Durchsuchen von Datensätzen in Business Contact Manager

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Das Durchsuchen von Geschäftsdatensätzen stellt ein schnelles Verfahren zum Suchen nach einem oder mehreren Datensätzen mit den gewünschten Informationen dar. Mithilfe der Suchfunktion können Sie beispielsweise Projekte mit hohem Wert oder hoher Priorität identifizieren oder aber nach allen Firmen, Geschäftskontakten, Geschäftsprojekten und Verkaufschancen suchen, die Ihnen zum Verwalten zugewiesen wurden.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Suchfunktionen um Business Contact Manager für Outlook Datensätze zu finden.

Was möchten Sie tun?

Durchsuchen von Geschäftsdatensätzen

Wiederholen eines kürzlich ausgeführten Suchvorgangs

Vorschläge für Suchen

Erweiterte Suchoptionen

Erweitern eines Suchbereichs

Verfeinern der Suchergebnisse

Verwenden von Suchordnern

Erstellen eines Suchordners

Durchsuchen von Geschäftsdatensätzen

Sie können jede Art von Datensatz in Business Contact Manager für Outlook sowie andere Informationen, wie die Ergebnisse der Marketingaktivitäten suchen.

Beim Beginn einer Suche wird der gesamte Text in den Schlüsselfeldern des ausgewählten Datensatztyps auf die Informationen überprüft, die gesucht werden sollen, einschließlich aller benutzerdefinierten Felder. Bei Bedarf kann fast jedes Feld eines Datensatztyps durchsucht werden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

    Kontaktverwaltung.

    Sales.

    Marketing.

    Projektmanagement.

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte mit dem Datensatztyp, nach dem Sie suchen möchten.

  3. Geben Sie auf der Registerkarte im Feld In '(Name der Liste)' suchen einen Begriff ein, der Ihrer Meinung nach in den zu suchenden Datensätzen enthalten ist, z. B. Ort, Vorwahl oder sogar nur einen Teil des Namens. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben, z. B. "Jesper 555", schließen die Suchergebnisse die Datensätze ein, in denen diese beiden Begriffe enthalten sind.

Wie werden die Kommunikationshistorienelemente durchsucht?

Sie können die Kommunikationshistorienelemente einzelner Datensätze oder aber den gesamten Ordner Kommunikationshistorie durchsuchen.

So suchen Sie Kommunikationshistorienelemente für einen Datensatz    Doppelklicken Sie auf den Datensatz, um ihn zu öffnen, und klicken Sie dann im Menüband auf die Schaltfläche Verlauf.

So suchen Sie den Ordner "Kommunikationshistorie"    Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Business Contact Manager.

Tipp : Suchoperatoren wie UND und ODER geben die Beziehung zwischen den Suchbegriffen an. Der Standardoperator ist UND. Wenn Sie bei mehreren Suchbegriffen keinen Operator einschließen, z. B. "Jesper ODER 555", werden nur diejenigen Datensätze zurückgegeben, in denen jeder eingegebene Suchbegriff enthalten ist.

  1. Klicken Sie auf der Suche Schaltfläche Schaltfläche "Suchen" . Die Suchergebnisse werden auf der Registerkarte angezeigt. Der Name der Registerkarte ändert sich die Wörter (Search Results) aufnehmen möchten.

Hinweis :  Mit der Suchfunktion in Business Contact Manager für Outlook können die Suchergebnisse nicht durchsucht werden.

  1. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf der Suche schließen Schaltfläche auf Gadget auf die Schaltfläche Schließen .

    Tipp : Sie können auch Filter die Liste der Einträge auf einer Registerkarte der rechten Maustaste auf die Registerkarte, und klicken Sie dann auf Ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, und geben Sie die Kriterien, die Sie möchten. Weitere Informationen zu Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

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Wiederholen eines kürzlich ausgeführten Suchvorgangs

Wenn Sie eine Suchergebnismenge erneut anzeigen müssen, nachdem Sie die Suchergebnisse geschlossen haben, können Sie den Suchvorgang schnell wiederholen, ohne die Suchkriterien erneut eingeben zu müssen. Die zehn zuletzt ausgeführten Suchvorgänge werden bei jeder Registerkarte automatisch gespeichert.

