Dynamisches Verwalten von Geschäftsdaten in einer Dokumentbibliothek

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Dieser Artikel führt Sie durch die Erstellung einer Windows SharePoint Services 3.0-Dokumentbibliothek, in der Geschäftsdaten zwischen Microsoft Office Word 2007 verknüpft sind. Dank der verknüpften Daten können Sie anhand der Bibliothek Geschäftsentscheidungen treffen, die auf Daten in den Dokumenten basieren, ohne die Dokumente selbst öffnen zu müssen. Alle an den Daten vorgenommenen Änderungen werden, unabhängig von der für die Änderungen gewählten Stelle, automatisch sowohl im Dokument als auch in der Bibliothek angezeigt.

Sie können die Dokumente auf der Grundlage der Daten organisieren, Berichte erstellen und die Daten sogar aktualisieren – alles geschieht in der Dokumentbibliothek. So kann beispielsweise eine Public Relations-Agentur Pressemitteilungen in einer Dokumentbibliothek speichern, in der diese Dokumente nach Kundenname und Veröffentlichungsdatum geordnet werden. Ein Händler dagegen kann seine Rechnungen in einer Dokumentbibliothek speichern, in der Berichte zu ausstehenden Zahlungen erstellt werden.

In diesem Artikel wird die allgemeine Vorgehensweise zum Erstellen einer beliebigen Dokumentbibliothek gezeigt, bei der eine Word-Vorlage Daten enthält, die mit der Bibliothek verknüpft sind. Darüber hinaus werden bestimmte Schritte zum Einrichten einer Rechnungsbibliothek erläutert, mit deren Hilfe Sie ausstehende Zahlungen nachverfolgen, nach Kunde anzeigen sowie den fälligen Betrag anzeigen können – dies alles auf der Grundlage von Daten, die in den Rechnungen gespeichert sind.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen der Dokumentbibliothek

Erstellen der Dokumentvorlage

Ordnen Sie die Vorlage der Dokumentbibliothek

Verknüpfen von Geschäftsdaten zwischen der Vorlage und der Dokumentbibliothek

Erstellen eines neuen Dokuments auf der Grundlage der Vorlage

Erstellen Sie die Bibliothek Ansichten zum Anzeigen von Berichten

Erstellen der Dokumentbibliothek

Wichtig : Zum Erstellen einer Bibliothek müssen Sie über Administratorrechte auf der Website Windows SharePoint Services 3.0 verfügen, in der Bibliothek gehostet werden soll.

  1. Klicken Sie auf der Homepage Ihrer Website Windows SharePoint Services 3.0 klicken Sie auf Websiteaktionen, und klicken Sie dann auf Erstellen.

  2. Klicken Sie unter Bibliotheken auf Dokumentbibliothek.

  3. Geben Sie im Feld Name die Bezeichnung für die Art von Dokumenten ein, die in der Bibliothek gespeichert werden sollen (z. B. Rechnungen, und klicken Sie auf Erstellen.

Nun steht Ihnen eine leere Bibliothek zur Verfügung.

Tipp : Um eine Dokumentbibliothek für Rechnungen erstellen, wie in diesem Artikel beschriebenen vorkonfiguriert erhalten möchten, laden Sie diese Sammlung von SharePoint-Vorlagen. Die Sammlung enthält eine Rechnung-Bibliothek, die Sie verwenden können, auf einfache Weise erstellen und Nachverfolgen von Rechnungen in Word.

Erstellen benutzerdefinierter Eigenschaften

Als Nächstes müssen Sie die zu verwaltenden Geschäftsdaten (oder Eigenschaften) definieren. Zu diesem Zweck erstellen Sie in der Dokumentbibliothek Spalten.

So können Sie beispielsweise in einer Rechnungsbibliothek zunächst benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, um den Kundennamen, das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag nachzuverfolgen sowie anzugeben, ob die Rechnung bezahlt wurde oder nicht. Weitere Eigenschaften können Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf der Seite der Dokumentbibliothek klicken Sie auf Einstellungen menü 'einstellungen' , und klicken Sie dann auf Spalte erstellen.

