten von Bibliotheken, die die Arten von Dateien, die gespeichert werden sollen und wie Sie verwendet werden sollen. Nachdem Sie mit einer Bibliothek fertig sind, können Sie Dateien archivieren, Löschen nicht verwendete Bibliothek und Serverspeicherplatz zu sparen.

Sie können Bibliotheken auch auf verschiedene Weisen anpassen und steuern, wie Dokumente angezeigt, verfolgt, verwaltet und erstellt werden. Es ist möglich, Versionen und deren Anzahl und Typ zu verfolgen, sowie einzuschränken, welche Personen Dokumente vor deren Genehmigung anzeigen können. Mithilfe von Workflows können Sie an Dokumenten in Bibliotheken zusammenarbeiten, um einen Geschäftsprozess zu optimieren. Sie können Informationsverwaltungsrichtlinien zum Verwalten des Umgangs mit und des Ablaufs von Dokumenten in den Bibliotheken festlegen, um überflüssige Daten zu verringern.

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Wie wird eine Bibliothek von einem typischen Team verwendet?

Ein Marketingteam von Contoso muss an einem Projekt zusammenarbeiten und Dokumente gruppieren. Für die Teammitglieder ist ein zentraler Speicherort erforderlich, an denen sie an Dokumenten zusammenarbeiten, ihre Kalender und Besprechungen verfolgen, Projekte verwalten und Teamaufgaben verfolgen können. Dieses Team arbeitet auch mit einem Anbieter zusammen, der an einem Remotestandort lebt, daher weist die Verwendung von SharePoint 2010 einen zusätzlichen Vorteil auf.

Der erste Schritt besteht für das Team darin, ein Mitglied als Websitebesitzer zu bestimmen und eine Person für die Verwaltung der Website auszuwählen. Der Websitebesitzer übernimmt die Rolle des Websiteadministrators, erhält die Berechtigung für den Vollzugriff auf die Bibliothek und stellt zuerst sicher, dass jeder im Team über die Berechtigungsstufe zur Mitwirkung an der Bibliothek für freigegebene Dokumente und an der Teamwebsite verfügt. Als nächstes benennt sie der Websitebesitzer in "Marketingdokumente" um und fügt dann eine ausführliche Beschreibung hinzu, damit alle Benutzer – aber insbesondere erstmalige Benutzer – eine Vorstellung vom Zweck der Bibliothek und den darin anzuzeigenden und hinzuzufügenden Inhalten erhalten. Das Team hat sich dazu entschieden, diese Bibliothek zum Verwalten von Pressemitteilungen, Budgetdateien, Verträgen, Angeboten und anderen sachbezogenen Teamdokumenten zu verwenden.

Eine der ersten Aufgaben des Websitebesitzers besteht darin, viele wichtige Dokumente zu suchen und in die Bibliothek zu laden, damit sich das Team darauf konzentriert, die Bibliothek als zentralen Speicherort zu verwenden. Dann entscheidet sich der Websitebesitzer dazu, die folgenden Aktionen auszuführen: Die Bibliothek so konfigurieren, dass ein Auschecken erforderlich ist, damit nicht aus Versehen Änderungen an Dokumenten überschrieben werden. Außerdem werden Versionen verfolgt, damit das Team über einen Verlauf darüber verfügt, wie sich Dateien entwickelt haben und wie bei Bedarf eine frühere Version wiederhergestellt werden kann. Der Websitebesitzer fügt außerdem Standardvorlagen für Marketingberichte, Kaufverträge, Aktionspläne und Budgettabellen zur Bibliothek hinzu, um sicherzustellen, dass die Unternehmensstandards eingehalten werden. Jede Vorlage weist das Firmenlogo und das Firmenziel auf. Beim Erstellen einer neuen Datei in der Dokumentbibliothek stehen dann die entsprechenden Vorlagen zur Verfügung.

Im Laufe der Zeit organisieren die Teammitglieder beim Hinzufügen von Dateien und bei der Zusammenarbeit an Dokumenten die Bibliothek, indem sie Spalten hinzufügen und Ansichten erstellen, die Inhalte auf verschiedene Weisen anzeigen, die für ihre Arbeit von Bedeutung sind. Der Websitebesitzer fügt z. B. die Spalte "Projektname" hinzu, damit die Teammitglieder nach dieser Spalte sortieren oder filtern können.

