Einführung in Bibliotheken

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Eine Bibliothek ist ein Speicherort auf einer Website, an dem Sie Dateien hochladen, erstellen, aktualisieren und zusammen mit Teammitgliedern bearbeiten können. Jede Bibliothek zeigt eine Liste mit Dateien und wichtige Informationen zu den Dateien an, beispielsweise wer eine Datei zuletzt bearbeitet hat. Die meisten Websites weisen gleich nach der Erstellung eine Bibliothek auf. Eine Teamwebsite umfasst beispielsweise eine Dokumentbibliothek, in der Sie Dokumente ordnen und freigeben können.

Dokumentbibliothek

Wie Sie weitere Bibliotheken benötigen, können mehrere sofort einsatzbereite Bibliothek apps eine Auswahl treffen, und fügen Sie diese zu Ihrer Website hinzu. Sie können auch Bibliotheken auf verschiedene Weise anpassen. Beispielsweise können Sie steuern, wie Dokumente angezeigt, verwaltet und erstellt werden. oder Verfolgen von Versionen von Dateien, wie viele und welche Art von Version einschließlich. Sie können auch benutzerdefinierte Ansichten, Formulare und Workflows, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Projekte und Geschäftsprozessen helfen erstellen.

Ein Marketingteam von Contoso erstellt eine Teamwebsite, auf der Projekte und Dokumente verwaltet werden sollen. Das Team bestimmt einen Websitebesitzer, der die Website verwaltet. Wenn der Websitebesitzer der Gruppe Besitzer für die Website hinzugefügt wird, erhält er die Berechtigungsstufe Vollzugriff. Der Websitebesitzer gibt die Website frei und erteilt allen im Team die Berechtigung zur Mitwirkung an der Teamwebsite. Das Team beschließt, die Dokumentbibliothek zum Verwalten von Pressemitteilungen, Budgetdateien, Verträgen, Angeboten und anderen Teamdokumenten zu verwenden.

Der Websitebesitzer lädt wichtige Dokumente hoch, damit das Team damit beginnen kann, die Bibliothek als zentralen Speicherort zu verwenden. Dann aktiviert der Websitebesitzer die Versionsverwaltung, damit das Team über einen Verlauf darüber verfügt, wie sich Dateien entwickeln, und bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen kann. Der Websitebesitzer fügt außerdem Standardvorlagen für Marketingberichte, Kaufverträge, Aktionspläne und Budgettabellen zur Bibliothek hinzu. Jede Vorlage weist das Firmenlogo und ein Format auf, auf das sich alle im Team geeinigt haben. Beim Erstellen einer neuen Datei in der Dokumentbibliothek stehen den Teammitgliedern dann die entsprechenden Vorlagen zur Verfügung.

Beim Hinzufügen von Dateien und bei der Zusammenarbeit an Dokumenten organisieren die Teammitglieder die Bibliothek, indem sie Spalten hinzufügen und Ansichten erstellen, um die einzelnen Dokumente problemlos wiederfinden zu können. Der Websitebesitzer fügt beispielsweise die Spalte Projektname hinzu, damit die Teammitglieder nach dieser Spalte sortieren oder filtern können. Andere Teammitglieder fügen öffentliche Ansichten hinzu, die eine Gruppierung nach Geschäftsquartal vornehmen und nach Verträgen filtern, die innerhalb von sechs Monaten ablaufen. Die einzelnen Mitglieder erstellen außerdem persönliche Ansichten, die ihnen dabei helfen, Informationen schnell zu finden und ihre Arbeit zu vollenden.

Nach ausgiebigen Diskussionen bei einer Personalversammlung entscheidet sich das Team, Benachrichtigungen auf Bibliotheksebene festzulegen, um wöchentliche Aktualisierungen zu melden. Jedes Mitglied kann entscheiden, wie bei Bedarf weitere Benachrichtigungen oder RSS-Feeds für bestimmte Dateien eingerichtet werden.

Registerkarte "Bibliothek" mit hervorgehobener RSS-Benachrichtigung

Das Team verpflichtet sich bei dieser neuen Art der Zusammenarbeit auch zu einer wichtigen "bewährten Methode". Wenn Mitglieder ein Dokument in einer Bibliothek freigeben möchten, widerstehen sie der Versuchung, es an eine E-Mail-Nachricht anzuhängen, und senden stattdessen einen Link zu dem Dokument in einer E-Mail. Das Senden eines Links per E-Mail von der Bibliothek aus ist ganz einfach und stellt sicher, dass die Benutzer auf die aktuelle Version auf der Website verwiesen werden.