  2. Geben Sie im Feld Spaltenname ein Etikett für die Daten, die beispielsweise Dagespeichert werden sollenTe fällig.

  3. Klicken Sie auf die Option zur Beschreibung des Datentyps, der gespeichert werden soll. Klicken Sie beispielsweise für eine Spalte zum Speichern von Datumsangaben auf Datum und Uhrzeit.

  4. Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung der Daten ein, z. B. Datum, an dem die Zahlung fällig ist.

  5. Wählen Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen weitere Optionen für die Eigenschaft aus, z. B., ob die Spalte leer sein kann oder ob eine zusätzliche Formatierung angewendet wird. Klicken Sie beispielsweise unter Datums- und Uhrzeitformat auf Nur Datum, um die Daten für das Fälligkeitsdatum anzuzeigen.

  6. Stellen Sie sicher, dass die Option Diese Spalte muss Informationen enthalten auf Nein festgelegt ist.

    Hinweis : Nachdem Sie die benutzerdefinierte Word-Vorlage erstellt und gespeichert haben, können Sie jede der benutzerdefinierten Eigenschaften nach Bedarf ändern.

  7. Klicken Sie auf OK.

Wiederholen Sie dieses Verfahren für jede Eigenschaft, die in der Bibliothek gespeichert werden soll.

Beispieleigenschaften für eine Rechnungsdokumentbibliothek

Beim Erstellen einer Rechnungsdokumentbibliothek können Sie Eigenschaften so einrichten, wie in der folgenden Tabelle zu sehen ist.

Eingabe im Feld Spaltenname

Ausgewählte Option unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist

Eingabe im Feld Beschreibung

Erforderliche Aktion im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen

Kundenname

Eine Textzeile

Name der Firma, die die Rechnung erhält

Keine Aktion erforderlich

Fälligkeitsdatum

Datum und Uhrzeit

Datum, an dem die Zahlung fällig ist

Klicken Sie unter Datums- und Uhrzeitformat auf Nur Datum.

Fälliger Betrag

Währung

Fälliger Gesamtbetrag

Klicken Sie in der Liste Anzahl Dezimalstellen auf 2.

Zahlung eingegangen

Ja/Nein

Überprüfen, wann die Rechnung vollständig bezahlt wurde

Klicken Sie in der Liste Standardwert auf Nein.

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Erstellen der Dokumentvorlage

Nachdem Sie die Eigenschaften in der Dokumentbibliothek definiert haben, müssen Sie eine Word-Vorlage für die Dokumente erstellen, die in der Bibliothek gespeichert werden sollen.

Erstellen Sie zuerst eine einfache Vorlage mit vorformulierten Inhalten sowie Stellen zum Anzeigen der verknüpften Eigenschaften.

  1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Neu.

  2. Doppelklicken Sie auf Leeres Dokument.

  3. Geben Sie den Inhalt ein, der in jedem Exemplar dieses Dokuments angezeigt werden soll, wie z. B. einen Titel und Kontaktinformationen.

    Geben Sie für Rechnungen beispielsweise den Titel Rechnung ein oder für Pressemitteilungen den Titel Zur Veröffentlichung in Ihrer nächsten Ausgabe.

  4. Klicken Sie auf die Stelle, an der Text eingegeben werden darf.

    Durch Hinzufügen eines Inhaltssteuerelements können Sie sicherstellen, dass jeder Benutzer, der das Dokument ausfüllt, die jeweiligen Informationen an der gleichen Stelle eingibt.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Rich-Text.

    Button image

    Der Text Klicken Sie hier, um Text einzugeben wird grau wiedergegeben.

    Die Registerkarte Entwicklertools wird nicht angezeigt.

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche  und anschließend auf Word-Optionen.

    2. Klicken Sie auf Häufig verwendet.

    3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

  6. Geben Sie Bezeichnungen für die benutzerdefinierten Eigenschaften ein, die Sie der Dokumentbibliothek hinzugefügt haben. Die Platzhalter zur Anzeige der Daten werden Sie zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen.