Andere Teammitglieder fügen öffentliche Ansichten hinzu, die eine Gruppierung nach Geschäftsquartal vornehmen und nach Verträgen filtern, die innerhalb von sechs Monaten ablaufen. Jedes Mitglied erstellt außerdem persönliche Ansichten, die ihnen dabei helfen, Informationen schnell zu finden und ihre Arbeit zu vollenden.

Nach ausgiebigen Diskussionen bei einer Personalversammlung entscheidet sich das Team, Benachrichtigungen auf Bibliotheksebene festzulegen, um wöchentliche Aktualisierungen zu melden. Jedes Mitglied kann entscheiden, wie bei Bedarf weitere Benachrichtigungen oder RSS-Feeds für bestimmte Dateien eingerichtet werden. Das Team verpflichtet sich bei dieser neuen Art der Zusammenarbeit auch zu einer wichtigen "bewährten Methode". Wenn Mitglieder ein Dokument in einer Bibliothek verteilen möchten, widerstehen sie der Versuchung, es an eine E-Mail-Nachricht anzuhängen und senden stattdessen den Link in einer E-Mail. Das Einfügen eines Dokumentlinks in eine E-Mail-Nachricht kann einfach über das Menüband der Bibliothek erreicht werden, wodurch sichergestellt wird, dass die Benutzer Zugriff auf die aktuellste Version erhalten. Außerdem hilft es dabei, das auch lokale Netzwerk vor überflüssigen Daten zu bewahren.

Gelegentlich wird Teammitgliedern und anderen Benutzern der Zugriff auf Inhalte verwehrt, da sie nicht über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Bestimmte Dokumente sind geschützt, da sie vertrauliche Inhalte enthalten, z. B. Vertrags- oder Budgetdaten. Da jedoch die Möglichkeit aktiviert ist, den Zugriff von einem Websitebesitzer anzufordern, können sie den Zugriff von einer Seite bequem anfordern und der Websitebesitzer kann die für das Dokument geeignete Berechtigung erteilen.

Allen Mitgliedern des Marketingteams, aber insbesondere dem Anbieter, gefällt die Möglichkeit, Bibliothekinhalte offline zu nehmen, diese zu Hause oder an einem Remotestandort zu bearbeiten, um die Änderungen dann problemlos zu synchronisieren, wenn sie wieder online sind – und das alles mithilfe von Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Eine entscheidende Zuständigkeit dieses Marketingteams ist das Vorschlagen von Marketingkampagnen, um die Verkäufe und Einnahmen zu steigern. Während der Entwicklung eines neuen Aktionsplans werden die Nebenversionen der Datei verfolgt. Tritt in einer Version ein Fehler auf, kann eine frühere Version wiederhergestellt werden. Ist der Aktionsplan fertig gestellt, wird eine Hauptversion erstellt, und diese wird dann zur Genehmigung durch die Rechtsabteilung und den Manager veröffentlicht. Nachdem die Datei genehmigt wurde, können die anderen Mitarbeiter der Firma die Datei anzeigen. Der Websitebenutzer untersucht die Onlinedokumentation, Schulungsunterlagen und Blogs und findet dann heraus, ohne dabei Code zu verwenden, wie ein Workflow eingerichtet und dieser der Bibliothek zugeordnet wird und wie die Sammlung von Feedback und Signaturen sowie die Veröffentlichung des fertigen Dokuments automatisiert wird.

Nach der dreimonatigen Verwendung ist die Marketingbibliothek und -site zu einer wichtigen Komponente des Marketingteams geworden, die dabei geholfen hat, ihre Produktivität und Sicht im Unternehmen wesentlich zu verbessern. Sie können sich nicht mehr vorstellen, ohne sie zu arbeiten und suchen aktiv nach anderen Möglichkeiten, um SharePoint 2010 für eine bessere Zusammenarbeit zu nutzen.

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Typen von Bibliotheken

Manche Bibliotheken werden für Sie erstellt, wenn Sie eine neue Website erstellen, z. B. die Bibliothek Freigegebene Dokumente auf einer Teamwebsite. Sie können diese Bibliotheken Ihren Anforderungen entsprechend anpassen oder eigene zusätzliche Bibliotheken erstellen. Jeder Typ von Bibliothek dient einem bestimmten Zweck und weist zu den anderen Bibliothektypen unterschiedliche Verhaltensweisen und Features auf.