Hinweis :  Die zuletzt ausgeführten Suchvorgänge können nicht auf andere Registerkarten angewendet werden.

  1. Klicken Sie in einem Arbeitsbereich auf einer beliebigen Registerkarte auf das Feld Suchen.

  2. Falls erforderlich, klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Suchen.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Optionen auf Zuletzt verwendete Suchvorgänge zuletzt verwendete Suchschaltfläche . Suchvorgänge werden von den Suchkriterien, mit der letzten Suche am oberen Rand der Liste identifiziert.

  4. Klicken Sie auf den Suchvorgang, der wiederholt werden soll. Die den Suchkriterien entsprechenden Datensätze werden im Suchergebnisbereich angezeigt.

Wenn Sie eine wieder verwendbare Liste erstellen möchten, empfehlen wir, dass Sie eine neue Registerkarte in der Arbeitsbereich erstellen und von Filtern anwenden. Klicken Sie im Arbeitsbereich klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Registerkarte Erstellen, und geben Sie die Informationen. Weitere Informationen zum Erstellen einer neuen Registerkarte finden Sie die Informationen auf Registerkarten im Artikel Gestaltungsvorlagen Ihrer Business Contact Manager-Arbeitsbereiche ein.

Tipp : Sie können eine Marketingaktivität aus einer Reihe von Suchergebnissen starten, indem Sie alle Datensätze in den Suchergebnissen auswählen, mit der rechten Maustaste und klicken Sie dann auf Erstellen und den Typ der Marketingaktivität, die Sie starten möchten. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten zu starten finden Sie unter vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.

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Vorschläge für Suchen

  • Wenn Sie nicht genau wissen, wie ein Suchbegriff (z. B. ein Eigenname) geschrieben wird, geben Sie einfach ein paar Buchstaben davon ein.

  • Da die Suchfunktion den gesamten eingegebenen Text in den wesentlichen Feldern jedes durchsuchten Datensatzes überprüft, sind die Suchergebnisse möglicherweise umfangreicher als erwartet. Wenn Sie beispielsweise als Suchbegriff "Chicago" eingegeben haben, umfassen die Suchergebnisse sowohl Kontakte mit Adressen in Chicago als auch Kontakte, in deren Firmennamen "Chicago" enthalten ist.

  • Im Feld Suchen können Sie mehr als einen Suchbegriff eingeben, z. B. einen Namen oder einen Ort.

  • Der Standardsuchoperator lautet UND. Wenn Sie keine anderen Operatoren verwenden, werden nur die Datensätze angezeigt, die allen Ihren Suchkriterien entsprechen.

  • Verwenden Sie Operatoren (= < > ODER) einzeln oder in Kombination zwischen Suchbegriffen, um die Suchergebnisse einzugrenzen.

Geben Sie die Operatoren UND und ODER in Großbuchstaben ein.

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Erweiterte Suchoptionen

Über die Standardsuche in Geschäftsdatensätzen hinaus können Sie den Suchbereich erweitern oder eingrenzen.

Mithilfe der Optionen von Bereich können Sie das Suchfeld erweitern. Wenn Sie beispielsweise Geschäftskontaktdatensätze durchsuchen, in die Ergebnisse aber Leads einschließen möchten, können Sie weitere Datensätze des gleichen Typs in den Suchvorgang einbeziehen.

Mithilfe der Optionen von Verfeinern können Sie die Suche auf bestimmte Felder, einschließlich Ihrer benutzerdefinierten Felder, eingrenzen. Klicken Sie auf eines der Felder in der Gruppe, um den betreffenden Informationstyp den Suchkriterien hinzuzufügen.

