Drucken von unterschiedlichen Etiketten, Namensschildern oder Visitenkarten auf dasselbe Blatt

Wenn Sie Etiketten, Namensschilder oder Visitenkarten drucken möchten, ist es normalerweise am rationellsten, eine ganze Serie auf ein einziges Blatt zu drucken. Hierfür können Sie in Microsoft Office Publisher 2007 im Dialogfeld Drucken die Option Mehrere Seiten pro Blatt auswählen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Seitenformat einer Publikation kleiner als das Blatt ist, auf das die Publikation gedruckt werden soll.

Hinweis   In Office Publisher 2007 bezieht sich der Begriff "Seitenformat" auf den Bereich einer Publikation. Das Papier- oder Blattformat ist das Format des Papiers, auf das die Publikation gedruckt wird.

Sie können eine mehrseitige Publikation auf zwei verschiedene Arten erstellen: manuell (durch Einfügen von Seiten) oder automatisch (mithilfe des Seriendrucks).

Inhalt dieses Artikels

Auswählen der geeignetsten Methode für die Aufgabe

Verwenden der manuellen Methode

Verwenden der automatisierten Methode

Auswählen der geeignetsten Methode für die Aufgabe

Sie möchten Ihre CD-Sammlung nur ein einziges Mal mit Etiketten versehen. Oder Sie müssen Schilder für den vorgesehenen Schlussverkauf in Ihrem Geschäft drucken.

Beispiel für mehrere Seiten auf einem Blatt

Vielleicht möchten Sie auch einen Index Ihrer CDs aktualisieren und ausdrucken. Oder Sie möchten die Unterlagen, die jedem Teilnehmer an der Frühjahrstagung Ihres Berufsverbands ausgehändigt werden sollen, mit Etiketten versehen. Außerdem sollen Namensschilder für alle Teilnehmer sowie individuelle Platz- oder Visitenkarten für deren Sitzplätze gedruckt werden.

Berücksichtigen Sie bei der Ermittlung, ob die manuelle oder die automatisierte Methode verwendet werden sollte, die folgenden Punkte:

  • Auf wie viele verschiedene Arten und wie viele Male dieselben Informationen verwendet werden sollen

  • Wie viele unterschiedliche Seiten erzeugt werden sollen

Die manuelle Methode

Wenn Sie mehrere Seiten auf dasselbe Blatt drucken möchten und nur wenige Etiketten, Namensschilder, Handzettel, Visitenkarten oder sonstige kleine Publikationen erstellen müssen, funktioniert die manuelle Methode am besten. Diese Methode ist auch zweckmäßig, wenn Sie erwarten, dass der jeder Publikation hinzugefügte Text nur dieses eine Mal verwendet wird.

Die automatisierte Methode

Wenn Sie mehrere Seiten auf dasselbe Blatt drucken möchten und über eine lange Liste von Namen, Adressen oder sonstigen Daten verfügen, die zukünftig benötigt werden, verwenden Sie den Seriendruck, um die Daten zu kombinieren und in der Liste zu speichern. Projekte, bei denen die gleichen Text- und Bilddaten verwendet werden, lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt einfacher bearbeiten.

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Verwenden der manuellen Methode

Bei Verwendung dieser Methode fügen Sie einer Publikation (der primären Publikation) Seiten hinzu, damit Sie eine Seite aus jeder der unterschiedlichen Publikationen auf jeder zusätzlichen Seite einfügen können.

Die manuelle Methode umfasst drei grundlegende Schritte:

  1. Hinzufügen von Seiten zur primären Publikation

  2. Kopieren von Seiten aus den anderen Publikationen

  3. Drucken der Publikation

Hinweis   

  • Wenn Sie mit Dateien arbeiten, in denen unterschiedliche Publikationstypen, Designs oder Farbschemas, Seitenformate oder Orientierungen verwendet werden, wird der Inhalt aus den anderen in die primäre Publikation eingefügten Publikationen automatisch an die Optionen der primären Publikation angepasst. Möglicherweise müssen Sie das Layout an den gesamten Inhalt der Seite anpassen.

