Effizient arbeiten: Nutzen von Anwesenheitsinformationen

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit den Menschen in Kontakt bleiben, die Ihnen am Herzen liegen und die für Ihre Arbeit wichtig sind.

Verfügbare Aktionen

Bekanntgeben Ihrer Pläne

Ändern des Anwesenheitsstatus

Bekanntgeben Ihrer aktuellen Pläne

Festlegen Ihres Standorts

Kontaktaufnahme mit wichtigen Menschen

Suchen nach Personen

Anheften häufig verwendeter Kontakte

Erstellen von Gruppen für Personen, mit denen Sie regelmäßig Kontakt haben

Erstellen einer Gruppe

Hinzufügen von Personen zu einer Gruppe

Senden einer Sofortnachricht an einen Kontakt oder eine Gruppe

Einladen weiterer Personen zu einer Sofortnachrichtenunterhaltung

Ausfindigmachen viel beschäftigter Kollegen

Markieren eines Kontakts

Anzeigen der für einen Kontakt verfügbaren Kommunikationsmodi

Überprüfen des Standorts eines Kontakts

Überprüfen des Kalenders eines Kontakts

Behalten des Überblicks über die alltägliche Kommunikation

Senden von E-Mail an einen Kontakt

Planen einer Besprechung mit einem Kontakt

Überprüfen auf entgangene Unterhaltungen

Eindämmen von Störungen

Festlegen Ihres Status auf "Nicht stören"

Bekanntgeben Ihrer Pläne

In der Kommunikationssoftware Microsoft® Lync™ Online wird Ihr Anwesenheitsstatus automatisch auf der Basis Ihrer Aktivität oder des Microsoft® Outlook®-Kalenders festgelegt. Sie können jedoch auch einen Standort festlegen oder eine Notiz hinzufügen, um anderen Personen weitere Einzelheiten zur Verfügung zu stellen.

Ändern des Anwesenheitsstatus

  • Öffnen Sie Lync Online, und klicken Sie dann im Hauptfenster von Lync auf das Verfügbarkeitsmenü unter Ihrem Namen. Wählen Sie einen anderen Status aus, z. B. Bin gleich zurück.

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In der folgenden Tabelle werden die möglichen Anwesenheitsstatus mit ihrer jeweiligen Bedeutung beschrieben.

Anwesenheitsstatus

Beschreibung

Lync-Anwesenheit „Verfügbar“ Verfügbar

Sie sind online und können kontaktiert werden.

Lync-Anwesenheit „Beschäftigt“ Beschäftigt

Sie sind zurzeit mit einem Lync-Anruf beschäftigt oder gemäß Ihrem Outlook-Kalender in einer Besprechung und sollten nicht gestört werden.

Lync-Anwesenheit „Nicht stören“ Nicht stören

Sie möchten nicht gestört werden, und Unterhaltungsbenachrichtigungen werden nur angezeigt, wenn sie von einem Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe gesendet werden.

Lync-Anwesenheit „Abwesend“ Bin gleich zurück

Sie sind kurzzeitig nicht an Ihrem Computer.

Lync-Anwesenheit „Abwesend“ Als abwesend anzeigen

Ihr Computer befindet sich seit einiger Zeit im Leerlauf (Standardwert 15 Min.).

Lync-Anwesenheit „Abwesend“ Nicht bei der Arbeit

Sie sind nicht bei der Arbeit und können auch nicht kontaktiert werden.

Lync-Anwesenheitssymbol 'Offline' Offline

Sie sind nicht angemeldet. Wenn Sie die Anzeige Ihres Anwesenheitsstatus für Personen gesperrt haben, wird Ihr Status für diese Personen als "Offline" angezeigt.

Lync-Anwesenheit „Unbekannt“ Unbekannt

Ihr Anwesenheitsstatus ist unbekannt. Wenn andere Benutzer nicht Lync als Sofortnachrichtenprogramm verwenden, wird diesen Ihr Anwesenheitsstatus ggf. als Unbekannt angezeigt.

Bekanntgeben Ihrer aktuellen Pläne

  • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf das Notizfeld über Ihrem Namen, und geben Sie dann eine Notiz ein, z. B. "Arbeite von zu Hause aus" oder "Arbeite unter Termindruck, Kontaktaufnahme bitte nur per Sofortnachricht".

