Einführung in Bibliotheken

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Eine Bibliothek ist ein Speicherort auf einer Website, an dem Sie Dateien hochladen, erstellen, aktualisieren und zusammen mit Teammitgliedern bearbeiten können. Jede Bibliothek zeigt eine Liste mit Dateien und wichtige Informationen zu den Dateien an, beispielsweise wer eine Datei zuletzt bearbeitet hat. Die meisten Websites weisen gleich nach der Erstellung eine Bibliothek auf. Eine Teamwebsite umfasst beispielsweise eine Dokumentbibliothek, in der Sie Dokumente ordnen und freigeben können.

Dokumentbibliothek

Wenn Sie weitere Bibliotheken benötigen, können Sie aus mehreren Soforteinsatz bereiten Bibliotheks-apps auswählen und diese zu Ihrer Website hinzufügen. Sie können Bibliotheken auch auf verschiedene Arten anpassen. So können Sie z. b. Steuern, wie Dokumente angezeigt, verwaltet und erstellt werden. oder Nachverfolgung von Versionen von Dateien, einschließlich der Anzahl und des Typs der Version. Sie können sogar benutzerdefinierte Ansichten, Formulare und Workflows erstellen, die Sie beim Verwalten von Projekten und Geschäftsprozessen unterstützen.

Ein Marketing Team bei Contoso erstellt eine Teamwebsite, auf der die Projekt-und Dokumentverwaltung geplant ist. Sie wählen einen Websitebesitzer aus, um die Website zu verwalten. Der Websitebesitzer Ruft die Berechtigungsstufe "Vollzugriff" ab, wenn Sie der Gruppe "Besitzer" für die Website hinzugefügt wird. Sie teilt die Website und gibt jedem die Berechtigung, dazu beizutragen. Das Team entscheidet sich für die Verwendung der Bibliothek "Dokumente", um Pressemitteilungen, Budget Dateien, Verträge, Vorschläge und andere Team Dokumente zu verwalten.

Der Websitebesitzer lädt wichtige Dokumente hoch, damit das Team damit beginnen kann, die Bibliothek als zentralen Speicherort zu verwenden. Dann aktiviert der Websitebesitzer die Versionsverwaltung, damit das Team über einen Verlauf darüber verfügt, wie sich Dateien entwickeln, und bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen kann. Der Websitebesitzer fügt außerdem Standardvorlagen für Marketingberichte, Kaufverträge, Aktionspläne und Budgettabellen zur Bibliothek hinzu. Jede Vorlage weist das Firmenlogo und ein Format auf, auf das sich alle im Team geeinigt haben. Beim Erstellen einer neuen Datei in der Dokumentbibliothek stehen den Teammitgliedern dann die entsprechenden Vorlagen zur Verfügung.

Wenn Teammitglieder Dateien hinzufügen und an Dokumenten zusammenarbeiten, organisieren Sie die Bibliothek durch Hinzufügen von Spalten und Erstellen von Ansichten, damit Sie Dokumente schnell finden können. Beispielsweise fügt der Websitebesitzer eine Spalte "Projekt Name" hinzu, damit Mitglieder nach dieser Spalte filtern oder sortieren können. Andere Teammitglieder fügen öffentliche Ansichten hinzu, die nach Geschäftsquartal gruppieren, und Filtern nach Verträgen, die innerhalb von sechs Monaten ablaufen. Jedes Mitglied erstellt außerdem persönliche Ansichten, die Ihnen helfen, Informationen schnell zu finden und ihre Arbeit abzuschließen.

Nach ausgiebigen Diskussionen bei einer Personalversammlung entscheidet sich das Team, Benachrichtigungen auf Bibliotheksebene festzulegen, um wöchentliche Aktualisierungen zu melden. Jedes Mitglied kann entscheiden, wie bei Bedarf weitere Benachrichtigungen oder RSS-Feeds für bestimmte Dateien eingerichtet werden.

Registerkarte "Bibliothek" mit hervorgehobener RSS-Benachrichtigung

Das Team verpflichtet sich bei dieser neuen Art der Zusammenarbeit auch zu einer wichtigen "bewährten Methode". Wenn Mitglieder ein Dokument in einer Bibliothek freigeben möchten, widerstehen sie der Versuchung, es an eine E-Mail-Nachricht anzuhängen, und senden stattdessen einen Link zu dem Dokument in einer E-Mail. Das Senden eines Links per E-Mail von der Bibliothek aus ist ganz einfach und stellt sicher, dass die Benutzer auf die aktuelle Version auf der Website verwiesen werden.

