E-Mail-Optionen für die Datensammlung

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Verwenden Sie das Dialogfeld Optionen zum Sammeln von Daten per E-Mail, um die Optionen anzuzeigen und zu ändern, mit denen gesteuert wird, wie Microsoft Office Access 2007 Antworten auf eine E-Mail-Nachricht für die Datensammlung verarbeitet. Die Einstellungen gelten für alle zukünftigen Antworten auf die E-Mail-Nachricht, die derzeit ausgewählt ist oder generiert wird.

Beachten Sie, dass die Änderungen, die Sie an diesen Einstellungen vornehmen, keine Auswirkung auf die Antworten haben, die bereits im Outlook-Postfach vorhanden sind.

Dialogfeld 'Optionen zum Sammeln von Daten per E-Mail'

Zum Anzeigen des Dialogfelds

  1. Öffnen Sie die Datenbank, die die Nachricht enthält, für die Sie die Optionen ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Workflows zum Sammeln von Daten auf Antworten verwalten. Schaltflächensymbol

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Datensammlungsmeldungen verwalten die Nachricht aus, für die Sie die Einstellungen ändern möchten, und klicken Sie dann auf Nachrichtenoptionen.

Importeinstellungen

Automatische Verarbeitung von Antworten und Hinzufügen von Daten zur Datenbank

Mithilfe dieser Option kann Microsoft Office Access 2007 Antworten verarbeiten, sobald sie im Microsoft Office Outlook 2007-Posteingang eingehen. Office Outlook 2007 und Office Access 2007 arbeiten Hand in Hand, um die Formularinhalte aller Antworten in die Zieltabellen in Access zu exportieren. Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, müssen Sie die Antworten manuell verarbeiten.

Weitere Informationen zum automatischen und manuellen Verarbeitung von Antworten

Antworten werden automatisch von Outlook nach Access exportiert, wenn zum Zeitpunkt, an dem die Antworten Ihr Outlook-Postfach erreichen, die folgenden Bedingungen zutreffen:

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 muss auf Ihrem Computer installiert sein. Wenn das Programm beim Eintreffen einer Antwort nicht ausgeführt wird, beginnt Verarbeitung, dass beim Starten von Outlook das nächste Mal. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 muss auf Ihrem Computer installiert sein. 

  • Datenbank     Die Datenbank darf nicht kennwortgeschützt sein, und sie sollte nicht im exklusiven Modus geöffnet sein. Der Name oder der Speicherort der Datenbank darf seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert worden sein.

  • Tabellen und Abfragen     Die angegebenen Namen der Tabellen oder Abfragen sowie die Eigenschaften der zugrunde liegenden Felder dürfen seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert worden sein. Wenn Sie z. B. nach dem Senden der Nachricht den Datentyp eines Felds von Zahl in AutoWert ändern, wird beim Exportieren ein Fehler erzeugt.

  • Berechtigungen     Sie benötigen die erforderlichen Berechtigungen, um die Inhalte der zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

Wenn Bedingungen nicht erfüllt sind, wird bei der automatischen Verarbeitung ein Fehler erzeugt. Beheben Sie die Probleme, und exportieren Sie dann manuell die fehlerhaften Antworten. Antworten, die Ihr Postfach nach dem Beheben der Probleme erreichen, werden weiterhin automatisch verarbeitet.

Manuelle Verarbeitung     Wählen Sie die manuelle Verarbeitung aus, wenn Sie steuern möchten, welche Antworten wann verarbeitet werden. In diesem Fall erreichen die Antworten Ihren Outlook-Posteingang, sie werden aber erst in die Datenbank exportiert, wenn Sie jede Antwort in Outlook manuell auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann jeweils auf Daten nach Microsoft Office Access exportieren klicken.

Möglicherweise müssen Sie auch Antworten manuell verarbeiten, die nicht automatisch verarbeitet werden konnten. Nachdem Sie das Problem behoben haben, das den Fehler verursacht hat, müssen Sie alle Antworten manuell exportieren.