    Geben Sie beispielsweise in einer Rechnung Fälligkeitsdatum für die Eigenschaft "Fälligkeitsdatum" ein, die Sie der Dokumentbibliothek hinzugefügt haben. Sie müssen nicht den identischen Eigenschaftennamen verwenden, und Sie können den Text beliebig gestalten. Die Dokumentvorlage muss nicht wie ein Formular aussehen.

    Für die Rechnung können Sie folgenden Text eingeben, damit die in der Eigenschaft "Fälliger Betrag" gespeicherten Daten vor dem Komma und die in der Eigenschaft "Fälligkeitsdatum" gespeicherten Daten vor dem Punkt angezeigt werden.

    Sie haben derzeit einen Saldo von $, Fälligkeitsdatum durch.

  7. Formatieren Sie das Dokument nach Belieben, darunter Schriftart, Seitenränder, Absätze, Farbschema usw.

  8. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche  Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie anschließend auf Speichern unter.

  9. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf Word-Vorlagen (*.dotx).

  10. Speichern Sie die Vorlage in einem Ordner, in dem Sie sie schnell wiederfinden können.

  11. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.

  12. Klicken Sie auf Speichern, und schließen Sie das Dokument.

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Zuordnen der Vorlage zur Dokumentbibliothek

Nachdem Sie eine Dokumentbibliothek und eine Word-Vorlage erstellt haben, müssen Sie die Vorlage der Bibliothek zuordnen.

  1. Wechseln Sie in Ihrem Webbrowser zu der Seite, die Dokumentbibliothek angezeigt. Die URL für diese Seite sieht wie folgt aus: http://Webserver/Ordner Website Name/Dokument Bibliothek name/Forms/AllItems.aspx

  2. Klicken Sie auf der Seite der Dokumentbibliothek klicken Sie auf Aktionen Menübild , und klicken Sie dann auf mit Windows Explorer öffnen.

  3. Wechseln Sie in Windows Explorer zu der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Vorlage.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Kopieren.

  5. Klicken Sie in Windows Explorer auf die Schaltfläche Zurück, bis wieder die Bibliotheksseite angezeigt wird. Doppelklicken Sie anschließend auf den Ordner Forms, um ihn zu öffnen.

    Hinweis : Wenn der Ordner mit der Dokumentbibliothek leer zu scheint, aktivieren Sie in Windows auf der Registerkarte Ansicht des Dialogfelds Ordneroptionen das Kontrollkästchen Versteckte Dateien und Ordner anzeigen.

  6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich, in dem die im Ordner "Forms" gespeicherten Dateien aufgelistet sind, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Einfügen.

  7. Schließen Sie Windows Explorer, und kehren Sie zur Bibliothek auf der Website zurück.

  8. Klicken Sie auf Einstellungen menü 'einstellungen' , und klicken Sie dann auf Einstellungen-Dokumentbibliothek.

  9. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.

  10. Geben Sie im Abschnitt Dokumentvorlage im Feld Vorlagen-URL den Pfad der Datei, die Sie in den Formularordner platziert, beginnend mit dem Namen der Dokumentenbibliothek. Wenn der Bibliotheksname Ihres Meine Bibliothek ist und Ihre Vorlage wurde heißt, geben Sie beispielsweise Meine Bibliothek/Forms/Watermark.dotx.

  11. Klicken Sie auf OK.

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Verknüpfen von Geschäftsdaten zwischen Vorlage und Dokumentbibliothek

Nachdem Sie eine Vorlage erstellt und deren Eigenschaften definiert haben, verknüpfen Sie die Eigenschaften mit der Vorlage. Die der Dokumentbibliothek hinzugefügten benutzerdefinierten Eigenschaften werden in der Liste Dokumenteigenschaften angezeigt, wenn die Vorlage in Microsoft Office Word geöffnet wird.

  1. Klicken Sie auf der Seite der Dokumentbibliothek klicken Sie auf Einstellungen menü 'einstellungen' , und klicken Sie dann auf Einstellungen-Dokumentbibliothek.

  2. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.

  3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumentvorlage auf Vorlage bearbeiten.

  4. Klicken Sie in der Word-Vorlage auf die Stelle, an der die Daten angezeigt werden sollen.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine.

    Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

  6. Zeigen Sie auf Dokumenteigenschaften, und klicken Sie auf den Eigenschaftennamen für die einzufügenden Daten.

    Um beispielsweise Daten einzufügen, die in der Eigenschaft "Fälligkeitsdatum" gespeichert sind, klicken Sie auf Fälligkeitsdatum. Das Dokument sieht nun folgendermaßen aus, wobei alttext="Legende 2Fälligkeitsdatum] in grauem Text wiedergegeben wird:

    Bitte senden Sie Zahlung durch [Fälligkeitsdatum].

  7. Drücken Sie STRG+S, um das Dokument zu speichern, und schließen Sie es.

  8. Klicken Sie auf der Seite Erweiterte Einstellungen der Dokumentbibliothek auf OK.

    Die Vorlage ist nun mit den vorgenommenen Änderungen gespeichert; alle neuen Dokumente, die in der Bibliothek erstellt werden, basieren auf dieser Vorlage.

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Erstellen eines neuen Dokuments, das auf der Vorlage basiert

Nachdem Sie eine Vorlage erstellt haben, testen Sie sie, um sicherzustellen, das sie nach dem Ausfüllen wie gewünscht aussieht. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Dokument zu erstellen, das auf der Vorlage basiert:

  1. Klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf Neu.

    In Word wird ein neues Dokument geöffnet, das auf der Vorlage basiert, die der Dokumentbibliothek zugeordnet wurde.

  2. Geben Sie Freihandtext in dem Inhaltssteuerelement ein, in dem Klicken Sie hier, um Text einzugeben angezeigt wird. Wenn kein Freihandtext einzugeben ist, löschen Sie das Steuerelement.

  3. Geben Sie Daten, wie z. B. den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum, in den entsprechenden Inhaltssteuerelementen ein.

    Um beispielsweise einen Wert im Inhaltssteuerelement "Fälliger Betrag" einzugeben, klicken Sie auf die Stelle, an der alttext="Legende 2Fälliger Betrag] in grauem Text angezeigt wird. Geben Sie dann den Betrag ohne das Währungssymbol ein. Um einen Wert im Inhaltssteuerelement "Fälligkeitsdatum" einzugeben, klicken Sie auf die Stelle, an der alttext="Legende 2Fälligkeitsdatum] in grauem Text angezeigt wird. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Datumsauswahl zu öffnen. Klicken Sie dann auf das gewünschte Datum.

  4. Führen Sie die folgenden Schritte zum Ändern von Daten aus, die im Inhalt des Dokuments nicht dargestellt werden (z. B. die Eigenschaft "Zahlung eingegangen"):

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Vorbereiten, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften.

    2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie z. B. das Kontrollkästchen Zahlung eingegangen.

  5. Wenn Sie damit fertig sind, speichern Sie das Dokument am Standardspeicherort, und schließen Sie es.

    Das Dokument wird in der Bibliotheksliste angezeigt. (Falls es nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Aktualisieren.)

Sie können den Inhalt des Dokuments (und die in der Dokumentbibliothek gespeicherten Daten) automatisch aktualisieren, indem Sie den Wert der Eigenschaften im Dokumentinformationsbereich ändern.

Hinweis : Das Format der Daten im Dokumentinformationsbereich weicht möglicherweise geringfügig vom Format der Daten in den Inhaltssteuerelementen ab. Beispielsweise wird im Feld "Fälliger Betrag" im Dokumentinformationsbereich ein Währungssymbol angezeigt, doch nicht im Inhaltssteuerelement "Fälliger Betrag". Ebenso kann das Datumsformat im Feld "Fälligkeitsdatum" im Dokumentinformationsbereich vom Datumsformat im Inhaltssteuerelement "Fälligkeitsdatum" abweichen. In den Feldern des Dokumentinformationsbereichs wird die auf der SharePoint-Website festgelegte Datenformatierung wiedergegeben und in den Inhaltssteuerelementen die in Word festgelegte Datenformatierung. Wenn Sie erfahren möchten, wie ein Inhaltssteuerelement formatiert ist, klicken Sie darauf. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente auf Eigenschaften.