Eine entscheidende Zuständigkeit dieses Teams ist das Vorschlagen von Marketingkampagnen, um die Verkäufe und Einnahmen zu steigern. Während der Entwicklung eines neuen Aktionsplans erstellen die Teammitglieder Dokumente gemeinsam, und es werden die Nebenversionen der Dateien verfolgt. Bei der gemeinsamen Dokumenterstellung können mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, ohne sich Gedanken über die Abstimmung von Änderungen machen zu müssen. Unterläuft in einer Version eines Dokuments ein Fehler, kann eine frühere Version wiederhergestellt werden. Ist der Aktionsplan fertig gestellt, wird eine Hauptversion erstellt, und diese wird dann zur Genehmigung durch die Rechtsabteilung und den Manager gesendet. Nachdem die Datei genehmigt wurde, können die anderen Mitarbeiter der Firma die Datei anzeigen.

Der Websitebenutzer untersucht die Onlinedokumentation und Schulungsunterlagen und erfährt, wie ein Workflow eingerichtet und der Bibliothek zugeordnet wird und wie die Sammlung von Feedback und Signaturen sowie die Veröffentlichung des fertigen Dokuments automatisiert wird.

Nach dreimonatiger Verwendung sind die Dokumentbibliothek und die Website für das Marketingteam zu einem wichtigen Hilfsmittel geworden. Sie haben dazu beigetragen, die Produktivität des Marketingteams und die Sicht im Unternehmen zu verbessern. Die Teammitglieder können sich nicht mehr vorstellen, ohne sie zu arbeiten, und sie suchen nach weiteren Möglichkeiten, um SharePoint-Technologien für eine bessere Zusammenarbeit nutzen zu können.

Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie mit Bibliotheken arbeiten und wie Sie sie für Ihre Gruppe hilfreicher gestalten können (die Tipps sind grob von einfach bis fortgeschritten geordnet):

Verwenden und Erstellen von Ansichten     Verwenden Sie eine Ansicht, um die Dateien in einer Bibliothek anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten einem Zweck dienen. Der Inhalt der eigentlichen Bibliothek wird dabei nicht geändert, aber die Dateien werden in einer Ansicht so organisiert oder gefiltert, dass sie einfacher zu finden und sinnvoller angeordnet sind. Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Symbolleiste ' Bildbibliothek ' mit ausgewählter Ansicht ' ändern '

Nach Verfolgung von Versionen     Wenn Sie frühere Versionen von Dateien beibehalten müssen, können Sie mithilfe von Bibliotheken die Dateien nachverfolgen, speichern und wiederherstellen. Sie können auswählen, dass alle Versionen auf die gleiche Weise verfolgt werden sollen. Alternativ können Sie auch einige Versionen als wichtig kennzeichnen, z. b. das Hinzufügen eines neuen Kapitels zu einem Handbuch und einige kleinere Versionen, z. b. die Behebung eines Rechtschreibfehlers. Um den Speicherplatz zu verwalten, können Sie optional die Anzahl der einzelnen Versionstypen auswählen, die Sie speichern möchten.

Tipp:  Wenn in Ihrem Team die gemeinsame Dokumenterstellung verwendet werden soll, empfiehlt es sich, zumindest die Hauptversionsverwaltung in der Bibliothek zu aktivieren, um für den Fall gerüstet zu sein, dass ein Benutzer versehentlich ein Dokument mit demselben Namen in eine Bibliothek hochlädt, in der alle Teammitglieder gemeinsam an der Erstellung eines Dokuments arbeiten. Auf diese Weise können Sie eine frühere Version des Dokuments wiederherstellen, falls Änderungen verloren gehen.

Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Gemeinsame Dokumenterstellung oder Auschecken von Dateien     Wenn Sie ein Microsoft Word-oder PowerPoint-Dokument aus einer Bibliothek bearbeiten, ohne es auszuchecken, können andere Personen es gleichzeitig bearbeiten (das ist die gemeinsame Erstellung). Wenn Sie eine Datei Auschecken, stellen Sie sicher, dass nur eine einzige Benutzer die Datei bearbeiten kann, bis Sie eingecheckt wird. Sie können festlegen, dass Dokumente in Bibliotheken ausgecheckt werden sollen, die vertrauliche Dokumente enthalten, oder wenn Sie die Entwicklung von Dokumenten sorgfältig nachverfolgen möchten. Beachten Sie jedoch, dass das Anfordern des Auscheckens Benutzern das gemeinsame Erstellen von Dokumenten unmöglich macht. Wenn Sie das Auschecken verwenden, werden Sie aufgefordert, einen Kommentar zu den Änderungen im Dokument zu hinterlassen, doch durch das Auschecken werden auch die Bearbeitungs-und Überarbeitungs Prozesse verzögert. Weitere Informationen finden Sie unter Zusammenarbeit an Dokumenten und gemeinsame Dokumenterstellung oder Auschecken , Einchecken oder Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek.

