Einführung in Bibliotheken

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Eine Bibliothek ist ein Verzeichnis auf einer Website, in dem Sie und andere Teammitglieder Dateien anlegen, sammeln, aktualisieren und verwalten können. Jede Bibliothek zeigt eine Liste der Dateien sowie der wichtigsten Informationen zu diesen Dateien an, damit sie von mehreren Personen gemeinsam verwendet werden können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Bibliotheken anzupassen. Sie können steuern, wie Dokumente angezeigt, verfolgt, verwaltet und erstellt werden. Sie können Versionen verfolgen, z. B. den Versionstyp und die Anzahl von Versionen, und Sie können festlegen, wer Dokumente vor ihrer Genehmigung anzeigen kann.

Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Typen von Bibliotheken, die gespeichert werden können, und können festlegen, wie sie verwendet werden sollen.

Wenn Sie Microsoft Windows SharePoint Services eine neue Website erstellt, wird die Bibliothek Freigegebene Dokumente für Sie erstellt. Sie können mit dieser Bibliothek sofort starten, es anpassen oder andere Bibliotheken erstellen.

Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie mit Bibliotheken arbeiten und wie Sie sie für Ihre Gruppe hilfreicher gestalten können:

  • Erstellen und Verwalten von Ansichten     Verwenden Sie eine Ansicht, um die Elemente in einer Bibliothek anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten einem Zweck dienen. Der Inhalt der eigentlichen Bibliothek wird dabei nicht geändert, aber die Dateien werden so organisiert oder gefiltert, dass sie sinnvoller angeordnet werden und einfacher zu verwalten sind.

  • Dokumentgenehmigung erforderlich     Sie können festlegen, dass die Genehmigung eines Dokuments erforderlich ist. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können.

  • Verfolgen von Versionen     Wenn Sie Dateien aus frühere Versionen beibehalten müssen, können Bibliotheken helfen Ihnen bei nachverfolgen, speichern und Wiederherstellen der Dateien. Sie können auch alle Versionen auf die gleiche Weise zu verfolgen. Alternativ können Sie auswählen, um einige Versionen als Hauptversionen, beispielsweise ein neues Kapitel einen manuellen und manche Versionen als Nebenversionen, wie etwa einen Rechtschreibfehler korrigiert hinzufügen zu bestimmen. Zum Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, können Sie optional die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen auswählen, die Sie speichern möchten.

    Beispielweise kann ein Reisebüro eine Dokumentbibliothek zum Verwalten von Dateien verwenden. Während der Entwicklung eines neuen Angebots werden die Nebenversionen der Datei verfolgt. Tritt in einer Version ein Fehler auf, kann eine frühere Version wiederhergestellt werden. Ist das Angebot fertig gestellt, wird eine Hauptversion erstellt, und diese wird dann zur Genehmigung durch die Rechtsabteilung und den Manager veröffentlicht. Nachdem die Datei genehmigt wurde, können die anderen Mitarbeiter der Firma die Datei anzeigen.

  • Auschecken von Dateien erforderlich     Wenn Sie das Auschecken einer Datei benötigen, stellen Sie sicher, dass nur von einem Benutzer die Datei bearbeiten kann, bis er eingecheckt ist. Dokumente Auschecken erfordern wird verhindert, dass mehrere Personen Änderung zur gleichen Zeit, die Bearbeitungskonflikte erstellen und zu Verwirrung führen kann. Auschecken erfordern kann auch dazu beitragen Bearbeitungskonflikte einen Kommentar hinzufügen, wenn sie eine Datei, überprüfen Sie, damit Sie einfacher nachverfolgen können, was in den einzelnen Versionen geändert hat.

  • Über Änderungen informiert sein     Bibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 unterstützt RSS-Technologie, sodass die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe Updates automatisch empfangen können. RSS kann Personen erhalten und Updates oder Feeds, News und Informationen in einem konsolidierten Speicherort anzeigen. Sie können auch e-Mail-Benachrichtigungen erstellen, damit Sie benachrichtigt werden, wenn die Dateien ändern.

  • Bearbeiten von Dateien offline     Wenn Sie auf Ihre Dateien auf Ihrer Festplatte arbeiten lieber, können Sie sie Auschecken und offline arbeiten, wenn Sie eine Anwendung verwenden, die mit Windows SharePoint Services 3.0, wie etwa die 2007 Microsoft® Office System kompatibel ist.

