Die zehn wichtigsten Gründe für die Verwendung von Access mit Excel

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Sollten Sie bei der Verwendung der Office-Produktfamilie Excel verwenden oder Access zum Verwalten von Tabellendaten verwenden? Ein Begleitartikel, in dem Access oder Excel zum Verwalten Ihrer Daten verwendetwird, beschreibt die Vorteile der einzelnen Produkte und deren Bedeutung für die Tabelle. Warum aber die eine oder andere wählen? Wenn Sie Ihre Daten in Access speichern und aus Excel eine Verbindung herstellen, profitieren Sie von beiden Vorteilen. Es gibt zehn Gründe, warum die gemeinsame Verwendung von Excel und Access sehr viel Sinn macht.

Obwohl Excel keine Datenbank ist, wird es am häufigsten zum Speichern von Daten verwendet, und es wird häufig verwendet, um einfache Datenbankprobleme zu lösen. Excel ist jedoch eine flache Datei Datenbank und keine relationale Datenbank. Wenn einfache Tabellen in mehrere Tabellen mit verknüpften Daten weiterentwickelt werden müssen, ist Access die erste Wahl für Information Worker, um schnell eine Datenbankanwendung zu erstellen. Access war seit jeher ein großartiges "Daten Landing Pad" zum Sammeln und Konsolidieren von unterschiedlichen Daten im gesamten Unternehmensbereich, von denen viele in Excel-Arbeitsmappen Leben. Nachdem Ihre Daten in Access vorhanden sind, können Sie weitere Tabellen hinzufügen, ihnen beizutreten, Abfragen (oder Ansichten Ihrer Daten) erstellen, die Daten strukturieren und Datentypen definieren, um die Datenintegrität sicherzustellen, Daten für viele Benutzer freizugeben und zu aktualisieren und leistungsfähige Berichte und Formulare zu erstellen.

Im Gegensatz zum einfachen Tabellenlayout von Excel wird Access mit mehreren miteinander verknüpften Objekten unterschiedlich organisiert, die zunächst möglicherweise abschreckend wirken. Sie müssen jedoch kein Experte sein, um Access verwenden zu können. Access ist für alle Arten von Benutzern konzipiert, und Sie können es nur so weit wie möglich übernehmen.

Ziehen Sie den Zugriff auf eine Ebene gleichzeitig zurück.

Zugriffsebenen

1. verwenden Sie Access auf drei Arten: als gelegentlicher Benutzer, als Hauptbenutzer oder als Entwickler.

2. Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte bauen auf einander auf und bilden das Herzstück einer Datenbankanwendung.

3. gelegentliche Benutzer verfügen über Assistenten, Eigenschafts erSteller, die Office Fluent-Benutzeroberfläche und Excel-ähnliche Features, um schnell einen Job erledigen zu können.

4. Power-Benutzer verfügen über Makros, den Eigenschaftenbereich, Ausdrücke und Datenbankentwurfstools, um tiefer zu forschen und mehr zu tun.

5. Entwickler können mit Modulen arbeiten und VBA-Code entwickeln, um benutzerdefinierte Datenbanklösungen zu erstellen und Laufzeitanwendungen bereitzustellen.

Excel-Daten in Access kopieren

Eine gute Möglichkeit, die ersten Schritte zu Unternehmen, ist das Kopieren von Daten aus Excel in Access. Sie können eine Access-Tabelle erstellen und Sie in der Datenblattansicht anzeigen, die einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt. In der Datenblattansicht können Sie allgemeine Aufgaben für die Tabellenerstellung ausführen, z. b. das Definieren eines Datentyps, eines Feld namens oder eines neuen Felds. Wenn Sie z. b. ein Datum in ein leeres Feld eingeben, legt Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" für dieses Feld fest. Wenn Sie Text eingeben, z. b. einen Namen, wendet Access den Datentyp "Text" auf das Feld an. Wenn Sie ein Feld verschieben möchten, klicken Sie einfach darauf, und ziehen Sie es.