Bearbeiten von Dateien mit Desktopprogrammen    Wenn Sie Dokumente auf einer SharePoint-Website speichern, können Sie diese direkt in kompatiblen Desktopprogrammen wie Microsoft Word oder PowerPoint allein oder gemeinsam mit anderen erstellen und bearbeiten, ohne die Website aufrufen zu müssen. So können Sie beispielsweise eine PowerPoint-Präsentation gleichzeitig mit anderen Benutzern bearbeiten (was als gemeinsame Dokumenterstellung bezeichnet wird). Auch das Ein- und Auschecken ist direkt von PowerPoint aus möglich. Zusätzlich können Sie OneDrive for Business oder Outlook verwenden, um Bibliotheksinhalte offline zu nehmen, diese an einem Remotestandort zu bearbeiten und die Änderungen dann problemlos zu synchronisieren, wenn sie wieder online sind.

Über Änderungen informiert sein    Wenn Sie über Änderungen an Dokumenten in einer Bibliothek informiert bleiben möchten, können Sie Benachrichtigungen einrichten, RSS-Feeds abonnieren oder Dokumente beobachten. Der Hauptunterschied zwischen Benachrichtigungen, RSS und dem Beobachten von Dokumenten besteht darin, wo Sie die Benachrichtigungen erhalten. Sowohl Benachrichtigungen als auch RSS-Feeds informieren Sie über Aktualisierungen und ermöglichen es Ihnen, anzupassen, wie viele Informationen Sie erhalten. Sie können Benachrichtigungen oder RSS einrichten, um zu erfahren, wenn Änderungen in einer Bibliothek vorgenommen wurden. Wenn Sie sich nur für ein bestimmtes Dokument interessieren, richten Sie eine Benachrichtigung ein, oder beobachten Sie das Dokument. Benachrichtigungen können Sie als E-Mail oder Textnachrichten erhalten. RSS-Benachrichtigungen erhalten Sie in einem konsolidierten Feed, den Sie in Outlook oder einem anderen Feedreader lesen können. Wenn Sie ein Dokument beobachten, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Newsfeed (sofern Newsfeeds in Ihrer Organisation verwendet werden). Weitere Informationen zu Benachrichtigungen finden Sie unter Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds.

Dokumentgenehmigung erforderlich     Sie können festlegen, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie allen Benutzern angezeigt werden. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können. Dieses Feature kann hilfreich sein, wenn Ihre Bibliothek wichtige Richtlinien oder Verfahren enthält, die abgeschlossen sein müssen, bevor sie anderen angezeigt werden.

Festlegen von Berechtigungen    SharePoint-Gruppen und-Berechtigungsstufen unterstützen Sie beim effizienten Verwalten des Zugriffs auf Inhalte. Standardmäßig werden Berechtigungen für Bibliotheken, Ordner innerhalb von Bibliotheken und Dokumente von der Website geerbt. Wenn Sie einer bestimmten Bibliothek oder einem Dokument eindeutige Berechtigungen zuweisen, können Sie vertraulichen Inhalt, z. b. Verträge oder Budgetinformationen, schützen, ohne den Zugriff auf die restliche Website zu beschränken. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Grundlegendes zu Berechtigungsstufen in SharePoint.

Erstellen von Workflows     Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. b. das Verwalten von Dokumentgenehmigung oder-Überprüfung. Ihre Gruppe kann Geschäftsprozesse auf Ihre Dokumente anwenden, die als Workflows bezeichnet werden, die Aktionen angeben, die in einer Sequenz ausgeführt werden müssen, z. b. Genehmigen von Dokumenten. Ein SharePoint-Workflow ist eine automatisierte Möglichkeit, Dokumente oder Elemente durch eine Reihe von Aktionen oder Aufgaben zu verschieben. Standardmäßig stehen drei Workflows für Bibliotheken zur Verfügung: Genehmigung, mit der ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen geleitet wird. Sammeln von Feedback, das ein Dokument für Feedback an eine Gruppe von Personen weiterleitet und das Dokument an die Person zurückgibt, die den Workflow als Kompilierung initiiert hat; und Signaturen sammeln, die ein Dokument an eine Gruppe von Personen weiterleitet, um Ihre digitalen Signaturen zu sammeln.

Hinweis:  In SharePoint Foundation ist nur der Workflow mit drei Status verfügbar.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Grundlegendes zu den in SharePoint enthaltenen Workflows.

