Einfügen von Seriendruckfeldern

Einfügen von Seriendruckfeldern

Wenn Sie den E-Mail-Seriendruck, Etikettenseriendruck oder Serienbriefdruck starten und Ihr Dokument mit Ihrer Adressliste verbinden, können Sie Seriendruckfelder hinzufügen, um den Inhalt zu personalisieren. Die Seriendruckfelder stammen aus den Spaltenüberschriften in Ihrer Adressliste (auch als "Datenquelle" bezeichnet). Es folgt ein Beispiel dafür, wie Felder in einer Excel-Adressliste in Ihrem Seriendruckdokument angezeigt werden.

In Seriendruckfelder übertragene Daten

Die von Ihnen eingefügten Seriendruckfelder übernehmen die Informationen aus Ihrer Adressliste, sodass die einzelnen Umschläge, E-Mail-Nachrichten, Etiketten oder Briefe angepasst werden.

Um Ihnen die Arbeit des Einfügens von Feldern in Ihr Dokument zu erleichtern, bietet Word die Tools "Adressblock" und "Grußzeile", mit denen alle Felder einer Adresse oder einer Grußzeile eingefügt werden, sodass Sie nicht jedes Feld einzeln einfügen müssen.

Hinzufügen eines Adressblocks

Mit dem Tool Adressblock können Sie Ihrem Brief, dem Umschlag oder dem Etikett ganz einfach einen Adressblock hinzufügen.

  1. Klicken Sie an die Stelle, an der Sie den Adressblock im Dokument hinzufügen möchten.

  2. Wählen Sie Adressblock aus.

Seriendruckfeld 'Adressblock einfügen'

Hinweis : Wenn der Befehl Adressblock abgeblendet ist, klicken Sie auf Empfänger auswählen, und wählen Sie die verwendete Art von Adressliste aus: Outlook-Kontakte, eine Excel-Tabelle oder eine MDB-Datei, die Sie zuvor in Word erstellt haben. Wenn Sie noch keine Adressliste haben, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, um die Liste in Word zu erstellen.

Word bietet Optionen, mit denen der Name in der Adresse eher formell oder eher informell gestaltet werden kann.

Tipp : Wenn Sie für Etiketten einen einzeiligen Zeilenabstand wünschen, wählen Sie das Feld "Adressblock" aus. Klicken Sie auf Seitenlayout (Word 2013) oder Layout (Word 2016), und geben Sie unter Abstand in den Feldern Vor und Nach jeweils 0 ein.

Absatzabstand

Informationen dazu, wie sichergestellt wird, dass Adressen in einer Excel-Tabelle richtig für den Seriendruck verwendet werden, finden Sie unter Formatieren von Zahlen, Datumsangaben und anderen Werten für den Seriendruck in Excel.

Hinzufügen einer Grußzeile

Verwenden Sie zum Hinzufügen einer Standardgrußformel zu Ihrer E-Mail-Nachricht oder Ihrem Brief das Tool Grußzeile.

  1. Klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der die Grußformel hinzugefügt werden soll.

  2. Wählen Sie Grußzeile aus.

    Screenshot der Registerkarte "Sendungen" in Word. Der Befehl "Grußzeile" ist hervorgehoben.

    Hinweis : Wenn der Befehl Grußzeile abgeblendet ist, wählen Sie Empfänger auswählen aus, und wählen Sie dann die verwendete Art von Adressliste aus: Outlook-Kontakte, eine Excel-Tabelle oder eine MDB-Datei, die Sie zuvor in Word erstellt haben. Wenn Sie noch keine Adressliste haben, klicken Sie auf Neue Liste eingeben, um die Liste in Word zu erstellen.

  3. Wählen Sie das gewünschte Namensformat, und legen Sie weitere Optionen fest.

    Optionen für die Grußzeile

    Tipp : Wählen Sie Übereinstimmende Felder festlegen aus, um sicherzustellen, dass Word die Namen und Adressen in der Liste findet. Überprüfen Sie, ob die gewünschten Felder in der Liste enthalten sind. Wenn für ein gewünschtes Feld Nicht übereinstimmend angezeigt wird, wählen Sie die Dropdownliste für dieses Feld aus, und wählen Sie dann den Spaltennamen aus, der dieser Spalte in Ihrer Liste entspricht.