Dokumentbibliothek    Für zahlreiche Dateitypen, einschließlich Dokumenten und Kalkulationstabellen, werden Dokumentbibliotheken verwendet. In einer Dokumentbibliothek können auch andere Dateitypen gespeichert werden; einige werden jedoch aus Sicherheitsgründen gesperrt. Wenn Sie mit Programmen arbeiten, die gesperrt werden, können Sie diese Dateien von der Bibliothek aus erstellen. So kann z. B. Ihr Marketingteam über eine eigene Dokumentbibliothek für Planungsmaterial, Pressemitteilungen und Veröffentlichungen verfügen.

Bildbibliothek    Verwenden Sie eine Bildbibliothek, um eine Sammlung digitaler Bilder oder Grafiken freizugeben. Bilder können zwar auch in anderen SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden, Bildbibliotheken bieten jedoch einige Vorteile. Von einer Bildbibliothek aus können Sie z. B. Bilder in einer Bildschirmpräsentation anzeigen, auf den Computer herunterladen und in kompatiblen Grafikprogrammen wie Microsoft Paint bearbeiten. Ziehen Sie die Erstellung einer Bildbibliothek in Betracht, um Bilder von Teamereignissen oder Produktveröffentlichungen zu speichern. Zudem können Sie überall auf der Website, z. B. auf Wiki-Websites und in Blogs, einen Link zu Bildern in der Bibliothek erstellen.

Formularbibliothek    Verwenden Sie eine Formularbibliothek, wenn Sie eine Gruppe XML-basierter Geschäftsformulare verwalten möchten. In Ihrer Organisation könnte z. B. eine Formularbibliothek für Spesenabrechnungen benötigt werden. Zum Einrichten einer Formularbibliothek benötigen Sie einen XML-Editor oder ein Programm zum Entwerfen von XML-Formularen wie Microsoft InfoPath. Das ausgefüllte Formular ist lediglich eine XML-Datei, die die Daten (und ausschließlich die Daten) enthält, die in das Formular eingegeben wurden, wie das Spesendatum und der Betrag. Alle weiteren Bestandteile des Spesenberichts werden durch die Formularvorlage bereitgestellt. Nachdem Formulare ausgefüllt wurden, können Sie die Formulardaten zusammenführen oder zur Analyse exportieren.

Wiki-Seitenbibliothek    Verwenden Sie zum Erstellen einer Websitesammlungs verbundener Wiki-Seiten einer Wiki-Seitenbibliothek ein. Ein Wiki kann mehrere Personen eine routinemäßige Informationen in einem Format zu erfassen, die einfach zu erstellen und ändern. Sie können auch Wiki-Seiten hinzufügen, die Bilder, Tabellen, links und internen Links, zu Ihrer Bibliothek enthalten. Angenommen, wenn Ihr Team eine Wiki-Website für ein Projekt erstellt, kann die Website Tipps und Tricks in eine Reihe von Seiten gespeichert, die miteinander zu verbinden.

Hinweis : Abhängig von Ihrer Website und Konfiguration, weitere Bibliotheken, wie etwa die Formatbibliothek, Websiteobjektbibliothek und Seiten-Bibliothek werden automatisch von SharePoint Server 2010 erstellt. Sie können keine jedoch, diese bestimmten Bibliotheken über die Benutzeroberfläche erstellen.

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Möglichkeiten des Arbeitens mit Bibliotheken

Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie mit Bibliotheken arbeiten und wie Sie sie für Ihre Gruppe hilfreicher gestalten können:

Erstellen von Ansichten     Eine Ansicht können Sie die Elemente in einer Bibliothek, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten eines Zwecks, finden Sie unter. Der Inhalt der eigentlichen Bibliothek nicht ändern, aber die Dateien werden so organisiert oder gefiltert werden, um diese zu suchen und Navigieren in einer aussagekräftigen Darstellung zu erleichtern.

Auschecken von Dateien erforderlich     Wenn Sie das Auschecken einer Datei benötigen, stellen Sie sicher, dass nur von einem Benutzer die Datei bearbeiten kann, bis er eingecheckt ist. Dokumente Auschecken erfordern wird verhindert, dass mehrere Personen Änderung zur gleichen Zeit, die Bearbeitungskonflikte erstellen und zu Verwirrung führen kann. Auschecken erfordern kann auch dazu beitragen Bearbeitungskonflikte einen Kommentar hinzufügen, wenn sie eine Datei, überprüfen Sie, damit Sie einfacher nachverfolgen können, was in den einzelnen Versionen geändert hat.