Definieren von Inhaltstypen     Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Dateitypen (z. b. Arbeitsblätter, Präsentationen und Dokumente) zusammenarbeitet, können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem Sie mehrere Inhaltstypen aktivieren und definieren. Inhaltstypen fügen Flexibilität und Konsistenz für mehrere Bibliotheken hinzu. Jeder Inhaltstyp kann eine Vorlage und sogar Workflow-Prozesse angeben. Die Vorlagen fungieren als Ausgangspunkt für die Formatierung und für alle Textbausteine und für Eigenschaften, die für die Dokumente dieses Typs gelten, wie z. b. Abteilungsname oder Vertragsnummer.

Überwachungs Überwachung    Wenn Sie über eine Gruppe von vertraulichen Dateien verfügen und es hilfreich wäre, zu wissen, wie die Dokumente verwendet werden, können Sie eine Richtlinie definieren, mit der Sie die Überwachungsprotokollierung von Ereignissen wie Dateiänderungen, Kopien oder Löschungen aktivieren.

Festlegen von Richtlinien    Richtlinieneinstellungen ermöglichen den Dokumentablauf, das automatische Löschen oder regelmäßige Überprüfen (über einen Workflow) von Dokumenten, die ein angegebenes Alter erreicht haben. Bei der Entwicklung der Bibliotheken können diese Dispositionseinstellungen Zeit und Mühen bei dem Versuch sparen, voll gepackten Festplattenspeicherplatz manuell freizugeben oder zu vermeiden, dass die Kontingentgrenzen erreicht werden.

Hinweis:  In SharePoint Foundation stehen Richtlinieneinstellungen nicht zur Verfügung.

Verwenden einer Dokumentcenterwebsite    Sie können eine Dokumentcenterwebsite verwenden, wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten erstellen, verwalten und speichern möchten. Ein Dokumentcenter dient dazu, ein zentrales Repository für die Verwaltung vieler Dokumente bereitzustellen. Features wie Metadaten und Navigation in der Strukturansicht, Inhaltstypen und Webparts helfen Ihnen dabei, Dokumente zu ordnen und abzurufen. "Inhaltsverwalter" können die metadatengesteuerte Navigation schnell so konfigurieren, dass für die meisten Bibliotheken eine gute Leistung bereitgestellt wird, ohne dass explizit Indizes erstellt werden müssen. Sie können jedoch auch Indizes erstellen, um die Leistung für eine breitere Palette an Filtern und Ansichten zu verbessern. Sie können eine Dokumentcenterwebsite als Erstellungsumgebung (in der Benutzer Dateien ein- und auschecken und Ordnerstrukturen für diese Dateien erstellen) oder als Inhaltsarchiv (in dem Benutzer Dokumente nur anzeigen oder aktualisieren) verwenden.

Hinweis: Das Document Center steht in der SharePoint Foundation nicht zur Verfügung.

Die Art des Ordnens der Dateien in einer Bibliothek hängt von den Anforderungen der Gruppe, von der bevorzugten Speicherart und von der Art des Suchens nach Informationen ab. Mit ein wenig Planung können Sie die für die Gruppe am besten geeignete Struktur besser einrichten. Bibliotheken verfügen über zahlreiche Features, durch die Sie beim Arbeiten mit mehreren Dateien in einer Bibliothek unterstützt werden. Möglicherweise steht sich Ihre Gruppe aber auch mit mehreren Bibliotheken besser.

Mithilfe einer Bibliothek können Sie verschiedene Anforderungen erfüllen. So kann z. B. eine Gruppe an mehreren Projekten arbeiten, oder mehrere Gruppen können an einem Projekt arbeiten. Erwägen Sie für die folgenden Situationen die Verwendung einer einzelnen Bibliothek:

  • Ihre Gruppe erfordert das Anzeigen von zusammengefassten Informationen zu oder unterschiedliche Ansichten von demselben Dateisatz. Ein Manager möchte möglicherweise alle Dateien gruppiert nach Abteilung oder Fälligkeitsdatum anzeigen.

  • Es soll möglich sein, dass auf einer Website an einem Speicherort nach den Dateien gesucht werden kann.

  • Sie möchten für Dateien identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionen von Dateien oder Anfordern der Genehmigung.

  • Die Gruppen, die mit der Bibliothek arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen.

  • Möglicherweise möchten Sie Informationen zu den Dateien in einem Arbeitsblatt analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen zu den Dateien erhalten.

Für die effiziente Arbeit mit Dokumenten in einer einzelnen Bibliothek können Sie Dateien in einer Bibliothek durch Hinzufügen von Spalten, Definieren von Ansichten oder Erstellen von Ordnern organisieren.