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Erweitern eines Suchbereichs

Nachdem Sie eine Suche starten, können Sie deren Bereich aus, um weitere Datensätze vom gleichen Typ, oder alle Datensätze Business Contact Manager für Outlook und Elemente enthalten ändern. Versuchen Sie dieses Verfahren, wenn Sie einen Datensatz finden, wenn Sie erwartet, um ihn anzuzeigen.

Wenn Sie für alle Datensätze – Kommunikationshistorienelemente, Verkaufschancendatensätzen verknüpfte Konten usw. –, die einem bestimmten Geschäftskontakt zugeordnet sind gefunden haben, können Sie die Suche auf automatisch alle Datensätze in der Suche, einschließlich von alle benutzerdefinierte Datensatztypen erweitern.

Wenden Sie nach dem Starten eines Suchvorgangs die folgende Vorgehensweise an, um Ihren Suchbereich zu erweitern.

  1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Suchen in der Gruppe Bereich auf eine der folgenden Optionen:

    • Alle Typen von (Eintragsname) Diese Option erweitert die Suche auf alle Datensatztypen, die auf den ausgewählten Datensatztyp basieren.

    • Alle Business Contact Manager-Elemente Diese Option ( Suchen Sie die Schaltfläche für alle Bcm-Elemente ) erweitert die Suchergebnisse, um alle Business Contact Manager für Outlook-Datensätzen und Elementen, einschließlich der Kommunikationshistorienelemente einschließen.

      Hinweis : Outlook-Elemente wie Termine und E-Mail-Nachrichten werden in die Suchergebnisse nicht eingeschlossen.

  2. Kehren Sie zu den ursprünglichen Suchergebnissen zurück, indem Sie im Menüband auf Aktuelle Registerkarte klicken.

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Verfeinern der Suchergebnisse

Während der Suche können Sie jederzeit Suchkriterien hinzufügen, um die angezeigten Ergebnisse weiter einzugrenzen. Fügen Sie Suchwerte für fast jedes Feld im ausgewählten Datensatztyp hinzu.

Wenden Sie nach dem Starten eines Suchvorgangs die folgende Vorgehensweise an, um den Suchbereich einzugrenzen.

  1. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Suchen in der Gruppe Verfeinern auf eine der folgenden Optionen, um die jeweiligen Kriterien in die Suche einzuschließen:

Beim Klicken auf ...

Inhalt der Suchergebnisse

Namen Option (Bezeichnung variiert mit den Datensätzen, die Sie suchen)

Alle Datensätze mit dem im Feld Suchen eingegebenen Namen oder Teil eines Namens

Zugewiesen an mit anschließendem Klicken auf einen Namen in der Liste

Alle Datensätze, die dem ausgewählten Benutzernamen zugewiesen sind

Für eine Marketingkampagne  (für Marketingaktivität Einträge nur)

Marketingaktivitätsdatensätze, die zu der Kampagne bzw. den Kampagnen mit dem im Feld Kampagne eingegebenen Namen gehören

Gekennzeichnet

Gekennzeichnete Datensätze

Vertrieb Phasen  (für nur Datensätze Verkaufschance)

Verkaufschancendatensätze in der Vertriebsphase (z. B. Akquise oder Qualifikation), auf die in der Liste geklickt wird

Status  (für Marketingaktivität, Geschäftsprojekt und Vorgang Geschäftsprojektdatensätzen nur)

Datensätze, die mit dem Status gekennzeichnet sind, auf den in der Liste Status geklickt wird

Kategorien

Datensätze, die der Kategorie zugewiesen wurden, auf die in der Liste Kategorien geklickt wird

Übergeordnete Option (Bezeichnung variiert mit den Datensätzen, die Sie suchen)

Datensätze, die mit einer Firma oder einem Projekt mit dem Namen verknüpft sind, der im Feld Suchen eingegeben wurde

Formular (Felder) Felder Formularschaltfläche

Alle Datensätze, deren Felder den gleichen Wert enthalten, der im Feld Suchen eingegeben oder durch Klicken ausgewählt wurde, für die Felder, auf die in der Liste Formularfelder geklickt wird

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen, um die Suchergebnisse anzuzeigen.