  4. Um sicherzustellen, dass das Feld wie gewünscht formatiert ist, wählen Sie das gesamte Feld einschließlich der Markierungen an beiden Enden aus.

    Grußzeilenfeld in einem Seriendruckdokument

  5. Wählen Sie "Start" aus, und überprüfen Sie dann die Schriftart und den Schriftgrad.

    Gruppe 'Schriftart' auf der Registerkarte 'Start'

  6. Wählen Sie Zeilenabstand aus, um dafür zu sorgen, dass der Zeilenabstand dem Abstand im restlichen Dokument entspricht.

    Zeilenabstand auf der Registerkarte 'Start'

Geben Sie, nachdem Sie die Felder für den Seriendruck hinzugefügt haben, die Informationen ein, die in allen E-Mail-Nachrichten, Briefen oder Etiketten identisch sein sollen.

Hinzufügen einzelner Seriendruckfelder

Wenn Sie Ihrem Dokument Informationen aus Ihrer Adressliste hinzufügen möchten, können Sie die Seriendruckfelder jeweils einzeln hinzufügen.

  1. Klicken Sie an die Stelle Ihres Dokuments, an der Sie das Seriendruckfeld hinzufügen möchten.

  2. Wählen Sie das Dropdownmenü neben Seriendruckfeld einfügen aus, und wählen Sie dann den Feldnamen aus.

    Menü 'Seriendruckfeld einfügen' mit verfügbaren Feldern

  3. Wenn der Name Ihres Felds nicht in der Liste angezeigt wird, wählen Sie die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen aus.

    Schaltfläche 'Seriendruckfeld einfügen'

  4. Wählen Sie Datenbankfelder aus, um die Liste der in Ihrer Datenquelle enthaltenen Felder anzuzeigen.

  5. Hinweis : Wenn die Felder aus der Datenquelle nicht angezeigt werden, überprüfen Sie, ob Ihr Dokument mit der richtigen Datenquelle verbunden ist. Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus, und vergewissern Sie sich, dass das Feld Datenquelle der Quelle entspricht, die Sie verwenden möchten.

  6. Wählen Sie Einfügen.

Hinweis : Wenn einige der Zahlen, Währungen oder Datumsangaben nicht richtig formatiert sind, finden Sie weitere Informationen unter Formatieren von Zahlen, Datumsangaben und anderen Feldern für den Seriendruck.

Verwenden von erweiterten Seriendruckfeldern

Wenn Sie einen Brief oder eine E-Mail für alle Kunden erstellen und der Nachricht abhängig von verschiedenen Werten in bestimmten Feldern Ihrer Datenquelle unterschiedlichen Text enthalten soll, können Sie eine Regel zum Ausfüllen eines Felds verwenden. So sollen Rechnungen beispielsweise die Wörter "Fälligkeitsdatum überschritten" enthalten, wenn das Fälligkeitsdatum für ein Saldo in der Vergangenheit liegt.

Wenn Sie eine Regel und ein erweitertes Feld einrichten möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen die Option Regeln aus, und wählen Sie dann die Art von Feld aus, die Sie hinzufügen möchten.

Schaltfläche 'Regeln' zum Öffnen des zugehörigen Menüs

Weitere Informationen zum Verwenden von Regeln für den Seriendruck finden Sie unter Festlegen von Regeln für den Seriendruck.

Umfassende Informationen zu den Schritten für den Seriendruck finden Sie unter Verwenden von Word-Seriendruck für E-Mails, Seriendruckfunktion für Etiketten oder Personalisieren von Briefen mit der Seriendruckfunktion.

Hinzufügen von Datum oder Uhrzeit

Zum Einfügen des aktuellen Datums und/oder der aktuellen Uhrzeit in Ihr Dokument wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text die Option Datum und Uhrzeit aus. Wählen Sie im Dialogfeld Datum und Uhrzeit das Format aus, das Sie in Ihr Dokument einfügen möchten. Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl einzufügen.

Tipp : Wenn Sie möchten, dass Datum oder Uhrzeit automatisch aktualisiert werden, wenn Sie das Dokument öffnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren, und klicken Sie auf OK.

Siehe auch

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