E-Mails und Anlagen (2) Anfügen von Dateien an eine ausgehende E-Mail

Attach a file to an e-mail (2) Attach a file to an outgoing e-mail

Dieser Abschnitt umfasst die folgenden Themen:

Anfügen von Dateien

Einfügen von Bildern in den Nachrichtentext

Anfügen eines Outlook-Elements

Feststellen, ob eine Datei problemlos angefügt werden kann – Prüfliste für Anlagen

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Anfügen von Dateien

Sie können Dateien an eine E-Mail anfügen und als Bestandteil der E-Mail senden.

Übung: So erstellen Sie eine E-Mail

Doctor

Einzelheiten finden Sie unter Erstellen einer neuen E-Mail.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Datei anfügen.

    On the Message tab, click Attach File.

    Sie können auch auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen auf das Symbol Attach File icon  (Datei anfügen) klicken.

    On the Insert tab, click Attach File.

  2. Das Dialogfeld Datei einfügen wird geöffnet. Wählen Sie die anzufügende Datei aus, und klicken Sie auf Einfügen.

    Select the file to attach, and then click Insert.

    Die angefügte Datei wird im Feld Angefügt angezeigt.

    The name of the attachment is displayed as Attachment.

Tipp: Vorgehensweise, wenn Empfänger von Ihnen erstellte Dateien nicht öffnen können

Doctor

Damit eine Anlage geöffnet werden kann, muss auf dem Computer der Empfänger eine geeignete Anwendung installiert sein. Bevor Sie Dateien anfügen und senden, fragen Sie die Empfänger, ob sie über die Anwendung verfügen, mit der die Dateien erstellt wurden.

Möglicherweise kann eine Anlage mit älteren Versionen einer Anwendung nicht geöffnet werden kann.

So können beispielsweise mit Office 2010 erstellte Dateien mit früheren Versionen von Office nicht richtig geöffnet werden.

Die folgenden Links sind u. U. für Sie und die Empfänger Ihrer Nachrichten hilfreich, um ein Office 2010-Dokument in einer früheren Version von Office zu öffnen.

Öffnen eines Microsoft Office Word 2010-Dokuments in einer früheren Word-Version

Verwendung von Office Excel 2010 mit früheren Excel-Versionen

Öffnen einer PowerPoint 2010-Präsentation in einer älteren PowerPoint-Version

Tipp: Vorgehensweise, wenn Sie Ihren E-Mails keine Dateien angefügt haben, aber Ihre Empfänger sagen, dass "Winmail.dat" an Ihre E-Mails angefügt ist

Doctor

Der Grund hierfür liegt darin, dass Sie das Rich-Text-Format verwenden und das E-Mail-Programm des Empfängers die Nachricht nicht richtig anzeigen kann. Damit dieses Problem nicht auftritt, schreiben Sie E-Mails im HTML- oder Nur-Text-Format. Sie können das Standardformat durch Ausführen der folgenden Schritte ändern.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, und klicken Sie dann auf Optionen.

    On the File tab, click Options.

  2. Das Fenster Outlook-Optionen wird geöffnet. Klicken Sie auf E-Mail.

    On the Outlook Options dialog box, click Mail.

  3. Klicken Sie unter Nachrichtenverfassen in die Liste Nachricht in diesem Format verfassen, um HTML oder Nur-Text auszuwählen.

    For Compose messages in this format, select HTML.

  4. Klicken Sie auf OK.

Einzelheiten zu den verschiedenen Formattypen finden Sie unter Was ist "Nur-Text", "HTML" und "Rich-Text"?

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Einfügen von Bildern in den Nachrichtentext

Eingefügte Bilder können in Outlook bearbeitet werden. Beispielsweise können Sie die Bildgröße ändern oder die Bilder drehen.

Fügen Sie ein Bild in einen Nachrichtentext ein, und fügen Sie dem Bild einen Rahmen hinzu.

  1. Klicken Sie in das Nachrichtenfeld.

    On the Message tab, click the Message field.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf Grafik.

    On the Insert tab, click Picture.

  3. Das Dialogfeld Grafik einfügen wird geöffnet. Wählen Sie die einzufügende Bilddatei aus, und klicken Sie auf Einfügen.

    Select the file to insert, and then click Insert.

  4. Das ausgewählte Bild wird eingefügt.

    The picture is inserted into the body of the message.

    Nun fügen Sie dem Bild einen Rahmen hinzu. Dazu wählen Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Bildformatvorlagen einen Rahmen aus.

    In Picture Tools, on the Format tab, select Picture Styles.

    Das Bild wird gerahmt.

    A frame is added to the picture.

Tipp: Vorgehensweise, wenn das eingefügte Bild in die E-Mail eingebettet ist

Doctor

Der Empfänger kann das eingefügte Bild nicht als separate Datei verarbeiten. Wenn Sie Ihre Bilder als Dateien senden möchten, fügen Sie sie nicht ein, sondern fügen Sie sie an. Einzelheiten zum Anfügen von Dateien finden Sie unter E-Mails und Anlagen.