Wenn Sie Daten aus Excel kopieren und in Access einfügen, müssen Sie nicht einmal zuerst eine Tabelle erstellen oder eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen. Access fragt Sie automatisch, ob die Daten über Kopfzeilen verfügen, gibt gute Vermutungen bei der Verwendung des richtigen Datentyps und erstellt eine Access-Tabelle. Es kann nicht einfacher sein.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen eines leeren Datenblatts.

Excel-Daten mit Access verknüpfen

Eine der einfachsten Methoden zum Ableiten der Vorteile von Excel und Access besteht darin, ein Excel-Arbeitsblatt mit einer Access-Tabelle zu verknüpfen. Verwenden Sie eine Access-Verknüpfung, wenn Sie die Daten in Excel beibehalten möchten, aber auch einige der zahlreichen Access-Features, wie etwa Berichterstellung und Abfrage, regelmäßig nutzen. Sie verknüpfen Daten aus Access und nicht aus Excel.

Access unterstützt zwei grundlegend unterschiedliche Methoden zum Erstellen von Datenbanktabellen. Benutzer können neue systemeigene Tabellen erstellen, um die Daten in einer Access-Datenbank zu speichern, oder Sie können Links zu vorhandenen Daten außerhalb der Access-Datenbank erstellen. Daten in verknüpften Tabellen werden ähnlich wie systemeigene Tabellen auf vielerlei Weise angezeigt und Verhalten. Mit dem Assistenten für verknüpfte Tabellen-Manager können Sie das Excel-Arbeitsblatt oder eine andere Datenquelle nachvollziehen, suchen und aktualisieren, wenn es verschoben wird und der Link unterbrochen wird.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Excel-Daten verknüpft ist. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, nehmen Sie die Änderungen in Excel vor, und aktualisieren Sie die Daten in der Access-Tabelle, oder ändern Sie Sie erneut. Sie können den Inhalt der Tabelle in Access jedoch nicht bearbeiten. Wenn Ihre Daten mit Excel verknüpft sind, können Sie in Access Berichte, Abfragen und schreibgeschützte Formulare erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Wichtige Daten von Excel nach Access

Wenn Sie sich entschließen, das Datenkabel auszuschneiden, können Sie die Daten nach Excel verschieben, indem Sie die Daten in Access importieren. Beachten Sie, dass der Import von Word zwei unterschiedliche Bedeutungen zwischen Excel und Access hat. Wenn Sie in Excel importieren (oder eine Verbindung herstellen), stellen Sie eine dauerhafte Verbindung mit Daten her, die aktualisiert werden können. Beim Importieren können Sie in Access einmal Daten in Access eingeben, jedoch ohne permanente Datenverbindung. Beim Importieren von Daten speichert Access die Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne dass die Daten in Excel geändert werden. In Access können Sie alle oder alle Arbeitsblätter in einer Excel-Arbeitsmappe in einem Vorgang importieren.

Der Import-Assistent führt Sie durch die Importschritte und unterstützt Sie bei wichtigen Entscheidungen, ob Datentypen geändert und Kopfzeilen hinzugefügt werden sollen. Wenn beim Importieren der Datenfehler auftreten, warnt Access Sie und speichert die Fehler in einer Tabelle, damit Sie Sie schnell finden und beheben können. So kann beispielsweise eine alphanumerische Postleitzahl in einer Spalte, die Sie als "alle numerisch" eingenommen haben, tief vergraben sein, oder es wurde eine doppelte ID für ein Primärschlüsselfeld gefunden. Sie können entweder die Änderungen in der Excel-Arbeitsmappe vornehmen und die Daten erneut importieren oder die Änderungen in der neuen Access-Tabelle vornehmen. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, können Sie die von Ihnen verwendeten Schritte speichern und sogar eine Outlook-Aufgabe erstellen, um Sie daran zu erinnern, wann der Importvorgang regelmäßig durchgeführt werden soll.

Nachdem die Daten importiert wurden, ist Sie jetzt für Access systemeigen, und Sie können Datenblätter und Formulare zum Hinzufügen, bearbeiten und Löschen von Dateien verwenden. Nachdem Sie die Daten importiert haben, können Sie entscheiden, ob die Daten aus Excel gelöscht werden sollen. Normalerweise ist es ratsam, nur einen einzigen Pfad zum Aktualisieren der Daten zu haben.