Eine entscheidende Zuständigkeit dieses Teams ist das Vorschlagen von Marketingkampagnen, um die Verkäufe und Einnahmen zu steigern. Während der Entwicklung eines neuen Aktionsplans erstellen die Teammitglieder Dokumente gemeinsam, und es werden die Nebenversionen der Dateien verfolgt. Bei der gemeinsamen Dokumenterstellung können mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, ohne sich Gedanken über die Abstimmung von Änderungen machen zu müssen. Unterläuft in einer Version eines Dokuments ein Fehler, kann eine frühere Version wiederhergestellt werden. Ist der Aktionsplan fertig gestellt, wird eine Hauptversion erstellt, und diese wird dann zur Genehmigung durch die Rechtsabteilung und den Manager gesendet. Nachdem die Datei genehmigt wurde, können die anderen Mitarbeiter der Firma die Datei anzeigen.

Der Websitebenutzer untersucht die Onlinedokumentation und Schulungsunterlagen und erfährt, wie ein Workflow eingerichtet und der Bibliothek zugeordnet wird und wie die Sammlung von Feedback und Signaturen sowie die Veröffentlichung des fertigen Dokuments automatisiert wird.

Nach dreimonatiger Verwendung sind die Dokumentbibliothek und die Website für das Marketingteam zu einem wichtigen Hilfsmittel geworden. Sie haben dazu beigetragen, die Produktivität des Marketingteams und die Sicht im Unternehmen zu verbessern. Die Teammitglieder können sich nicht mehr vorstellen, ohne sie zu arbeiten, und sie suchen nach weiteren Möglichkeiten, um SharePoint-Technologien für eine bessere Zusammenarbeit nutzen zu können.

Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie mit Bibliotheken arbeiten und wie Sie sie für Ihre Gruppe hilfreicher gestalten können (die Tipps sind grob von einfach bis fortgeschritten geordnet):

Verwenden und Erstellen von Ansichten     Einen Ansicht können Sie die Dateien in einer Bibliothek, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten eines Zwecks, finden Sie unter. Der Inhalt der Bibliothek nicht ändern, aber jeder Sicht organisiert oder filtert die Dateien aus, um diese zu suchen und Navigieren in einer aussagekräftigen Darstellung zu erleichtern. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Bild-Bibliothek Ansichtsleiste mit Ansicht ändern ausgewählt

Verfolgen von Versionen     Wenn Sie Dateien aus frühere Versionen beibehalten müssen, hilft Bibliotheken verfolgen, speichern und Wiederherstellen der Dateien. Sie können auch alle Versionen auf die gleiche Weise zu verfolgen. Alternativ können Sie auswählen, um einige Versionen als Hauptversionen, beispielsweise ein neues Kapitel einen manuellen und manche Versionen als Nebenversionen, wie etwa einen Rechtschreibfehler korrigiert hinzufügen zu bestimmen. Zum Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, können Sie optional die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen auswählen, die Sie speichern möchten.

Tipp :  Wenn in Ihrem Team die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet werden soll, empfiehlt es sich, zumindest die Hauptversionsverwaltung in der Bibliothek zu aktivieren, um für den Fall gerüstet zu sein, dass ein Benutzer versehentlich ein Dokument mit demselben Namen in eine Bibliothek hochlädt, in der alle Teammitglieder gemeinsam an der Erstellung eines Dokuments arbeiten. Auf diese Weise können Sie eine frühere Version des Dokuments wiederherstellen, falls Änderungen verloren gehen.

Weitere Informationen zur versionsverwaltung finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Gemeinsame dokumenterstellung oder Auschecken von Dateien     Wenn Sie ein Microsoft Word- oder PowerPoint-Dokument aus einer Bibliothek bearbeiten, ohne Auschecken, können anderen Benutzern zur gleichen Zeit bearbeitet werden (die gemeinsame Erstellung ist). Wenn Sie Auschecken einer Datei, stellen Sie sicher, dass nur von einem Benutzer die Datei bearbeiten kann, bis er eingecheckt ist. Sie können Dokumente ausgecheckt werden in Bibliotheken, die sensible Dokumente enthalten, oder wenn Sie die Entwicklung von Dokumenten sorgfältig nachverfolgen möchten, erforderlich. Aber Achten Sie darauf, dass das Auschecken erfordern es unmöglich für Personen Gemeinsame Dokumente vereinfacht wird. Verwenden das Auschecken, Personen werden aufgefordert, einen Kommentar zu, was sie in das Dokument geändert, aber das Auschecken wird auch verlangsamt das Bearbeiten und Überprüfen von Prozessen. Weitere Informationen finden Sie unter Zusammenarbeit an Dokumenten und gemeinsame dokumenterstellung oder Auschecken, Einchecken oder verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek.

