Demonstration: Teilen Sie Arbeit und Anerkennung in einem Dokumentarbeitsbereich

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Wenn Sie auch schon mal viel Zeit investiert haben, um ein Dokument zu überarbeiten und mit Kommentaren zu versehen und diese Kommentare und Änderungen dann irgendwo wieder verloren gegangen sind, haben wir etwas für Sie: die Dokumentarbeitsbereiche. Ein Dokumentarbeitsbereich ist eine neue Art von Microsoft Windows® SharePoint™ Services-Website, die als zentrale Anlaufstelle für die Zusammenarbeit an Dokumenten dient. Auf dieser Website finden Sie die Dokumente, die Sie durchsehen sollen, sowie Ankündigungen, zugeordnete Vorgänge, relevante Links und mehr.

Eine der interessantesten Eigenschaften von Dokumentarbeitsbereichen dürfte jedoch die Tatsache sein, dass Sie die Website nicht einmal besuchen müssen, um von den Vorteilen zu profitieren, die sie bietet. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, mit der Sie zur Teilnahme an einem Dokumentarbeitsbereich eingeladen werden, brauchen Sie nur die angefügte Datei zu downloaden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003 oder Microsoft Office Visio® 2003 verwenden. Während der Arbeit an der Kopie auf Ihrer Festplatte können Sie mithilfe des Aufgabenbereichs Freigegebener Arbeitsbereich die Version des Dokuments, die sich im Dokumentarbeitsbereich befindet, aktualisieren bzw. die auf Ihrem Computer gespeicherte Version durch den Arbeitsbereich aktualisieren lassen. Die Arbeitsbereichsite bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Aufgaben als erledigt abzuhaken und auf andere Informationen zuzugreifen. Wenn Sie einen Dokumentarbeitsbereich verwenden, können Sie sicher sein, dass Ihre Anmerkungen nicht verloren gehen.

Hinweis : Zur Anzeige von Bildschirmsprachausgabetext mit den Aktionen auf dem Bildschirm und einer Bildschirmsprachausgabeversion des Audioskripts klicken Sie auf Demotextversion.

Demotextversion

Bildschirmaktion

Audioskript

Der Microsoft Office Outlook® 2003-Posteingang von Janet Leverling enthält eine Liste der empfangenen Nachrichten. Der Zeiger wählt die erste Nachricht aus. Diese Nachricht stammt von Michael und verfügt über eine Anlage. Die Nachricht wird geöffnet.

Ich schätze, Michael möchte, dass ich das angefügte Dokument durchsehe und meine Kommentare dazu abgebe. Ich öffne die Nachricht.

Der Zeiger zeigt in der geöffneten Nachricht auf die Anlage. Dann bewegt er sich nach unten und zeigt auf einen blau umrandeten Text. Aus dem Text geht hervor, dass Janet zur Teilnahme am Dokumentarbeitsbereich Mitarbeiter-Handbuch eingeladen ist und dass sie entweder in der freigegebenen Anlage oder der Version im Arbeitsbereich arbeiten kann.

Es gibt hier eine ganz normale Anlage aber auch die Nachricht, dass ich zur Teilnahme an einem Dokumentarbeitsbereich eingeladen wurde, einer neuen Art der Microsoft Windows SharePoint-Website, die die Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtert.

Der Zeiger zeigt im Menü Datei der geöffneten E-Mail-Nachricht auf Anlagen speichern. Die geöffnete E-Mail-Nachricht verschwindet, und an ihrer Stelle wird Word 2003 mit dem Dokument "Mitarbeiter-Handbuch" geöffnet. In einem Dialogfeld wird darüber informiert, dass eine Kopie des Dokuments in einem Dokumentarbeitsbereich gespeichert ist. Außerdem wird erläutert, dass Ihre lokale Kopie des Dokuments während der Bearbeitung in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden kann, falls Änderungen an der Version im Dokumentarbeitsbereich vorgenommen wurden. Der Zeiger klickt auf die Schaltfläche Updates downloaden in diesem Dialogfeld.

Ich speichere die Anlage auf meinem Computer.

Wenn ich das Dokument öffne, stelle ich erst einmal sicher, dass meine lokale Kopie alle Änderungen enthält, die Michael an der Version im Arbeitsbereich vorgenommen hat.

Dann klickt der Zeiger auf die Registerkarte Aufgaben im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich, der auf der rechten Seite des Dokuments geöffnet ist. Die zweite Aufgabe, die Janet zugeordnet ist, lautet: "Einführung hinzufügen". Janet gibt die Einführung ein; danach bewegt sich der Zeiger zum Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich und hakt Janets Aufgabe als erledigt ab.

Dann fällt mein Blick auf den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich. Auf der Registerkarte Aufgaben kann ich erkennen, dass ich beauftragt bin, die Einführung zu überarbeiten. Ich suche diesen Abschnitt und füge den Text hinzu, an dem ich gearbeitet habe. Danach hake ich meine Aufgabe im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich als erledigt ab, sodass Michael erkennen kann, dass ich damit fertig bin.

Der Zeiger klickt auf die Schaltfläche Speichern auf der Standard-Symbolleiste. Im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich wird die Registerkarte Status angezeigt. Der Zeiger klickt auf dieser Registerkarte auf die Verknüpfung Arbeitsbereichkopie aktualisieren, damit die von Janet vorgenommenen Änderungen ihrer lokalen Kopie des Dokuments im Dokumentarbeitsbereich gespeichert werden.

Ich speichere mein Dokument auf der Festplatte und aktualisiere dann die Kopie im Arbeitsbereich mit meinen Überarbeitungen, damit diese den anderen Arbeitsbereichteilnehmern zur Verfügung stehen.

Der Zeiger bewegt sich zur Verknüpfung Website in Browser öffnen im oberen Teil des Aufgabenbereichs Freigegebener Arbeitsbereich. Das Dokument verschwindet, und stattdessen erscheint die Dokumentarbeitsbereich-Website. Es findet ein Bildlauf nach unten statt, sodass die Abschnitte Ankündigungen, Freigegebene Dokumente und Aufgaben sichtbar werden. Das Dokument "Mitarbeiter-Handbuch", dem Janet die Einführung hinzugefügt hat, befindet sich im Abschnitt Freigegebene Dokumente. Die Janet zugeordnete Aufgabe ("Einführung hinzufügen") wird im Abschnitt Aufgaben aufgeführt. Ihr Status lautet Erledigt, da sie von Janet im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich als erledigt abgehakt wurde.

Ich verwende die bequeme Verknüpfung im oberen Teil des Aufgabenbereichs, um direkt zur Dokumentarbeitsbereich-Website zu gelangen. Dort kann ich Ankündigungen lesen, eine Liste der Teilnehmer einsehen und mir einen Überblick über den Status des Dokuments verschaffen.

Die Website verschwindet, und die E-Mail-Nachricht vom Anfang des Videos erscheint wieder. Der Zeiger klickt auf die Anlage der E-Mail-Nachricht und bewegt sich dann über den blauen Kasten, in dem der Dokumentarbeitsbereich beschrieben wird. Die Nachricht verschwindet.

Der animierte Text Besondere Momente erleben erscheint. Darunter wird der statische Text Weitere Informationen, gefolgt vom URL http://www.microsoft.com/office, angezeigt.

Nachdem Sie gerade erlebt haben, wie einfach die Zusammenarbeit an Dokumenten mit einem Dokumentarbeitsbereich ist, können Sie nun andere Möglichkeiten entdecken, wie Office 2003 Ihnen bei der Bewältigung der tagtäglich anfallenden Arbeiten helfen kann.

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