Durchdachter Arbeiten: Lassen Sie das Anwesenheitsfeature für sich arbeiten

In diesem Leitfaden wird erläutert, wie Sie den Kontakt zu Personen aufrechterhalten, die Ihnen wichtig sind, sowie zu Personen, die für Ihre Arbeit wichtig sind.

Inhalt dieses Artikels

Informieren anderer über Ihre Aktivitäten

Ändern Ihres Anwesenheitsstatus

Anderen mitteilen, was heute bei Ihnen ansteht

Festlegen Ihres Standorts

Mit Personen in Verbindung treten, die Ihnen wichtig sind

Suchen nach Personen

Anheften von häufig verwendeten Kontakten

Erstellen von Gruppen für Personen, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren

Erstellen einer Gruppe

Hinzufügen von Personen zu einer Gruppe

Senden einer Chatnachricht

Einladen weiterer Personen zu einer Chatunterhaltung

Ausfindigmachen eines beschäftigten Arbeitskollegen

Markieren eines Kontakts

Anzeigen der für einen Kontakt verfügbaren Kommunikationsarten

Überprüfen des Standorts eines Kontakts

Überprüfen des Kalenders eines Kontakts

Aufrechterhalten Ihrer täglichen Kommunikation

Senden einer E-Mail an einen Kontakt

Planen einer Besprechung mit einer Person

Überprüfen auf verpasste Unterhaltungen

Unterbinden von Störungen

Festlegen Ihres Status auf "Nicht stören"

Informieren anderer über Ihre Aktivitäten

Die Microsoft® Lync™ 2010-Kommunikationssoftware legt Ihren Anwesenheitsstatus automatisch auf Grundlage Ihrer Aktivität bzw. Ihres Microsoft® Outlook®-Kalenders fest. Sie können aber auch einen Ort festlegen oder eine Notiz hinzufügen, um anderen Personen weitere Details mitzuteilen.

Ändern Ihres Anwesenheitsstatus

  • Öffnen Sie Lync 2010, und klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf das Verfügbarkeitsmenü unter Ihrem Namen, und wählen Sie einen anderen Status, beispielsweise Bin gleich zurück.

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In der folgenden Tabelle werden die Kontaktanwesenheitszustände mit ihrer jeweiligen Bedeutung beschrieben, die anderen angezeigt werden können, und es wird erläutert, wie sie festgelegt werden.

Anwesenheitsstatus

Beschreibung

Lync-Anwesenheit „Verfügbar“ Verfügbar

Sie sind online und für Kontakte verfügbar. Automatische oder benutzergesteuerte Einstellung.

Lync-Anwesenheit „Beschäftigt“ Beschäftigt

Sie sind beschäftigt und möchten nicht unterbrochen werden. Automatische (wenn sich der Benutzer in einer mit Outlook geplanten Konferenz befindet) oder benutzergesteuerte Einstellung.

Lync-Anwesenheit „Beschäftigt“ Am Telefon

Sie befinden sich in einem Lync-Anruf (zwischen zwei Gesprächspartnern) und möchten nicht gestört werden. Automatisch.

Lync-Anwesenheit „Beschäftigt“ In einer Besprechung

Sie befinden sich in einer Besprechung (per Lync oder Outlook) und möchten nicht gestört werden. Automatisch.

Lync-Anwesenheit „Beschäftigt“ In einer Telefonkonferenz

Sie befinden sich in einer Lync-Telefonkonferenz (Lync-Besprechung mit Audio) und möchten nicht gestört werden. Automatisch.

Lync-Anwesenheit „Nicht stören“ Nicht stören

Sie möchten nicht gestört werden und Unterhaltungsbenachrichtigungen nur dann sehen, wenn diese wurde von jemandem aus Ihrer Arbeitsgruppe gesendet werden. Benutzergesteuert.

Lync-Anwesenheit „Abwesend“ Bin gleich zurück

Sie sind für kurze Zeit nicht an Ihrem Computer. Benutzergesteuert.

Lync-Anwesenheit „Abwesend“ Abwesend

Ihr Computer ist seit einiger Zeit inaktiv (Standardwert 5 Min., der Wert ist einstellbar). Automatisch.

Lync-Anwesenheit „Abwesend“ Nicht bei der Arbeit

Sie arbeiten nicht, und es kann kein Kontakt mit Ihnen aufgenommen werden. Benutzergesteuert.

Lync-Anwesenheitssymbol 'Offline' Offline

Sie sind nicht angemeldet. Wenn Sie die Anzeige Ihrer Anwesenheit für einzelne Personen blockiert haben, werden Sie diesen als "Offline" angezeigt. Automatisch.

Lync-Anwesenheit „Unbekannt“ Unbekannt

Ihre Anwesenheit ist unbekannt. Wenn andere nicht Lync als Chatprogramm verwenden, wird diesen Personen Ihre Anwesenheit möglicherweise als unbekannt angezeigt. Automatisch.

