Einführung in Benutzerrollen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht über Benutzerrollen

Szenarien zur Verwendung von Benutzerrollen

Erstellen und Zuordnen von Benutzerrollen

Übersicht über Benutzerrollen

Eine Benutzerrolle ist eine vordefinierte Kategorie, die Benutzern auf der Grundlage ihrer Position oder anderen Kriterien zugewiesen werden kann. Rollen werden in der Regel zum angepasste Versionen oder Ansichten einer Formularvorlage verschiedene Arten von Benutzern zu präsentieren. Sie können Ihre Geschäftsprozesse und optimieren Datensammlung durch Hinzufügen von Benutzerrollen für die Formularvorlage können Sie steuern, was Benutzer anzeigen können, wenn sie ein Formular öffnen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren. Angenommen Sie, dass Sie die Formularvorlage für einen Genehmigungsantrag Entwerfen von den folgenden Arten von Benutzern, deren Formulare verwendet werden:

  • Elektronische Vertragsnehmer, die eine Genehmigung beantragen müssen

  • Leistungsempfänger, die überprüfen, ob der Antrag des Vertragsnehmers die erforderlichen Informationen enthält

  • Administratoren, die Genehmigungsanwendungen zur Genehmigung überprüfen

Anstatt drei Formularvorlagen für jeden Benutzertyp zu entwerfen und die Daten aus all diesen Formularen zu verwalten, können Sie eine Formularvorlage entwerfen, deren Formulare alle Daten erfassen und eine Benutzerrolle für jeden Benutzertyp hinzufügen. Die Benutzerrolle bestimmt, welche Daten über die benutzerdefinierten Ansichten angezeigt werden, die auf jedem Benutzertyp basieren.

Sicherheitshinweis : Benutzerrollen sollte nicht verwendet werden, um den Zugriff auf wichtige Daten in einem Formular einzuschränken. Selbst wenn Sie eine Formularvorlage mit Schreibschutz versehen oder Ausblenden von bestimmter Steuerelemente, die auf Benutzerrollen basieren, können Benutzer potenziell Textbearbeitung Programm wie Microsoft Notepad zum Anzeigen oder Ändern der Formularvorlage (XSN)-Datei, und Zugriff auf Daten verwenden.

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Szenarien zur Verwendung von Benutzerrollen

In zahlreichen Szenarien erweisen sich Benutzerrollen für den Benutzer als vorteilhaft. Mit Benutzerrollen können Sie bspw:

  • Eine einheitliche Ansicht für jede Benutzerrolle anzeigen    Sie können eine Formularvorlage so entwerfen, dass unterschiedliche Ansichten dieser Formularvorlage angezeigt werden, je nach dem, wer das Formular ausfüllt. Sie können z. B. eine Ansicht für elektronische Vertragsnehmer entwerfen, die eine Genehmigung beantragen, eine Ansicht für Empfänger, die die Genehmigungsanwendung empfangen und eine Ansicht für die Administratoren, die alle Informationen überprüfen. In jeder Ansicht werden nur die Informationen angezeigt, die jeder Benutzerrolle entsprechen.

  • Anzeigen eines unterschiedlichen Abschnitts für jede Benutzerrolle    Sie können eine Formularvorlage entwerfen, in unterschiedliche Abschnitte angezeigt werden, abhängig vom Benutzer, der das Formular ausfüllt. Ein Abschnitt in der Formularvorlage für einen Spesenabrechnungsbericht, der nur für Mitarbeiter gilt, kann angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter das Formular öffnet. Ein weiterer Abschnitt, der nur für Manager gilt, die den Spesenabrechnungsbericht genehmigen, kann angezeigt werden, wenn ein Manager das Formular öffnet.

  • Festlegen der Datenüberprüfung für ein Feld, das auf jeder Benutzerrolle basiert    Sie können eine Formularvorlage so entwerfen, dass unterschiedliche Datenüberprüfung auf ein Steuerelement angewendet wird, das an ein bestimmtes Feld gebunden ist. Das hängt von der Benutzerrolle der Person ab, die das Formular ausfüllt. Sie können bspw. den maximalen Ausgabenwert für einen Manager auf ein bestimmtes Limit und den maximalen Wert für dasselbe Textfeld für einen Administrator höher festlegen. Wenn ein Manager das Formular ausfüllt und den Betrag übersteigt, wird ein Dialogfeld angezeigt. Füllt ein Administrator das Formular aus, akzeptiert das Textfeld einen Wert, der ansonsten abgelehnt worden wäre.

  • Absenden von Formulardaten an eine externe Datenquelle, die auf jeder Benutzerrolle basiert    Sie können Ihre Formularvorlage so entwerfen, dass die elektronischen Vertragsnehmer, die eine Genehmigung beantragen müssen, ihre ausgefüllten Formulare nur an einen Webdienst absenden können, und Leistungsempfänger können ihre Formulare nur an eine SQL-Datenbank absenden. Administratoren können ihre Formulardaten an eine Datenbank und in einer E-Mail-Nachricht senden, sofern die Anwendung genehmigt wurde. Sie können ihre Formulardaten aber auch nur an eine Datenbank absenden, falls die Anwendung abgelehnt wurde.

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Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen

Beim Erstellen einer neuen Benutzerrolle können Sie Benutzer auf folgende Arten zuweisen:

  • Indem Sie Benutzernamen über einen Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienst festlegen (z. B. „Vertrieb\Andreas"). Um einen Benutzernamen in einem Active Directory-Verzeichnisdienst festzulegen, muss die Formularvorlage in einem Microsoft Windows-Netzwerk erstellt und veröffentlicht worden sein, das Active Directory verwendet.