Bearbeiten von Dateien mit Desktopprogrammen    Wenn Sie Dokumente auf einer SharePoint-Website speichern, können Sie erstellen, bearbeiten und gemeinsame Dokumente direkt aus kompatibel Desktopprogramme, wie etwa Microsoft Word- oder PowerPoint, ohne Sie zu der Website auch vertraut. Beispielsweise können Sie eine PowerPoint-Präsentation zur gleichen Zeit bearbeiten, während andere Personen (auch bekannt als gemeinsame Erstellung) bearbeitet werden. Sie können auch direkt aus PowerPoint ein- und Auschecken verwalten. Darüber hinaus können Sie OneDrive for Business oder Outlook Bibliothek ausführen Inhalt offline arbeiten mit ihnen von einem entfernten Standort aus, und klicken Sie dann Änderungen reibungslos synchronisieren, wenn Sie wieder online sind.

Über Änderungen informiert sein    Um aktualisierte bleiben beim Einrichten von Dokumenten in einer Bibliothek ändern von Benachrichtigungen, RSS-Feeds abonnieren, oder folgen von Dokumenten. Der wichtigste Unterschied zwischen Benachrichtigungen und RSS-folgenden sind die Stelle, an der Sie die Benachrichtigungen erhalten. Sowohl Benachrichtigungen und RSS-Feeds zu informieren Sie über Updates und beide ermöglichen es Ihnen, wie viele Informationen passen Sie erhalten. Festlegen von Benachrichtigungen oder RSS-ermitteln, wenn Sie etwas in einer Bibliothek ändert. Wenn Sie nur ein bestimmtes Dokument interessieren, richten Sie eine Benachrichtigung, oder führen Sie das Dokument. Benachrichtigungen können als e-Mail oder Nachrichten werden. RSS-Benachrichtigungen werden in einem konsolidierten Feed, den Sie in Outlook lesen können, oder ein anderes feed Reader. Wenn Sie einem Dokument zu folgen, erhalten eine Benachrichtigung in Ihrem Newsfeed Sie (Wenn in Ihrer Organisation Newsfeed verwendet wird). Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds.

Dokumentgenehmigung erforderlich     Sie können festlegen, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie allen Benutzern angezeigt werden. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können. Dieses Feature kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die abgeschlossen sein müssen, bevor sie anderen angezeigt werden.

Festlegen von Berechtigungen    SharePoint-Gruppen und Berechtigungsstufen helfen Ihnen den Zugriff auf Inhalte effizient verwalten. Standardmäßig Berechtigungen für Bibliotheken sind Ordnern in Bibliotheken und Dokumenten von der Website erbt. Zuweisen eigene Berechtigungen zu einer bestimmten Bibliothek oder ein Dokument helfen Ihnen, um vertrauliche Inhalte wie Verträge oder Budgetinformationen, ohne Einschränken des Zugriffs auf den Rest der Website zu schützen. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint.

Erstellen von Workflows     Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, beispielsweise die Verwaltung der Dokumentgenehmigung oder -überprüfung. Ihre Gruppe kann Geschäftsprozesse auf die eigenen Dokumente anwenden, die als Workflows bezeichnet werden, die wiederum Aktionen angeben, die nacheinander ausgeführt werden müssen, beispielsweise das Genehmigen von Dokumenten. Ein SharePoint-Workflow stellt eine automatisierte Methode zum Verschieben von Dokumenten oder Elementen über eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben dar. Standardmäßig stehen für Bibliotheken drei Workflows zur Verfügung: "Genehmigung", wobei ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird; "Feedback sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln von Feedback an eine Gruppe von Personen weitergeleitet und das Dokument an die Person als Aufstellung zurückgesendet wird, die den Workflow gestartet hat; "Signaturen sammeln", wobei ein Dokument zum Sammeln ihrer digitalen Signaturen an eine Gruppe von Personen weitergeleitet wird.