Möglicherweise möchten Sie mehrere Bibliotheken erstellen, wenn erhebliche Unterschiede zwischen den zu speichernden und zu verwaltenden Dateisätzen oder zwischen den Personengruppen, die mit den Dateien arbeiten, bestehen. Verwenden Sie in den folgenden Situationen mehrere Bibliotheken:

  • Die Typen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, weisen Unterschiede auf, und Sie gehen nicht davon aus, dass sich die Personen regelmäßig eine Zusammenfassung der Dateien ansehen oder die Dateien insgesamt durchsuchen.

  • Die Gruppen von Personen, die die Dateien verwenden, sind verschieden und weisen eigene verschiedene Berechtigungsstufen auf.

  • Sie müssen unterschiedliche Einstellungen, beispielsweise Versionsverwaltung oder Zustimmung, auf unterschiedliche Dateisätze anwenden.

  • Es ist nicht erforderlich, dass Sie die Dateien zusammen analysieren oder konsolidierte Aktualisierungen zu Dateien empfangen.

  • Sie möchten verschiedene Arten von Optionen zum Erstellen neuer Dateien bereitstellen, oder Sie möchten, dass die Optionen im Menü "neu" einer Bibliothek in einer anderen Reihenfolge angezeigt werden.

Nachfolgend werden Möglichkeiten des effizienten Arbeitens mit mehreren Bibliotheken beschrieben.

Einrichten von Websitevorlagen und-Spalten    Wenn Ihre Organisation einige konsistente Einstellungen für Ihre Bibliotheken einrichten möchte, kann Sie Websitevorlagen und Websitespalten einrichten. Sie können die Einstellungen für mehrere Bibliotheken freigeben, damit Sie die Einstellungen nicht jedes Mal neu erstellen müssen.

Senden von Dateien an einen anderen Speicherplatz    Wenn eine Datei in mehreren Bibliotheken verfügbar sein soll, können Sie die Datei in einer Bibliothek speichern und dann eine Kopie an andere Bibliotheken senden. Sie können wahlweise beim Vornehmen von Änderungen am Original an das Aktualisieren aller Kopien des Dokuments erinnert werden.

Erstellen von Bibliotheksvorlagen Wenn Sie die Einstellungen für Bibliotheken vereinheitlichen oder Eigenschaften für andere Bibliotheken wiederverwenden möchten, können Sie eine Bibliothek als Vorlage speichern. Bibliotheksvorlagen sind als Option auf der Seite App hinzufügen der Website verfügbar.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dateien in einer Bibliothek zu organisieren. Sie können Spalten hinzufügen, Ansichten definieren und Ordner erstellen. Jeder Ansatz hat seine eigenen Vorteile, und Sie können die einzelnen Ansätze miteinander kombinieren, um sie den eindeutigen Anforderungen der Bibliothek und Ihres Teams anzupassen.

Standardmäßig wird in Bibliotheken der Name einer Datei nachverfolgt, sowie Informationen zum Status einer Datei, beispielsweise ob sie eingecheckt ist. Sie können aber zusätzliche Spalten angeben, die die Gruppe beim Kategorisieren und Nachverfolgen von Dateien unterstützen, z. B. ein Kampagnenname, eine Projektnummer oder andere Informationen, die für das Team wichtig sind. Ihnen stehen etliche Optionen für den Typ der zu erstellenden Spalte zur Verfügung, u. a. eine einzelne Textzeile, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus anderen Spalten berechnet wird, oder sogar der Name und das Bild einer Person auf Ihrer Website.

Spalten bieten Spaltenüberschriften, mit denen die Benutzer die Dokumente einfacher sortieren und filtern können. Beim Betrachten von Dateien in einer Bibliothek können Sie die Dateien vorübergehend durch Zeigen auf den Namen einer Spalte, und darauf folgendes Klicken auf den Nach-Unten-Pfeil neben dem Namen sortieren oder filtern. Dies ist hilfreich, wenn die Dateien auf eine bestimmte Art angezeigt werden müssen, die Schritte jedoch nicht jedes Mal beim Anzeigen der Bibliothek wiederholt werden sollen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Spalten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Spalte in einer Liste oder Bibliothek.

Möchten Benutzer häufig sehen: alle Dokumente, die sich auf ein bestimmtes Projekt beziehen, alle Dokumente, die zu einer bestimmten Abteilung gehören, oder die Dokumente nach dem fälligen Monat gruppieren? Wenn Sie die Dateien auf eine bestimmte Weise häufig anzeigen möchten, können Sie eine Ansicht definieren. Sie können diese Ansicht jederzeit verwenden, wenn Sie mit der Bibliothek arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird Sie der Dropdownliste aktuelle Ansichten im Menüband der Bibliothek hinzugefügt.