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Erstellen von Bibliothekansichten zum Anzeigen von Berichten

Sie können benutzerdefinierte Ansichten der Bibliothek erstellen, um Berichte zu den Geschäftsdaten bereitzustellen. So können Sie beispielsweise in einer Rechnungsbibliothek sämtliche Rechnungen anzeigen, die noch nicht bezahlt wurden.

Erstellen einer benutzerdefinierten Ansicht

  1. Klicken Sie auf der Seite der Dokumentbibliothek, in der Ansicht im Menü Menü 'Ansicht' klicken Sie auf Ansicht erstellen.

  2. Klicken Sie unter Format für Ansicht auswählen auf Standardansicht.

  3. Geben Sie im Feld Ansichtsname einen Namen für die Ansicht ein, z. B. Unbezahlte Rechnungen.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Publikum unter Publikum anzeigen aus, ob Sie eine persönliche Ansicht anlegen möchten, die nur von Ihnen verwendet werden kann, oder eine öffentliche Ansicht, die auch von anderen Personen verwendet werden kann.

  5. Im Bereich Spalten können Sie Spalten anzeigen oder ausblenden, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren bzw. deaktivieren. Geben Sie neben dem Spaltennamen die Nummer für die Spaltenreihenfolge in der Ansicht ein.

  6. Wählen Sie im Bereich Sortieren aus, ob und wie die Informationen sortiert werden sollen. Sie können zwei Spalten für den Sortiervorgang verwenden, z. B zuerst nach Autor und dann nach Dateinamen der jeweiligen Autoren sortieren.

  7. Wählen Sie im Bereich Filtern aus, ob und wie die Dateien gefiltert werden sollen. In einer gefilterten Ansicht wird eine kleinere Auswahl angezeigt, z. B. Artikel, für die noch keine Zahlung eingegangen ist.

  8. Im Bereich Gruppieren nach können Sie Elemente mit demselben Wert im selben Bereich gruppieren, beispielsweise als erweiterbarer Bereich für Dokumente eines bestimmten Autors.

  9. Im Bereich Gesamtsumme können Sie die Anzahl von Elementen in einer Spalte zählen, beispielsweise die Gesamtanzahl von Problemen. In manchen Fällen können Sie zusätzliche Informationen zusammenfassen oder erstellen, z. B. Durchschnittswerte.

  10. Klicken Sie auf OK.

Hinweis : Weitere Informationen zum Erstellen von benutzerdefinierter Ansichten von Dokumentbibliotheken klicken Sie auf Hilfe klicken Sie auf der Website Windows SharePoint Services 3.0.

Beispiel für eine Ansicht von unbezahlten Rechnungen

In einer Rechnungsbibliothek mit Eigenschaften für "Kundenname", "Fälligkeitsdatum", "Zahlung eingegangen" und "Fälliger Betrag" können Sie eine Ansicht erstellen, in der ein Bericht zu unbezahlten Rechnungen angezeigt wird. Dieser Bericht wird nach Kunde gruppiert und aufgezeichnet, gemäß den Einstellungen der folgenden Tabelle.

Eingabe im Feld Name

Zu aktivierende Kontrollkästchen im Bereich Spalten

Erforderliche Aktion im Bereich Sortieren

Erforderliche Aktion im Bereich Filtern

Erforderliche Aktion im Bereich Gruppieren nach

Erforderliche Aktion im Bereich Summen

Unbezahlte Rechnungen

Kundenname, Fälligkeitsdatum, Zahlung eingegangen, Fälliger Betrag

Klicken Sie in der Liste Zuerst sortieren nach Spalte auf Kundenname und in der Liste Dann sortieren nach Spalte auf Fälligkeitsdatum.

Klicken Sie auf Elemente nur in folgendem Fall anzeigen und in der Liste Elemente anzeigen, wenn Spalte auf Zahlung eingegangen. Klicken Sie dann auf ist ungleich, und geben Sie in der Liste Wenn Spalte den Wert Ja ein.

Klicken Sie in der Liste Zuerst gruppieren nach auf Kundenname.

Klicken Sie in der Liste Fälliger Betrag auf Summe.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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