Hinweis :  In SharePoint Foundation ist nur der Workflow mit drei Status verfügbar.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Informationen zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Definieren von Inhaltstypen     Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien, wie etwa Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, arbeitet können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem ermöglichen und mehrere Inhaltstypen definieren. Inhaltstypen hinzufügen Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp kann eine Vorlage und sogar Workflow Prozesse angeben. Die Vorlagen dienen als Ausgangspunkt für Formatierung und alle Textbaustein und für die Eigenschaften, die auf die Dokumente dieses Typs, wie beispielsweise Abteilung Namen oder Vertrag Telefonnummer anzuwenden.

Audit nachverfolgen    Wenn Sie eine Gruppe von vertrauliche Dateien haben und es wäre hilfreich zu wissen, wie die Dokumente verwendet wurden, können Sie eine Richtlinie definieren, die Sie aktivieren Audit Nachverfolgen von Ereignissen, wie z. B. Datei Änderungen, Kopien oder löschen können.

Festlegen von Richtlinien    Richtlinieneinstellungen aktivieren Ablauf, automatische Löschen oder periodisch überprüfen (durch einen Workflow) von Dokumenten, die ein angegebenes Alter erreicht haben. Weiterentwicklung von Bibliotheken kann mithilfe dieser Anordnung Einstellungen speichern Zeit und Aufwand über ausprobieren manuell Speicherplatz auf dem Datenträger bereinigen, die vollständige verpackt ist oder zur Vermeidung von Eingang Kontingent Grenzwerte.

Hinweis :  In SharePoint Foundation stehen Richtlinieneinstellungen nicht zur Verfügung.

Verwenden einer Dokumentcenterwebsite    Sie können eine Dokumentcenterwebsite erstellen, verwalten und großen Anzahl von Dokumenten gespeichert werden soll. Ein Dokumentcenter dient als einem zentralen Repository für die Verwaltung von vielen Dokumenten dienen. Features, wie z. B. Metadaten und Strukturansichtnavigation, Inhaltstypen und Webparts, organisieren und Abrufen von Dokumenten. "Inhalte Stewards" können schnell Metadaten leistungsgesteuert Navigation gut für die meisten Bibliotheken ausführen, ohne das Erstellen von Indizes explizit konfigurieren. Oder Inhalte Stewards Indizes, um die Leistung zu verbessern, über einen größeren Bereich von Filter und Ansichten erstellen können. Sie können eine Dokumentcenterwebsite als erstellungsumgebung (, in dem Benutzer ein-und Überprüfen von Dateien und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien) oder als Inhaltsarchiv verwenden (in dem Benutzer nur anzeigen oder Hochladen von Dokumenten).

Hinweis : Dokumentcenter ist nicht verfügbar in SharePoint Foundation.

Die Art des Ordnens der Dateien in einer Bibliothek hängt von den Anforderungen der Gruppe, von der bevorzugten Speicherart und von der Art des Suchens nach Informationen ab. Mit ein wenig Planung können Sie die für die Gruppe am besten geeignete Struktur besser einrichten. Bibliotheken verfügen über zahlreiche Features, durch die Sie beim Arbeiten mit mehreren Dateien in einer Bibliothek unterstützt werden. Möglicherweise steht sich Ihre Gruppe aber auch mit mehreren Bibliotheken besser.

Mithilfe einer Bibliothek können Sie verschiedene Anforderungen erfüllen. So kann z. B. eine Gruppe an mehreren Projekten arbeiten, oder mehrere Gruppen können an einem Projekt arbeiten. Erwägen Sie für die folgenden Situationen die Verwendung einer einzelnen Bibliothek:

  • Ihre Gruppe erfordert das Anzeigen von zusammengefassten Informationen zu oder unterschiedliche Ansichten von demselben Dateisatz. Ein Manager möchte möglicherweise alle Dateien gruppiert nach Abteilung oder Fälligkeitsdatum anzeigen.

  • Es soll möglich sein, dass auf einer Website an einem Speicherort nach den Dateien gesucht werden kann.

  • Sie möchten für Dateien identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionen von Dateien oder Anfordern der Genehmigung.

  • Die Gruppen, die mit der Bibliothek arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen.

  • Möglicherweise möchten Sie Informationen zu den Dateien in einem Arbeitsblatt analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen zu den Dateien erhalten.

Für die effiziente Arbeit mit Dokumenten in einer einzelnen Bibliothek können Sie Dateien in einer Bibliothek durch Hinzufügen von Spalten, Definieren von Ansichten oder Erstellen von Ordnern organisieren.

