Create Content Organizer rules to route documents

Die Erstellung von Regeln zum Routing von Dokumenten an bestimmte Speicherorte in Microsoft SharePoint Server 2010 hilft dabei, das Ablegen von Datensätzen in den entsprechenden SharePoint-Bibliotheken und Ordnern zu beschleunigen. Als einer der Hauptbestandteile der Datensatzverwaltung ist das Erstellen von Regeln zum Routing von Datensätzen ebenfalls Teil Ihres Dateiplans. Jede SharePoint-Website kann für das Routing von Dokumenten aktiviert werden. In diesem Artikel wird gezeigt, wie Regeln zum Organisieren und Verteilen von Datensätzen in SharePoint Server erstellt werden.

Hinweis :  Sie müssen zuerst die Inhaltsorganisation aktivieren und für das Routing von Datensätzen konfigurieren. Die Inhaltsorganisation kann nur auf Websiteebene aktiviert werden. Weitere Informationen zum Konfigurieren der Inhaltsorganisation finden Sie über die Links unter Siehe auch.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Woher können Dokumente stammen?

Wodurch wird der Speicherort für das Routing bestimmt?

Erste Schritte

Erstellen von Regeln zum Weiterleiten von Dokumenten

Übersicht

Geschäftsdokumente stammen aus vielen verschiedenen Quellen und müssen häufig auf eine Weise gespeichert werden, die das Sicherheitsrisiko hinsichtlich der Einhaltung rechtlicher Vorschriften und Prozessrisiken verringert. Nachdem Sie die Inhaltsorganisation für das Routing von Datensätzen konfiguriert haben, können Sie bestimmte Inhaltsorganisationsregeln einrichten und programmieren, mit denen Sie Datensätze automatisch auf Basis eindeutiger Geschäftsregeln und -anforderungen speichern können.

In Verbindung mit der Verwendung von Inhaltstypen, ersetzt die Erstellung von Regeln zum automatischen Weiterleiten von Dokumenten innerhalb eines zentralen Unternehmensrepositories die Anforderung zum manuellen Hochladen von Dokumenten oder anderen Elementen in eine Bibliothek oder in einen Ordner. Benutzer füllen vorbestimmte Kriterien für beliebige gegebene Dokumente aus. Daraufhin wird das Dokument auf Basis der vordefinierten Routingregeln in die richtige Bibliothek oder in den entsprechenden Ordner weitergeleitet. Die Inhaltsorganisationsregeln werden als SharePoint-Liste gespeichert.

Die Inhaltsorganisation unterstützt Sie auch beim Überwachen und Steuern der maximalen Anzahl von Dokumenten, die in einer bestimmten Bibliothek gespeichert werden können. Wenn z. B. ein Dokument zu einem Bibliotheksordner hinzugefügt wird, der maximal 5000 Einträge enthalten kann, erstellt die Inhaltsorganisation automatisch einen neuen Ordner und leitet die Dokumente in diesen Ordner, wenn die maximale Anzahl erreicht wurde.

Woher können Dokumente stammen?

Dokumente, die in bestimmte Bibliotheken oder Ordner weitergeleitet werden, können aus verschiedenen Quellen stammen. Dokumente, die Teil eines Datensatzverwaltungsprozesses sind, können aus folgenden Quellen stammen:

  • Clientanwendungen, z. B. Microsoft Word, wenn Sie die Funktion Speichern unter verwenden.

    Speichern unter

  • Direktes Hochladen in die Abgabebibliothek, bei der es sich um eine spezielle Bibliothek handelt, die beim Aktivieren der Inhaltsorganisation für eine Website erstellt wird.

    Hochladen von Dokumenten in die Abgabebibliothek

  • Verwendung des Befehl Senden an, wenn dieser von einer anderen SharePoint-Website stammt.

    Senden von Dokumenten an einen anderen Speicherort

  • Eine Anwendung eines Drittanbieters über einen Webdienst.

  • Von Exchange verwalteter Ordner – E-Mails können als Datensätze behandelt und wie jedes andere Dokument weitergeleitet werden.

Wodurch wird der Speicherort für das Routing bestimmt?

Dokumente können an eine Datenarchivwebsite oder an eine beliebige andere Art von SharePoint-Website weitergeleitet werden. Die Abgabebibliothek, die beim Aktivieren der Inhaltsorganisation automatisch erstellt wird, dient als Standardspeicherort, an den Dokumente weitergeleitet werden, wenn sie vorbestimmten Kriterien nicht entsprechen. Es gibt verschiedene Hauptelemente, die in den Dokumentroutingprozess einbezogen sind:

Webdienst- oder E-Mail-Einsendung    Andere SharePoint-Websites oder Anwendungen von Drittanbietern können Dokumente an die Inhaltsorganisation senden. Dokumente können von Exchange per E-Mail an die Inhaltsorganisation gesendet werden. Dokumente oder E-Mail-Datensätze mit richtigem Inhaltstyp, richtigen Metadaten und übereinstimmenden Regeln werden automatisch in die richtige Bibliothek oder in den richtigen Ordner gesendet.

Zielbibliotheken und Ordner    Inhalts- und Datensatzverwalter erstellen manuell Bibliotheken und Ordner, in die Dokumente weitergeleitet werden sollen.

Websiteinhaltstypen    Diese sind erforderlich und die Benutzer fügen entsprechende Inhaltstypen manuell zu Zielbibliotheken hinzu.

Wichtig :  Da die Inhaltsorganisation nur mit dem Inhaltstyp Dokument oder mit von ihm abgeleiteten Inhaltstypen arbeitet, können Sie damit keine langen Listen ordnen.

