Effizient arbeiten: Planen einer und Beitreten zu einer Onlinebesprechung

Sie können eine Microsoft® Lync™ 2010-Besprechung oder -Telefonkonferenz mithilfe des Onlinebesprechungs-Add-Ins für Microsoft® Lync™ 2010 planen. Sie können Lync 2010 auch zum Starten einer ungeplanten Besprechung verwenden, um über Themen zu diskutieren, bei denen unmittelbarer Handungsbedarf besteht.

Wichtig : Lync unterstützt Onlinebesprechungen und Telefonkonferenzen. Für beide Zwecke wird eine Besprechungsanfrage verwendet.

Verfügbare Aktionen

Planen einer Onlinebesprechung oder Telefonkonferenz

Festlegen des Besprechungszugriffs und der Referentenoptionen

Starten einer ungeplanten Besprechung über die Funktion "Jetzt besprechen"

Teilnehmen an einer geplanten Onlinebesprechung oder Telefonkonferenz

Teilnehmen an einer ungeplanten Besprechung

Herstellen einer Verbindung mit den Besprechungsaudiodaten

Auswählen einer Audioverbindungsoption bei der erstmaligen Verwendung von Lync 2010

Ändern der Audiostandardauswahl

Einladen von Personen, die Lync 2010 nicht installiert haben

Planen einer Onlinebesprechung oder Telefonkonferenz

Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Onlinebesprechungs- oder Telefonkonferenzanfrage zu erstellen:

  1. Öffnen Sie Microsoft® Outlook®, und klicken Sie dann im Kalender auf der Registerkarte Start auf Neue Onlinebesprechung(in Microsoft® Outlook® 2010) oder auf Onlinebesprechung (in Microsoft® Office Outlook® 2007).

Abbildung des Outlook-Menübands

  1. Geben Sie in der Besprechungsanfrage im Feld An die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zu der Besprechung einladen möchten. Trennen Sie die einzelnen Adressen durch Semikolons.

  2. Geben Sie in der Besprechungsanfrage im Feld Betreff einen Betreff für die Besprechung ein.

  3. (Optional) Geben Sie im Nachrichtentext der Besprechungsanfrage über dem Link An Onlinebesprechung teilnehmen weitere Besprechungsdetails ein.

    Hinweis :  Ändern Sie den vorhandenen Text in der Besprechungsanfrage nicht. Andernfalls wird ggf. verhindert, dass Benutzer an der Besprechung teilnehmen können.

  4. (Optional) Klicken Sie in der Besprechungsanfrage auf der Registerkarte Besprechungsanfrage in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent. Verwenden Sie die Option Terminplanungs-Assistent, damit sichergestellt ist, dass alle Teilnehmer zu der von Ihnen ausgewählten Zeit verfügbar sind.

  5. Klicken Sie in der Besprechungsanfrage in der Gruppe Onlinebesprechung auf Besprechungsoptionen, und akezeptieren oder ändern Sie die Standardoptionen dann nach Bedarf. Einzelheiten hierzu finden Sie i folgenden Abschnitt Festlegen des Besprechungszugriffs und der Referentenoptionen.

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Festlegen des Besprechungszugriffs und der Referentenoptionen

Die Standardoptionen für Onlinebesprechungen sind für Telefonkonferenzen mit wenigen Teilnehmern oder für Freigabe- und Zusammenarbeitssitzungen mit Personen aus Ihrem Unternehmen bestens geeignet. Wenn Sie eine Onlinebesprechung mit Personen von außerhalb des Unternehmens planen oder die Teilnehmerzahl der Besprechung außerordentlich groß ist, verwenden Sie das Dialogfeld Optionen für Onlinebesprechung, das Ihnen hilft, Folgendes festzulegen:

  • Wer sollte im Wartebereich warten, bevor er zur Besprechung zugelassen wird?

  • Wer sollte bei der Besprechungen über die Rechte eines Referent verfügen?

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Zugriffsoptionen und die Optionen für den Referenten festzulegen:

  1. Klicken Sie in der von Ihnen erstellten Besprechungsanfrage auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Onlinebesprechung auf Besprechungsoptionen.

Abbildung des Outlook-Menübands

  1. Aktivieren Sie im Dialogfeld Onlinebesprechungsoptionen das Kontrollkästchen Zugriff und Referenten für diese Besprechung benutzerdefiniert anpassen.

  2. Wählen Sie unter Zugriff und unter Referent die für die Größe und die Art der zu planenden Besprechung geeigneten Optionen aus. Anweisungen hierzu finden Sie in den Screenshots und Tabellen am Ende dieses Verfahrens.

  3. Klicken Sie auf Audio und Telefon, und legen Sie dann die erforderlichen Optionen fest. Legen Sie die Optionen Sprache nach Bedarf fest, wennn verfügbar. Klicken Sie dann auf OK.

