Drucken von Briefen mit der Seriendruckfunktion

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Nachdem Sie sich nun mit den Grundlagen des Seriendrucks vertraut gemacht haben, wollen wir einige Optionen testen, wie das Drucken von Briefen. Alles, was Sie benötigen, finden Sie auf der Registerkarte "Sendungen".

Weitere Tipps gefällig?

Seriendruck mithilfe einer Excel-Tabelle

Einfügen von Seriendruckfeldern

Erstellen und Drucken von Adressetiketten für eine Adressliste in Excel

Verwenden von Word-Seriendruck für E-Mails

Da Sie nun die Grundlagen des Seriendrucks kennen, probieren wir mal einige andere Optionen aus.

Zunächst einmal müssen Sie den Assistenten nicht verwenden, wenn Sie das nicht möchten.

Alles, was Sie für den Seriendruck benötigen, steht direkt hier auf der Registerkarte 'Sendungen' bereit.

Klicken Sie auf 'Seriendruck starten'. Nun sollen die E-Mail-Nachrichten in Briefe umgewandelt werden.

Im Dokumenthauptteil müssen dazu nur die Hyperlinks gelöscht werden.

Klicken Sie nun auf 'Empfänger auswählen'. Jetzt werden wir eine neue Empfängerliste mit Postanschriften eingeben.

Klicken Sie in ein beliebiges Feld, und beginnen Sie mit der Eingabe. Drücken Sie die TAB-TASTE, um zur nächsten Spalte zu wechseln, oder UMSCHALT+TAB, um zur vorherigen Spalte zurückzukehren.

Nachdem Sie die Informationen für einen Empfänger hinzugefügt haben, klicken Sie auf 'Neuer Eintrag', um den nächsten Empfänger hinzuzufügen.

Das Eingeben einer Liste kann sehr aufwendig sein, aber denken Sie daran, dass Sie eine Datenbank erstellen,

die in anderen Dokumenten und Programmen, z. B. in Microsoft Excel, wiederverwendet werden kann.

Diese Liste wird beim Erstellen von Umschlägen im nächsten Video wiederverwendet.

Nachdem Sie alle Empfänger hinzugefügt haben, klicken Sie auf 'OK'.

Dann wählen Sie aus, wo die Listendatei gespeichert werden soll, geben einen Namen ein und klicken auf 'Speichern'.

Nun können Sie jederzeit auf 'Empfängerliste bearbeiten' klicken, um die Liste anzuzeigen und zu sortieren.

Klicken Sie im Feld 'Datenquelle' auf den Dateinamen und dann auf 'Bearbeiten', um Einträge hinzuzufügen oder zu löschen und Daten zu bearbeiten.

Klicken Sie einfach auf ein Feld, und beginnen Sie mit der Eingabe.

Um einen Empfänger ganz zu löschen, klicken Sie in die Spalte links neben dem Eintrag, drücken Sie die ENTF-TASTE, und klicken Sie auf 'Ja'.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf 'OK' und speichern die aktualisierte Liste.

Jetzt soll noch ein Adressblock oben im Brief eingefügt werden.

Klicken Sie vor der Grußzeile, drücken Sie mehrmals die EINGABETASTE, und klicken Sie auf die Zeile ganz oben. Dann klicken Sie auf 'Adressblock'.

Hier auf der linken Seite können Sie auswählen, was in den Adressblock aufgenommen werden soll, und hier können Sie eine Vorschau der Adressen sehen.

Zunächst soll ein weniger formelles Namensformat ausgewählt werden, das der Grußzeile entspricht.

Als Nächstes können Sie festlegen, ob der Firmenname eingefügt werden soll. Bei diesem Brief trifft das nicht zu.

Außerdem befinden sich unsere Kunden im gleichen Land, sodass das Land bzw. die Region nicht aufgeführt sein muss.

Mit dieser letzten Option wird das Adressformat entsprechend dem Land bzw. der Region geändert. Auch das trifft hier nicht zu.

Nachdem Sie den Adressblock eingerichtet haben, klicken Sie auf 'OK', und das Adressblockfeld wird zum Brief hinzugefügt.

Wenn Sie nun die tatsächlichen Briefe und nicht den Code des Seriendruckfelds anzeigen möchten, klicken Sie auf 'Vorschau Ergebnisse'.

Die Adresse ist in Ordnung, aber der Text würde ohne den zusätzlichen Abstand zwischen den Zeilen besser aussehen.

Markieren Sie den Adressblock, und wechseln Sie zur Registerkarte 'Seitenlayout'.

Die Formatierung eines Seriendruckfelds kann auf gleiche Weise wie bei jedem anderen Text geändert werden.

Das Adressblock-Tool fügt Absatzumbrüche zu jeder Zeile hinzu.

Außerdem wird in diesem Dokument ein Abstand nach jedem Absatz eingefügt, deshalb gebe ich hier den Wert Null ein.

Jetzt sieht alles gut aus. Kehren Sie zur Registerkarte 'Sendungen' zurück, und klicken Sie auf 'Fertig stellen und zusammenführen'.

Obwohl das Erstellen eines Briefs ausgewählt wurde, bietet Word die Option zum Senden als E-Mail.

Sie könnten auch hier klicken, und Word würde eine einzelne Dokumentdatei für jeden Empfänger erstellen.

Dies kann nützlich sein, wenn jeder einzelne Brief personalisiert werden soll.

Bei diesem Brief aber wechseln Sie direkt zum Drucken.

Um alle Briefe zu drucken, klicken Sie auf 'OK' und nochmal auf 'OK'.

Im nächsten Video werden mithilfe der Seriendruckfunktion Umschläge für die Briefe gedruckt.

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