  • Sie können in den einzelnen Publikationen, die in die primäre Publikation eingefügt werden, unterschiedliche Unternehmensinformationssätze verwenden.

Hinzufügen von Seiten zur primären Publikation

  1. Öffnen Sie die Publikation, die Sie als primäre Publikation verwenden und in die Sie die anderen Publikationen kopieren möchten.

    Wenn Sie beispielsweise Namensschilder drucken möchten, öffnen Sie eine der Namensschildpublikationen.

  2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Seite.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Seite einfügen die Anzahl der hinzuzufügenden Seiten ein.

    Wenn Sie z. B. acht unterschiedliche Namensschilder auf dasselbe Blatt Papier drucken möchten, fügen Sie sieben Seiten ein.

  4. Klicken Sie auf Vor der aktuellen Seite oder Nach der aktuellen Seite, und stellen Sie sicher, dass Leere Seite(n) einfügen ausgewählt ist.

  5. Klicken Sie auf OK.

Kopieren von Seiten aus den anderen Publikationen

  1. Öffnen Sie die Publikation(en), die Sie in die primäre Publikation kopieren möchten.

  2. Klicken Sie in der zu kopierenden Publikation im Menü Bearbeiten auf Alles auswählen.

  3. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren, oder drücken Sie STRG+C.

  4. Klicken Sie in der primären Publikation auf die eingefügten leeren Seiten.

  5. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Einfügen, oder drücken Sie STRG+V.

  6. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5 für jede andere Publikation, die auf dieselbe Seite gedruckt werden soll.

Drucken der Publikation

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Drucken und dann auf die Registerkarte Publikations- und Papiereinstellungen.

  2. Klicken Sie unter Druckoptionen auf Mehrere Seiten pro Blatt.

    Hinweis   Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Seitenformat einer Publikation kleiner als das Blatt ist, auf das die Publikation gedruckt werden soll.

  3. Klicken Sie auf Drucken.

    Dialogfeld 'Drucken' mit Option 'Mehrere Seiten pro Blatt'

    Tipp   Drucken Sie zuerst ein Testexemplar auf ein Blatt normales Papier, um zu überprüfen, ob die Publikation erwartungsgemäß gedruckt wird, bevor Sie sie auf das Produkt eines bestimmten Herstellers oder auf ein teureres Papier drucken.

Hinweis   

  • Wenn für die primäre Publikation eine Masterseite verwendet wird, müssen Sie diese möglicherweise bei den Seiten mit den kopierten Publikationen ignorieren. Wechseln Sie dazu in der primären Publikation zu der Seite, deren Masterseitenobjekte ausgeblendet werden sollen. Klicken Sie dann im Menü Ansicht auf Masterseite ignorieren.

  • Wenn die Publikation an einer bestimmten Stelle auf dem Blatt gedruckt werden soll, ändern Sie deren Position, indem Sie unter Weitere Druckoptionen die Zeilen- und Spaltenoptionen sowie die Werte für horizontalen und vertikalen Abstand anpassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Drucken von Etiketten, Postkarten, Namensschildern oder Visitenkarten an einer bestimmten Position auf einem Blatt.

  • Wenn Sie sich das Ausrichten einer Publikation auf dem Spezialblatt eines bestimmten Herstellers erleichtern oder mehrere Seiten einer Publikation auf einem einzigen Blatt drucken möchten, aktivieren Sie die Schnittmarken, und drucken Sie anschließend eine Testseite auf einem Blatt normalem Papier. Legen Sie die Testseite auf das Spezialblatt, und halten Sie beide Blätter gegen das Licht, um die korrekte Ausrichtung zu überprüfen. Nehmen Sie unter Weitere Druckoptionen alle erforderlichen Anpassungen an den Einstellungen vor. Drucken Sie dann erneut eine Testseite, um zu sehen, ob die Ausrichtung nun korrekt ist. Nachdem Sie die Publikation auf dem Blatt ausgerichtet haben, können Sie die Schnittmarken deaktivieren. Weitere Informationen zum Drucken von Schnittmarken als Hilfe beim Ausrichten von Publikationen finden Sie unter Drucken von Schnittmarken.