Verfolgen von Versionen     Wenn Sie Dateien aus frühere Versionen beibehalten müssen, können Bibliotheken helfen Ihnen bei nachverfolgen, speichern und Wiederherstellen der Dateien. Sie können auch alle Versionen auf die gleiche Weise zu verfolgen. Alternativ können Sie auswählen, um einige Versionen als Hauptversionen, beispielsweise ein neues Kapitel einen manuellen und manche Versionen als Nebenversionen, wie etwa einen Rechtschreibfehler korrigiert hinzufügen zu bestimmen. Zum Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, können Sie optional die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen auswählen, die Sie speichern möchten.

Dokumentgenehmigung erforderlich     Sie können angeben, dass die Genehmigung eines Dokuments erforderlich ist. Dokumente verbleiben im aussteht, bis sie genehmigt oder werden von einer anderen Person mit der Berechtigung abgelehnt dazu verfügt. Sie können steuern, welche Benutzergruppen ein Dokuments anzeigen können, bevor sie genehmigt ist. Dieses Feature ist hilfreich, wenn Ihre Bibliothek enthält wichtige Richtlinien oder Verfahren, die vor anderen finden Sie unter abgeschlossen sein müssen.

Geben Sie Berechtigungen    SharePoint-Gruppen und Berechtigungsstufen helfen Ihnen den Zugriff auf Inhalte effizient verwalten. Standardmäßig werden Berechtigungen für Bibliotheken, Ordnern in Bibliotheken und Dokumente von der übergeordneten Website erbt. Das Zuweisen von Berechtigungsstufen zu einem bestimmten Element helfen Ihnen, um wichtige Inhalte, beispielsweise ein Vertrag oder Budget, ohne Einschränken des Zugriffs auf den Rest der Website zu schützen.

Über Änderungen informiert sein     Bibliotheken in SharePoint 2010 unterstützt RSS-Technologie, sodass die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe automatisch erhalten und Updates oder Feeds, News und Informationen an einem Ort konsolidierte anzeigen können. RSS-Technologie können Sie benachrichtigen über Änderungen in einer Bibliothek, z. B. beim Ändern von Dateien, die in der Bibliothek gespeichert sind. RSS-Feeds können Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe eine konsolidierte Liste der Dateien angezeigt, die geändert wurden. Sie können auch e-Mail-Benachrichtigungen erstellen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn die Dateien ändern.

Erstellen von workflows     Dokumenttyp Bibliothek oder Inhalte mit Workflows, die Ihre Organisation definiert wurde für Geschäftsprozesse, wie die Genehmigung von Dokumenten verwalten oder überprüfen. Die Gruppe kann auf deren Dokumente, Workflows, die Aktionen angeben, die in einer Sequenz, beispielsweise genehmigen oder Übersetzen von Dokumenten müssen genannt Geschäftsprozesse anwenden. Ein SharePoint-Workflow ist eine automatisierte Möglichkeit zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen in einer Sequenz von Aktionen oder Aufgaben. Drei Workflows stehen für Bibliotheken standardmäßig: Genehmigung, die ein Dokument zu einer Gruppe von Personen zur Genehmigung; weiterleitet Sammeln von Feedback, die ein Dokument an eine Gruppe von Personen für ein Feedback weitergeleitet, und gibt das Dokument an die Person, die den Workflow als eine Kompilierung initiiert; und für die Signaturerfassung, die ein Dokument zu einer Gruppe von Personen, deren digitalen Signaturen sammeln weiterleitet

Definieren von Inhaltstypen     Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien, wie etwa Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, arbeitet können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem ermöglichen und mehrere Inhaltstypen definieren. Inhaltstypen hinzufügen Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp kann eine Vorlage und sogar Workflow Prozesse angeben. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für Formatierung und alle Textbaustein und für die Eigenschaften, die für die Dokumente dieses Typs, wie beispielsweise Abteilung Namen oder Vertrag Telefonnummer gelten.

Client-integration    Bestimmte kompatiblen Clientprogramme, arbeiten Sie mit SharePoint-Features direkt vom Client. Wenn Sie Microsoft Word 2010 verwenden, können Sie beispielsweise Einchecken verwalten und einfach weitere überprüfen. Von Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 oder Microsoft Outlook 2010 können Sie offline schalten Bibliothek Inhalt, mit ihnen arbeiten, von einem entfernten Standort und dann Änderungen reibungslos synchronisieren, wenn Sie wieder online sind.