Eine Bibliotheksansicht ist eine Auswahl von Spalten auf einer Seite, auf der Elemente in einer Bibliothek angezeigt werden, und häufig werden eine bestimmte Sortierreihenfolge, ein Filter, eine Gruppierung und ein benutzerdefiniertes Layout definiert. Bibliotheken können persönliche Ansichten und öffentliche Ansichten aufweisen. Alle Personen, die der Gruppe "Mitglieder" auf der Website (mit der Berechtigungsstufe "mitWirken") zugewiesen wurden, können eine persönliche Ansicht erstellen, um die Dateien auf eine bestimmte Weise anzuzeigen oder nur nach den Dateien zu filtern, die Sie anzeigen möchten. Wenn Sie über die Berechtigung zum Entwerfen einer Bibliothek verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jeder Benutzer beim Anzeigen der Bibliothek verwenden kann. Sie können auch eine beliebige öffentliche Ansicht als Standardansicht festlegen, damit Benutzer diese Ansicht der Bibliothek automatisch sehen.

Wenn Mitglieder der Gruppe die Bibliotheken auf einem mobilen Gerät anzeigen, können Sie sogar mobile Ansichten erstellen und mit Einschränkungen versehen, beispielsweise die maximale Anzahl der in einer Ansicht angezeigten Elemente festlegen, die für die Bandbreite oder die Gerätebeschränkung optimal ist.

Weitere Informationen zu Ansichten finden Sie unter Erstellen, Ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.

Ordner sind Container, die zum Gruppieren und Verwalten von Inhalten in einer Liste oder Bibliothek verwendet werden können. Wenn Ordner für die Bibliothek aktiviert sind, können Sie den meisten Listen- und Bibliothekstypen Ordner hinzufügen. Wenn Ihre Bibliothek viele Elemente enthält, erhöhen Ordner auch die Effizienz beim Zugriff auf diese Elemente. Wenn Sie einen Ordner erstellen, wird hinter den Kulissen ein interner Index erstellt. Dieser interne Index wird auch für den Stammordner oder die oberste Ebene einer Liste oder Bibliothek erstellt. Beim Zugriff auf Elemente in einem Ordner verwenden Sie eigentlich diesen internen Index für den Datenzugriff.

Wenn eine Bibliothek zahlreiche, auf bestimmte Weise gruppierbare Elemente enthält, können Sie Ordner zum Organisieren des Inhalts innerhalb der Bibliothek verwenden. Geeignete Beispiele für Gruppen umfassen Projekte, Teams, Abteilungen, Produktkategorien, Altersbereiche, alphabetische Listen und alphabetische Untergruppen (A-C, D-F usw.). In Ordnern können viele Dateien auf bereits vertraute Weise durchsucht und verwaltet werden.

Ordner in einer Bibliothek

Standardmäßig zeigt eine Bibliothek mit aktivierten Ordnern Ordner in der Standardansicht der Bibliothek ohne Filter an. Dies ist hilfreich, weil Benutzer den geeigneten Ordner auswählen können, wenn Sie neue Dokumente einfügen. Wenn Sie alle Ordner anzeigen, ist es außerdem unwahrscheinlicher, dass Elemente außerhalb der Ordner in der Bibliothek falsch hinzugefügt werden. Mithilfe des Befehls " mit Explorer öffnen " im Menüband "Bibliothek" können Sie Dokumente mühelos in unterschiedliche Bibliotheksordner umordnen.

Hinweis: Eine Bibliotheksansicht kann auf Nur nach angegebenen Kriterien sortieren festgelegt werden, wobei in diesem Fall nicht die Ordner vor den Elementen in der Ansicht angezeigt werden. Sie sollten diese Option zur Ansichtsortierung nicht verwenden, wenn die Benutzer den richtigen Ordner leicht finden sollen.

Obwohl Bibliotheksordner nicht in der Websitenavigation angezeigt werden, kann der Websitebesitzer oder ein Benutzer mit der Berichtigung zum Entwerfen einer Website die Strukturansicht aktivieren, die den Bereich Websiteinhalt in der Websitenavigation anzeigt und es Ihnen ermöglicht, die Ordner von Bibliotheken zu erweitern, zu reduzieren und einfach zu durchsuchen.

Strukturansicht auf einer Website

Weitere Informationen zu Ordnern finden Sie unter Erstellen eines Ordners in einer Dokumentbibliothek oder Löschen eines Ordners in einer Bibliothek.