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Verwenden der automatisierten Methode

Wenn Sie die Namen und Zugehörigkeiten jedes Teilnehmers an der Frühjahrstagung eines Berufsverbands in einer Adressenliste speichern, bei der es sich um eine separate Datendatei oder Datenquelle handelt, können Sie diese Informationen für die verschiedensten Zwecke verwenden. Mithilfe derselben Datenquelle können Sie beispielsweise Folgendes generieren:

  • Einen Satz von Namensschildern und Platzkarten mit den Namen und Zugehörigkeiten

  • Visitenkarten für die Verbandsmitglieder

  • Adressetiketten für eine spezielle Mailingaktion

Sie können dieselbe Datenquelle für weitere Projekte verwenden, z. B. für eine jährliche Mitgliederliste oder ein Monatsmagazin, das mit dem Namen und der Postanschrift der einzelnen Verbandsmitglieder personalisiert wird.

Wichtig    Wenn eine Datenquelle Zahlen enthält, wie beispielsweise Datumsangaben, Uhrzeiten, Preise oder Prozentsätze, speichern Sie die Datenquelle als Textdatei (TXT), oder formatieren Sie die Zahlenspalten als Text. Dann sehen die Zahlen korrekt aus, wenn sie in den Etiketten zusammengeführt werden.

Die automatisierte Methode umfasst die folgenden sechs grundlegenden Schritte:

  1. Einrichten einer Datenquelle

  2. Öffnen einer Etikettenpublikation

  3. Erstellen einer Verknüpfung mit der Datenquelle

  4. Hinzufügen und Formatieren eines Platzhalters

  5. Anzeigen der Vorschau einer Publikation

  6. Drucken der zusammengeführten Publikation

Einrichten einer Datenquelle

Sie können eine Datenquelle in Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook oder Microsoft Office Outlook mit Business Contact Manager einrichten. Das nachstehende Beispiel zeigt eine Datenquelle, die in Office Publisher 2007 für die Mitglieder eines Berufsverbands erstellt wurde.

Sample data file

1. Jede Spalte stellt eine Kategorie von Informationen dar. Die Spaltenüberschriften entsprechen Platzhaltern (auch als "Datenfelder" bezeichnet), die der allgemeinen Etikettenpublikation hinzugefügt werden.

2. Die Daten in den einzelnen Zeilen führen einen vollständigen Satz Informationen für jeden Datensatz auf und entsprechen den Informationen, die in einem einzigen Etikett auf dem Blatt angezeigt werden.

Nachdem Sie die Datenquelle eingerichtet haben, können Sie ein Blatt mit eindeutigen Namensschildern erstellen, indem Sie die Informationen aus der Datenquelle in den Etiketten zusammenführen. Weitere Informationen zum Einrichten von Datenquellen finden Sie unter Erstellen einer Datenquelle für den Seriendruck.

Öffnen einer Etikettenpublikation

  1. Starten Sie Publisher.

  2. Klicken Sie in der Liste Publikationstypen auf Leere Seiten und dann auf den gewünschten Publikationstyp, z. B. auf Adressetiketten, Namensschilder oder Visitenkarten.

    Unter Anpassen können Sie das Farb- und Schriftartenschema sowie den Unternehmensinformationssatz festlegen, das bzw. der auf das Design angewendet werden soll.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf das Seitenformat, mit dem Sie beginnen möchten.

