Einführung in Benutzerrollen

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Inhalt dieses Artikels

Übersicht über Benutzerrollen

Szenarien für die Verwendung von Benutzerrollen

Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen

Übersicht über Benutzerrollen

Eine Benutzerrolle ist eine vordefinierte Kategorie, die Benutzern auf der Grundlage ihrer Position oder anderen Kriterien zugewiesen werden kann. Rollen werden in der Regel zum angepasste Versionen oder Ansichten einer Formularvorlage verschiedene Arten von Benutzern zu präsentieren. Sie können Ihre Geschäftsprozesse und optimieren Datensammlung durch Hinzufügen von Benutzerrollen für die Formularvorlage können Sie steuern, was Benutzer anzeigen können, wenn sie ein Formular öffnen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren. Angenommen Sie, dass Sie die Formularvorlage für einen Genehmigungsantrag Entwerfen von den folgenden Arten von Benutzern, deren Formulare verwendet werden:

  • Elektronische Vertragsnehmer, die eine Genehmigung beantragen müssen

  • Agents empfangen, wer stellen Sie sicher, dass die Vertragsnehmers die richtigen Daten enthalten.

  • Administratoren, die das übermittelte überprüfen treten Applikationen zur Genehmigung

Statt Entwerfen von drei Formularvorlagen für jeden Benutzer und die Daten aus allen diesen Formularen verwaltet werden können Sie eine Formularvorlage entwerfen, deren Formulare alle Daten zu sammeln und eine Benutzerrolle für jeden Benutzer hinzufügen. Die Benutzerrolle bestimmt, welche Daten über die benutzerdefinierten Ansichten angezeigt werden, die auf alle Benutzertypen basieren.

Sicherheitshinweis: Benutzerrollen sollte nicht zum Einschränken des Zugriffs auf vertrauliche Daten in einem Formular verwendet werden. Selbst wenn Sie eine Formularvorlage mit Schreibschutz versehen oder Ausblenden von bestimmter Steuerelemente, die auf Benutzerrollen basieren, können Benutzer potenziell Textbearbeitung Programm wie Microsoft Notepad zum Anzeigen oder Ändern der Formularvorlage (XSN)-Datei, und Zugriff auf Daten verwenden.

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Szenarien für die Verwendung von Benutzerrollen

Es gibt viele Szenarien, wo Benutzerrollen einen Vorteil für Ihre Benutzer sind. Mit Benutzerrollen können Sie beispielsweise:

  • Eine eindeutige Ansicht für jede Benutzerrolle anzeigen    Sie können eine Formularvorlage entwerfen, sodass andere Ansichten dieser Formularvorlage angezeigt werden, je nachdem, wer ist Ausfüllen des Formulars. Beispielsweise können Sie eine Ansicht für elektronische Vertragsnehmer entwerfen, die für eine Genehmigung, eine Ansicht für Agents, die die Genehmigung Applikationen erhalten und eine Ansicht für Administratoren, die alle Informationen überprüfen anwenden werden. Jede Ansicht zeigt nur die Daten, die für jede Benutzerrolle geeignet ist.

  • Anzeigen eines unterschiedlichen Abschnitts für jede Benutzerrolle    Sie können eine Formularvorlage entwerfen, die unterschiedliche Abschnitte, je nachdem, wer das Formular ausfüllt angezeigt werden. Beispielsweise kann ein Abschnitts in einer Formularvorlage, die nur für Mitarbeiter gilt reporting Ausgaben angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter das Formular geöffnet wird. Einen anderen Teil, die nur für Manager gilt, die die Spesenabrechnung genehmigen möchten kann angezeigt werden, wenn ein Manager das Formular geöffnet wird.

  • Festlegen der datenüberprüfung für ein Feld, die auf jeder Benutzerrolle basiert    Sie können eine Formularvorlage entwerfen, sodass andere datenüberprüfung zu einem Steuerelement angewendet wird, die an einem bestimmten Feld, abhängig von der Benutzerrolle der Person gebunden ist, die Ausfüllen des Formulars. Beispielsweise können Sie den Wert für die maximale Ausgaben für a-Manager auf einen Grenzwert festlegen und Festlegen der maximalen Werts für das gleiche höhere Textfeld für einen Administrator. Wenn ein Manager das Formular füllt und den Betrag überschreitet, wird ein Dialogfeld angezeigt. Wenn das Formular ein Administrator ausfüllt, akzeptiert im Textfeld einen Wert anderenfalls abgelehnt werden würde, wenn das Formular a-Manager ausgefüllt.

  • Übermitteln von Formulardaten mit einer externen Datenquelle, die auf jeder Benutzerrolle basiert    Angenommen, Sie können Ihre Formularvorlage entwerfen, sodass elektronische Vertragsnehmer, die eine Genehmigung beantragen müssen ihre ausgefüllten Formulare nur an einen Webdienst absenden können, und empfangen Agents können ihre Formulare nur mit einer SQL-Datenbank absenden. Administratoren können ihre Formulardaten zu einer Datenbank und in einer e-Mail-Nachricht senden, wenn die Anwendung genehmigt wurde oder ihre Formulardaten an nur eine Datenbank übermitteln, wenn die Anwendung abgelehnt wurde.

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Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen

Wenn Sie eine neue Benutzerrolle erstellen, können Sie damit Benutzer auf folgende Weise zuweisen:

  • Durch Angabe von Benutzernamen aus einem Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienst (beispielsweise "Vertrieb\Andreas"). Um einen Benutzernamen in einem Active Directory-Verzeichnisdienst angeben möchten, muss die Formularvorlage erstellt und veröffentlicht mit einem Microsoft Windows-Netzwerk, das Active Directory verwendet.

