Einfügen eines Datenblatts in ein Formular

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Ein Datenblatt ist eine einfache Ansicht von Daten, die in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Wenn Sie im Navigationsbereich auf eine Tabelle doppelklicken, zeigt Access die Tabelle als Datenblatt an. Aufgrund der kompakten Darstellung von Daten funktionieren Datenblätter gut, wenn Sie als Unterformulare verwendet werden, um Daten von der "n"-Seite eines 1:n-Beziehung anzuzeigen. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Ihren Formularen in Access Datenblätter hinzufügen können.

Inhalt dieses Artikels

Anzeigen eines Beispiels eines Datenblatts in einem Formular

Ziehen und Ablegen eines Datenblatts in ein Formular

Einfügen eines Datenblatts in ein vorhandenes Formular mithilfe der Layoutansicht

Einfügen eines Datenblatts in ein vorhandenes Formular mithilfe der Entwurfsansicht

GrundLegendes zu den Unterschieden zwischen einem geteilten Formular und einem Formular, das ein Datenblatt enthält

Anzeigen eines Beispiels eines Datenblatts in einem Formular

Angenommen, Sie möchten ein Formular erstellen, in dem Daten zu Produktkategorien und auch alle Produkte in diesen Kategorien angezeigt werden. Die Daten in der Tabelle "categories" stehen für die "1"-Seite der Beziehung, und die Daten in der Tabelle "Products" stehen für die "n"-Seite der Beziehung. Jede Kategorie kann viele Produkte enthalten.

Formular mit Unterformular

1. Im Hauptformular werden Daten der 1-Seite der Beziehung angezeigt.

2. das Datenblatt zeigt Daten von der "n"-Seite der Beziehung.

Ziehen und Ablegen eines Datenblatts in ein Formular

Die schnellste Möglichkeit zum Hinzufügen eines vorhandenen Datenblatts zu einem Formular ist das Öffnen des Formulars in der Entwurfsansicht und das anschließende klicken, halten und Ziehen eines vorhandenen Datenblatt Formulars aus dem Navigationsbereich auf den Formularentwurfsbereich.

Wenn Sie die Beziehungen ordnungsgemäß eingerichtet haben, bevor Sie mit diesem Verfahren beginnen, legt Access automatisch die UntergeordnetEn Link-Felder und die Link-Master Felder -Eigenschaften mit den richtigen Werten fest, mit denen das Hauptformular mit dem Datenblatt verknüpft wird.

Die Eigenschaften "Meine Verknüpfung untergeordneter Felder" und "Verknüpfungs Master Felder" sind leer

Wenn Access nicht feststellen kann, wie das Unterformular-Steuerelement mit dem Hauptformular verknüpft werden kann, bleiben die Eigenschaften des Unterformular-Steuerelements Link untergeordnete Felder und Verknüpfungs Master Felder leer. Sie müssen diese Eigenschaften manuell einstellen.

Einfügen eines Datenblatts in ein vorhandenes Formular mithilfe der Layoutansicht

Wenn Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen in Ihrer Datenbank bereits definiert haben, können Sie einem vorhandenen Formular mithilfe der Layoutansicht schnell ein Datenblatt hinzufügen. Wenn Sie ein Feld von der "n"-Seite einer Beziehung zu einem Formular hinzufügen, das auf der 1-Seite der Beziehung basiert, erstellt Access automatisch ein Datenblatt, um die zugehörigen Datensätze anzuzeigen.

  1. Öffnen Sie das vorhandene Formular in der Layoutansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann im Kontextmenü auf Layoutansicht klicken.

    Wenn der Bereich Feldliste nicht angezeigt wird:

    • Drücken Sie ALT+F8.

      – ODER –

      Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.

      Beachten Sie, dass der Bereich Feldliste die Tabellen in Abschnitte unterteilt: Felder, die für diese Ansicht verfügbar sind, und darunter Felder, die in verknüpften Tabellen verfügbarsind. Unten im Bereich feldListe werden alle anderen Tabellen, die nicht direkt mit der Haupttabelle verknüpft sind, unter in anderen Tabellen verfügbare Felderaufgelistet.