Revisionsverfolgung   Wenn Sie eine Gruppe von vertrauliche Dateien haben und es wäre hilfreich zu wissen, wie die Dokumente verwendet wurden, können Sie eine Richtlinie, die Sie aktivieren 'Audit' Nachverfolgen von Ereignissen, wie z. B. Datei Änderungen, Kopien oder löschen kann definieren.

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Organisieren von Bibliotheken auf einer Website

Die Art des Ordnens der Dateien in einer Bibliothek hängt von den Anforderungen der Gruppe, von der bevorzugten Speicherart und von der Art des Suchens nach Informationen ab. Mit ein wenig Planung können Sie die für die Gruppe am besten geeignete Struktur besser einrichten. Bibliotheken verfügen über zahlreiche Features, durch die Sie beim Arbeiten mit mehreren Dateien in einer Bibliothek unterstützt werden. Möglicherweise steht sich Ihre Gruppe aber auch mit mehreren Bibliotheken besser.

Speichern von Dokumenten in einer Bibliothek

Mithilfe einer Bibliothek können Sie verschiedene Anforderungen erfüllen. So kann z. B. eine Gruppe an mehreren Projekten arbeiten, oder mehrere Gruppen können an einem Projekt arbeiten. Erwägen Sie für die folgenden Situationen die Verwendung einer einzelnen Bibliothek:

  • Ihre Gruppe erfordert das Anzeigen von zusammengefassten Informationen zu oder unterschiedliche Ansichten von demselben Dateisatz. Ein Manager möchte möglicherweise alle Dateien gruppiert nach Abteilung oder Fälligkeitsdatum anzeigen.

  • Es soll möglich sein, dass auf einer Website an einem Speicherort nach den Dateien gesucht werden kann.

  • Sie möchten für Dateien identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionen von Dateien oder Anfordern der Genehmigung.

  • Die Gruppen, die mit der Bibliothek arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen.

  • Möglicherweise möchten Sie Informationen zu den Dateien in einem Arbeitsblatt analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen zu den Dateien erhalten.

Für die effiziente Arbeit mit Dokumenten in einer einzelnen Bibliothek können Sie Dateien in einer Bibliothek durch Hinzufügen von Spalten, Definieren von Ansichten oder Erstellen von Ordnern organisieren.

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Speichern von Dokumenten in mehreren Bibliotheken

Möglicherweise möchten Sie mehrere Bibliotheken erstellen, wenn erhebliche Unterschiede zwischen den zu speichernden und zu verwaltenden Dateisätzen oder zwischen den Personengruppen, die mit den Dateien arbeiten, bestehen. Verwenden Sie in den folgenden Situationen mehrere Bibliotheken:

  • Die Typen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, weisen Unterschiede auf, und Sie gehen nicht davon aus, dass sich die Personen regelmäßig eine Zusammenfassung der Dateien ansehen oder die Dateien insgesamt durchsuchen.

  • Die Gruppen von Personen, die die Dateien verwenden, sind verschieden und weisen eindeutige verschiedene Berechtigungsstufen auf.

  • Sie müssen unterschiedliche Einstellungen, beispielsweise Versionsverwaltung oder Zustimmung, auf unterschiedliche Dateisätze anwenden.

  • Sie müssen die Dateien nicht zusammen analysieren oder einheitliche Aktualisierungen zu Dateien empfangen.

  • Sie sollten unterschiedliche Optionssätze zum Erstellen neuer Dateien zur Verfügung stellen, oder die Optionen im Menü Neu einer Bibliothek sollten in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden.

Nachfolgend werden Möglichkeiten des effizienten Arbeitens mit mehreren Bibliotheken beschrieben.

Einrichten von Websitevorlagen und-Spalten    Wenn Ihre Organisation einige Einstellungen konsistenten über deren Bibliotheken herstellen möchte, können sie Websitevorlagen und-Spalten Website einrichten. Sie können die Einstellungen zwischen mehreren Bibliotheken freigeben, damit Sie besitzen, um die Einstellungen für jedes Mal neu zu erstellen.

Senden von Dateien an einen anderen Speicherort    Wenn Sie eine Datei in mehreren Bibliotheken verfügbar sein soll, können Sie in einer Bibliothek speichern und senden Sie eine Kopie an andere Bibliotheken. Sie können auch eine Kopie des Dokuments aktualisiert, wenn Sie Änderungen, mit dem Original vornehmen erinnert werden.