    • Falls Sie beabsichtigen, ein fertiges Blatt mit Namensschildern, Etiketten oder Visitenkarten zu verwenden, suchen Sie den Namen des Herstellers für das betreffende Produkt, und erweitern Sie die Liste. Klicken Sie dann auf die Produktnummer oder das dem Produkt entsprechende Format.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

    Ich kann das Produkt nicht in der Liste finden

    Wenn Sie keine Produktnummer finden können, die mit der Nummer auf der Packung exakt übereinstimmt, sehen Sie sich die Packung und die mit dem Produkt gelieferten Informationen an. Auf der Packung können andere in Größe und Layout gleichwertige Produktnummern aufgeführt sein, und diese Nummern sind u. U. in Publisher verfügbar. Beispielsweise können Sie zum Drucken auf Avery 8163 in Publisher die Avery-Produktnummern 8463, 8663, 15163 oder 18163 auswählen.

    Wenn in der Liste kein Produkt aufgeführt ist, das den Abmessungen und dem Layout des gekauften Produkts entspricht, können Sie eine Publikation anpassen.

    1. Klicken Sie dazu in der Liste, die auf einem Blatt mit der gleichen Anzahl Spalten und Zeilen wie die Spezialblätter enthalten ist, auf die Publikation, und klicken Sie anschließend auf Erstellen.

    2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Publikation formatieren unter Publikationsoptionen auf Seitenformat ändern.

    3. Klicken Sie im Dialogfeld Seite einrichten unter Äußere Führungslinien auf Erweitert.

    4. Geben Sie im Dialogfeld Benutzerdefiniertes Seitenformat einen Namen für das Etikett ein (z. B. Adressetiketten für Lieferant X). Passen Sie den Rand und die Abstände mithilfe der Führungslinien in der Vorschau rechts an die Formate auf den Spezialblättern an. Vergewissern Sie sich unter Layouttyp, dass Mehrere Seiten pro Blatt ausgewählt ist.

    5. Klicken Sie auf OK.

Erstellen einer Verknüpfung mit der Datenquelle

Wenn Sie die Publikation geöffnet haben, können Sie sie mit der Datei verknüpfen, in der die zu druckenden Namen, Adressen oder sonstigen Daten gespeichert sind. Nach dem Erstellen der Verknüpfung können Sie Informationen aus den einzelnen Zeilen der Datenquelle in einer einzigen Seite auf dem Spezialblatt zusammenführen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Verknüpfung zu erstellen:

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie auf Serienbriefdruck.

  2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Empfängerliste erstellen auf Vorhandene Liste verwenden und dann auf Nächster Schritt: Empfängerliste erstellen/Verbindung herstellen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf die Datenquelle mit der Teilnehmerliste.

    Datenquellen werden in Publisher standardmäßig im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Möglicherweise müssen Sie nach der Datenquelle suchen.

  4. Klicken Sie auf Öffnen.

    Je nach dem Typ der ausgewählten Datenquelle können andere Dialogfelder für die Eingabe spezifischer Informationen angezeigt werden. Wenn es sich bei einer Datenquelle beispielsweise um eine Microsoft Excel-Arbeitsmappe handelt, die Informationen in mehreren Tabellenblättern enthält, müssen Sie das Tabellenblatt mit den gewünschten Informationen auswählen und dann auf OK klicken.

  5. Im Dialogfeld Seriendruckempfänger können Sie die Datenquelleneinträge einschränken oder sortieren. Da beispielsweise vermutlich nicht alle Mitglieder des Berufsverbands an der Tagung teilnehmen, brauchen Sie keine Namensschilder für die Nichtanwesenden zu drucken.

    Führen Sie zum Einschränken oder Sortieren der Informationen eine der folgenden Aktionen oder alle Aktionen aus:

    • Wenn die Informationen in einer bestimmten Zeile nicht in ein Namensschild einbezogen werden sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Zeile, um diese aus dem Seriendruck zu entfernen.