  • Angeben von Gruppen von einem Active Directory-Verzeichnisdienst. Beispielsweise können Sie eine e-Mail-Verteilerliste angeben, die die Namen aller Mitglied von das marketing-Team enthält. Um einer Gruppe in einer Active Directory-Verzeichnisdienst angeben möchten, muss die Formularvorlage erstellt und veröffentlicht mit einem Microsoft Windows-Netzwerk, das Active Directory verwendet.

  • Indem Sie angeben, einen Wert direkt aus einem Feld in das Formular enthalten. Das Feld möglicherweise Abrufen von Daten aus Active Directory oder der Benutzer kann eingeben von Daten in einem Steuerelement, das an dieses Feld gebunden ist. Beispielsweise Ihre Formularvorlage ein Administrator-Text-Feld enthält, können Sie eine bestimmte Benutzerrolle die Feld zuordnen, die das Textfeld gebunden ist.

Nachdem Sie eine Benutzerrolle hinzugefügt haben, können Sie es als eine der folgenden Aktionen festlegen:

Standard-Rolle    Benutzer, die keiner vorhandenen Benutzerrolle zugewiesen sind werden automatisch die Benutzerrolle zugewiesen, die wie die Rolle des standardmäßigen angegeben ist. Die Standardfunktion wird auch für Benutzer verwendet, die Teil einer Gruppe sind aber, die offline arbeiten. Eine Benutzerrolle wird immer als Standard festlegen.

Initiatorrolle    Wenn Sie eine bestimmte Benutzerrolle für Benutzer anwenden, die das Formular zum ersten Mal öffnen möchten, können Sie eine Initiatorrolle angeben. Beispielsweise können Sie eine Initiatorrolle mit der Bezeichnung "Vertragsnehmer", die auf Benutzer angewendet wird, die neue zulassen Anwendungsformulare ausfüllen definieren. Ein Benutzer mit einer anderen Benutzerrolle zugewiesen wurde wird automatisch wieder die Rolle Vertragsnehmer zugewiesen, wenn er oder sie eine neue Genehmigungsantrag geöffnet wird. Der Benutzer öffnet das gleiche Formular, das Microsoft Office InfoPath verwendet zugewiesene Benutzerrolle der Person anstelle der Initiatorrolle jedoch das nächste Mal.

Wenn Sie Benutzern Rollen, die basieren auf eine beliebige Kombination von Benutzernamen, Gruppen oder Werte aus einem Feld zugewiesen haben, wenn ein Benutzer ein Formular geöffnet wird, die auf Ihrer Formularvorlage basieren, bestimmt InfoPath die Rolle zuweisen zu diesem Benutzer mithilfe den folgenden Reihenfolge :

  1. Der Name des Benutzers ist ein Wert eines Felds in der Formularvorlage.

  2. Der Name des Benutzers ist in Active Directory.

  3. Der Benutzer ist ein Mitglied einer Active Directory-Gruppe.

    Hinweis: Wenn der Benutzer Mitglied mehrerer Gruppen ist, und weisen Sie Benutzerrollen, die einer Gruppe basieren, überprüft InfoPath der Mitgliederliste jeder Gruppe in der Reihenfolge, in die Gruppe aufgeführt ist, klicken Sie im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten aus. Beispielsweise wird, wenn der Benutzer ein Mitglied der empfangen Agentengruppe, und der Administratorgruppe ist, und die Administratorgruppe vor der empfangen Agentengruppe aufgelistet ist, der Benutzer die Benutzerrolle für die Gruppe der Administratoren zugewiesen.

  4. Wenn keiner der genannten wahr ist, wird die Standardfunktion verwendet.

Nachdem Sie die Benutzerrollen für die Formularvorlage definiert haben, können Sie eine Regel einrichten, die Ansicht auf der Grundlage der Rolle des Benutzers automatisch zu wechseln. Sie können beispielsweise erstellen eine Benutzerrolle Manager und erstellen Sie eine Regel automatisch zu der Manageransicht zu wechseln, wenn ein Benutzer mit der Managerrolle zugewiesen ist das Formular geöffnet wird. Alternativ können Sie zuerst die Regel erstellen und dann die Benutzerrollen als Teil der Vorgang des Erstellens der Regel definieren.

Sie können auch Verhalten eines Steuerelements basierend auf einer Benutzerrolle variieren. Beispielsweise können Sie ein Steuerelement nur für eine bestimmte Benutzerrolle aktivieren, während ein anderer Rollen können die Daten im Steuerelement angezeigt, aber sie können Sie nicht ändern. Die Möglichkeit zum einschränken, die Daten in ein Steuerelement basierend auf Benutzerrollen eingeben können, ist eine Methode, um sicherzustellen, dass die Daten in ein Steuerelement eingegeben aus einer seriösen Quelle stammt. Beispielsweise können Sie das Kontrollkästchen für eine Genehmigung in einer Formularvorlage für zulassen-Anwendung, die nur Mitglieder der Administratorrolle Benutzer auswählen können, die angibt, dass die Genehmigung genehmigt wurde, speichert. Benutzer mit anderen Benutzerrollen, z. B. Vertragsnehmer, die die Applikationen übermitteln das Kontrollkästchen werden nur angezeigt, aber Sie werden nicht mehr aktivieren oder deaktivieren sie das Kontrollkästchen.

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