  • Arbeiten mit einer Bibliothek aus einer e-Mail-Programm     Mithilfe eines e-Mail-Programms, das mit Windows SharePoint Services 3.0, wie z. B. Microsoft Office Outlook 2007, kompatibel ist, können Sie wichtige Informationen für Sie nutzen. Sie können lesen, bearbeiten, und suchen Ihre Dateien offline aus Ihrem e-Mail-Programm.

  • Kopieren von Dokumenten problemlos an eine andere Position     Sie können ganz einfach eine Datei an eine andere Position auf einer Website Windows SharePoint Services 3.0 senden. Wenn Sie das ursprüngliche Dokument aktualisieren, können Sie entscheiden aufgefordert, die Datei an den anderen Speicherorten zu aktualisieren.

  • Definieren von Inhaltstypen     Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien, wie etwa Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, arbeitet können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem ermöglichen und mehrere Inhaltstypen definieren. Inhaltstypen hinzufügen Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp kann eine Vorlage und Workflow Prozesse angeben.

    Eine Verkaufsabteilung kann z. B. mit Vorlagen für Verkaufsberichte, Standarddokumente, Budgets und Präsentationen arbeiten. Jede Vorlage weist das Firmenlogo und das Firmenziel auf. Beim Erstellen einer neuen Datei in der Dokumentbibliothek stehen dann die entsprechenden Vorlagen zur Verfügung.

  • Festlegen eigener Berechtigungen     Sie können für eine Bibliothek und auch für eine Datei in einer Bibliothek eigene Berechtigungen festlegen.

  • Erstellen von Workflows     Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. B. die Verwaltung der Dokumentgenehmigung oder -überprüfung.

Der zu verwendende Bibliothekstyp ist abhängig von der Art von Dateien, die Sie gemeinsam nutzen wollen:

  • Dokumentbibliothek     Verwenden Sie für viele Dateitypen, einschließlich Dokumenten und Kalkulationstabellen eine Dokumentbibliothek aus. Sie können andere Arten von Dateien in einer Dokumentbibliothek speichern, obwohl einige Dateitypen aus Sicherheitsgründen blockiert werden. Wenn Sie mit Programmen, die mit Windows SharePoint Services kompatibel sind arbeiten, können Sie diese Dateien aus der Bibliothek erstellen. Beispielsweise möglicherweise marketing Team eine eigene Bibliothek für die Planung Materialien, News Versionen und Publikationen.

  • Bildbibliothek     Um eine Zusammenstellung von digitalen Bildern oder Grafiken freizugeben, verwenden Sie eine Bildbibliothek. Obwohl Bilder in anderen Arten von SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden können, müssen Bildbibliotheken mehrere Vorteile. Angenommen, können eine Bildbibliothek Sie Bilder in einer Bildschirmpräsentation anzeigen, Bilder auf Ihren Computer herunterladen und Bearbeiten von Bildern mit einem Bildbearbeitungsprogramm, die mit Windows SharePoint Services kompatibel sind. Erwägen Sie eine Bildbibliothek erstellen, wenn Ihr Team zahlreiche Grafiken Darstellungen wie Logos, wiederverwendet oder Teamereignisse Bilder gespeichert werden sollen, oder Produkt startet.

  • Wiki-Seitenbibliothek     Verwenden Sie zum Erstellen einer Websitesammlungs verbundener Wiki-Seiten einer Wiki-Seitenbibliothek ein. Ein Wiki kann mehrere Personen eine routinemäßige Informationen in einem Format zu erfassen, die einfach zu erstellen und ändern. Sie können auf Ihre Bibliothek Wiki-Seiten hinzufügen, die Bilder, Tabellen, links und internen Links enthalten. Angenommen, wenn Ihr Team eine Wiki-Website für ein Projekt erstellt, kann die Website Tipps und Tricks in eine Reihe von Seiten gespeichert, die miteinander zu verbinden.

  • Formularbibliothek     Wenn Sie eine Gruppe von XML-basierten Geschäftsformular verwalten müssen, verwenden Sie eine Formularbibliothek. Beispielsweise kann Ihre Organisation eine Formularbibliothek für Kostenberichte verwenden möchten. Einrichten einer Formularbibliothek erfordert eine XML-Editor oder XML-Quellprogramm, die mit Windows SharePoint Services, wie etwa Microsoft Office InfoPath kompatibel ist.

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