Eine Einführung in Formulare und Formularvorlagen für Anfänger

Anwendbar unter

Microsoft Office InfoPath® 2003 Service Pack 1

Mithilfe von InfoPath können Sie Formulare entwerfen und ausfüllen. Dabei bearbeiten Sie je nach ausgeführter Aufgabe andere Dateitypen. Wenn Sie z. B. ein Formular entwerfen, erstellen Sie eine Formularvorlagendatei (eine XSN-Datei). Dabei handelt es sich um eine einzige Datei, die mehrere Hilfsdateien enthält. Zwar ist es möglich, diese Hilfsdateien zu extrahieren, in typischen Szenarios ist dies jedoch nicht erforderlich.

Beim Ausfüllen eines Formular füllen Sie hingegen eigentlich eine Formulardatei (eine XML-Datei) aus, die auf einer Formularvorlage beruht.

Dieser Artikel richtet sich an Benutzer, die Formulare entwerfen. Sie erhalten eine kurze Einführung in Formularvorlagen und die darauf basierenden Formulare. Dabei werden die folgenden Themen behandelt:

Das Ergebnis des Entwurfsprozesses: die Formularvorlage

Das vom Benutzer ausgefüllte Dokument: das Formular

Komponenten einer Formularvorlage


Das Ergebnis des Entwurfsprozesses: die Formularvorlage

Formularvorlagen werden im Entwurfsmodus erstellt, der Entwurfsumgebung von InfoPath. Eine Formularvorlage ist eine Datei mit der Dateinamenerweiterung .xsn. Die XSN-Datei definiert die Datenstruktur, das Erscheinungsbild sowie das Verhalten fertig gestellter Formulare (XML-Dateien).

Formularvorlage und darauf basierende Formulare

Eine Formularvorlage besteht im Grunde aus mehreren Dateien, die zu einer einzigen Datei komprimiert wurden, einschließlich einer oder mehrerer XML-Schemadateien, einer XSL-Transformation (XSLT) für jede Ansicht im Formular, einer XML-Datei für die beim erstmaligen Öffnen eines Formulars als Standard angezeigten Daten, Skriptdateien oder verwalteten Codeassemblys sowie einer Formulardefinitionsdatei namens Manifest.xsf. Weitere Einzelheiten über diese Dateien erhalten Sie weiter unten im vorliegenden Artikel. Zunächst müssen Sie sich bewusst machen, dass es sich bei der Formularvorlage eigentlich um eine Reihe zusammengehörender Dateien handelt, die das Aussehen und das Verhalten des Formulars definieren.

Mit einer Formularvorlage wird u. a. Folgendes definiert:

  • Die Steuerelement, die Beschriftungen sowie den Anweisungstext, die auf dem Formular angezeigt werden.

  • Das Verhalten der Steuerelemente bei der Interaktion mit dem Benutzer. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein bestimmter Abschnitt angezeigt wird, wenn ein Kontrollkästchen vom Benutzer aktiviert wird, bzw. dass dieser Abschnitt ausgeblendet wird, wenn das Kontrollkästchen deaktiviert wird.

  • Zusätzliche Ansichten des Formulars. In einer internationalen Organisation können Sie beispielsweise für verschiedene Sprachen verschiedene Ansichten des Formulars entwerfen. Sie können auch eine Druckansicht entwerfen, in der Daten aus anderen Ansichten im Formular konsolidiert werden.

  • Art und Weise des Speicherns sowie Speicherort für die Daten im Formular. Beispielsweise kann für ein Formular festgelegt werden, dass Benutzer Daten an eine Datenbank senden, entweder direkt oder über einen Webdienst. Sie können auch festlegen, dass Benutzer ihr Formular auf einem bestimmten Netzwerkserver speichern sollen.

  • Die Schriftarten, Farben und sonstigen Entwurfselemente im Formular.

