Dokument im XPS- oder PDF-Format erstellen

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Mit der Office-Version 2007 bietet Microsoft erstmals die Möglichkeit, ein kostenloses Add-In herunterzuladen, mit dem Dokumente im Portable Document Format (PDF) gespeichert werden können. PDF ist ein Format, das von Adobe entwickelt wurde und das das Aussehen des Dokuments beibehält – einschließlich Schriftarten, Grafiken und Formatierung –, sodass das Dokument unabhängig vom Ausgabegerät immer gleich angezeigt wird.

Neben dem PDF-Format unterstützt das Add-In auch das Erstellen von XPS-Dateien. Ein XPS-Dokument ist ebenfalls eine plattformunabhängige Datei, die seitenweise die endgültige Darstellung eines Dokuments so speichert, wie es ausgedruckt wird. XPS wurde von Microsoft entwickelt und besitzt Ähnlichkeiten mit PDF, jedoch basiert XPS auf XML. Eine XPS-Datei ist übrigens wie das neue Standarddateiformat von Word eine ZIP-komprimierte Datei, in der sich weitere Dateien und Unterordner befinden, die die eigentlichen Informationen zu den Seiten des Dokuments beinhalten.

Das Add-In zum Speichern von PDF- und XPS-Dateien herunterladen

Das Add-In zum Erstellen von PDF- und XPS-Dateien befindet sich nicht im Lieferumfang der Office-Suiten, es kann jedoch kostenlos von der Microsoft-Website heruntergeladen werden, wobei beim Download (wie es auch bei den Vorlagen auf Office Online ab der aktuellen Version Pflicht ist) geprüft wird, ob Sie eine Original-Office-Version verwenden.

  1. Starten Sie Ihren Webbrowser und surfen Sie zur Website Office Online, die Sie unter der Adresse office.microsoft.com erreichen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Downloads und geben Sie in das Suchfeld die Begriffe 2007 xps pdf ein. Klicken Sie auf Suchen.

  3. In den Suchergebnissen sollten Ihnen die drei Downloads angeboten werden, die Sie in der folgenden Abbildung sehen.

    Bild 5.24    Auf der Website Office Online finden Sie außer dem Add-In zum Er¬stellen von XPS- und PDF-Dateien auch andere nützliche Downloads und Informationen

    .

  4. Klicken Sie einen der drei Links in den Suchergebnissen an, je nachdem, ob Sie mit dem Add-In nur XPS-Dateien, nur PDF-Dateien oder beide Formate erstellen wollen.

  5. Auf der Downloadseite werden Sie aufgefordert, die Gültigkeitsprüfung Ihrer Office-Version vorzunehmen. Wenn die Prüfung erfolgreich verlaufen ist, können Sie das Setup-Programm für das Add-In herunterladen.

  6. Wenn der Download beendet ist, klicken Sie auf Ausführen, um die Installation zu starten. Während der Installation müssen Sie lediglich den Lizenzbestimmungen zustimmen, die Installation erfolgt danach automatisch.

Dokument im XPS- oder PDF-Format speichern

Das Add-In verändert nach seiner erfolgreichen Installation das Menü der Office-Schaltfläche . Im Untermenü zum Befehl Speichern unter taucht nun der neue Befehl PDF oder XPS auf, und zwar an der gleichen Stelle, an der vorher der Befehl Add-Ins für andere Dateiformate suchen stand.

Nun können Sie Ihr Dokument im XPS- oder PDF-Format speichern:

  1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an, zeigen Sie auf Speichern unter und klicken Sie dann auf PDF oder XPS.

    Bild 5.25    Nach der Installation des Add-Ins zum Erstellen von XPS- und PDF-Dateien finden Sie im Untermenü zu Speichern unter einen neuen Befehl zum Speichern in diesen

    .

  2. Geben Sie in das Feld Dateiname den Namen der exportierten Datei ein. Die Office-Programme verwenden standardmäßig den Namen der ursprünglichen Office-Datei.

    Bild 5.26    Im Dialogfeld Als PDF oder XPS veröffentlichen legen Sie den Dateityp, den Dateina-men und weitere Exporteinstellungen fest

    .

  3. Öffnen Sie die Liste Dateityp und legen Sie fest, ob Sie ein PDF- oder ein XPS-Dokument erstellen wollen.

  4. Schalten Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen ein, wenn Sie sich die erzeugte Datei ansehen wollen. (Der Ausdruck Veröffent¬lichen ist hier etwas verwirrend; denken Sie sich an seiner Stelle einfach das Wort Erstellen.)

  5. PDF- und XPS-Dateien können entweder für den Druck oder für eine schnelle Bildschirmdarstellung optimiert werden. Wenn Sie bei Optimieren für die Option Mindestgröße (nur Veröffentlichung) auswählen, wird die Datei kleiner, jedoch ist die Qualität des Ausdrucks nicht so gut.