Tipp : Jede Auswahl, die Sie in der Gruppe Verfeinern treffen, wird unter dem Feld Suchen als Feld hinzugefügt. Sie können diese Kriterien überprüfen und ändern sowie zusätzliche Suchvorgänge ausführen, solange das Feld Suchen hervorgehoben ist.

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Verwenden von Suchordnern

Suchordner ermöglichen es genauso wie die Registerkarten in einem Arbeitsbereich, die gewünschten Informationen auf einfache Weise anzuzeigen.

Die Business Contact Manager für Outlook Suchordner werden im Navigationsbereich angezeigt, wenn Sie klicken Sie auf E-Mail. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Einträge angezeigt, die ihn enthält.

Sie können Suchordner nach Bedarf erstellen und verwenden. Sie funktionieren ähnlich wie eine gefilterte Liste auf einer Registerkarte. Allerdings ist bei Suchordnern erheblich mehr Computerverarbeitungsleistung als bei Registerkarten erforderlich, damit die Daten aktuell bleiben. Registerkarten werden immer, wenn sie sichtbar sind, auf dem neuesten Stand gehalten; Suchordner dagegen werden ständig aktualisiert – unabhängig von ihrer Sichtbarkeit.

Es empfiehlt sich, dass Sie die Anzahl der Suchordner, die Sie erstellen und stattdessen Registerkarten verwenden, wenn Sie eine wieder verwendbare Liste erstellen möchten. Sie können bis zu 20 Tabstopps in den einzelnen Arbeitsbereichen erstellen. Informationen zum Erstellen von Registerkarten aus gefilterte Listen finden Sie im Abschnitt auf Registerkarten im Artikel Ihrer Business Contact Manager-Arbeitsbereiche Gestaltungsvorlagen .

Erstellen eines Suchordners

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf E-Mail.

  2. Klicken Sie unter Business Contact Manager mit der rechten Maustaste auf Suchordner, und klicken Sie dann auf Neuer Suchordner.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Suchordner einen Namen für den Ordner ein.

  4. Klicken Sie auf den Datensatztyp, der im Suchordner enthalten sein soll.

Sie können Datensatztypen wie Geschäftskontakte, Firmen, Verkaufschancen, Geschäftsprojekte und Projektaufgaben oder aber Kommunikationshistoriendatensätze wie Geschäftskontakthistorie, Firmenhistorie, Verkaufschancenhistorie und Geschäftsprojekthistorie auswählen. Die Historienordner enthalten die Kommunikationshistorienelemente für die ausgewählten Datensatztypen.

Tipp : Wenn Sie einen Ordner mit dem Konto oder Geschäftskontakt-basierten Einträge erstellen, können Sie den Suchordner als Liste der Empfänger, der eine Marketingaktivität. Wählen Sie nur die Datensätze, und klicken Sie dann im Menüband in der Gruppe kommunizieren, klicken Sie auf Marketing, und klicken Sie dann auf die Aktivität, die Sie starten möchten.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um das Dialogfeld Filter zu öffnen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter auf die Optionen, die in die Filterergebnisse einbezogen werden sollen.

    • Klicken Sie auf die Registerkarte Erweiterter Filter, um eine oder mehrere Abfragen zur weiteren Eingrenzung der Filterergebnisse zu erstellen.

    • Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse überprüfen, um die Liste der Datensätze anzuzeigen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der zusätzlichen Datensätze, die aus den Ergebnissen ausgeschlossen werden sollen.

      Weitere Informationen zur Verwendung von Filtern finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

  2. Klicken Sie auf OK, um die Ergebnisse als Suchordner zu speichern.

    Der Ordner wird im Navigationsbereich unter dem Ordner Business Contact Manager angezeigt.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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