  • Anpassen des Formulars durch Benutzer. Beispielsweise können Sie festlegen, dass Benutzer einer wiederholten Tabelle, einem wiederholten Abschnitt oder einem optionalen Abschnitt zusätzliche Zeilen hinzufügen.

  • Benachrichtigen von Benutzern, wenn diese falsche Eingaben im Formular machen oder erforderliche Felder nicht ausfüllen.

Nachdem Sie den Entwurf einer Formularvorlage abgeschlossen haben, können Sie sie anderen Personen zur Verfügung stellen, indem Sie sie als XSN-Datei veröffentlichen. Weitere Informationen über das Veröffentlichen von Formularen finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

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Das vom Benutzer ausgefüllte Dokument: das Formular

In InfoPath stellt ein Formular eine Datei dar, die XML-Daten enthält. Benutzer speichern ein Formular entweder als einzelne XML-Datei, oder sie senden die XML-Daten im Formular an eine Datenbank oder einen sonstigen Speicherort. Damit Benutzer ein Formular ausfüllen können, muss InfoPath auf ihren Computern installiert sein.

Wie bereits oben ausgeführt, beruhen alle von Benutzern ausgefüllten InfoPath-Formulare auf einer Formularvorlage, über die das Aussehen und das Verhalten des Formulars definiert ist.

Um das Verhältnis zwischen einer Formularvorlage und einem Formular zu veranschaulichen, stellen Sie sich vor, dass Sie eine Formularvorlage für Statusberichte entworfen haben und diese für die Bearbeitung für die Mitarbeiter in Ihrer Abteilung veröffentlicht haben. Jeder von Ihren Mitarbeitern ausgefüllte Statusbericht stellt ein Formular dar. Bei diesem Formular handelt es sich lediglich um eine XML-Datei, die ausschließlich die Daten enthält, die im Formular eingegeben wurden. Alle sonstigen Daten des Formulars werden durch die Formularvorlage bereitgestellt. Das heißt, dass bei jedem Öffnen eines Formulars in InfoPath das betreffende Formular für die ordnungsgemäße Ausführung die entsprechende Formularvorlage suchen und verwenden muss. Andernfalls würden Sie beim Öffnen des Formulars lediglich die Extensible Markup Language (XML)-Markuptags und -Markupdaten sehen.

Um eine Formularvorlage und die darauf beruhenden Formulare miteinander zu verknüpfen, bindet InfoPath am Anfang jeder Formulardatei eine Reihe von Codezeilen ein, die als Verarbeitungsanweisung bezeichnet werden. Dieser Code verknüpft die Formulardatei mit ihrer zugeordneten Formularvorlage.

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Komponenten einer Formularvorlage

Eine Formularvorlage ist eine Datei, die mehrere unterstützende Formulardateien enthält, beispielsweise die Dateien, die das Erscheinungsbild von Steuerelementen im Formular definieren, Dateien für die auf dem Formular angezeigten Grafiken sowie Programmierdateien, die das benutzerdefinierte Verhalten im Formular bestimmen.

Hilfsdateien, aus denen sich eine Formularvorlage (XSN-Datei) zusammensetzt

Eine Formularvorlage kann alle oder einen Teil der folgenden Dateien enthalten.

Dateityp

Dateinamenerweiterung

Beschreibung

Formulardefinitionsdatei

XSF

Die Datei, die Informationen über die Zusammensetzung des Formulars enthält, einschließlich der vom Formular verwendeten XML-Schemas und der enthaltenen Ressourcendateien. InfoPath generiert diese Datei automatisch, wenn Sie eine neue Formularvorlage entwerfen. Beim Entwerfen und Ändern der Formularvorlage wird die Datei automatisch so aktualisiert, dass sie die vorgenommenen Änderungen widerspiegelt.

XML-Schema

XSD

Die Datei bzw. die Dateien, die die Daten in einem Formular beschränken und auf Gültigkeit überprüfen. Der Inhalt der XML-Schemadateien, d. h. die Elemente, Attribute usw., werden durch Gruppe und Feld im Aufgabenbereich Datenquelle dargestellt. Jede einer Formularvorlage zugeordnete Datenquelle, einschließlich der Hauptdatenquelle, verfügt über eine entsprechende XSD-Datei.