Erstellen von Bibliotheksvorlagen    Wenn Sie einige uniform Einstellungen für Bibliotheken herstellen oder Merkmale über Bibliotheken wiederverwenden möchten, können Sie eine Bibliothek als Vorlage speichern. Bibliotheksvorlagen sind als Option auf Ihrer Website verfügbar, wenn Sie auf das Menü Websiteaktionen erstellen klicken.

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Organisieren von Dateien in einer Bibliothek

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dateien in einer Bibliothek zu organisieren. Sie können Spalten hinzufügen, Ansichten definieren und Ordner erstellen. Jeder Ansatz hat seine eigenen Vorteile, und Sie können die einzelnen Ansätze miteinander kombinieren, um sie den eindeutigen Anforderungen der Bibliothek und Ihres Teams anzupassen.

Hinzufügen von Spalten

Standardmäßig wird in Bibliotheken der Name einer Datei nachverfolgt, sowie Informationen zum Status einer Datei, beispielsweise ob sie eingecheckt ist. Sie können aber zusätzliche Spalten angeben, die die Gruppe beim Kategorisieren und Nachverfolgen von Dateien unterstützen, z. B. ein Kampagnenname, eine Projektnummer oder andere Informationen, die für das Team wichtig sind. Ihnen stehen etliche Optionen für den Typ der zu erstellenden Spalte zur Verfügung, u. a. eine einzelne Textzeile, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus anderen Spalten berechnet wird, oder sogar der Name und das Bild einer Person auf Ihrer Website.

Spalten bieten Spaltenüberschriften, mit denen die Benutzer die Dokumente einfacher sortieren und filtern können. Beim Betrachten von Dateien in einer Bibliothek können Sie die Dateien vorübergehend durch Zeigen auf den Namen einer Spalte, und darauf folgendes Klicken auf den Nach-Unten-Pfeil neben dem Namen sortieren oder filtern. Dies ist hilfreich, wenn die Dateien auf eine bestimmte Art angezeigt werden müssen, die Schritte jedoch nicht jedes Mal beim Anzeigen der Bibliothek wiederholt werden sollen.

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Definieren von Ansichten

Möchten die Benutzer z. B. häufig alle zu einem bestimmten Projekt gehörigen Dokumente sehen oder die Dokumente nach dem Monat der Fälligkeit gruppieren? Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Dateien häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, können Sie eine entsprechende Ansicht definieren. Diese Ansicht können Sie immer dann verwenden, wenn Sie mit der Bibliothek arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird diese zur Dropdownliste Aktuelle Ansichten im Menüband der Bibliothek hinzugefügt.

Eine Bibliotheksansicht besteht aus einer Auswahl von Spalten auf einer Seite, die Elemente in einer Bibliothek anzeigt und häufig eine bestimmte Sortierreihenfolge, einen Filter, eine Gruppierung und ein benutzerdefiniertes Layout definiert. Bibliotheken können persönliche und öffentliche Ansichten aufweisen. Jede Person mit der Berechtigungsstufe zur Mitwirkung kann eine persönliche Ansicht erstellen, um die Dateien auf eine bestimmte Weise anzuzeigen oder nach den Dateien zu filtern, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie über die Berechtigung zum Gestalten einer Bibliothek verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jede Person beim Anzeigen der Bibliothek anzeigen kann. Sie können auch jede öffentliche Ansicht in die Standardansicht umwandeln, sodass für Personen automatisch diese Ansicht der Bibliothek geöffnet wird.

Wenn Mitglieder der Gruppe die Bibliotheken auf einem mobilen Gerät anzeigen, können Sie sogar mobile Ansichten erstellen und mit Einschränkungen versehen, beispielsweise die maximale Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente festlegen, die für die Bandbreite oder die Gerätebeschränkung optimal ist.

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Erstellen von Ordnern

Ordner (auch als Container bezeichnet) stellen eine weitere Möglichkeit zum Gruppieren und Verwalten von Inhalten in einer Liste oder Bibliothek dar. Wenn Ordner für die Bibliothek aktiviert sind, können Sie den meisten Listen- und Bibliothekstypen Ordner hinzufügen. Wenn ihre Bibliothek viele Elemente enthält, erhöhen Ordner auch die Effizienz beim Zugriff auf diese Elemente. Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird hinter den Kulissen ein interner Index erstellt. Dieser interne Index wird auch für den Stammordner oder die oberste Ebene einer Liste oder Bibliothek erstellt. Beim Zugriff auf Elemente in einem Ordner verwenden Sie eigentlich diesen internen Index für den Datenzugriff.