Hinweis: Beim Importieren von Daten aus Excel in Access werden keine Formeln importiert, sondern nur die Ergebnisse dieser Formeln.

Weitere Informationen finden Sie unter

Verbindung mit Access-Daten aus Excel heraus herstellen

Sie können Access-Daten auch erneut mit Excel verbinden. Erstellen Sie hierfür eine Verbindung in Excel, die häufig in einer Office-Datenverbindungsdatei (ODC) gespeichert ist, in der Access-Datenbank, und rufen Sie alle Daten aus einer Tabelle oder Abfrage ab. Nachdem Sie eine Verbindung mit den Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen bei jeder Aktualisierung der Datenbank mit neuen Informationen automatisch aus der ursprünglichen Access-Datenbank aktualisieren (oder aktualisieren).

Weitere Informationen finden Sie unter

Mitarbeiterbericht mit tabellarischem Layout

Nachdem Sie Ihre Daten in Access erhalten haben, können Sie die hervorragende Auswahl an Tools zum Erstellen und Anpassen von Berichten nutzen. Möchten Sie einen Bericht mit nur wenigen Mausklicks erstellen? Verwenden Sie den Berichts-Assistenten. Sie möchten das Berichtslayout in Echtzeit mit Livedaten entwerfen und ändern, Datenblöcke verschieben und ändern, Felder hinzufügen und entfernen und die Änderungen sofort sehen, während Sie Sie erstellen? Verwenden Sie die Layoutansicht. Möchten Sie mit dem Bericht interagieren, um Livedaten zu suchen, zu filtern und zu sortieren? Verwenden Sie die Berichtsansicht. Sie möchten Befehlsschaltflächen, Seitenzahlen, Bilder, Links und professionell aussehende Stile ganz eigenständig hinzufügen? Verwenden Sie die zahlreichen Steuerelement-Assistenten und-Galerien in den Gruppen Steuerelemente und Layout auf der Registerkarte Entwurf des Menübands. Mithilfe von Access können Sie ganz einfach einfache Berichte, Gruppen-und Zusammenfassungsberichte, Adressetiketten, grafische Berichte und Unterberichte erstellen.

Nachdem der Bericht erstellt wurde, verwenden Sie Access, um den Bericht elektronisch zu verteilen. Beispielsweise können Sie den Bericht mithilfe einer e-Mail-Nachricht senden oder den Bericht in unterschiedlichen Formaten speichern, z. b. in einer Access-Momentaufnahme oder in einer PDF-Datei, um ihn zu einer Webseite oder einer SharePoint-Website hinzuzufügen.

Weitere Informationen finden Sie unter

Beispielformular

Sobald Ihre Daten in Access vorhanden sind, können Sie die Vorteile der zahlreichen Tools zum Erstellen und Anpassen von Formularen nutzen. Möchten Sie ein Formular mit nur wenigen Mausklicks erstellen? Verwenden des Formular-Assistenten Sie möchten das Formularlayout in Echtzeit mit Livedaten entwerfen und ändern, Datenblöcke verschieben und ändern, Felder hinzufügen und entfernen und die Änderungen sofort sehen, während Sie Sie erstellen? Verwenden Sie die Layoutansicht. Sie möchten Befehlsschaltflächen, Listenfelder, Kombinationsfelder, Optionsgruppen, Bilder, Eingabemasken, Diagramme, Links und professionell aussehende Stile ganz eigenständig hinzufügen? Verwenden Sie die zahlreichen Steuerelement-Assistenten und-Galerien in den Gruppen Steuerelemente und Layout auf der Registerkarte Entwurf des Menübands. Mithilfe von Access können Sie ganz einfach einfache Formulare, Formulare mit Registerkarten, fortlaufende Formulare, Popupformulare, modale Dialogfelder und Unterformulare erstellen.