Anderen mitteilen, was heute bei Ihnen ansteht

  • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf das Notizfeld über Ihrem Namen, und geben Sie dann eine Notiz ein, z. B. "Arbeite von zu Hause aus" oder "Arbeite unter Termindruck, Kontaktaufnahme bitte nur per Chat

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Festlegen Ihres Standorts

  • Lync zeigt in seinem Hauptfenster unter Ihrem Anwesenheitsstatus einen Standort an, der dem Netzwerk zugeordnet ist, mit dem Sie verbunden sind. Sie können diesen Standort aussagekräftiger gestalten, indem Sie ihn in "Büro" oder "Zu Hause" umbenennen. Wann immer Sie dann an diesem Standort arbeiten, wissen die Kontakte, denen Sie diese Information zur Verfügung stellen möchten, wo Sie sich gerade befinden. Informationen zum Konfigurieren privater Beziehungen finden Sie unter Steuern des Zugriffs auf Ihre Anwesenheitsinformationen.

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Mit Personen in Verbindung treten, die Ihnen wichtig sind

Bauen Sie Ihre Kontaktliste so auf, dass sie Ihnen die Kommunikation vereinfacht und lassen Sie sich Anwesenheitsinformationen der Personen anzeigen, die für Sie am wichtigsten sind. Die einfachste Möglichkeit, um Personen unabhängig davon zu suchen, ob sie bereits in Ihrer Kontaktliste sind oder nicht, besteht in der Suche über das Suchfeld. Zusätzlich zu den Suchmöglichkeiten nach Name oder Telefonnummer können Sie auch nach anderen Begriffen suchen, die ein Kontakt gegebenenfalls in seinem Profil angegeben hat. Wenn unter dem Suchfeld eine Schaltfläche Fertigkeiten angezeigt wird , versuchen Sie, nach einer Qualifikation oder einem Fachgebiet, nach einer beruflichen Position usw. zu suchen.

Um Sie bei der Organisation Ihrer Kontaktliste zu unterstützen, füllt Lync Ihre Häufig verwendeten Kontakte auf Basis der 10 Kontakte, mit denen Sie am häufigsten kommunizieren. Sie können die wichtigsten Kontakte auch im oberen Bereich dieser Kontaktgruppe anheften, um schnell darauf zugreifen zu können. Lync 2010 füllt die angeheftete Liste automatisch mit den Mitgliedern Ihres Teams.

Suchen nach Personen

  • Beginnen Sie im Hauptfenster von Lync in Ihrer Kontaktliste mit der Eingabe des Namens einer Person in das Suchfeld. Die entsprechenden Ergebnisse werden unterhalb des Felds angezeigt.

Suchen nach einem Kontakt

Anheften von häufig verwendeten Kontakten

  • Klicken Sie in Ihrer Kontaktlist oder in den Suchergebnissen mit der rechten Maustaste auf die Person, und klicken Sie dann auf An häufige Kontakte anheften.

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Erstellen von Gruppen für Personen, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren

Müssen Sie eine kurze Mitteilung schnell an eine ganze Gruppe von Personen senden? Sie können für jedes Team, mit dem Sie zusammenarbeiten, eine Gruppe einrichten, sodass Sie sehen können, wer zu welchem Zeitpunkt verfügbar ist, bzw. um das ganze Team zu kontaktieren.

Erstellen einer Gruppe

  • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf einen Gruppennamen (z. B. Häufig verwendete Kontakte), klicken Sie auf Neue Gruppe erstellen, und geben Sie dann einen Namen für die Gruppe an.

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Hinzufügen von Personen zu einer Gruppe

  • Führen Sie in Ihrer Kontaktliste eine der folgenden Aktionen aus:

    • Ziehen Sie Kontakte in eine Gruppe.

    • Suchen Sie nach einem Kontakt, und klicken Sie in den Suchergebnissen mit der rechten Maustaste auf die Person, und klicken Sie dann auf Zur Kontaktliste hinzufügen und anschließend auf den neuen Gruppennamen.

Senden einer Chatnachricht

  1. Führen Sie in Ihrer Kontaktliste eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie zum Senden einer Chatnachricht an einen Kontakt auf dessen Namen. Zum Senden einer Chatnachricht an eine Gruppe klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Gruppennamen, und klicken Sie dann auf Chatnachricht senden.

  2. Geben Sie im daraufhin geöffneten Unterhaltungsfenster Ihre Nachricht in den Nachrichteneingabebereich ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

Einladen weiterer Personen zu einer Chatunterhaltung

  • Klicken Sie im Unterhaltungsfenster auf das Menü Optionen für Personen, und klicken Sie dann auf Nach Name oder Telefonnummer einladen.

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Sie können auch Kontakte oder Gruppen aus der Kontaktliste in das Unterhaltungsfenster ziehen, um sie hinzuzufügen.

Tipp :  Wenn Sie Kontakte außerhalb Ihrer Organisation haben, können Sie diese dennoch hinzufügen. Klicken Sie einfach auf Per E-Mail einladen, woraufhin diese Kontakte an der Unterhaltung teilnehmen können, indem sie in der E-Mail-Nachricht auf einen Link klicken (ganz gleich, ob Lync auf deren Computer installiert ist).