  6. Klicken Sie die Schaltfläche Optionen an, um weitere Optionen für das Er¬stellen einzustellen.

  7. Die Optionen sind bei den beiden Formaten leicht unterschiedlich. Das Dialogfeld für PDF-Dateien zeigt die Grafik auf der linken Seite in Abbildung 5.27, das für XPS-Dateien sehen Sie auf der rechten Seite.

    Nehmen Sie weitere Einstellungen vor:

    • Legen Sie wie beim Drucken unter Seitenbereich fest, ob alle, die aktuelle oder einzelne Seiten des Dokuments exportiert werden sollen.

    • Legen Sie im Bereich Was veröffentlichen fest, ob nur das Dokument oder auch die im Dokument enthaltenen Markups (Kommentare) exportiert werden sollen.

      Bild 5.27     Links sehen Sie die Optionen beim Erstellen einer PDF-Datei und rechts diejenigen, die für XPS-Dokumente zur Verfügung stehen

      . .

    • Im Bereich Nicht druckbare Informationen einschließen können Sie fest¬legen, ob aus den Überschriften des Dokuments automatisch Textmarken erstellt werden und ob die Dokumenteigenschaften mit eingeschlossen werden sollen.

  8. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Optionen zu schließen.

  9. Klicken Sie im Dialogfeld Als PDF oder XPS veröffentlichen auf die Schaltfläche Veröffentlichen.

Nach einer kurzen Wartezeit ist die PDF- bzw. die XPS-Datei erstellt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen eingeschaltet haben, wird die Datei im entsprechenden Viewer angezeigt.

Wenn Sie Windows Vista verwenden und eine XPS-Datei erstellt haben, ist der Viewer bereits automatisch vorhanden. XPS-Dateien werden dort standard¬mäßig in Internet Explorer geöffnet, wie es die nachstehende Abbildung zeigt.

Um einen Eindruck von den Unterschieden zwischen den beiden Formaten zu erhalten, haben wir testweise das gleiche Word-Dokument sowohl als PDF- als auch als XPS-Datei erstellt. Ohne den Anspruch zu erheben, hier ausführliche Forschungen betrieben zu haben und für alle Dokumenttypen repräsentative Ergebnisse liefern zu können, fanden wir den Vergleich der Dateigröße interessant: Die Ergebnisse zeigt die Abbildung auf der folgenden Seite. Die PDF-Datei hat nur ca. ein Drittel der Dateigröße der XPS-Datei. Nach unserem subjektiven Eindruck wurde die PDF-Datei auch schneller geladen als die XPS-Datei, was aber bei den Unterschieden in der Dateigröße auch nicht wirklich verwunderlich ist.

Bild 5.28      XPS-Dateien werden standardmäßig in Internet Explorer angezeigt

.

Die Wahl zwischen den beiden Formaten liegt bei Ihnen. Wegen der größeren Verbreitung des PDF-Formats vermuten wir, dass es das XPS-Format schwer haben wird, sich als neuer Standard zu etablieren.

Bild 5.29    Dieses Dialogfeld zeigt einen Vergleich der Dateigrößen von PDF- und XPS-Datei

.

PDF- und XPS-Dateien ansehen

Ob und wenn ja welche Tools zusätzlich heruntergeladen werden müssen, hängt davon ab, ob zum Ansehen Windows Vista oder Windows XP eingesetzt wird und ob es sich um eine PDF- oder um eine XPS-Datei handelt:

  • PDF-Dateien Um PDF-Dateien ansehen zu können, wird Acrobat Reader benötigt und zwar mindestens die Version 6 (da das Add-In die PDF-Dateien in der PDF-Version 1.5 erstellt, die mindestens diese Versionsnummer des Readers benötigt). Adobe Acrobat Reader kann kostenlos von der Adobe-Website unter www.adobe.de heruntergeladen werden.

  • XPS und Windows Vista Unter Windows Vista werden XPS-Dateien standardmäßig im Internet Explorer angezeigt, weitere Downloads sind also nicht erforderlich.

    Sogar das Erstellen einer XPS-Datei ist unter Windows Vista möglich, ohne das Add-In zu verwenden. Benutzen Sie hierzu einfach den Drucken-Befehl und wählen Sie in der Liste Name den Eintrag Microsoft XPS Document Writer aus. Ihnen steht dann lediglich das Optionen-Dialogfeld, so wie beim Add-In beschrieben, nicht zur Verfügung.

  • XPS und Windows XP Für Windows XP und Windows Server 2003 befinden sich die Tools zum Anzeigen von XPS-Dateien zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buches noch in der Testphase. Prinzipiell wird es aber so sein, dass XPS-Dateien entweder in Internet Explorer oder in einem externen Viewer betrachtet werden können.

Weitere Informationen zu Downloads und zu XPS-Dateien im Allgemeinen finden Sie auf der Microsoft-Website unter www.microsoft.com/whdc/xps/.

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