    • Wenn die Zeilen entsprechend der auf- oder absteigenden Reihenfolge der Informationen in einer bestimmten Spalte sortiert werden sollen, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift.

    • Wenn Sie die Liste nach bestimmten Kriterien einschränken möchten, klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift.

  6. Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenbereich Seriendruck zurückzukehren.

Hinzufügen und Formatieren eines Platzhalters

Platzhalter, die auch als "Datenfelder" bezeichnet werden, entsprechen den Spaltenüberschriften in einer Datenquelle. Durch Einfügen der Datenfelder für Name und Organisation in eine Etikettenpublikation können Sie angeben, wo die Informationen aus den entsprechenden Spalten in den gedruckten Exemplaren stehen sollen. Sie können die Felder formatieren, damit das Erscheinungsbild der Informationen in den gedruckten Publikationen Ihren Anforderungen entspricht.

  1. Klicken Sie auf die obere linke Ecke des Etiketts. Geben Sie alle Informationen ein, die in jeder zu druckenden Publikation angezeigt werden sollen, beispielsweise den Namen des Berufsverbands. Sie können auch eine Grafik, z. B. ein Logo, einfügen.

  2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Publikation vorbereiten auf eines der Felder, das den für die Publikation gewünschten Informationen entspricht. Klicken Sie beispielsweise bei einem Namensschild auf das Feld für den Vornamen, und drücken Sie die LEERTASTE, um ein Leerzeichen einzufügen. Klicken Sie dann auf das Feld für den Nachnamen. Wenn aber in der Datenquelle Vor- und Nachname in demselben Feld gespeichert sind, klicken Sie auf dieses Feld.

  3. Drücken Sie die EINGABETASTE, oder klicken Sie in das Textfeld, in dem zusätzliche Informationen, z. B. der Name der Organisation, eingefügt werden sollen. Klicken Sie dann auf den Namen des Datenfelds, das den einzufügenden Informationen entspricht.

  4. Markieren Sie die zu formatierenden Felder, einschließlich der Chevrons (« ») vor und hinter den Platzhalternamen.

  5. Klicken Sie im Menü Format auf Schriftart.

  6. Ändern Sie im Dialogfeld Zeichen Schriftart, Schriftgrad, Farbe und alle sonstigen gewünschten Optionen. Klicken Sie dann auf OK.

    So kann ein Namensschild für die Quartalsbesprechung eines Unternehmens aussehen, nachdem Daten eingegeben und Platzhalter hinzugefügt wurden.

Label name tag publication with fields

1. Name und Logo des Berufsverbands, die in der Etikettenpublikation eingegeben und eingefügt wurden. Diese Angaben werden auf jedem gedruckten Etikett angezeigt.

2. Platzhalter für Vor- und Nachname des Teilnehmers, getrennt durch ein Leerzeichen. Lange Namen können bis zu zwei oder sogar drei Zeilen einnehmen.

3. Platzhalter für Zugehörigkeit oder Unternehmen des Teilnehmers

Beachten Sie, dass vor und hinter den Platzhaltern immer Chevrons (« ») stehen.

Anzeigen der Vorschau einer Publikation

Bevor Sie den Seriendruck und den eigentlichen Druckvorgang abschließen, zeigen Sie die Seriendruckergebnisse in einer Vorschau an. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Erscheinungsbild der Publikationen Ihren Anforderungen entspricht. Beim Anzeigen der Publikationsvorschau können Sie eventuelle Probleme identifizieren, die vor dem Drucken behoben werden müssen. Für das Anzeigen der Vorschau gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.

  • Während Sie das Layout optimieren, können Sie es für die einzelnen Publikationen in einer Vorschau anzeigen.

  • Vor dem Drucken der Publikationen können sie deren Anordnung auf dem Blatt in einer Vorschau anzeigen.