Beachten Sie Folgendes, bevor Sie einen Exportvorgang starten:

  • Office Access 2007   Office Access 2007 muss auf Ihrem Computer installiert sein. 

  • Datenbank     Falls die Datenbank kennwortgeschützt ist, werden Sie zur Eingabe des Kennworts aufgefordert, wenn Sie den Exportvorgang starten. Außerdem sollte die Datenbank nicht im exklusiven Modus geöffnet sein. Der Name oder der Speicherort der Datenbank darf seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert worden sein.

  • Tabellen und Abfragen     Die angegebenen Namen der Tabellen oder Abfragen sowie die Eigenschaften der zugrunde liegenden Felder dürfen seit dem Senden der E-Mail-Nachricht nicht geändert worden sein.

  • Berechtigungen     Sie benötigen die erforderlichen Berechtigungen, um die Inhalte der zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

Antworten von Personen verwerfen, denen Sie die Nachricht nicht gesendet haben

Mit dieser Option können nur die Antworten, die von den ursprünglichen Empfängern Ihrer Nachricht gesendet werden, automatisch verarbeitet werden. Antworten von anderen Empfängern werden im Zielordner in Outlook gespeichert, werden jedoch nicht automatisch verarbeitet. Wenn Sie möchten, können Sie diese Antworten allerdings auch manuell verarbeiten.

Mehrere Antworten von jedem Empfänger zulassen

Mit dieser Option können Empfänger mehrere Antworten auf dieselbe E-Mail-Nachricht senden. Wenn Sie diese Option auswählen, kann jeder Empfänger mehrmals auf die Nachricht antworten, und jede Antwort wird automatisch verarbeitet. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, kann jeder Empfänger weiterhin mehrere Antworten senden, aber nur die erste Antwort von jedem Empfänger wird automatisch verarbeitet. Alle nachfolgenden Antworten von diesem Empfänger werden im Zielordner in Outlook gespeichert und können dann entweder manuell verarbeitet oder gelöscht werden.

Hinweis : Diese Einstellung steuert nur die Anzahl von Antworten, nicht die Anzahl von Datensätzen innerhalb einer einzigen Antwort, die verarbeitet werden. Das heißt, wenn Sie ein Microsoft Office InfoPath 2007-Formular senden, kann ein Empfänger Ihnen mehrere Datensätze in einer einzigen Antwort senden. Access verarbeitet alle Datensätze in der Antwort automatisch, weil die Datensätze alle in einem Formular in einer einzigen Nachricht enthalten sind.

Mehrere Zeilen pro Antwort zulassen

Wenn Sie ein InfoPath-Formular zum Senden von Daten verwenden, kann ein Empfänger mehrere Datensätze hinzufügen, indem er unten in der E-Mail-Nachricht auf Zeile einfügen klickt. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie nur einen Datensatz pro Antwort verarbeiten möchten.

Nur Aktualisierungen vorhandener Daten

Wenn Sie ein InfoPath-Formular zum Aktualisieren von Daten verwenden, kann Ihnen ein Empfänger neben Aktualisierungen an vorhandenen Datensätze auch neue Datensätze senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um zu verhindern, dass der Empfänger mithilfe des InfoPath-Formulars neue Datensätze hinzufügt.

Einstellungen für die automatische Verarbeitung

Anzahl der zu verarbeitenden Antworten

Geben Sie die Gesamtanzahl von Antworten (von allen Empfängern) ein, die automatisch verarbeitet werden sollen. Wenn alle Antworten automatisch verarbeitet werden sollen, geben Sie in dieses Textfeld einen hohen Wert ein. Antworten, die nach Erreichen des angegebenen Werts empfangen werden, werden im Zielordner gespeichert, werden jedoch nicht automatisch verarbeitet.

Datum und Uhrzeit der Beendigung

Geben Sie an, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit die automatische Verarbeitung von Antworten für diese E-Mail-Nachricht beendet werden soll. Antworten, die nach diesem Datum und dieser Uhrzeit empfangen werden, werden im Zielordner in Outlook gespeichert, werden jedoch nicht automatisch verarbeitet.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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