In Access können Sie auf einfache Weise ein geteiltes Formular erstellen, in dem eine synchronisierte Datenblatt-und Formularansicht angezeigt wird, damit Sie beides optimal nutzen können. Nachdem Sie ein poliertes Formular erstellt haben, können Sie mithilfe der Standardnavigationsschaltflächen und des Suchfelds am unteren Rand des Formulars schnell Scrollen, Filtern und sogar die Daten hinter dem Formular durchsuchen.

Geteiltes Formular

Weitere Informationen finden Sie unter

AutoFilter

Unabhängig davon, welches Produkt Sie verwenden, Filtern Sie Daten für die Arbeit mit einer Teilmenge von Daten, und Sie sortieren Daten so, dass Sie genau wie gewünscht sortiert werden. In Access können Excel-Benutzerdaten in einer Datenblattansicht Filtern und sortieren, ohne eine vollständig neue Benutzeroberfläche wieder erlernen zu müssen. Die Symbole, Befehlsmenüs, Befehle, Kriterien und Dialogfelder sind sehr ähnlich, ganz gleich, ob Sie mit Text, Zahlen, Datumsangaben oder Leerzeichen arbeiten. Sie können sogar die Filter und Sortierungen zusammen mit der Datenblattansicht speichern.

Sie können in Access eine Abfrage erstellen und nicht einmal wissen, wofür SQL steht. Mit vier Abfrage-Assistenten können Sie einfache Abfragen erstellen, Duplikate suchen, nicht übereinstimmende Datensätze suchen und Kreuztabellenabfragen erstellen. Sie müssen nicht einmal eine Abfrage erstellen; Filtern Sie die Daten einfach, und sortieren Sie Sie so, wie Sie aussehen sollen, und speichern Sie Sie mit einem Datenblatt.

Kriterien für 'Land/Region'

Weitere Informationen finden Sie unter

Erste Seite des Etiketten-Assistenten

Jetzt, da ihre Familie angebaut wurde, wurde ihre Urlaubskarten Liste plötzlich größer, und Sie müssen viele weitere Geburtstage und Jubiläen nachverfolgen. Kein Problem. Sie können eine Access-Tabelle oder-Abfrage als Datenquelle für den Seriendruck verwenden und mithilfe des Word-serienDruck-Assistenten einen Seriendruck Vorgang für Briefe, Karten, e-Mail-Nachrichten und Umschläge erstellen. Wenn Sie nur Adressetiketten erstellen müssen, verwenden Sie den Etiketten-Assistenten in Access, um Ihre Etiketten aus einem von Ihnen erstellten Bericht zu erstellen und zu drucken. Sie können sogar automatisch einen Barcode hinzufügen, der jeder Kundenadresse entspricht.

Weitere Informationen finden Sie unter

Sowohl Access als auch Excel bieten Befehle für die Verbindung mit Daten in SharePoint-Listen. Excel stellt eine schreibgeschützte (unidirektionale) Verbindung mit verknüpften SharePoint-Listen bereit. in Access können Sie Daten in verknüpften SharePoint-Listen lesen und schreiben. Access-und SharePoint-Listen funktionieren sehr gut zusammen. Access-und SharePoint-Datentypen, z. b. Rich-Text, nur anfügen (zum unterstützen des nach Verfolgungs Versionsverlaufs in einem Memofeld), Anlagen, AutoWert, Nachschlagevorgänge und mehrwertige Felder, sorgen für eine reibungslose Integration und nur wenige, wenn überhaupt, Dateninkonsistenzen.

Nachdem Sie Ihre SharePoint-Listendaten mit einer Access-Datenbank verknüpft haben, können Sie die SharePoint-Listendaten sogar in einer lokalen Access-Datenbank offline schalten, die Daten lokal bearbeiten und dann erneut eine Verbindung mit der SharePoint-Website herstellen, um alle Änderungen hochzuladen. Alle in Konflikt stehenden Datenänderungen, die von anderen Benutzern vorgenommen werden, werden von einem Konflikt Auflösungs-Assistenten behandelt. Die in Access erstellten Formulare und Berichte basieren auf denselben Daten, sind jedoch mit SharePoint-Listen verknüpft.