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Festlegen Ihres Standorts

  • Lync Online zeigt im Hauptfenster unter Ihrem Anwesenheitsstatus einen Standort an, der sich auf das Netzwerk bezieht, mit dem Sie verbunden sind. Sie können diesen Standort aussagekräftiger gestalten, indem Sie ihn in "Büro" oder "Zu Hause" umbenennen. Wann immer Sie dann an diesem Standort arbeiten, wissen die Kontakte, denen Sie diese Information zur Verfügung stellen möchten, wo Sie sich gerade befinden. Weitere Informationen zum Konfigurieren von privaten Beziehungen finden Sie unter Steuern des Zugriffs auf Ihre Anwesenheitsinformationen.

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Kontaktaufnahme mit wichtigen Menschen

Organisieren Sie Ihre Kontaktliste so, dass die Kommunikation möglichst einfach wird und Anwesenheits- und Kontaktinformationen für die Menschen angezeigt werden, die Ihnen wichtig sind. Die effizienteste Methode, um Personen zu finden (unabhängig davon, ob sie bereits in Ihrer Kontaktliste erfasst sind), besteht darin, im Suchfeld nach ihnen zu suchen. Dort können Sie nicht nur nach Name oder Telefonnummer suchen, sondern auch nach einem anderen Begriff, den ein Kontakt möglicherweise in seinem Profil angegeben hat. Wenn unterhalb des Suchfelds die Schaltfläche Fertigkeiten angezeigt wird, können Sie nach einer Fertigkeit, einem Kompetenzbereich, einer Position usw. suchen.

Lync Online unterstützt Sie bei der Organisation der Kontaktliste, indem die Liste Häufig verwendete Kontakte basierend auf den 10 Kontakten, mit denen Sie sich am häufigsten unterhalten, automatisch mit Daten aufgefüllt wird. Sie können Ihre wichtigsten Kontakte für den schnellen Zugriff auch am Anfang der Gruppe anheften. Die angeheftete Liste wird in Lync Online im Vorfeld mit den Mitgliedern Ihres Teams gefüllt.

Suchen nach Personen

  • Beginnen Sie im Hauptfenster von Lync in der Liste Kontakte im Suchfeld mit der Eingabe des Namens einer Person. Die Ergebnisse werden unter dem Feld angezeigt.

Suchen nach einem Kontakt

Anheften häufig verwendeter Kontakte

  • Klicken Sie in der Liste Kontakte oder in den Suchergebnissen mit der rechten Maustaste auf die Person, und klicken Sie dann auf An häufige Kontakte anheften.

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Erstellen von Gruppen für Personen, mit denen Sie regelmäßig Kontakt haben

Müssen Sie schnell eine Nachricht an eine ganze Gruppe senden? Sie können für jedes Team, mit dem Sie arbeiten, eine separate Gruppe einrichten, um jederzeit sehen zu können, wer verfügbar ist, oder um das gesamte Team kontaktieren können.

Erstellen einer Gruppe

  • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync in der Liste Kontakte mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Gruppennamen (z. B. auf Häufig verwendete Kontakte), klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen, und geben Sie der Gruppe dann einen Namen.

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Hinzufügen von Personen zu einer Gruppe

  • Führen Sie in der Liste Kontakte eine der folgenden Aktionen aus:

    • Ziehen Sie Kontakte in eine Gruppe.

    • Suchen Sie nach einem Kontakt, und klicken Sie dann in den Suchergebnissen mit der rechten Maustaste auf die betreffende Person. Klicken Sie auf Zur Liste "Kontakte" hinzufügen und dann auf den Namen der neuen Gruppe.

Senden einer Sofortnachricht an einen Kontakt oder eine Gruppe

  • Zeigen Sie in der Liste Kontakte auf den Kontakt oder die Gruppe, und warten Sie dann, bis die Visitenkarte geöffnet wird.

  • Klicken Sie auf der Visitenkarte auf die Schaltfläche Sofortnachricht.

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Einladen weiterer Personen zu einer Sofortnachrichtenunterhaltung

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen, und klicken Sie dann auf Nach Name oder Telefonnummer einladen.

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Sie können auch Kontakte oder Gruppen aus der Liste Kontakte in das Unterhaltungsfenster ziehen, um sie hinzuzufügen.

Tipp :  Auch Kontakte außerhalb des Unternehmens können Sie hinzufügen. Klicken Sie einfach auf Per E-Mail einladen, dann können die Personen an der Unterhaltung teilnehmen, indem sie einfach auf einen Link in der E-Mail-Nachricht klicken (unabhängig davon, ob Lync auf ihrem Computer installiert ist).

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Ausfindigmachen viel beschäftigter Kollegen

In Lync Online wird nicht nur der Status einer Person (z. B. Verfügbar, Beschäftigt oder Abwesend) angezeigt, sondern Sie können auch den Standort der Person feststellen und den besten Kommunikationsmodus bestimmen. Sie können einen Kontakt beispielsweise "markieren". Dies bedeutet, dass Lync Online eine Benachrichtigung anzeigt, sobald sich der Status des betreffenden Kontakts in Verfügbar ändert, damit Sie wissen, dass Sie nun eine Sofortnachricht senden oder den Kontakt aufsuchen können.

