Effizientere Zusammenarbeit an Dokumenten und Projekten

Übersicht

SharePoint 2010-Schulung Erfahren Sie, wie Sie SharePoint-Kalender optimal nutzen, wie mehrere Personen gleichzeitig Dokumente erstellen, wie Sie Dokumente offline schalten, erneut eine Verbindung mithilfe von SharePoint Workspace herstellen sowie wie Sie Projekte mithilfe von Projektaufgabenlisten in SharePoint verwalten.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Effizientere Zusammenarbeit mit Kalendern

  • Gleichzeitiges Bearbeiten eines Dokuments oder einer Präsentation mit anderen Personen

  • Ständige Zusammenarbeit mit Teammitgliedern auch unterwegs oder bei unterbrochener Verbindung

  • Verwalten eines Projekts

  • Verwalten eines Projekts in einer Projektaufgabenliste

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Acht Lektionen zum Selbststudium

  • Ein kurzer Test am Ende der Lektion, der nicht bewertet wird

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie am Ende des Kurses drucken können

  • Es wird empfohlen, dass Sie die gesamte Schulung Umsteigen auf die neue Benutzeroberfläche von SharePoint 2010 absolvieren, bevor Sie an diesem Kurs teilnehmen.

  • Die drei Videos zur gemeinsamen Dokumenterstellung und die beiden SharePoint Workspace-Videos in diesem Kurs sollten nacheinander absolviert werden.

  • Die folgenden Features, die in der letzten Lektion erwähnt wurden, sind in SharePoint Online nicht verfügbar: Integration mit Branchenanwendungen und Integration von Projektaufgabenlisten und Project Server.

Offlineversion (108 MB)

Effizienteres Arbeiten mit Kalendern

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Teil 1: Übersicht über die gemeinsame Dokumenterstellung

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Teil 2: Gemeinsame Dokumenterstellung in Word 2010

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Teil 3: Gemeinsame Dokumenterstellung einer PowerPoint 2010-Präsentation

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Teil 1: Übersicht über SharePoint Workspace 2010

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Teil 2: Arbeiten mit Listen und Bibliotheken in SharePoint Workspace 2010

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Verwenden einer Projektaufgabenliste

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Verwalten eines Projekts mit Microsoft SharePoint Server 2010

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Testen Sie Ihr Wissen

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Welche der folgenden Aussagen über die Verwendung von SharePoint-Kalendern ist wahr?

Das Menüband bietet die einzige Möglichkeit zum Anzeigen des Dialogfelds "Eigenschaften" für das Ereignis.

Falsch. Sie können Änderungen vornehmen, indem Sie auf das Ereignis doppelklicken oder indem Sie mit der Maus auf den Zeitrahmen des Ereignisses zeigen und auf Hinzufügen klicken.

Kalenderelemente sind auf 4 Stunden pro Tag beschränkt. Wenn Sie ein ganztägiges Ereignis erstellen möchten, müssen Sie zwei Ereignisse erstellen.

Falsch. Wenn Sie ein ganztägiges Ereignis erstellen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen Diese Aktivität zu einer ganztägigen Aktivität ohne bestimmte Uhrzeit für den Anfang oder das Ende machen im Abschnitt Ganztägiges Ereignis des Dialogfelds "Eigenschaften" für das Ereignis.

Wenn Sie ein Element ständig wiederholen möchten, ist es am besten, wenn Sie das Ereignis für jede Zeiteinheit erneut eingeben.

Falsch. Damit das Ereignis wiederholt wird, z. B. jeden Mittwoch um 11:00 Uhr, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Ereignis zu einem wiederholten Ereignis machen im Abschnitt Serie des Dialogfelds "Eigenschaften" für das Ereignis.

Um ein Ereignis zu erstellen, müssen Sie wenigstens Informationen zum Titel sowie zur Start- und Endzeit eingeben.

Richtig. Alle anderen Informationen, wie Ort, Beschreibung und Kategorie sind optional.

Welche der folgenden Aussagen beschreibt exakt eine Situation bei der gemeinsamen Dokumenterstellung?

Sie können an allen Dokumenten ab der Version Office 2007 gemeinsam arbeiten, solange Sie die entsprechende URL kennen.

Falsch. Sie können nur gemeinsam an einem Dokument Office Word 2010-Dokument oder an einer Office PowerPoint 2010-Präsentation arbeiten, wenn diese sich in einer SharePoint 2010-Bibliothek befinden. Sie können gemeinsam an OneNote 2007- und an OneNote 2010-Notizbüchern arbeiten.

Vor der gemeinsamen Dokumenterstellung muss ein Dokument oder eine Präsentation immer ausgecheckt werden.

Falsch. Die gemeinsame Dokumenterstellung ist nicht mit dem Aus- und Einchecken von Dokumenten oder Präsentationen in eine SharePoint-Bibliothek kompatibel. Beim Auschecken eines Dokuments oder einer Präsentation können die Dateien ausschließlich von Ihnen selbst bearbeitet werden. Anschließend checken Sie die Datei wieder ein, damit andere Benutzer die Änderungen sehen können oder selbst Änderungen am Dokument oder der Präsentation vornehmen können.

Die von anderen Autoren vorgenommenen Änderungen werden sofort in einem Dokument oder einer Präsentation angezeigt.

