Verwalten von Kalendern und Besprechungen auf einem Mac

Mit Vertretungen arbeiten am Mac

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Sie können in Outlook eine Stellvertretung erstellen und zuweisen, die Ihren Kalender überblicken kann, wenn Sie nicht verfügbar sind.

Auswählen einer Stellvertretung und Festlegen von Berechtigungen
  1. Wählen Sie Extras > Konten aus.

  2. Wählen Sie ein Konto und dann Erweitert aus.

  3. Wählen Sie Stellvertretungen aus.

  4. Wählen Sie in Stellvertretungen, die in meinem Auftrag handeln dürfen die Option Hinzufügen HINZUFÜGEN aus, um eine Stellvertretung hinzuzufügen.

  5. Suchen Sie nach der Person, die Ihre Stellvertretung sein soll, und wählen Sie den Namen der Stellvertretung in der Liste der Suchergebnisse aus.

  6. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  7. Legen Sie in Berechtigungen die Berechtigungsstufe für die Stellvertretung in Aufgaben, Posteingang, Kontakte und Notizen fest.

    Hinweis : Wenn Ihre Stellvertretung Einladungen zu Besprechungen erhalten soll, aktivieren Sie Stellvertretung empfängt Besprechungseinladungen.

  8. Wählen Sie OK aus.

  9. Auf der Registerkarte Stellvertretungen in Stellvertretungen, die in meinem Auftrag handeln dürfen:

    1. Wählen Sie Hinzufügen HINZUFÜGEN aus, um eine neue Stellvertretung hinzuzufügen.

    2. Wählen Sie Entfernen Minus aus, um eine Stellvertretung zu entfernen.

    3. Doppelklicken Sie auf den Namen der Stellvertretung, um Änderungen an den Berechtigungen dieser Stellvertretung vorzunehmen.

  10. Wenn Sie eine Stellvertretung für jemanden sind, wählen Sie Hinzufügen HINZUFÜGEN im Abschnitt Personen, deren Stellvertretung ich bin aus, und geben Sie den Namen dieser Person ein.

  11. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  12. Wählen Sie OK > X aus.

    Hinweis : Wird Sie ein Popupfeld mit der Meldung angezeigt, dass für Sie eine Umleitung auf einen Server erfolgt, wählen Sie Zulassen aus, um die Einstellungen abzuschließen.

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Wenn Sie geschäftlich unterwegs oder im Urlaub sind, kann es sehr praktisch sein, eine Vertretung im Unternehmen zu haben, die in Ihrem Namen handeln kann.

Zum Beispiel: Mails beantworten, Kontakte weiterleiten oder Besprechungen für Sie planen.

Sie können dazu in Outlook Vertretungen benennen.

Allerdings nur, wenn Sie über ein Exchange- oder Office 365-Konto verfügen.

In diesem Video zeige ich, wie ich einen Stellvertreter für mein Exchange-Konto definiere.

Und ich zeige Ihnen auch, wie es aussieht, wenn ich selbst als Stellvertretung für eine andere Person definiert bin.

Um für mich eine Vertretung zu benennen, wähle ich oben in der Menüleiste das Menü Extras und dann hier unten den Befehl Konten.

Dann muss ich darauf achten, mein Exchange-Konto zu markieren.

Dann klicke ich auf die Schaltfläche Erweitert und dann auf die Registerkarte Stellvertretungen.

Hier sehen Sie im oberen Bereich Stellvertretungen, die in meinem Auftrag handeln dürfen.

Mit dem Plus-Zeichen füge ich eine Stellvertretung hinzu.

Hier kann ich den Namen einer Person eingeben.

Ich gebe hier den Namen von Stella Wagner, meiner Assistentin, ein und dann markiere ich den Eintrag und klicke auf Hinzufügen.

Dann wird hier das Fenster geöffnet, in dem ich die Berechtigungen für Stella Wagner definieren kann.

Es gibt drei Levels.

Ich kann Bearbeiter sein; ein Bearbeiter darf lesen, erstellen und ändern.

Ein Autor darf nur lesen und erstellen, ein Prüfer kann nur lesen und Keine bedeutet, man hat für den entsprechenden Bereich keine Berechtigung.

Ich belasse den Bearbeiter-Status für den Kalender.

Meine Stellvertretung darf auch Besprechungseinladungen empfangen.

Bei den Aufgaben möchte ich keine Berechtigung vergeben.

Beim Posteingang möchte ich, dass meine Vertretung lesen und schreiben darf.

Bei den Kontakten weise ich den Bearbeiter-Status zu und bei den Notizen vergebe ich keine Berechtigung.

Dann kann ich hier das Kontrollkästchen aktivieren, mit dem ich die Berechtigungsübersicht an Stella Wagner schicken kann und zusätzlich könnte ich hier noch bestimmen, dass meine Vertretung auch Einblick in meine privaten Elemente hat.

Dieses Kontrollkästchen lasse ich aber deaktiviert.

Jetzt habe ich alles eingestellt.

So sollen die Berechtigungen für meine Stellvertretung aussehen.

Dann bestätige ich mit OK, und meine Stellvertretung wird hier oben angezeigt, und ich kann dieses Fenster durch Klicken auf OK schließen.

Ich schließe das Kontofenster und jetzt möchte ich Ihnen noch zeigen, wie es aussieht, wenn es umgekehrt ist.

Stella Wagner hat mich als Vertretung für ihren Kalender benannt.

Da habe ich auch eine Mail von ihr bekommen.

Das ist hier die Mail vom 05.07.

Die wurde automatisch von Microsoft Outlook gesendet.

Stella hat jetzt von mir auch so eine ähnliche Mail bekommen und hier werde ich darüber informiert, dass ich die Vertretung bin, und hier sind meine Berechtigungen angezeigt.

Hier wird auch beschrieben, wie ich auf den Ordner zugreifen kann und zwar soll ich auf die Registerkarte Datei klicken, damit ist das Menü hier oben gemeint, Datei, dann öffnen und dann den Befehl Ordner eines anderen Benutzers.

Es gibt noch eine andere Variante, die möchte ich Ihnen zeigen.

Die geht wieder über das Menü Extras, Konten, dann muss ich wieder mein Exchange-Konto markieren, klicke auf Erweitert, hier wieder auf Stellvertretung, hier ist dann nochmal Stella Wagner als meine Stellvertreterin definiert und dann kann ich hier unten angeben, Personen, deren Stellvertretung ich bin.

Dann klicke ich auf das Plus-Zeichen, gebe hier wieder "Stella" ein, wähle den Eintrag aus und klicke auf Hinzufügen.

Und dann bestätige ich mit OK und schließe das Kontenfenster.

Ich lasse die Server-Verbindung zu und dann wird mir hier ein Eintrag für Stella Wagner angezeigt.

Und zwar habe ich hier Zugriff auf ihren Posteingang und gleichzeitig noch einen Ordner, den sie speziell für mich angelegt hat.

Sie haben also gerade gesehen, wie Sie mit einem Exchange- oder Office 365-Konto Stellvertreter definieren, die in Ihrem Namen Aufgaben in den verschiedenen Outlook-Bereichen als Prüfer, Autor oder Bearbeiter erledigen können.

Die Einstellungen nehmen Sie mit dem Befehl Extras, Konten, dann das Konto auswählen, dann hier auf Erweitert und Stellvertretungen vor.

Hier können Sie auch eintragen, für wen Sie als Vertretung fungieren, dann werden Ihnen die Konten der Person zur Verfügung gestellt, die Sie vertreten.

Diese Einstellungen werden alle auf dem Server gespeichert.

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