  2. Erweitern Sie im Abschnitt Verfügbare Felder in verknüpften Tabellen die Tabelle, die das erste Feld enthält, das Sie auf dem Datenblatt erstellen möchten, und ziehen Sie das Feld auf das Formular. Access erstellt ein Datenblatt und fügt das Feld hinzu.

  3. Wenn Sie dem neuen Datenblatt zusätzliche Felder hinzufügen möchten, müssen Sie zuerst auf das Datenblatt klicken, um es auszuwählen. Beachten Sie, dass Access den Bereich Feldliste neu anordnet, sodass die für das Datenblatt verfügbaren Felder oben angezeigt werden. Ziehen Sie im Abschnitt Verfügbare Felder für diese Ansicht alle anderen gewünschten Felder auf das Datenblatt. Wenn Sie jedes Feld in das Datenblatt ziehen, zeichnet Access eine Einfügemarke, um zu zeigen, wo das Feld eingefügt wird, wenn Sie die Maustaste loslassen.

  4. Setzen Sie das Hinzufügen von Feldern zum Hauptformular oder zum Datenblatt fort, indem Sie zuerst auf das Hauptformular oder Datenblatt klicken, um es auszuwählen, und dann das Feld aus dem Bereich Feldliste ziehen.

Die Felder im Abschnitt "andere Tabellen " im Bereich "Feldliste" enthalten Tabellen, die nicht direkt mit der Tabelle oder Abfrage verknüpft sind, auf der das ausgewählte Formular basiert. Wenn Sie im Fenster "Beziehungen" alle gültigen Tabellenbeziehungen definiert haben, sind die Felder im Abschnitt Felder, die in anderen Tabellen verfügbar sind, wahrscheinlich keine gültige Auswahl für das Formular, das Sie erstellen. Wenn Sie ein Feld aus diesem Abschnitt in das Formular ziehen, zeigt Access das Dialogfeld Beziehung angeben an. Sie müssen die Felder, die die beiden Tabellen miteinander in Beziehung setzen, eingeben, bevor Sie fortfahren. In diesem Fall wird der Bereich Feldliste entsprechend den vordefinierten Beziehungen nicht mehr in Abschnitte sortiert. Es empfiehlt sich, in diesem Dialogfeld auf Abbrechen zu klicken und stattdessen die Tabellenbeziehungen erneut zu untersuchen. Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie im Artikel erstellen, bearbeiten oder Löschen einer Beziehung.

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Einfügen eines Datenblatts in ein vorhandenes Formular mithilfe der Entwurfsansicht

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Datenblatt, das direkt auf einer Tabelle oder Abfrage basiert, in der Entwurfsansicht zu einem vorhandenen Formular hinzuzufügen.

  1. Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular und dann auf Entwurfsansichtklicken.

  2. Wenn auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente das Tool Steuerelement-Assistenten verwenden aktiviert ist, klicken Sie darauf, damit es nicht ausgewählt ist.

    Schaltflächensymbol

    Was ist der Grund?

    Bei Verwendung des Unterformular-Steuerelement-Assistenten wird ein separates Formularobjekt erstellt und das Unterformular-Steuerelement auf diesem Formularobjekt basieren. Im Gegensatz dazu erstellt dieses Verfahren ein Datenblatt, das direkt auf einer Tabelle oder Abfrage basiert, und nicht auf einem Formular.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf die Schaltfläche Unterformular/-bericht.

  4. Klicken Sie im Formularentwurfsbereich auf die Stelle, an der das Datenblatt eingefügt werden soll.

  5. Ändern Sie die Position, und ändern Sie die Größe des Unterformular-Steuerelements, indem Sie die Ziehpunkte an den Rändern und Ecken des Steuerelements ziehen.

  6. Bearbeiten Sie die angefügte Bezeichnung für das Unterformular-Steuerelement, indem Sie zuerst auf die Beschriftung klicken, darauf doppelklicken, um den zugehörigen Text auszuwählen, und dann eine neue Beschriftung eingeben. Wenn Sie die Beschriftung lieber löschen möchten, klicken Sie einmal auf die Beschriftung, und drücken Sie dann ENTF.