Ansicht

XSL

Die XSL-Transformationsdateien (XSLT), mit deren Hilfe die Daten in den zugrunde liegenden XML-Dokumentdateien des Formulars dargestellt, angezeigt und in HTML transformiert werden. Beim Arbeiten mit den verschiedenen Ansichten eines Formulars betrachten Sie eigentlich unterschiedliche HTML-Darstellungen (bzw. Transformationen) der Formulardaten.

XML-Vorlage

XML

Die Datei mit den Daten, die in der Standardeinstellung in bestimmten Steuerelementen angezeigt werden sollen. Diese Daten werden Benutzern beim erstmaligen Öffnen eines Formulars angezeigt, bis verschiedene Werte in den Steuerelementen ausgewählt werden.

Präsentation

HTM, GIF, BMP und andere

Die Dateien, mit deren Hilfe Benutzerdefinierter Aufgabenbereich oder Bilder in der Formularvorlage angezeigt werden.

Geschäftslogik

JS, VBS

Die Dateien mit Skripts zum Implementieren eines bestimmten Verhaltens für das Formular. Diese Skriptdateien sind entweder Microsoft JScript-Dateien oder Visual Basic Scripting Edition (VBScript)-Dateien.

Binärdateien

DLL, EXE, CAB und andere

Die externen Dateien, die Programmiercode und zusätzliche Geschäftslogik bereitstellen. Wenn Sie z. B. ein benutzerdefiniertes ActiveX-Steuerelement für eine Formularvorlage erstellen, benötigen Sie ggf. eine CAB-Datei, damit das betreffende Steuerelement auf den Computern der Benutzer automatisch installiert und registriert wird. Binärdateien werden nicht in InfoPath erstellt, sondern in Programmen wie Microsoft Visual Studio .NET.

Im Allgemeinen empfiehlt es sich, die Formulardateien in InfoPath automatisch aktualisieren zu lassen, während Sie Formularvorlagen Elemente hinzufügen oder sonstige Änderungen vornehmen. Wenn Sie jedoch über einige Erfahrung im Umgang mit XML bzw. beim Erstellen mit Formularen verfügen, können Sie die einzelnen Formulardateien extrahieren und manuell anpassen. Das manuelle Ändern einer Reihe von Formulardateien empfiehlt sich z. B. in den folgenden Situationen:

  • Sie möchten die XSD-Datei einer Formularvorlage in einem anderen Microsoft Office-Programm erneut verwenden. Sie können die XSD-Datei von InfoPath z. B. der Schemabibliothek in Microsoft Office Word 2003 hinzufügen. Anschließend können Sie Elemente aus der XSD-Datei von InfoPath dem Inhalt eines Dokuments zuordnen.

  • Sie möchten eine Symbolleiste in der Formularvorlage erstellen, die neben den in InfoPath integrierten Standardbefehlen benutzerdefinierte Befehle enthält. Hierzu müssen Sie die XSF-Datei des Formulars bearbeiten.

  • Sie möchten formatierungsbezogene Erweiterungen an der Formularvorlage vornehmen, die in InfoPath nicht verfügbar sind, z. B. einer Schaltfläche ein Hintergrundbild (eine GIF-Datei) hinzufügen. Hierzu müssen Sie die XSL-Datei des Formulars bearbeiten.

Speichern der Formulardateien einer Formularvorlage in einem Ordner

Wenn Sie eine der Formulardateien der Formularvorlage (XSN-Datei) ändern müssen, können Sie alle Formulardateien in einen Ordner extrahieren und anschließend ausgewählte oder alle Dateien anpassen.

  1. Öffnen Sie im Entwurfsmodus die Formularvorlage, deren Formulardateien in einem Projektordner gespeichert werden sollen.