Markieren eines Kontakts

  • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync in der Liste Kontakte mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und klicken Sie dann auf Für Statusänderungsbenachrichtigungen markieren.

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Anzeigen der für einen Kontakt verfügbaren Kommunikationsmodi

  • Zeigen Sie in der Liste Kontakte auf das Bild eines Kontakts, um dessen Visitenkarte zu öffnen.

  • Am unteren Rand der Visitenkarte werden die verschiedenen Kommunikationsmodi für diese Person angezeigt, z. B. E-Mail und Sofortnachrichten. Klicken Sie einfach auf eine dieser Schaltflächen, um eine Verbindung mit dieser Person herzustellen.

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Überprüfen des Standorts eines Kontakts

  • Zeigen Sie in der Liste Kontakte auf das Bild eines Kontakts, und klicken Sie dann auf den Erweiterungspfeil in der unteren rechten Ecke, um eine erweiterte Visitenkarte zu öffnen.

Erweiterte Visitenkarte

  • Auf der Visitenkarte wird neben Büro- und Telefonnummern der aktuelle Standort des Kontakts angezeigt (abhängig von dem Netzwerk, mit dem die Person aktuell verbunden ist).

Überprüfen des Kalenders eines Kontakts

  • Doppelklicken Sie in der Liste Kontakte auf das Bild der Person, um die erweiterte Visitenkarte zu öffnen.

  • Sehen Sie sich den Eintrag neben Kalender an.

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Behalten des Überblicks über die alltägliche Kommunikation

Lync Online ist eng in Outlook integriert. Sie können nicht nur Ihre Sofortnachrichtenunterhaltungen in Lync Online verwalten, sondern auch E-Mails und Outlook-Besprechungsanfragen an Ihre Lync-Kontakte senden. Sowohl in Lync als auch in Outlook werden Sie darauf hingewiesen, wenn Sie Unterhaltungen verpasst haben.

Senden von E-Mail an einen Kontakt

  • Zeigen Sie im Hauptfenster von Lync in der Liste Kontakte auf das Bild eines Kontakts oder auf das Anwesenheitssymbol. Die Visitenkarte wird geöffnet, und wenn die Person per E-Mail kontaktiert werden kann, wird am unteren Rand eine E-Mail-Schaltfläche angezeigt.

  • Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook zu öffnen.

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Planen einer Besprechung mit einem Kontakt

  • Klicken Sie auf einer Visitenkarte auf das Optionsmenü neben der Schaltfläche Telefon, und klicken Sie dann auf Besprechung planen.

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Überprüfen auf entgangene Unterhaltungen

  • Klicken Sie im Hauptfenster auf das Symbol Unterhaltungen, um alle Unterhaltungen anzuzeigen.

Hinweis :  Klicken Sie im Dialogfeld Lync - Optionen auf Persönliche Einstellungen, und stellen Sie dann sicher, dass das Kontrollkästchen Meine Sofortnachrichtenunterhaltungen im Outlook-Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen" speichern aktiviert ist.

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Eindämmen von Störungen

Sie können Ihren Status auf Nicht stören festlegen, um Störungen zu vermeiden. Alle Benutzer sind dann informiert, dass Sie nicht gestört werden möchten, und wenn Sie zu Sofortnachrichtenunterhaltungen eingeladen werden, wird Ihre Aufmerksamkeit nicht durch Benachrichtigungen abgelenkt (es sei denn, die Anfrage erfolgt von einem Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe. Einzelheiten dazu finden Sie im Hinweis weiter unten).

Festlegen Ihres Status auf "Nicht stören"

  • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf Ihren Anwesenheitsstatus, und klicken Sie dann auf Nicht stören.

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Hinweis :  Standardmäßig handelt es sich bei allen Ihren Kontakten um Kollegen. Wenn Sie einen Kontakt als Kontakt des Typs Arbeitsgruppe definieren möchten, sodass Sie Unterhaltungsbenachrichtigungen erhalten (selbst wenn Ihr Status auf Nicht stören festgelegt ist), klicken Sie in der Liste Kontakte mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, und klicken Sie dann auf Private Beziehung ändern und auf Arbeitsgruppe. Zum Deaktivieren aller Benachrichtigungen von allen Benutzern bei Vorliegen des Status Nicht stören klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, klicken Sie auf Benachrichtigungen, und klicken Sie dann auf Benachrichtigungen nicht anzeigen.

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