Die Zugriffsoptionen steuern, welche Teilnehmer im Wartebereich warten müssen, bevor sie durch einen Referenten zugelassen werden.

Optionen für den Lync-Besprechungszugriff

In der folgenden Tabelle wird jede Option ausführlich beschrieben.

Zugriffsoption

Wer im Wartebereich warten muss

Wann diese Option gewählt werden sollte

Nur Organisator (gesperrt)

Jeder

Wenn Sie nicht möchten, dass die Teilnehmer Ihre Handzettel oder Microsoft® PowerPoint-Folie schon vor der Besprechung lesen können.

Von mir eingeladene Personen in meinem Unternehmen

Personen, die nicht über ein Konto in Ihrem Netzwerk verfügen, und Personen, die nicht eingeladen wurden.

Wenn Sie ein sensibles oder vertrauliches Thema diskutieren.

Personen in meinem Unternehmen

Personen, die nicht über ein Konto in Ihrem Netzwerk verfügen.

Alle Teilnehmer verfügen über ein Konto im Netzwerk Ihres Unternehmens.

Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens (ohne Einschränkungen)

Niemand

Sie laden externe Teilnehmer ein.

Personen, die sich per Telefon einwählen, umgehen den Wartebereich

Niemand, der sich per Telefon einwählt.

Ihre Zugriffsoptionen lauten Personen in meinem Unternehmen oder Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens (ohne Einschränkungen). (Dieses Kontrollkästchen steht nicht für Besprechungen mit der Option Nur Organisator (gesperrt) zur Verfügung und wird für Besprechungen mit der Option Von mir eingeladene Personen in meinem Unternehmen nicht empfohlen)

Die Referentenoptionen steuern, welchen Teilnehmern automatisch Berechtigungen vom Typ Referent erteilt werden, wenn Sie die Besprechung planen.

Referentenoptionen festlegen

In der folgenden Tabelle wird jede dieser Optionen ausführlich beschrieben.

Referentenoption

Wer fungiert als Referent

Wann diese Option gewählt werden sollte

Nur Organisator

Nur die Person, die die Besprechungen anberaumt.

Für Präsentationen, in denen die Teilnehmer nicht mit dem Besprechungsinhalt interagieren müssen. Beachten Sie, dass Sie während der Besprechung weitere Referenten benennen können.

Personen in meinem Unternehmen

Jede von Ihnen eingeladene Person, die über ein Konto in Ihrem Netzwerk verfügt.

Für Gruppenarbeitssitzungen, wenn die Teilnehmer in Ihrem Unternehmen arbeiten und den Besprechungsinhalt gemeinsam nutzen und ändern können.

Alle, auch Personen außerhalb meines Unternehmens (ohne Einschränkungen)

Jede von Ihnen eingeladene Person.

Für Gruppenarbeitssitzungen mit Personen, die nicht über ein Konto in Ihrem Netzwerk verfügen.

Von mir ausgewählte Personen

Sie und die von Ihnen ausgewählten Teilnehmer.

Für Präsentationen mit mehr als einem Referenten.

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Starten einer ungeplanten Besprechung über die Funktion "Jetzt besprechen"

 Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine ungeplante Besprechung mithilfe des Befehls Sofortbesprechung zu starten:

  1. Öffnen Sie Lync, und klicken Sie dann im Hauptfenster von Lync auf den Pfeil Menü anzeigen rechts neben der Schaltfläche Optionen Optionssymbol . Klicken Sie dann auf Jetzt besprechen.

Eine Onlinebesprechung oder Telefonkonferenz mit 'Jetzt besprechen' starten

  1. Klicken Sie im Gruppenunterhaltungsfenster auf das Menü Personen - Optionen Schaltflächensymbol , und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie Personen aus Ihrer Liste Kontakte einladen möchten, klicken Sie auf Nach Name oder Telefonnummer einladen, geben Sie eine Rufnummer ein, oder wählen Sie mindestens einen Kontakt aus. Klicken Sie dann auf OK.

    • Wenn Sie Personen durch Senden einer E-Mail-Nachricht einladen möchten, klicken Sie auf Per E-Mail einladen, und füllen Sie dann die Besprechungsanfrage aus.

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Teilnehmen an einer geplanten Onlinebesprechung oder Telefonkonferenz

Gehen Sie folgendermaßen vor, um an einer geplanten Besprechung oder Telefonkonferenz teilzunehmen:

  1. Öffnen Sie im Kalender von Outlook die Besprechung, an der Sie teilnehmen möchten.

  2. Klicken Sie in der Besprechungsanfrage auf An Onlinebesprechung teilnehmen.

Abbildung der Besprechungseinladung

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Teilnehmen an einer ungeplanten Besprechung

Ggf. werden Sie zu einer ungeplanten Besprechung, einer Besprechung vom Typ Jetzt besprechen oder einer Besprechung eingeladen, die bereits begonnen hat:

  • Klicken Sie in der Benachrichtigung, die in der unteren rechten Ecke des Bildschirms angezeigt wird, auf Teilnehmen.