Möglicherweise möchten Sie mehrere Bibliotheken erstellen, wenn erhebliche Unterschiede zwischen den zu speichernden und zu verwaltenden Dateisätzen oder zwischen den Personengruppen, die mit den Dateien arbeiten, bestehen. Verwenden Sie in den folgenden Situationen mehrere Bibliotheken:

  • Die Typen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, weisen Unterschiede auf, und Sie gehen nicht davon aus, dass sich die Personen regelmäßig eine Zusammenfassung der Dateien ansehen oder die Dateien insgesamt durchsuchen.

  • Die Gruppen von Personen, die die Dateien verwenden, sind verschieden und weisen eigene verschiedene Berechtigungsstufen auf.

  • Sie müssen unterschiedliche Einstellungen, beispielsweise Versionsverwaltung oder Zustimmung, auf unterschiedliche Dateisätze anwenden.

  • Es ist nicht erforderlich, dass Sie die Dateien zusammen analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen zu Dateien empfangen.

  • Sie sollten unterschiedliche Optionssätze zum Erstellen neuer Dateien zur Verfügung stellen, oder die Optionen im Menü Neu einer Bibliothek sollten in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden.

Nachfolgend werden Möglichkeiten des effizienten Arbeitens mit mehreren Bibliotheken beschrieben.

Einrichten von Websitevorlagen und-Spalten    Wenn Ihre Organisation einige Einstellungen konsistenten über deren Bibliotheken herstellen möchte, können sie Websitevorlagen und-Spalten Website einrichten. Sie können die Einstellungen zwischen mehreren Bibliotheken freigeben, damit Sie besitzen, um die Einstellungen für jedes Mal neu zu erstellen.

Senden von Dateien an einen anderen Speicherort    Wenn Sie eine Datei in mehreren Bibliotheken verfügbar sein soll, können Sie in einer Bibliothek speichern, und klicken Sie dann eine Kopie an andere Bibliotheken senden. Sie können auch eine Kopie des Dokuments aktualisiert, wenn Sie Änderungen, mit dem Original vornehmen erinnert werden.

Erstellen von Bibliotheksvorlagen    Wenn Sie einige uniform Einstellungen für Bibliotheken herstellen oder Merkmale auf Bibliotheken wiederzuverwenden möchten, können Sie eine Bibliothek als Vorlage speichern. Bibliotheksvorlagen sind als Option für das Hinzufügen einer App-Seite auf Ihrer Website zur Verfügung.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dateien in einer Bibliothek zu organisieren. Sie können Spalten hinzufügen, Ansichten definieren und Ordner erstellen. Jeder Ansatz hat seine eigenen Vorteile, und Sie können die einzelnen Ansätze miteinander kombinieren, um sie den eindeutigen Anforderungen der Bibliothek und Ihres Teams anzupassen.

Standardmäßig wird in Bibliotheken der Name einer Datei nachverfolgt, sowie Informationen zum Status einer Datei, beispielsweise ob sie eingecheckt ist. Sie können aber zusätzliche Spalten angeben, die die Gruppe beim Kategorisieren und Nachverfolgen von Dateien unterstützen, z. B. ein Kampagnenname, eine Projektnummer oder andere Informationen, die für das Team wichtig sind. Ihnen stehen etliche Optionen für den Typ der zu erstellenden Spalte zur Verfügung, u. a. eine einzelne Textzeile, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus anderen Spalten berechnet wird, oder sogar der Name und das Bild einer Person auf Ihrer Website.

Spalten bieten Spaltenüberschriften, mit denen die Benutzer die Dokumente einfacher sortieren und filtern können. Beim Betrachten von Dateien in einer Bibliothek können Sie die Dateien vorübergehend durch Zeigen auf den Namen einer Spalte, und darauf folgendes Klicken auf den Nach-Unten-Pfeil neben dem Namen sortieren oder filtern. Dies ist hilfreich, wenn die Dateien auf eine bestimmte Art angezeigt werden müssen, die Schritte jedoch nicht jedes Mal beim Anzeigen der Bibliothek wiederholt werden sollen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Spalten finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek.

Möchten die Benutzer z. B. häufig alle zu einem bestimmten Projekt gehörigen Dokumente sehen oder die Dokumente nach dem Monat der Fälligkeit gruppieren? Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Dateien häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, können Sie eine entsprechende Ansicht definieren. Diese Ansicht können Sie immer dann verwenden, wenn Sie mit der Bibliothek arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird diese zur Dropdownliste Aktuelle Ansichten im Menüband der Bibliothek hinzugefügt.