  7. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  8. Wenn das Unterformular-Steuerelement zurzeit nicht ausgewählt ist, klicken Sie einmal darauf, um es auszuwählen.

  9. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts auf die Dropdownliste Quellobjekt , und klicken Sie dann auf die Tabelle oder Abfrage, die Sie im Datenblatt anzeigen möchten. Wenn Sie beispielsweise Daten aus der Tabelle "BestelLungen" anzeigen möchten, klicken Sie auf Tabelle. Bestellungen.

  10. Wenn Sie die Beziehungen ordnungsgemäß eingerichtet haben, bevor Sie mit diesem Verfahren beginnen, legt Access automatisch die UntergeordnetEn Link-Felder und die Link-Master Felder -Eigenschaften mit den richtigen Werten fest, mit denen das Hauptformular mit dem Datenblatt verknüpft wird.

    Die Eigenschaften "Meine Verknüpfung untergeordneter Felder" und "Verknüpfungs Master Felder" sind leer

    Wenn Access nicht feststellen kann, wie das Unterformular-Steuerelement mit dem Hauptformular verknüpft werden kann, bleiben die Eigenschaften des Unterformular-Steuerelements Link untergeordnete Felder und Verknüpfungs Master Felder leer. Sie müssen diese Eigenschaften folgendermaßen manuell festlegen:

    1. Öffnen Sie das Hauptformular in der Entwurfsansicht.

    2. Klicken Sie einmal auf das Unterformular-Steuerelement, um es auszuwählen.

    3. Wenn das Eigenschaftenblatt derzeit nicht angezeigt wird, drücken Sie F4.

    4. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts auf (...) neben dem eigenschaftenFeld untergeordnete Felder verknüpfen .

      Das Dialogfeld Feldverknüpfungs-Assistent für Unterformulare wird angezeigt.

    5. Wählen Sie in den Dropdownlisten Master Felder und untergeordnete Felder die Felder aus, mit denen Sie die Formulare verknüpfen möchten. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Felder Sie verwenden sollen, klicken Sie auf vorschlagen , damit Access die Verknüpfungsfelder bestimmt. Klicken Sie abschließend auf OK.

      Wenn das Feld, das Sie zum Verknüpfen der Formulare verwenden möchten, nicht angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise die Datensatzquelle des Master-oder untergeordneten Formulars bearbeiten, um sicherzustellen, dass sich das Feld darin befindet. Wenn das Formular beispielsweise auf einer Abfrage basiert, stellen Sie sicher, dass das Verknüpfungsfeld in den Abfrageergebnissen vorhanden ist.

    6. Speichern Sie das Hauptformular, und wechseln Sie zur Formularansicht, um zu überprüfen, ob das Formular wie erwartet funktioniert.

  11. Speichern Sie das Formular, indem Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern klicken oder STRG + S drücken.

  12. Wechseln Sie zu Formularansicht, und stellen Sie sicher, dass das Datenblatt wie erwartet funktioniert.

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GrundLegendes zu den Unterschieden zwischen einem geteilten Formular und einem Formular, das ein Datenblatt enthält

In einem Formular, das ein Datenblatt enthält, werden Daten aus unterschiedlichen (aber normalerweise verwandten) Datenquellen angezeigt. Ein Formular kann beispielsweise Mitarbeiter anzeigen, und es verfügt möglicherweise über ein Datenblatt, das alle Vorgänge anzeigt, die jedem Mitarbeiter zugeordnet sind. Das Datenblatt verfügt über eine andere Datenquelle als das Formular, in dem es enthalten ist. Im Gegensatz dazu verfügt ein geteiltes Formular über zwei Abschnitte (ein Formular und ein Datenblatt), aber die gleichen Daten werden in beiden Abschnitten angezeigt. Die beiden Abschnitte werden miteinander verfolgt und erhalten zwei unterschiedliche Ansichten Ihrer Daten auf einmal.

Weitere Informationen zum Erstellen und Arbeiten mit einem geteilten Formular finden Sie im Artikel Erstellen eines geteilten Formulars.

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