  • Angeben von Gruppen von einem Active Directory-Verzeichnisdienst. Beispielsweise können Sie eine e-Mail-Verteilerliste angeben, die die Namen aller Mitglied von das marketing-Team enthält. Um einer Gruppe in einer Active Directory-Verzeichnisdienst angeben möchten, muss die Formularvorlage erstellt und veröffentlicht mit einem Microsoft Windows-Netzwerk, das Active Directory verwendet.

  • Durch Angeben von einen Wert direkt aus einem Feld in der Form enthalten. Das Feld möglicherweise Abrufen von Daten aus Active Directory oder der Benutzer kann eingeben von Daten in einem Steuerelement, das an dieses Feld gebunden ist. Beispielsweise Ihre Formularvorlage ein Administrator-Text-Feld enthält, können Sie eine bestimmte Benutzerrolle der Feld zuordnen, die das Textfeld gebunden ist.

Nachdem Sie eine Benutzerrolle hinzugefügt haben, können Sie auf eine der folgenden Rollen festlegen:

Standard-Rolle    Benutzer, die keiner vorhandenen Benutzerrolle zugewiesen sind werden automatisch die Benutzerrolle zugewiesen, die wie die Rolle des standardmäßigen angegeben ist. Die Standardfunktion wird auch für Benutzer verwendet, die Teil einer Gruppe sind aber, die offline arbeiten. Eine Benutzerrolle wird immer als Standard festlegen.

Initiatorrolle    Wenn Sie eine bestimmte Benutzerrolle für Benutzer anwenden, die das Formular zum ersten Mal öffnen möchten, können Sie eine Initiatorrolle angeben. Beispielsweise können Sie eine Initiatorrolle mit der Bezeichnung "Vertragsnehmer", die auf Benutzer angewendet wird, die neue zulassen Anwendungsformulare ausfüllen definieren. Ein Benutzer mit einer anderen Benutzerrolle zugewiesen wurde wird automatisch wieder die Rolle Vertragsnehmer zugewiesen, wenn eine neue Genehmigungsantrag hoher geöffnet wird. Der Benutzer öffnet das gleiche Formular, das Microsoft Office InfoPath verwendet zugewiesene Benutzerrolle der Person anstelle der Initiatorrolle jedoch das nächste Mal.

Wenn Sie denjenigen Benutzern, die auf einer Kombination von Benutzernamen, Gruppen oder Werten aus einem Feld basieren, Rollen zuordnen, ermittelt InfoPath beim Öffnen eines Formularvorlagen-basierten Formulars durch einen Benutzer die Rolle, die dem Benutzer zuzuordnen ist, und zwar anhand der folgenden Reihenfolge:

  1. Der Benutzername ist der Wert eines Feldes in der Formularvorlage.

  2. Der Benutzername befindet sich in Active Directory.

  3. Der Benutzer ist ein Mitglied einer Active Directory-Gruppe.

    Hinweis : Wenn der Benutzer mehreren Gruppen angehört und Sie im Begriff sind, gruppenbasierte Benutzerrollen zuzuweisen, prüft InfoPath die Mitgliederlisten der einzelnen Gruppen in der Reihenfolge, in der die Gruppen im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten aufgeführt sind. Wenn ein Benutzer z. B. sowohl der Gruppe "Eingang" und der Gruppe "Administrator“ angehört und die Administratorgruppe vor der Eingangsstellengruppe aufgeführt ist, wird dem betreffenden Benutzer die Benutzerrolle für die Administratorgruppe zugeordnet.

  4. Wenn keine der vorgenannten Annahmen zutrifft, wird die Standardrolle verwendet.

Nachdem Sie die Benutzerrollen für die Formularvorlage definiert haben, können Sie eine Regel einrichten, die Ansicht auf der Grundlage der Rolle des Benutzers automatisch zu wechseln. Sie können beispielsweise erstellen eine Benutzerrolle Manager und erstellen Sie eine Regel automatisch zu der Manageransicht zu wechseln, wenn ein Benutzer mit der Managerrolle zugewiesen ist das Formular geöffnet wird. Alternativ können Sie zuerst die Regel erstellen und dann die Benutzerrollen als Teil der Vorgang des Erstellens der Regel definieren.

Basierend auf einer Benutzerrolle können Sie das Verhalten eines Steuerelements auch variieren. Sie können ein Steuerelement bspw. für nur eine spezielle Benutzerrolle aktivieren, während den übrigen Benutzerrollen die Daten im Steuerelement angezeigt werden, die sie aber nicht ändern können. Durch die Möglichkeit die Dateneingabe in ein Steuerelement basierend auf Benutzerrollen einzuschränken, können Sie sicherstellen, dass die in ein Steuerelement eingegebenen Daten einer legitimen Quelle entstammen. In der Formularvorlage für eine Genehmigungsanwendung haben Sie bspw. das Kontrollkästchen Genehmigung, die nur von Mitgliedern der Administratorbenutzerrolle aktiviert werden kann. Damit geben Sie an, dass die Genehmigung erteilt wurde. Anderen Benutzerrollen zugewiesene Benutzer (z. B. Vertragsnehmer, die Anwendungen absenden) sehen nur das Kontrollkästchen, das sie jedoch weder aktivieren noch deaktivieren können.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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