Eine Bibliotheksansicht besteht aus einer Auswahl von Spalten auf einer Seite, die Elemente in einer Bibliothek anzeigt und häufig eine bestimmte Sortierreihenfolge, einen Filter, eine Gruppierung und ein benutzerdefiniertes Layout definiert. Bibliotheken können persönliche und öffentliche Ansichten aufweisen. Jede Person, die der Gruppe Mitglieder für die Website hinzugefügt wurde (die die Berechtigungsstufe Mitwirken hat), kann eine persönliche Ansicht erstellen, um die Dateien auf eine bestimmte Weise anzuzeigen oder nach den Dateien zu filtern, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie über die Berechtigung zum Entwerfen einer Bibliothek verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jede Person beim Anzeigen der Bibliothek anzeigen kann. Sie können auch jede öffentliche Ansicht in die Standardansicht umwandeln, sodass für Personen automatisch diese Ansicht der Bibliothek geöffnet wird.

Wenn Mitglieder der Gruppe die Bibliotheken auf einem mobilen Gerät anzeigen, können Sie sogar mobile Ansichten erstellen und mit Einschränkungen versehen, beispielsweise die maximale Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente festlegen, die für die Bandbreite oder die Gerätebeschränkung optimal ist.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Ordner sind Container, die zum Gruppieren und Verwalten von Inhalten in einer Liste oder Bibliothek verwendet werden können. Wenn Ordner für die Bibliothek aktiviert sind, können Sie den meisten Listen- und Bibliothekstypen Ordner hinzufügen. Wenn Ihre Bibliothek viele Elemente enthält, erhöhen Ordner auch die Effizienz beim Zugriff auf diese Elemente. Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird hinter den Kulissen ein interner Index erstellt. Dieser interne Index wird auch für den Stammordner oder die oberste Ebene einer Liste oder Bibliothek erstellt. Beim Zugriff auf Elemente in einem Ordner verwenden Sie eigentlich diesen internen Index für den Datenzugriff.

Wenn eine Bibliothek zahlreiche, auf bestimmte Weise gruppierbare Elemente enthält, können Sie Ordner zum Organisieren des Inhalts innerhalb der Bibliothek verwenden. Geeignete Beispiele für Gruppen umfassen Projekte, Teams, Abteilungen, Produktkategorien, Altersbereiche, alphabetische Listen und alphabetische Untergruppen (A-C, D-F usw.). In Ordnern können viele Dateien auf bereits vertraute Weise durchsucht und verwaltet werden.

Ordner in einer Bibliothek

Standardmäßig werden in eine Bibliothek mit Ordnern aktiviert Ordner in der Standardansicht der Bibliothek ohne Filter angezeigt. Dies ist sinnvoll, da Benutzer den entsprechenden Ordner auswählen können, wenn sie neue Dokumente einfügen. Anzeigen aller Ordner können Sie auch weniger wahrscheinlich, dass Elemente falsch außerhalb der Ordner in der Bibliothek hinzugefügt werden können. Sie können ganz einfach in andere Bibliotheksordnern Neuorganisieren von Dokumenten mithilfe des Befehls mit Explorer öffnen verfügbar im Menüband Bibliothek.

Hinweis : Eine Bibliotheksansicht kann auf Nur nach angegebenen Kriterien sortieren festgelegt werden, wobei in diesem Fall nicht die Ordner vor den Elementen in der Ansicht angezeigt werden. Sie sollten diese Option zur Ansichtsortierung nicht verwenden, wenn die Benutzer den richtigen Ordner leicht finden sollen.

Obwohl Bibliotheksordner nicht in der Websitenavigation angezeigt werden, kann der Websitebesitzer oder ein Benutzer mit der Berichtigung zum Entwerfen einer Website die Strukturansicht aktivieren, die den Bereich Websiteinhalt in der Websitenavigation anzeigt und es Ihnen ermöglicht, die Ordner von Bibliotheken zu erweitern, zu reduzieren und einfach zu durchsuchen.

Strukturansicht auf einer Website

Weitere Informationen zu Ordnern finden Sie unter Erstellen eines Ordners in einer Dokumentbibliothek oder Löschen eines Ordners in einer Bibliothek.