Falsch. Andere Bearbeiter sehen Ihre Änderungen erst dann, wenn Sie das Dokument explizit speichern und aktualisieren. Dadurch werden sowohl Ihre Änderungen als auch die von anderen Bearbeitern gespeicherten Änderungen angezeigt. Dies ist ein wichtiger Punkt. Auf diese Weise behalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihr Dokument. Sie wissen, an welcher Stelle andere Personen arbeiten, werden jedoch nicht gestört. Und Sie zeigen Ihre Änderungen erst dann, wenn Sie dazu bereit sind.

Der kleinste Bereich für Änderungen an einem Word-Dokument, an dem jeder Autor unabhängig arbeiten kann, ist ein Absatz.

Richtig. Ein Absatz ist in Office Word ein Bereich, der eine Einheit darstellt. Beispiele hierfür sind Textabsätze, Aufzählungen, Tabellenzellen und Bilder.

Welche der folgenden Aussagen beschreibt die Synchronisierung zwischen SharePoint Workspace und SharePoint 2010 genau?

Die Synchronisierung ist in nur in eine Richtung möglich.

Falsch. Die Synchronisierung erfolgt in beide Richtungen. Auf Ihrem Computer vorgenommene Änderungen werden auf den Server hochgeladen, und die auf dem Server vorgenommenen Änderungen werden auf Ihren Computer heruntergeladen.

Die Synchronisierung findet nur statt, wenn Sie den Befehl "Synchronisieren" im Menüband klicken.

Falsch. Wenn Sie online sind, kann die Synchronisierung auch automatisch im Hintergrund erfolgen, obwohl Sie die Änderungen bei Bedarf auch manuell vornehmen können.

Sie können SharePoint Workspace auch offline verwenden.

Richtig. Offline, zu Hause, unterwegs oder im Flugzeug können Sie weiterhin an Ihrem Computer arbeiten. Wenn Sie wieder online sind, werden die von Ihnen und anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen von SharePoint Workspace synchronisiert.

Damit nichts verlorengeht, werden bei der Synchronisierung ganze Dateien ersetzt und die Zeiten der einzelnen Änderungen aufgeführt.

Falsch. Die Synchronisierung ist sehr effizient. Es werden nur die Änderungen an Dateien und Listen synchronisiert.

Welche der folgenden Aussagen zu Projektaufgabenlisten ist nicht korrekt?

Der Prozentsatz der Aufgabenfertigstellung wird in der Aufgabenliste angezeigt, aber leider nicht im Gantt-Diagramm.

Falsch. Der Prozentsatz der Aufgabenfertigstellung wird sowohl in der Aufgabenliste als auch im Gantt-Diagramm angezeigt und ermöglicht Ihnen eine bessere Beurteilung des Projektfortschritts.

Sie können nur das Start- und das Fälligkeitsdatum hinzufügen, um einen Projektplan in der Aufgabenliste fertigzustellen.

Falsch. Neben dem Start- und Fälligkeitsdatum müssen Sie eventuell auch mögliche Abhängigkeiten ermitteln, die auch als vorherige Aktivitäten bezeichnet werden. Diese werden auch ganz praktisch im Gantt-Diagramm angezeigt.

Projektaufgabenlisten gibt es seit mehreren Versionen, und es wurden daran keine wesentlichen Änderungen vorgenommen.

Falsch. Projektaufgabenlisten sind ein neues Feature von SharePoint 2007 und wurden in SharePoint 2010 noch weiter verbessert. Die Hauptvorteile von Projektaufgabenlisten lauten: Es ist keine spezielle Software erforderlich, alle Benutzer im Team können mit SharePoint 2010 die Projektzuweisung und -verfolgung nutzen und es ist keine besondere Schulung erforderlich.

Eine Projektaufgabenliste besteht aus zwei Hauptteilen: einem Bereich für die Eingabe aller Aufgabendaten und einem Gantt-Diagramm zur Anzeige der Aufgaben und ihrer Beziehungen.

Richtig. Durch die Kombination aus Aufgabenliste und Gantt-Diagramm können Sie auf effiziente Weise die Fertigstellung von Projektaufgaben und eventuelle Abhängigkeiten verwalten und nachverfolgen.

Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch

Wie fügen Sie ein Ereignis zu einem SharePoint-Kalender hinzu?

Wählen Sie den Zeitrahmen für das Ereignis im Kalender aus, zeigen Sie auf den von Ihnen gewählten Zeitrahmen, und klicken Sie auf "Hinzufügen".

Kalender – Link hinzufügen

Was ist für die gemeinsame Bearbeitung von Microsoft Word- oder PowerPoint-Dateien erforderlich?

  • Es muss sich um Word- oder PowerPoint 2010-Dateien handeln, die in einer SharePoint 2010-Bibliothek gespeichert wurden.

  • Alle Bearbeiter der Datei müssen Word oder PowerPoint 2010 verwenden.

  • Niemand hat die Datei ausgecheckt.

Wie können Sie mit einer SharePoint-Website arbeiten, wenn Sie das Büro verlassen?

Klicken Sie im Menü Websiteaktionen der Website auf Mit SharePoint Workspace synchronisieren. Jetzt können Sie mit der Website in SharePoint Workspace arbeiten, während Sie nicht im Büro sind, und die Änderungen synchronisieren, sobald Sie zurückkehren.

Mit SharePoint Workspace synchronisieren

Welchen Listentyp können Sie zur Verwaltung Ihrer Projekte verwenden?

Die Projektaufgabenliste hilft bei der Verwaltung von Aufgaben, Daten und Ressourcen für Ihre Projekte. Damit sorgen Sie für eine termingerechte Fertigstellung des Projekts.

Projektaufgaben

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