Empfangene E-Mail

Angefügte E-Mail

Attached picture

Eingefügtes Bild

Inserted picture

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Anfügen eines Outlook-Elements

Sie können Outlook-Elemente wie E-Mails und Kontakte an eine E-Mail anfügen. In diesem Beispiel fügen Sie einen Kontakt an eine E-Mail an.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Element anfügen.

    On the Message tab, click Attach Item.

    Sie können auch auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen auf Outlook Item icon  (Outlook-Element) klicken.

    On the Insert tab, click the Outlook Item icon.

  2. Das Dialogfeld Element einfügen wird geöffnet. Klicken Sie im Feld Suchen in auf den Ordner. Klicken Sie in diesem Beispiel auf Kontakte.

    In the Insert Item window, click Contacts.

  3. Wählen Sie die Elemente im Feld Elemente aus.

    Select &quot;Kobayashi Masako&quot;.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Click OK.

    Das angefügte Element wird in Angefügt angezeigt.

    quot;Kobayashi Masako&quot; (5 KB) is attached.

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Feststellen, ob eine Datei problemlos angefügt werden kann – Prüfliste für Anlagen

1. Überprüfen der Dateigröße

Wenn Sie eine große Datei oder zu viele Dateien anfügen, kann es mitunter lange dauern, bis die E-Mail gesendet und empfangen wird. Dies kann nicht nur beim Absender, sondern auch bei den Empfängern zu Netzwerkproblemen führen.

Überprüfen Sie daher vor dem Anfügen von Dateien die Gesamtgröße der Dateien. Im Allgemeinen sollten Sie die Gesamtgröße auf unter 1 MB beschränken.

2. Überprüfen des Dateityps

In Microsoft Outlook werden möglicherweise unsichere Anlagen, die Viren enthalten können, gesperrt. Wenn Sie diese Art von Datei anfügen, wird in Outlook die Meldung Outlook hat den Zugriff auf die folgenden potenziell unsicheren Anlagen blockiert beim Empfänger angezeigt, und der Empfänger kann nicht auf die Anlage zugreifen.

In Microsoft Outlook, attachments may contain viruses, and access to unsafe attachments is prohibited.

Die folgende Liste enthält Beispiele der wichtigsten Dateitypen von Anlagen. Diese Dateien werden bei den Empfängern nicht blockiert.

Erweiterung

Symbol

Dateityp

DOCX

Icon

Office Word 2007/2010-Dokument (Office Word 2007/2010-Dateiformat)

DOC

Icon

Office Word-Dokument (Dateiformat der früheren Version von Office Word)

XLSX

Icon

Office Excel 2007/2010-XML-Dokument (Office Excel 2007/2010-Dateiformat)

XLS

Icon

Office Excel-Dokument (Dateiformat der früheren Version von Office Excel)

PPTX

Icon

Office PowerPoint 2007/2010-XML-Präsentation (Office PowerPoint 2007/2010-Dateiformat)

PPT

Icon

Office PowerPoint-Präsentation (Dateiformat der früheren Version von Office PowerPoint)

JPG

Icon

Bilddatei

BMP

Icon

Bilddatei

TXT

Icon

Nur-Text-Datei

Die folgende Liste enthält Beispiele für Dateitypen, die von Outlook blockiert werden. Einzelheiten zu den Dateitypen von Anlagen, die von Outlook blockiert werden, finden Sie unter Blockierte Anlagen in Outlook.

Erweiterung

Dateityp

APP

Ausführbare Anwendung

BAT

Stapelverarbeitung

CHM

Kompilierte HTML-Hilfe

EXE

Ausführbare Datei

HLP

Windows-Hilfedatei

JS

JavaScript-Quellcode

MDB

Access-Anwendung (Microsoft), MDB Access-Datenbank (Microsoft)

SCR

Windows-Bildschirmschoner

TMP

Temporäre Datei/temporärer Ordner

Person asking question

Es sollen also keine Dateien größer als 1 MB angefügt werden und auch keine EXE- oder MDB-Datei ... Das hört sich etwas unpraktisch an.

Doctor

Damit diese beiden Probleme vermieden werden, komprimieren Sie die Anlage mit einem ZIP-Programm, und fügen Sie die ZIP-Datei an.

Durch Komprimieren der Anlage können Sie die Gesamtgröße der Datei reduzieren. Außerdem wird dabei das Dateiformat in ZIP geändert. Da ZIP-Dateien von Outlook nicht blockiert werden, können die Anlagen nach dem Dekomprimieren durch die Empfänger problemlos verarbeitet werden.

The problem is solved

Aha! Das ist super!

Doctor

Wenn Sie Zugriff auf einen sicheren Netzwerkfreigabedienst haben, können Sie die Dateien dorthin verschieben. Microsoft bietet beispielsweise einen kostenlosen Speicherdienst namens OneDrive an.

Teilen Sie den Empfängern unbedingt die Anmeldeinformationen für den Dienst mit.

Tipp: Vorgehensweise zum Komprimieren und Dekomprimieren von Dateien

Doctor

Grundlegende Informationen zum Komprimieren von Dateien in eine ZIP-Datei finden Sie unter Verkleinern von Bildern und Anlagen.

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