Alle drei Ansätze können gemeinsam verwendet werden. Spalten aus, die Sie verwenden, um das Nachverfolgen von Dokumenten in der Standardansicht einer Dokumentbibliothek können zum Erstellen einer Ansicht mit mehreren Filterkriterien verwendet werden. Personen können sortieren und Filtern eine Ansicht dynamisch durch Klicken auf den Spaltenheader, um die Suche nach Inhalten bei der Stirnradgetriebes von dem Moment. Wenn eine Ordnerstruktur in der Bibliothek definiert wurde, Sie können "zusammenfassen" eine Bibliotheksansicht durch Festlegen der die Option alle Elemente ohne Ordner anzeigen der Ordner Abschnitt beim Erstellen oder ändern die Ansicht. Jeder Ansatz ergänzen die andere, um die richtigen Inhalte für Sie zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Umgang zu erhalten.

Manche Bibliotheken werden für Sie erstellt, wenn Sie eine neue Website erstellen, beispielsweise die Dokumentbibliothek auf einer Teamwebsite. Sie können diese Bibliotheken Ihren Anforderungen entsprechend anpassen oder eigene zusätzliche Bibliotheken erstellen. Jeder Typ von Bibliothek dient einem bestimmten Zweck und weist zu den anderen Bibliothektypen unterschiedliche Verhaltensweisen und Features auf.

Wichtig :  Die Zahl der Bibliotheken auf Ihrer Website variiert abhängig von der Version von SharePoint, auf der die Website basiert, dem Office 365-Plan, den Ihre Organisation abonniert hat, oder der Aktivierung bestimmter Features auf der Website.

Objektbibliothek    Verwenden Sie zum Verwalten und Freigeben von digitalen Medienobjekten, z. B. Bild-, Audio- und Videodateien, eine Objektbibliothek. Eine Objektbibliothek erleichtert Benutzern das Auffinden und Wiederverwenden von bereits erstellten digitalen Mediendaten wie Logos und Firmenlogos. Eine Objektbibliothek enthält zudem Inhaltstypen mit Eigenschaften und Ansichten zum Verwalten und Durchsuchen von Medienobjekten, z. B. von Miniaturansichten und in Metadaten vorliegenden Stichwörtern. So können Sie beispielsweise firmenspezifische Bilder und wiederverwendbare Inhaltsfragmente aus Anwendungen verwalten und speichern, sodass diese im gesamten Unternehmen verfügbar sind und einheitlich verwendet werden.

Dashboardbibliothek    In dieser Bibliothek sind Webpartseiten, Webpartseiten mit Statuslisten und von PerformancePoint bereitgestellte Dashboards enthalten.

Datenverbindungsbibliothek    Verwenden Sie zum Vereinfachen der Wartung und Verwaltung von Datenverbindungen eine Datenverbindungsbibliothek. Eine Datenverbindungsbibliothek ist ein zentraler Ort zum Speichern von Datenverbindungsdateien (Office Data Connection, ODC). Jede dieser ODC-Dateien enthält Informationen dazu, wie Sie eine externe Datenquelle auffinden, sich bei dieser anmelden, diese abfragen und darauf zugreifen können. Wenn Sie ODC-Dateien in einer Datenverbindungsbibliothek zentral verwalten, ist es zudem möglich, Datenverbindungsdateien auf einer SharePoint-Website freizugeben, zu verwalten und nach diesen zu suchen. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass in Geschäftsdaten und -berichten, insbesondere Arbeitsblättern, einheitliche Werte und Formelergebnisse in einer eindeutigen und aktuellen Version beibehalten werden.

Hinweis : Zur Vereinfachung der Pflege und Verwaltung von Datenverbindungsdateien für PerformancePoint verwenden Sie die Datenverbindungsbibliothek für PerformancePoint. In dieser Bibliothek können Sie ODC- (Office Data Connections, Office-Datenverbindungen) und UDC-Dateien (Universal Data Connections, universelle Datenverbindungen) speichern.

Dokumentbibliothek    Für zahlreiche Dateitypen, einschließlich Dokumenten und Kalkulationstabellen, werden Dokumentbibliotheken verwendet. In einer Dokumentbibliothek können auch andere Dateitypen gespeichert werden; einige werden jedoch aus Sicherheitsgründen gesperrt. Wenn Sie mit Programmen arbeiten, die gesperrt werden, können Sie diese Dateien von der Bibliothek aus erstellen. So kann z. B. Ihr Marketingteam über eine eigene Dokumentbibliothek für Planungsmaterial, Pressemitteilungen und Veröffentlichungen verfügen.