Excel bietet die folgenden Integrationspunkte mit SharePoint Server.

Datenbezogene Integrationspunkte von Excel

1. Einmaliges Importieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste oder Exportieren von Excel-Tabellenblattdaten in eine SharePoint-Liste, um eine permanente, einseitige Datenverbindung zu erstellen.

2. Verwenden der permanenten, einseitigen Datenverbindung zum Aktualisieren von Daten in einem Excel-Tabellenblatt aus der SharePoint-Liste.

3. Veröffentlichen von Excel-Arbeitsmappen in Excel Services und Anzeigen von und interagieren mit Daten mithilfe des Excel Web Access-Webparts auf einer Webpartseite.

4. importieren (verbinden) von Daten in eine Excel-Arbeitsmappe von OLAP-Servern, SQL Server-und Access-Datenbanken und Flatfiles.

Access bietet die folgenden Integrationspunkte mit SharePoint Server.

1. Einmaliges Importieren oder Exportieren von Daten zwischen Access-Ansichten und einer SharePoint-Liste.

2. verknüpfen Sie Daten zwischen Access-Tabellen und einer SharePoint-Liste, indem Sie eine permanente bidirektionale Verbindung erstellen. (Aktualisierte Listendaten können in einer Access-Tabelle angezeigt werden; aktualisierte Access-Tabellendaten können in einer Liste angezeigt werden.)

3. Offlineschalten von Daten, Aktualisieren in Access, erneutes Onlineschalten, Synchronisieren von Aktualisierungen und Lösen von Konflikten.

4. Anzeigen und Bearbeiten von Listendaten in Access-Datenblatt-, -Formular- und Berichtsansichten.

Weitere Informationen finden Sie unter

Sie können ziemlich anspruchsvolle Desktopdaten Bankanwendungen erstellen, ohne jemals eine Zeile mit VBA-Code zu schreiben. Jedes Access-Objekt verfügt über einen umfangreichen Satz von Eigenschaften und Ereignissen, die von einem Eigenschaftenblatt aus leicht zugänglich sind, um Sie bei der Anpassung Ihrer Lösung zu unterstützen. Jedes Objekt verfügt über detaillierte Designer, die alle für Sie verfügbaren Features offenbaren. Weitere Datenbankvorlagen sind in Office Online verfügbar. Mit Feld-und Tabellenvorlagen können Sie neue Tabellen schnell erstellen und anpassen. Sie können eine neue Datenbank völlig neu entwerfen, indem Sie integrierte Datenbankentwurfstools erstellen.

Access-Makros verwenden eine deklarative Umgebung, in der kein VBA-Code geschrieben werden muss, damit Sie kein Entwickler sein müssen. Jede Makroaktion führt eine Aufgabe aus, z. b. das Öffnen eines Formulars, das Ausführen einer Abfrage, das Suchen nach Datensätzen oder das Anzeigen einer Nachricht. Sie können Makros in jedem Fall eines Berichts, Formulars oder Steuerelements einbetten. Die meisten Makros weisen Argumente auf, und Sie können Ihnen eine Bedingungslogik hinzufügen, damit Sie die gewünschten Aktionen erhalten. Sie können sogar Variablen definieren und die Fehlerüberprüfung wiederholen, ohne VBA-Code zu schreiben.

Entwerfen Sie einen Prototypen, und führen Sie ihn von der IT-Abteilung aus. Erstellen Sie eine Lösung für Ihr Team, wenn diese so schnell wie möglich benötigt wird, und machen Sie das mit einem einfachen Mitarbeiter. Verfolgen Sie die Tickets, die für einen Firmen Partner verkauft wurden, verfolgen Sie die Haltbarkeitsdauer von Fertigungsmaterialien, oder Drucken Sie Akzeptanz Kategorien für Teile. Nachverfolgung von Aufgaben, Problemen und Lieferbestandteilen in Teamprojekten. Erstellen Sie eine Vertriebspipeline Datenbank, um potenzielle Umsätze innerhalb einer kleinen Gruppe von Vertriebsmitarbeitern zu überwachen.

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