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Ausfindigmachen eines beschäftigten Arbeitskollegen

Lync zeigt Ihnen nicht nur den Status einer Person an (wie "Verfügbar", "Beschäftigt" oder "Abwesend"), sondern lässt Sie auch deren Standort bestimmen und hilft bei der Ermittlung des optimalen Kommunikationsmodus. So können Sie beispielsweise einen Kontakt markieren, was bedeutet, dass Lync eine Benachrichtigung anzeigt, sobald der Status eines Kontakts auf Verfügbar wechselt, sodass Sie dann wissen, dass Sie nun unbesorgt eine Chatnachricht senden oder persönlich vorbeischauen können.

Markieren eines Kontakts

  • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync in Ihrer Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt, und klicken Sie dann auf Für Statusänderungsbenachrichtigungen markieren.

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Anzeigen der für einen Kontakt verfügbaren Kommunikationsarten

  1. Zeigen Sie in der Kontaktliste auf das Bild eines Kontakts, um dessen Visitenkarte zu öffnen.

  2. Am unteren Rand werden die Arten angezeigt, auf die Sie mit dieser Person kommunizieren können, beispielsweise E-Mail und Chat. Klicken Sie einfach auf eine dieser Schaltflächen, um eine Verbindung mit dieser Person herzustellen.

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Überprüfen des Standorts eines Kontakts

  • Zeigen Sie in der Kontaktliste auf das Bild eines Kontakts, und klicken Sie dann auf den Erweiterungspfeil in der unteren rechten Ecke, um eine erweiterte Visitenkarte zu öffnen.

Erweiterte Visitenkarte

Auf der Visitenkarte wird zusätzlich zum Büro und Telefonnummern der aktuelle Standort der Person angezeigt (der dem Netzwerk zugeordnet ist, mit dem der Kontakt zurzeit verbunden ist).

Überprüfen des Kalenders eines Kontakts

  1. Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf das Bild einer Person, um deren erweiterte Visitenkarte zu öffnen.

  2. Prüfen Sie den Eintrag neben Kalender.

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Aufrechterhalten Ihrer täglichen Kommunikation

Lync ist eng in Outlook integriert. Sie können nicht nur Ihre Chatunterhaltungen über Lync verwalten, sondern auch E-Mails und Outlook-Besprechungsanfragen an Ihre Lync-Kontakte senden. Sowohl Lync als auch Outlook informieren Sie über verpasste Unterhaltungen.

Senden einer E-Mail an einen Kontakt

  1. Zeigen Sie im Hauptfenster von Lync in der Kontaktliste auf das Bild oder den Anwesenheitsindikator eines Kontakts. Daraufhin wird dessen Visitenkarte geöffnet, und wenn diese Person per E-Mail kontaktiert werden kann, wird am unteren Rand eine E-Mail-Schaltfläche angezeigt.

  2. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook zu öffnen.

Attendee

Planen einer Besprechung mit einer Person

  • Klicken Sie in einer Visitenkarte neben der Telefon-Schaltfläche auf das Menü "Optionen", und klicken Sie dann auf Besprechung planen.

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Überprüfen auf verpasste Unterhaltungen

  1. Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Hauptfensters von Lync auf das Symbol für verpasste Benachrichtigungen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Verpasste Unterhaltungen, um Ihren Outlook-Ordner Aufgezeichnete Unterhaltungen zu öffnen.

  • Klicken Sie auf Neue Voicemailnachricht, um die Nachricht wiederzugeben.

Communicator

Hinweis :  Klicken Sie im Dialogfeld Lync – Optionen auf Privat, und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Chatunterhaltungen im E-Mail-Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen" speichern aktiviert ist.

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Unterbinden von Störungen

Sie können Ihren Status auf "Nicht stören" festlegen, um Unterbrechungen zu steuern. Auf diese Weise sieht jeder, dass Sie nicht gestört werden möchten, und wenn jemand versucht, Sie zu Chatunterhaltungen einzuladen, werden Sie nicht durch Benachrichtigungen gestört, es sei denn, diese werden von jemandem aus Ihrer Arbeitsgruppe gesendet. Weitere Informationen hierzu finden Sie im folgenden Hinweis.

Festlegen Ihres Status auf "Nicht stören"

  • Klicken Sie im Hauptfenster von Lync auf Ihren Anwesenheitsstatus, und klicken Sie dann auf Nicht stören.

Attendee

Hinweis :  Alle Ihre Kontakte sind standardmäßig Kollegen. Um jemanden zu einem Kontakt Ihrer Arbeitsgruppe zu machen, damit Sie von ihm Unterhaltungsbenachrichtigungen erhalten (auch wenn Ihr Status Nicht stören ist), klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Kontaktliste auf den Kontakt, klicken Sie auf Private Beziehung ändern, und klicken Sie dann auf Arbeitsgruppe. Um alle Benachrichtigungen von allen Personen zu deaktivieren, wenn Ihr Status Nicht stören ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, auf Benachrichtigungen und schließlich auf Keine Benachrichtigungen anzeigen.

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