Formularbibliothek    Verwenden Sie eine Formularbibliothek, wenn Sie eine Gruppe XML-basierter Geschäftsformulare verwalten möchten. In Ihrer Organisation könnte z. B. eine Formularbibliothek für Spesenabrechnungen benötigt werden. Zum Einrichten einer Formularbibliothek benötigen Sie einen XML-Editor oder ein Programm zum Entwerfen von XML-Formularen wie Microsoft InfoPath. Das ausgefüllte Formular ist lediglich eine XML-Datei, die die Daten (und ausschließlich die Daten) enthält, die in das Formular eingegeben wurden, wie das Spesendatum und der Betrag. Alle weiteren Bestandteile des Spesenberichts werden durch die Formularvorlage bereitgestellt. Nachdem Formulare ausgefüllt wurden, können Sie die Formulardaten zusammenführen oder zur Analyse exportieren.

Bildbibliothek    Verwenden Sie eine Bildbibliothek, um eine Sammlung digitaler Bilder oder Grafiken freizugeben. Bilder können zwar auch in anderen SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden, Bildbibliotheken bieten jedoch einige Vorteile. Von einer Bildbibliothek aus können Sie z. B. Bilder in einer Bildschirmpräsentation anzeigen, auf den Computer herunterladen und in kompatiblen Grafikprogrammen wie Microsoft Paint bearbeiten. Ziehen Sie die Erstellung einer Bildbibliothek in Betracht, um Bilder von Teamereignissen oder Produktveröffentlichungen zu speichern. Zudem können Sie überall auf der Website, z. B. auf Wiki-Websites und in Blogs, einen Link zu Bildern in der Bibliothek erstellen.

Datensatzbibliothek    Verwenden Sie eine Datensatzbibliothek, um ein zentrales Repository zum Speichern und Verwalten der Datensätze der Organisation oder wichtiger Geschäftsdokumente zu führen. Möglicherweise muss die Organisation spezielle Bestimmungen einhalten, für die ein organisierter Prozess zum Verwalten relevanter Dokumente erforderlich ist. Eine Datenarchiv-Website kann zahlreiche Datensatzbibliotheken zum Speichern unterschiedlicher Typen von Datensätzen enthalten. Für jede Bibliothek können Sie Richtlinien festlegen, mit denen festgelegt ist, welche Datensätze zu speichern sind, wie die Dokumente weiterzuleiten und zu verwalten sind wie lange diese Datensätze aufbewahrt werden müssen.

Berichtsbibliothek    Verwenden Sie eine Berichtsbibliothek, um das Erstellen, das Verwalten und das Bereitstellen von Webseiten, Dokumenten und KPIs (Key Performance Indicators) von Kennzahlen und Zielen zu vereinfachen. Die Berichtsbibliothek ist ein zentraler Ort, an dem Sie Berichte, beispielsweise Excel-Arbeitsmappen, und Dashboardseiten erstellen und speichern können. Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einer Berichtsbibliothek veröffentlichen, kann sie mit nur einem Klick in der Browseransicht geöffnet werden. Dies ist eine einfache Methode, die Arbeitsmappe anzuzeigen, ohne sie einer Webpartseite hinzufügen zu müssen.

Prozessdiagrammbibliothek (metrische und US-Einheiten)    Zum Speichern und Freigeben von Prozessdokumenten (z. B. Dokumenten, die mit Microsoft Visio erstellt wurden) verwenden Sie eine Prozessdiagrammbibliothek. Die Bibliotheken für metrische und US-Einheiten wurden für die entsprechenden Maßeinheiten konfiguriert.

Wiki-Seitenbibliothek    Verwenden Sie eine Wiki-Seitenbibliothek, wenn Sie eine Sammlung verbundener Wiki-Seiten erstellen möchten. Mithilfe von Wiki können mehrere Personen Informationen in einem leicht zu erstellenden und zu ändernden Format zusammenstellen. Sie können der Bibliothek auch Wiki-Seiten mit Bildern, Tabellen, Links und internen Links hinzufügen. Wenn beispielsweise Ihr Team eine Wiki-Website für ein Projekt erstellt, können darauf Tipps und Tricks auf einer Reihe miteinander verbundener Seiten gespeichert werden.

Hinweis : Je nach Website und Konfiguration werden zusätzliche Systembibliotheken, z. B. die Formatbibliothek, die Websiteobjektbibliothek und die Websiteseitenbibliothek, automatisch erstellt. Allerdings können diese speziellen Bibliotheken nicht auf der Benutzeroberfläche erstellt werden.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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