  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Formulardateien extrahieren.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner suchen einen vorhandenen Ordner aus, in dem die Formulardateien gespeichert werden sollen, oder erstellen Sie einen neuen Ordner.

    InfoPath speichert eine Kopie der XSN-Datei als eine Reihe von Dateien im betreffenden Ordner. Anhand des Namens in der Titelleiste können Sie erkennen, dass Sie eine Kopie der Formularvorlage und nicht das Original bearbeiten. Dieser Name enthält den Namen des Ordners, in dem die Dateien gespeichert wurden. Ab diesem Punkt werden alle in InfoPath vorgenommenen Änderungen nur auf die Dateien in diesem Ordner und nicht auf die ursprüngliche XSN-Datei angewendet. Dadurch wird verhindert, dass Sie versehentlich Ihre ursprüngliche Formularvorlage mit unerwünschten Änderungen überschreiben. Um die Änderungen auf die ursprüngliche XSN-Datei anzuwenden, müssen Sie die Dateien wieder in einer einzigen XSN-Datei zusammenfassen und anschließend die ursprüngliche Datei überschreiben.

  4. Bearbeiten Sie die Dateien in Microsoft Editor oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm.

Kombinieren einer Reihe von Formulardateien in einer einzigen XSN-Datei

Nachdem Sie Änderungen an einer oder mehreren Formulardateien vorgenommen haben, fassen Sie diese i. d. R. wieder in einer einzigen XSN-Datei zusammen.

  1. Klicken Sie in Microsoft Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf Manifest.xsf, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurf.

    Das Formular wird im Entwurfsmodus von InfoPath geöffnet.

    Hinweis : Wenn eine Fehlermeldung ausgegeben wird und Sie die Datei nicht öffnen können, überprüfen Sie die vorgenommenen Änderungen. Wenn Sie eine XML-Datei geändert haben (z. B. die XSF-Datei), stellen Sie sicher, dass keine Fehler im Code enthalten sind. Im unwahrscheinlichen Fall, dass Sie das Problem nicht beheben können, haben Sie stets die Möglichkeit, die ursprüngliche XSN-Datei wiederherzustellen.

  2. Testen Sie das Formular eingehend, um sicherzustellen, dass das Verhalten immer noch den Erwartungen entspricht.

  3. Um die ursprüngliche XSN-Datei mit den vorgenommenen Änderungen zu überschreiben, führen Sie einen der folgenden Vorgänge aus:

    • Wenn Sie das Formular veröffentlichen möchten, klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen, und führen Sie dann die Schritte im Veröffentlichen-Assistenten aus. Legen Sie bei einer entsprechenden Aufforderung fest, dass die ursprüngliche Formularvorlage überschrieben werden soll.

    • Um mit dem Entwerfen des ursprünglichen Formulars fortzufahren, klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter. Klicken Sie bei der Aufforderung, die Datei zu speichern oder zu veröffentlichen, auf Speichern. Suchen Sie im Dialogfeld Speichern unter nach der ursprünglichen XSN-Datei, und klicken Sie dann auf Speichern. Beachten Sie, dass ab diesem Punkt durch das Klicken auf Speichern die ursprüngliche XSN-Datei und nicht die Dateien im Ordner aktualisiert werden.

Hinweis : In bestimmten Situationen können Sie sich entscheiden, die extrahierten Dateien nicht wieder zu kombinieren. Einige Entwickler möchten beim Entwerfen von Formularen beispielsweise sämtliche Dateien in einem System zur Quellcodeverwaltung wie Microsoft Visual SourceSafe integrieren. Anschließend kann ein Berichterstellungstool zum Aufzeigen der Unterschiede ausgeführt werden, das Unterschiede zwischen verschiedenen Versionen einer Datei feststellt und ausgleicht. Dies ist z. B. hilfreich, wenn mehrere Entwickler ein und dasselbe Formular bearbeiten. Eine solche Berichterstellung in Bezug auf Unterschiede ist für XSN-Dateien nicht möglich.

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