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Herstellen einer Verbindung mit den Besprechungsaudiodaten

Sie können Lync so konfigurieren, dass immer auf die gleiche Weise eine Verbindung mit den Besprechungsaudiodaten hergestellt wird, oder Sie können sich zur Eingabe einer Auswahl auffordern lassen.

Auswählen einer Audioverbindungsoption bei der erstmaligen Verwendung von Lync 2010

Wenn Sie erstmals an einer Lync-Besprechung oder Telefonkonferenz teilnehmen, wird das Dialogfeld Besprechungsaudiodaten verwenden angezeigt.

Dialogfeld 'An Besprechungsaudio teilnehmen'

Hinweis :  Ggf. werden abhängig von der Konfiguration Ihrer Organisation unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten angezeigt.

Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um eine Verbindung mit den Besprechungsaudiodaten herzustellen:

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Besprechungsaudiodaten verwenden die gewünschte Option aus. Einzelheiten finden Sie in der Tabelle am Ende dieses Verfahrens.

  2. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht mehr anzeigen, um die getroffene Audioverbindungsauswahl für jede Besprechung zu verwenden.

  3. Klicken Sie auf OK, um an der Besprechung teilzunehmen.

Option 'Besprechungsaudiodaten verwenden'

Wann diese Option gewählt werden sollte

Audiodaten nicht verwenden

Sie bevorzugen es, sich in die Besprechung einzuwählen.

Lync verwenden (integrierte Audio- und Videodaten)

(Empfohlen) Sie möchten die in Lync integrierten Computeraudio- und -videodaten verwenden.

Anruf an mich unter:

Sie möchten von der Kommunikationssoftware Microsoft® Lync™ Server 2010 angerufen werden. Die aufgelisteten Rufnummern sind die Nummern, die Sie in die Telefonoptionen im Dialogfeld Lync - Optionen eingegeben haben.

Hinweis :  Sie können nicht an Videounterhaltungen teilnehmen, wenn Sie sich einwählen oder die Option Anruf an mich unter verwenden.

Ändern der Audiostandardauswahl

  1. Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf die Schaltfläche Optionen Lync-Schaltfläche 'Optionen'

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Lync - Optionen auf Telefone, und führen Sie dann unter Teilnehmen an Telefonkonferenzen im Feld Besprechungsaudiodaten verwenden von eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn bei Besprechungen integrierte Computeraudiodaten verwendet werden sollen, klicken Sie auf Lync.

    • Wenn Sie von Lync Server 2010 angerufen werden möchten, wählen Sie eine Rufnummer aus der Liste aus.

      Hinweis : Wenn die gewünschte Rufnummer nicht angezeigt wird, geben Sie diese unter Meine Telefonnummern oben im Dialogfeld ein.

    • Wenn ein Telefon verwendet werden soll, um an Besprechungen teilzunehmen, wählen Sie Audiodaten nicht verwenden aus.

      Dialogfeld 'Optionen', Registerkarte 'Telefon' - Teilnehmen an Telefonkonferenzen

  3. (Optional) Aktivieren Sie unter Teilnehmen an Telefonkonferenzen das Kontrollkästchen Vor der Teilnahme zur Bestätigung oder Auswahl einer anderen Audioquelle auffordern. Wählen Sie diese Option aus, wenn sich Ihre Audioeinstellungen häufig ändern.

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Einladen von Personen, die Lync 2010 nicht installiert haben

Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation können an einer Lync-Besprechung oder -Telefonkonferenz über einen Computer teilnehmen, auf dem Lync oder Microsoft® Lync™ 2010 Attendee nicht installiert ist.

Wenn die Person, die Sie einladen, die Besprechungsanfrage öffnet und dann auf den Link An Onlinebesprechung teilnehmen klickt, wird ihr abhängig von der Konfiguration Ihrer Organisation (oder der Organisation der eingeladenen Person) mindestens eine der folgenden Auswahlmöglichkeiten angezeigt:

Teilnahmeoption

Anderer Besprechungsclient

Mit einem Webbrowser teilnehmen

Lync Web App

Wichtig :  Für Lync Web App ist die aktuellste Version des Browser-Plug-Ins Microsoft Silverlight erforderlich. Wenn Silverlight nicht bereits installiert ist, müssen Sie über Administratorberechtigungen verfügen, um die Anwendung installieren zu können.

Herunterladen und Installieren von Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Verwenden von Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 oder Microsoft® Office Communicator 2007

Weitere Informationen finden Sie unter Teilnehmen über einen Computer, auf dem Lync 2010 nicht installiert ist in der Hilfe zu Lync 2010 unter "Office.com".

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