Dokument drucken

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Beim Drucken von Dokumenten hat sich in der neuen Version von Office nicht wirklich etwas Neues getan. Die Befehle zum Drucken befinden sich nun im Menü, das sich unter der Office-Schaltfläche befindet.

Tipp : Die in Office 2003 in der Symbolleiste Standard vorhandenen Schaltflächen für das Drucken und die Druckvorschau sind in der Symbolleiste für den Schnellzugriff standardmäßig nicht sichtbar. Wenn Sie auf die Pfeil-Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen klicken, können Sie im Menü die Optionen Schnelldruck und Seitenansicht anklicken, um diese Befehle schneller zur Verfügung zu haben. Die Option Schnelldruck druckt das aktuelle Dokument auf dem derzeit eingestellten Drucker direkt aus, das Drucken-Dialogfeld wird dann nicht mehr angezeigt

Um den Druckvorgang zu starten, verwenden Sie eine der folgenden Varianten:

  • Klicken Sie die Office-Schaltfläche an, zeigen Sie auf Drucken und klicken Sie dann auf Schnelldruck. Das Dokument wird sofort ausgedruckt. Der Vorteil: Es geht am schnellsten. Der Nachteil: Sie können keine Druckoptionen einstellen.

  • Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann auf Drucken.

  • Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(P).

Bei den letzten beiden Varianten erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie den Drucker auswählen und weitere Druckoptionen einstellen können.

Druckoptionen einstellen

Wenn Sie weitere Druckoptionen einstellen wollen, um beispielsweise nur bestimmte Seiten des Dokuments auszudrucken oder um den Drucker auszuwählen, auf dem der Ausdruck erfolgen soll, gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie die Office-Schaltf¬läche an und klicken Sie dann auf Drucken. Word zeigt das Dialogfeld Drucken an.

    Bild 5.30    Im Dialogfeld Drucken können Sie den Drucker auswählen, auf dem der Ausdruck erfolgen

    soll, den Seitenbereich einstellen, die Anzahl der Exemplare festlegen u. v. m.

    .

  2. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen durch:

    • Drucker auswählen Klicken Sie die Liste Name am oberen Rand des Dialogfeldes an, wenn Sie – sofern Sie mehr als einen Drucker installiert haben – den Drucker auswählen wollen, auf dem die Ausgabe erfolgen soll. Diese Option verwenden Sie auch, wenn Sie ein Dokument im PDF- oder XPS-Format erstellen wollen. (Mehr zu diesen Formaten finden Sie ab Seite 114 in diesem Kapitel.)

    • Anzahl der Ausdrucke festlegen Im Bereich Exemplare legen Sie fest, wie viele Kopien gedruckt und ob diese sortiert ausgedruckt werden sollen. Wenn die Option Sortieren eingeschaltet ist, werden zunächst alle Seiten des Dokuments gedruckt und erst danach eine weitere Kopie.

    • Seiten festlegen, die gedruckt werden sollen In der Gruppe Seitenbereich bzw. Druckbereich können Sie bestimmen, ob alle Seiten/Folien oder nur bestimmte ausgedruckt werden sollen.

    • Auf die Unterschiede bei den Druckeinstellungen kommen wir in den Teilen des Buches zurück, die sich speziell mit der jeweiligen Office-Anwendungen befassen.

  3. Klicken Sie auf OK, um den Druckvorgang zu starten.

Die Seitenansicht verwenden

Alle Programme, die wir in diesem Buch vorstellen, bieten Ihnen die Möglichkeit, in der Seitenansicht eine Vorschau auf das gedruckte Dokument zu erhalten und so das Layout vor dem Ausdrucken zu überprüfen und damit auch Papier zu sparen.

  • Klicken Sie die Office-Schaltf¬läche an, zeigen Sie auf Drucken und klicken Sie dann auf Seitenansicht. Die Programmregisterkarte Seitenansicht wird eingeblendet. Nachfolgende Abbildung zeigt exemplarisch die Seitenansicht von Word

    Bild 5.31    Die Seitenansicht in Word

    .

  • Neben der Vorschaufunktion bietet Ihnen die Seitenansicht auch die Möglichkeit, weitere Druckoptionen einzustellen.

    • In der Word-Seitenansicht gibt es einen Befehl, der Ihnen auf den anderen Word-Registerkarten nicht zur Verfügung steht, nämlich die Schaltfläche Um eine Seite verkleinern. Wenn Sie beispielsweise ein achtseitiges Dokument erstellt haben, bei dem sich auf der letzten Seite nur wenige Zeilen befinden, können Sie die Schaltfläche Um eine Seite verkleinern anklicken, damit Word die Formatierung des Dokuments so anpasst, dass das Dokument eine Seite kürzer wird.

    • Bei PowerPoint beispielsweise finden Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in der Symbolleiste eine Liste, um den Druckbereich auszuwählen und die Orientierung der Seiten (Hoch-/Querformat) einzustellen.

    • In der Seitenansicht-Symbolleiste von Excel finden Sie die Schaltfläche Ränder, mit der Sie Linien für die Seitenränder einschalten und durch Verschieben der Linien die Randeinstellungen verändern können.

  • Wenn Sie mit den Ergebnissen der Vorschau zufrieden sind, können Sie die Schaltfläche Drucken anklicken, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen und den Druckvorgang zu initiieren. Wenn Sie das Dokument doch weiterbearbeiten wollen, klicken Sie die Schaltfläche Druckvorschau schließen an.

Der Vorteil der Registerkarte Seitenansicht besteht darin, dass die Befehlsgruppen alle Befehle enthalten, die Sie zum Ausdrucken und zur Vorschau benötigen, die ansonsten über mehrere Registerkarten verteilt sind.

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