Abgabebibliothek    Dokumente, die nicht über ausreichende Metadaten zur Entsprechung einer Regel verfügen oder denen erforderliche Metadaten fehlen, werden in die Abgabebibliothek gesendet, damit die Benutzer die erforderlichen Metadaten eingeben können. Alle für das Routing verwendeten Typen werden automatisch der Abgabebibliothek zugeordnet. Sie können die Inhaltsorganisation so konfigurieren, dass alle hochgeladenen Dokumente temporär in die Abgabebibliothek weitergeleitet werden. Weitere Informationen zum Konfigurieren der Inhaltsorganisation finden Sie unter Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Datensatzrouting.

Dokumentroutingliste    Diese Liste hilft Ihnen beim Erstellen eines Plans, wie der Inhalt auf dieser Website angeordnet werden soll. Mithilfe dieser Liste können Sie Regeln erstellen, die sicherstellen, dass an eine Website gesendete Dokumente an den richtigen Speicherort weitergeleitet werden und die richtigen Eigenschaften besitzen. Diese Liste wird von Inhalts- oder Datensatzverwaltern aufgesucht, um Regeln für das Routing zu erstellen, zu verwalten und anzuzeigen.

Das nachfolgende Diagramm veranschaulicht, wie Dokumente und E-Mails auf Grundlage bestimmter Kriterien weitergeleitet werden.

Dokumentenverteilung mithilfe der Inhaltsorganisation

Erste Schritte

Es gibt verschiedene wichtige Schritte, die Sie befolgen müssen, bevor Sie Regeln zum Routing von Dokumenten erstellen.

  1. Erstellen Sie Bibliotheken und Ordner, in die Dokumente weitergeleitet werden sollen. Sie können für jeden weiterzuleitenden Dokumenttyp einen Ordner erstellen. Erstellen Sie z. B. eine Bibliothek, die nur für E-Mail-Datensätze oder Excel-Tabellen vorgesehen sind. Weitere Informationen zum Erstellen von Bibliotheken finden Sie über die Links im Abschnitt Siehe auch.

  2. Inhaltstypen müssen weiterzuleitenden Dokumenten zugeordnet sein. Auf diese Weise können die Inhaltstypen Teil des Kriterium sein, das den endgültigen Speicherort eines Dokuments bestimmt.

Erstellen von Regeln zum Weiterleiten von Dokumenten

Für jeden Datensatztyp, den Sie der Datensatzroutingliste hinzufügen, geben Sie einen Datensatztitel und eine Beschreibung an. Sie können auch die Position auf der Website angeben, wo der Datensatz gespeichert wird. Sie können alternative Namen für den Datensatztyp angeben, um sicherzustellen, dass alle relevanten Datensätze an den entsprechenden Speicherort weitergeleitet werden.

Hinweis :  Sie müssen zumindest über die Berechtigung eines Websitebesitzers verfügen, um Regeln zum Weiterleiten von Dokumenten erstellen zu können.

  1. Navigieren Sie zu der Website, für die Sie Inhaltsorganisationsregeln erstellen möchten.

  2. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen  Menü 'Websiteaktionen' auf Websiteeinstellungen.

  3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Abschnitt Websiteverwaltung auf Regeln für die Inhaltsorganisation .

  4. Geben Sie einen Namen ein, der die Bedingungen und Aktionen der Regel beschreibt.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Regelstatus und Priorität aus, ob die Regel auf eingehende Inhalte angewendet werden soll. Wenn Aktiv ausgewählt ist, wählen Sie eine Priorität aus, die bestimmt, wie der Inhalt weitergeleitet wird, wenn er mehreren Inhaltsorganisationsregeln entspricht.

  6. Als Nächstes ordnen Sie die Regel einem Inhaltstyp zu. Dadurch werden Einsendungen an die Inhaltsorganisation mit dem ausgewählten Inhaltstyp bezeichnet und Eigenschaften identifiziert, die in den Bedingungen der Regel verwendet werden.

  7. Wählen Sie die entsprechende Inhaltsgruppe aus. Die von Ihnen ausgewählte Gruppe bestimmt die Inhaltstypen, die Sie im nächsten Schritt auswählen können.

  8. Wählen Sie den entsprechenden Inhaltstyp aus.

  9. Wenn der von Ihnen ausgewählte Inhaltstyp einen alternativen Namen auf einer anderen SharePoint-Website besitzt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter Alternativer Name, geben dann den alternativen Namen in das bereitgestellte Feld ein und klicken anschließend auf Hinzufügen. Die alternativen Namen des Inhaltstyps werden im nachfolgenden Listenfeld angezeigt.

  10. Wählen Sie im Abschnitt Bedingungen die Bedingungen aus, denen die Eigenschaften einer Einsendung für die Regel entsprechen müssen. Sie können die Regel z. B. auf alle Dokumente anwenden, die das Wort "Budget" im Titel tragen. Sie können weitere Bedingungen hinzufügen, indem Sie auf den Link Eine weitere Bedingung hinzufügen klicken.

    Hinweis : Die über die Dropdownliste verfügbaren Eigenschaften variieren gemäß dem in Schritt 6 ausgewählten Inhaltstyp..

  11. Geben Sie einen Speicherort ein, oder wählen Sie einen aus, um Inhalte dort abzulegen, die der Regel entsprechen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch einen Ordner…erstellen, um ähnliche Dokumente zusammen in Ordnern zu gruppieren. Wenn z. B. eine Eigenschaft vorhanden ist, die alle Dokumente für Projekte in Ihrem Unternehmen auflistet, können Sie die Inhaltsorganisation zwingen, für jedes Projekt einen einzelnen Ordner zu erstellen.

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