Alle drei Ansätze können miteinander kombiniert werden. Dieselben Spalten, mit denen Sie Dokumente in der Standardansicht einer Bibliothek verfolgen, können zum Erstellen einer Ansicht mit verschiedenen Filterkriterien verwendet werden. Eine Ansicht kann von Benutzern dynamisch sortiert und gefiltert werden, indem sie auf die Spaltenüberschriften klicken, um Inhalt spontan zu finden. Wenn in der Bibliothek einer Ordnerstruktur definiert wurde, können Sie eine Bibliotheksansicht "reduzieren", indem Sie die Option Alle Elemente ohne Ordner anzeigen im Bereich Ordner aktivieren, wenn Sie die Ansicht erstellen oder ändern. Die einzelnen Ansätze können einander ergänzen, um den richtigen Inhalt zur richtigen Zeit und auf die für Sie geeignete Weise zu erhalten.

Manche Bibliotheken werden für Sie erstellt, wenn Sie eine neue Website erstellen, beispielsweise die Dokumentbibliothek auf einer Teamwebsite. Sie können diese Bibliotheken Ihren Anforderungen entsprechend anpassen oder eigene zusätzliche Bibliotheken erstellen. Jeder Typ von Bibliothek dient einem bestimmten Zweck und weist zu den anderen Bibliothektypen unterschiedliche Verhaltensweisen und Features auf.

Wichtig:  Die Zahl der Bibliotheken auf Ihrer Website variiert abhängig von der Version von SharePoint, auf der die Website basiert, dem Office 365-Plan, den Ihre Organisation abonniert hat, oder der Aktivierung bestimmter Features auf der Website.

Objektbibliothek    Verwenden Sie zum Verwalten und Freigeben von digitalen Medienobjekten, z. B. Bild-, Audio- und Videodateien, eine Objektbibliothek. Eine Objektbibliothek erleichtert Benutzern das Auffinden und Wiederverwenden von bereits erstellten digitalen Mediendaten wie Logos und Firmenlogos. Eine Objektbibliothek enthält zudem Inhaltstypen mit Eigenschaften und Ansichten zum Verwalten und Durchsuchen von Medienobjekten, z. B. von Miniaturansichten und in Metadaten vorliegenden Stichwörtern. So können Sie beispielsweise firmenspezifische Bilder und wiederverwendbare Inhaltsfragmente aus Anwendungen verwalten und speichern, sodass diese im gesamten Unternehmen verfügbar sind und einheitlich verwendet werden.

Dashboardbibliothek    In dieser Bibliothek sind Webpartseiten, Webpartseiten mit Statuslisten und von PerformancePoint bereitgestellte Dashboards enthalten.

Datenverbindungsbibliothek    Verwenden Sie zum Vereinfachen der Wartung und Verwaltung von Datenverbindungen eine Datenverbindungsbibliothek. Eine Datenverbindungsbibliothek ist ein zentraler Ort zum Speichern von Datenverbindungsdateien (Office Data Connection, ODC). Jede dieser ODC-Dateien enthält Informationen dazu, wie Sie eine externe Datenquelle auffinden, sich bei dieser anmelden, diese abfragen und darauf zugreifen können. Wenn Sie ODC-Dateien in einer Datenverbindungsbibliothek zentral verwalten, ist es zudem möglich, Datenverbindungsdateien auf einer SharePoint-Website freizugeben, zu verwalten und nach diesen zu suchen. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass in Geschäftsdaten und -berichten, insbesondere Arbeitsblättern, einheitliche Werte und Formelergebnisse in einer eindeutigen und aktuellen Version beibehalten werden.

Hinweis: Zur Vereinfachung der Pflege und Verwaltung von Datenverbindungsdateien für PerformancePoint verwenden Sie die Datenverbindungsbibliothek für PerformancePoint. In dieser Bibliothek können Sie ODC- (Office Data Connections, Office-Datenverbindungen) und UDC-Dateien (Universal Data Connections, universelle Datenverbindungen) speichern.

Dokumentbibliothek    Für zahlreiche Dateitypen, einschließlich Dokumenten und Kalkulationstabellen, werden Dokumentbibliotheken verwendet. In einer Dokumentbibliothek können auch andere Dateitypen gespeichert werden; einige werden jedoch aus Sicherheitsgründen gesperrt. Wenn Sie mit Programmen arbeiten, die gesperrt werden, können Sie diese Dateien von der Bibliothek aus erstellen. So kann z. B. Ihr Marketingteam über eine eigene Dokumentbibliothek für Planungsmaterial, Pressemitteilungen und Veröffentlichungen verfügen.