So zeigen Sie die Vorschau des Layouts an

Die Datenfelder werden mit den Informationen aus dem ersten Datensatz der Datenquelle ausgefüllt. Mithilfe der Navigationsschaltflächen können Sie eine Vorschau der Informationen aus den restlichen Quelldatensätzen anzeigen.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck auf die Navigationsschaltflächen Schaltfläche 'Weiter' Schaltfläche 'Zurück', um zu sehen, wie die einzelnen Einträge in den Seriendruckpublikationen angezeigt werden.

    Sie können die Datenquelleneinträge an dieser Stelle nicht bearbeiten, jedoch Daten formatieren, verschieben oder löschen, indem Sie die Datenfelder formatieren, verschieben oder löschen.

    So kann eine Seriendruckpublikation aussehen:

    name tag for one meeting attendee

  2. Wenn Sie bei der Vorschau Probleme erkannt haben, sollten Sie diese nun beheben. So können Sie beispielsweise Schriftart oder Schriftgrad und Farbe für die Teilnehmernamen ändern. Markieren Sie die Namensfelder, einschließlich der Chevrons. Klicken Sie im Menü Format auf Schriftart, um das Dialogfeld Zeichen zu öffnen. Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor.

  3. Wenn die Vorschauen Ihren Vorstellungen entsprechen, klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Nächster Schritt: Seriendruckpublikationen erstellen.

So zeigen Sie in einer Vorschau an, wie die Publikationen auf dem Blatt angeordnet werden

Sie können eine letzte Prüfung der Seriendruckpublikation durchführen, indem Sie vor dem Drucken eine Vorschau anzeigen.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Drucker einrichten.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Druckeinrichtung auf Mehrere Seiten pro Blatt und dann auf OK.

    Hinweis   Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Seitenformat einer Publikation kleiner als das Blatt ist, auf das die Publikation gedruckt werden soll.

  3. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Seriendruckpublikationen erstellen auf Druckvorschau, um sicherzustellen, dass die Informationen auf dem Blatt mit den Namensschildern oder Etiketten ordnungsgemäß ausgerichtet werden.

  4. Klicken Sie auf Schließen, um das Vorschaufenster zu schließen.

Drucken und Speichern der Seriendruckpublikation

Nachdem Sie die Publikation gedruckt haben, können Sie sie speichern, damit Sie weitere Publikationen bei Bedarf innerhalb kurzer Zeit auf der Grundlage der gespeicherten Publikation erstellen können. Gespeichert wird nicht der Satz der gedruckten Namensschilder, sondern die Publikation samt ihrer Verknüpfung mit der Datenquelle und den Platzhaltern. Da die Publikation somit die Verknüpfung mit der ursprünglichen Datenquelle beibehält, können Sie gleich mit der Vorschau beginnen.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Seriendruckpublikationen erstellen auf Drucken und dann auf die Registerkarte Publikations- und Papiereinstellungen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Drucken unter Druckoptionen auf Mehrere Seiten pro Blatt, und nehmen Sie ggf. Änderungen an den sonstigen Einstellungen vor. Klicken Sie dann auf Drucken.

  3. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern, um die Publikation zu speichern.

    Hinweis   Wenn Sie sich das Ausrichten einer Publikation auf dem Spezialblatt eines bestimmten Herstellers erleichtern oder mehrere Seiten einer Publikation auf einem einzigen Blatt drucken möchten, aktivieren Sie die Schnittmarken, und drucken Sie anschließend eine Testseite auf einem Blatt normalem Papier. Überlagern Sie das Spezialblatt auf der Testseite, und halten Sie beide Blätter gegen das Licht, um die korrekte Ausrichtung zu überprüfen. Nachdem Sie die Publikation auf dem Blatt ausgerichtet haben, können Sie die Schnittmarken deaktivieren. Weitere Informationen zum Drucken von Schnittmarken als Hilfe beim Ausrichten von Publikationen finden Sie unter Drucken von Schnittmarken.

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Gilt für: Publisher 2007



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