Einfügen von Beschriftungen in ein Office-Dokument

Wenn Sie mit einem Microsoft Office Word 2007-Dokument, einer Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe oder einer Microsoft Office PowerPoint 2007-Präsentation arbeiten, das/die in einer Bibliothek auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Site gespeichert ist, und wenn für diese Website eine Richtlinie gültig ist, die im Rahmen einer Informationsverwaltungsrichtlinie das Einfügen einer Beschriftung erfordert, müssen Sie möglicherweise beim Speichern oder Drucken Ihrer 2007 Microsoft® Office System-Datei eine Beschriftung einfügen.

Wichtig : Die Möglichkeit zum Einfügen von Beschriftungen steht nur in Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007, Microsoft Office Ultimate 2007 und in den eigenständigen Versionen von Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 zur Verfügung.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Manuelles Einfügen einer Beschriftung

Einfügen einer Beschriftung beim Speichern oder Drucken

Übersicht

Mithilfe einer Beschriftung können in Ihrer Organisation die Eigenschaften eines Dokuments (oder Metadaten zu dem Dokument) in das Dokument selbst aufgenommen werden. Beispielsweise kann es in einer Anwaltskanzlei erforderlich sein, die Notizen von Besprechungen mit Klienten mit der Beschriftung "unterliegt dem Anwaltsprivileg" zu versehen.

Sie können nur dann eine Beschriftung in ein Dokument einfügen, wenn der Siteadministrator oder Listenmanager die entsprechende Richtlinie für die Bibliothek oder Liste konfiguriert hat. Weitere Informationen über das Definieren einer Informationsverwaltungsrichtlinie finden Sie im Artikel Erstellen einer Informationsverwaltungsrichtlinie für eine Websitesammlung. Wenn eine solche Richtlinie vorhanden ist, wird auf der Registerkarte Einfügen der Befehl Beschriftung angezeigt, sodass Sie die Möglichkeit haben, Beschriftungen einzufügen.

Jedem Dokument, das beim Einrichten der Richtlinie bereits in der Liste oder Bibliothek vorhanden war, ist weiterhin solange keine Beschriftung zugeordnet (die daher nicht eingefügt werden kann), bis es aus- und wieder eingecheckt wurde. Dokumenten, die in eine Liste oder Bibliothek mit einer bereits gültigen Beschriftungsrichtlinie hochgeladen werden, wird automatisch eine Beschriftung zugewiesen, die sofort eingefügt werden kann.

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Manuelles Einfügen einer Beschriftung

Je nachdem, wie eine Beschriftungsrichtlinie konfiguriert wurde, müssen Sie unter Umständen bei Dokumenten, die in der Bibliothek auf einer Office SharePoint Server 2007-Site gespeichert sind, Beschriftungen einfügen.

Hinweis : Sie können die Formatierung einer Beschriftung, wie zum Beispiel die Schriftart oder den Schriftgrad, nicht ändern. Die Formatierung wird vom Siteadministrator oder Listenmanager bei der Erstellung der Beschriftungsrichtlinie festgelegt.

  1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

    Falls der Name der Bibliothek auf der Schnellstartleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

  2. Zeigen Sie auf das gewünschte Dokument, klicken Sie auf den daraufhin angezeigten Pfeil, und klicken Sie dann auf In Microsoft Office Programmname bearbeiten - zum Beispiel In Microsoft Office Word bearbeiten.

  3. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, an der Sie die Beschriftung einfügen möchten.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Barcode auf Beschriftung.

    Die Befehle 'Barcode' und 'Beschriftung' auf der Multifunktionsleiste

    Hinweis : Der Befehl Beschriftung wird nur dann auf der Registerkarte Einfügen angezeigt, wenn für ein Serverdokument eine Beschriftungsrichtlinie gültig ist.

  5. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

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Einfügen einer Beschriftung beim Speichern oder Drucken

Unter Umständen ist für die Bibliothek einer Office SharePoint Server 2007-Site eine Beschriftungsrichtlinie gültig, die die Eingabe einer Beschriftung erforderlich macht, wenn Sie ein Dokument speichern oder drucken.

Wenn das Dokument, das Sie speichern oder drucken möchten, noch keine Beschriftung enthält, werden Sie aufgefordert, eine einzufügen. Wenn Sie in dieser Eingabeaufforderung auf Ja klicken, wird die Beschriftung an der jeweiligen Standardposition eingefügt.

  • Ist die Datei schreibgeschützt, wird die Beschriftung an der aktuellen Cursorposition eingefügt.

  • Wenn sich die Datei im Bearbeitungsmodus befindet, wird die Beschriftung an der jeweiligen Standardposition eingefügt.

    • In Office Word 2007:    Die Beschriftung wird in die Kopfzeile der ersten Dokumentseite eingefügt.

    • In Office Excel 2007:    Die Beschriftung wird in die erste Zelle des ersten Arbeitsblatts der Arbeitsmappe eingefügt.

    • In Office PowerPoint 2007:    Die Beschriftung wird in der Mitte der ersten Folie in der Präsentation eingefügt.

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