Formularbibliothek    Verwenden Sie eine Formularbibliothek, wenn Sie eine Gruppe XML-basierter Geschäftsformulare verwalten möchten. In Ihrer Organisation könnte z. B. eine Formularbibliothek für Spesenabrechnungen benötigt werden. Zum Einrichten einer Formularbibliothek benötigen Sie einen XML-Editor oder ein Programm zum Entwerfen von XML-Formularen wie Microsoft InfoPath. Das ausgefüllte Formular ist lediglich eine XML-Datei, die die Daten (und ausschließlich die Daten) enthält, die in das Formular eingegeben wurden, wie das Spesendatum und der Betrag. Alle weiteren Bestandteile des Spesenberichts werden durch die Formularvorlage bereitgestellt. Nachdem Formulare ausgefüllt wurden, können Sie die Formulardaten zusammenführen oder zur Analyse exportieren.

Bildbibliothek    Verwenden Sie eine Bildbibliothek, um eine Sammlung digitaler Bilder oder Grafiken freizugeben. Bilder können zwar auch in anderen SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden, Bildbibliotheken bieten jedoch einige Vorteile. Von einer Bildbibliothek aus können Sie z. B. Bilder in einer Bildschirmpräsentation anzeigen, auf den Computer herunterladen und in kompatiblen Grafikprogrammen wie Microsoft Paint bearbeiten. Ziehen Sie die Erstellung einer Bildbibliothek in Betracht, um Bilder von Teamereignissen oder Produktveröffentlichungen zu speichern. Zudem können Sie überall auf der Website, z. B. auf Wiki-Websites und in Blogs, einen Link zu Bildern in der Bibliothek erstellen.

Datensatzbibliothek    Verwenden Sie eine Datensatzbibliothek, um ein zentrales Repository zum Speichern und Verwalten der Datensätze der Organisation oder wichtiger Geschäftsdokumente zu führen. Möglicherweise muss die Organisation spezielle Bestimmungen einhalten, für die ein organisierter Prozess zum Verwalten relevanter Dokumente erforderlich ist. Eine Datenarchiv-Website kann zahlreiche Datensatzbibliotheken zum Speichern unterschiedlicher Typen von Datensätzen enthalten. Für jede Bibliothek können Sie Richtlinien festlegen, mit denen festgelegt ist, welche Datensätze zu speichern sind, wie die Dokumente weiterzuleiten und zu verwalten sind wie lange diese Datensätze aufbewahrt werden müssen.

Berichtsbibliothek    Verwenden Sie eine Berichtsbibliothek, um das Erstellen, das Verwalten und das Bereitstellen von Webseiten, Dokumenten und KPIs (Key Performance Indicators) von Kennzahlen und Zielen zu vereinfachen. Die Berichtsbibliothek ist ein zentraler Ort, an dem Sie Berichte, beispielsweise Excel-Arbeitsmappen, und Dashboardseiten erstellen und speichern können. Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in einer Berichtsbibliothek veröffentlichen, kann sie mit nur einem Klick in der Browseransicht geöffnet werden. Dies ist eine einfache Methode, die Arbeitsmappe anzuzeigen, ohne sie einer Webpartseite hinzufügen zu müssen.

Prozessdiagrammbibliothek (metrische und US-Einheiten)    Zum Speichern und Freigeben von Prozessdokumenten (z. B. Dokumenten, die mit Microsoft Visio erstellt wurden) verwenden Sie eine Prozessdiagrammbibliothek. Die Bibliotheken für metrische und US-Einheiten wurden für die entsprechenden Maßeinheiten konfiguriert.

Wiki-Seitenbibliothek    Verwenden Sie eine Wiki-Seitenbibliothek, wenn Sie eine Sammlung verbundener Wiki-Seiten erstellen möchten. Mithilfe von Wiki können mehrere Personen Informationen in einem leicht zu erstellenden und zu ändernden Format zusammenstellen. Sie können der Bibliothek auch Wiki-Seiten mit Bildern, Tabellen, Links und internen Links hinzufügen. Wenn beispielsweise Ihr Team eine Wiki-Website für ein Projekt erstellt, können darauf Tipps und Tricks auf einer Reihe miteinander verbundener Seiten gespeichert werden.

Hinweis: Je nach Website und Konfiguration werden zusätzliche Systembibliotheken, z. B. die Formatbibliothek, die Websiteobjektbibliothek und die Websiteseitenbibliothek, automatisch erstellt. Allerdings können diese speziellen Bibliotheken nicht auf der Benutzeroberfläche erstellt werden.

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