Wenn eine Bibliothek zahlreiche, auf bestimmte Weise gruppierbare Elemente enthält, können Sie Ordner zum Organisieren des Inhalts innerhalb der Bibliothek verwenden. Geeignete Beispiele für Gruppen umfassen Projekte, Teams, Abteilungen, Produktkategorien, Altersbereiche, alphabetische Listen und alphabetische Untergruppen (A-C, D-F usw.). In Ordnern können viele Dateien auf bereits vertraute Weise durchsucht und verwaltet werden.

Ordner in einer Bibliothek

Standardmäßig werden in eine Bibliothek mit Ordnern aktiviert Ordner in der Standardansicht der Bibliothek ohne Filter angezeigt. Dies ist sinnvoll, da Benutzer den entsprechenden Ordner auswählen können, wenn sie neue Dokumente einfügen. Anzeigen aller Ordner können Sie auch weniger wahrscheinlich, dass Elemente falsch außerhalb der Ordner in der Bibliothek hinzugefügt werden können. Sie können Dokumente einfach in andere Bibliotheksordnern Neuorganisieren, mithilfe der mit Windows Explorer öffnen Befehl im Menüband Bibliothek zur Verfügung.

Hinweis : Kann eine Bibliotheksansicht definiert werden, als Sortierung-ist, in diesem Fall die Ordner ersten vor aller Elemente nicht in der Ansicht angezeigt werden. Sie möchten möglicherweise nicht diese Ansicht Sortieroption zu verwenden, wenn Sie möchten, dass Benutzer einfach den richtigen Ordner zu suchen.

Zwar Bibliotheksordner im Abschnitt " Dokumente " der Schnellstartleiste nicht angezeigt werden, kann den Websitebesitzer oder ein Benutzer mit der Berechtigung zum Entwerfen einer Website der Strukturansicht aktivieren, wodurch zeigt den Websitehierarchie Abschnitt auf der Schnellstartleiste, und Sie erweitern und reduzieren Ordnern von Bibliotheken einfach navigieren können.

Ordner in einer Strukturansicht

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Kombinieren der Verwendung von Spalten, Ansichten und Ordnern

Alle drei Ansätze können gemeinsam verwendet werden. Spalten aus, die Sie verwenden, um das Nachverfolgen von Projekten in der Standardansicht einer Dokumentbibliothek können zum Erstellen einer Ansicht mit mehreren Filterkriterien verwendet werden. Eine Ansicht kann auch Sortieren und Filtern dynamisch durch Klicken auf den Spaltenheader, isolieren und Identifizieren der Inhalte, die bei der Stirnradgetriebes von dem Moment erforderlich. Wenn eine Ordnerstruktur in der Bibliothek definiert wurde, Sie können "zusammenfassen" eine Bibliotheksansicht durch Festlegen der die Option alle Elemente ohne Ordner anzeigen die Ordner im Abschnitt beim Erstellen oder ändern die Ansicht. Jeder Ansatz ergänzen die andere, um die richtigen Inhalte für Sie zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Umgang zu erhalten.

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Weitere Schritte

Nachdem Sie einen Überblick über Bibliotheken erhalten haben, finden Sie nachfolgend allgemeine und hilfreiche Aufgaben, die Sie für Bibliotheken ausführen können.

  • Erstellen oder Löschen einer Bibliothek oder eines Ordners in einer Bibliothek

  • Hinzufügen, Öffnen und Löschen von Dateien in einer Bibliothek

  • Hinzufügen von Spalten zu einer Bibliothek und Erstellen von Bibliotheksansichten

  • Arbeiten mit Bibliotheksvorlagen und Inhaltstypen

  • Synchronisieren einer SharePoint-Bibliothek auf Ihrem Computer mit Clientprogrammen

  • Verschieben und Kopieren von Dokumenten zwischen Bibliotheken

  • Verwenden von Workflows mit einer Bibliothek

  • Festlegen von Berechtigungen und erweiterten Einstellungen für eine Bibliothek

  • Verwenden von Bildbibliotheken

  • Verwalten einer Bibliothek mit vielen Dokumenten

Weitere Informationen über diese Aufgaben finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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