Bringen Sie Ihr Team online mit Windows SharePoint Services-Technologie

Gilt für

Microsoft Windows® SharePoint® Services-Technologie

Kommt Ihnen die folgende Situation bekannt vor?

  • Ihr Team muss kommunizieren sowie Dokumente und Ideen austauschen.

  • Ihre Organisation möchte, dass Sie von Papier, Telefonanrufen, E-Mail-Nachrichten und freigegebenen Ordnern zur Onlinezusammenarbeit mit Windows SharePoint Services wechseln.

  • Sie haben eine ganz neue standardmäßige SharePoint-Website, wissen aber nicht genau, was zu tun ist.

Wenn dies Ihre Situation beschreibt, sind Sie dabei, Ihr Team online zu bringen. Ihr Team in eine Onlinelösung zu bringen, kann wie ein komplexer Prozess erscheinen, und vielleicht wissen Sie nicht, wo Sie anfangen sollen. Es folgen die Schritte, über die Sie Ihr Team mithilfe einer SharePoint-Website online bringen:

Schritt 1: Erstellen einer Website

Ihr Unternehmen hat ggf. schon eine Website eingerichtet, die Sie nutzen können. Falls dies der Fall ist, können Sie mit dieser Website beginnen. Falls nicht, müssen Sie eine Website erstellen, ehe Sie Inhalte online verschieben können. Wenn Sie eine Website erstellen, verwenden Sie die Vorlage "Teamwebsite", die die größte Flexibilität bietet. Diese Vorlage umfasst alle Standardlisten und Dokumentbibliothekstypen, sodass die Auswahl am größten ist.

Wenn Sie noch keine Website haben, führen Sie eines der folgenden Verfahren aus, um eine zu erstellen.

  • Erstellen einer Website auf oberster Ebene mithilfe von Self-Service Site Creation

    So wird's gemacht

    1. Wechseln Sie in der Websitesammlung zur Website auf oberster Ebene.

      Hinweis : Dieser Ankündigung wird nur auf der Website auf oberster Ebene für die Websitesammlung im Stammverzeichnis des virtuellen Servers angezeigt. Wenn Sie sich in einer anderen Websitesammlung befinden, wird dieser Link nicht angezeigt. Führen Sie das nächste Verfahren, "Erstellen einer Website unter einer anderen SharePoint-Website", aus.

      Wenn Sie sich in einer Unterwebsite befinden, klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf den Link Zur übergeordneten Website wechseln, um zur übergeordneten Website zu navigieren. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis Sie die Website auf oberster Ebene erreicht haben.

    2. Klicken Sie auf der Startseite der Website auf oberster Ebene auf Ankündigungen.

    3. Klicken Sie auf die Ankündigung mit dem Titel Self-Service Site Creation.

      Hinweis : Wenn die Ankündigung nicht in der Liste enthalten ist, bitten Sie Ihren Serveradministrator um die Adresse (URL) der Seite "Self-Service Site Creation".

    4. Klicken Sie im Textbereich der Nachricht auf den Link zur Seite "Website erstellen".

    5. Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung einen Namen und eine Beschreibung für die neue Website ein.

    6. Geben Sie im Abschnitt Websiteadresse die URL (Webadresse) ein, die Benutzer eingeben müssen, um zur neuen Website zu gelangen.

      Der erste Teil der Adresse wird vorgegeben.

    7. Geben Sie im Abschnitt Ihre E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse ein, die Benachrichtigungen zu dieser Website empfangen soll.

    8. Wählen Sie im Abschnitt Sprache die Sprache aus, die für die neue Website verwendet werden soll.

    9. Klicken Sie auf OK.

    10. Klicken Sie auf der Seite "Vorlagenauswahl" auf die Vorlage "Teamwebsite" und dann auf OK.

    Hinweis : Damit diese Schritte funktionieren, muss Self-Service Site Creation aktiviert sein, und Sie müssen über die erforderlichen Rechte für das Verwenden von Self-Service Site Creation verfügen.

  • Erstellen einer Website unter einer anderen SharePoint-Website

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Erstellen.

    2. Klicken Sie im Abschnitt Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche.

    3. Geben Sie im Abschnitt Titel und Beschreibung einen Namen und eine Beschreibung für die neue Website ein.

    4. Geben Sie im Abschnitt Websiteadresse die URL (Webadresse) ein, die Benutzer eingeben müssen, um zur neuen Website zu gelangen.

      Der erste Teil der Adresse wird vorgegeben.

    5. Geben Sie im Abschnitt Berechtigungen an, ob die Website dieselben Informationen zu Konten und Websitegruppen wie die aktuelle Website verwenden soll.

    6. Klicken Sie auf Erstellen.

    7. Klicken Sie auf der Seite "Vorlagenauswahl" auf die Vorlage "Teamwebsite" und dann auf OK.

      Hinweis : Wenn Sie eindeutige Berechtigungen aktivieren, verbleibt eine Kopie der Benutzerkonten und Websitegruppen der übergeordneten Website auf der Unterwebsite. Sie können dann Konten und Websitegruppen, die Sie nicht benötigen, löschen und je nach Bedarf neue hinzufügen. Die Unterwebsite behält dieselbe Websitegruppeneinstellung für anonyme (Gast-) Benutzer wie für die übergeordnete Website bei, es sei denn, Sie geben eine andere Websitegruppe an.

    Hinweis : Zum Ausführen dieser Schritte müssen Sie Mitglied einer Websitegruppe mit der Berechtigung "Unterwebsite erstellen" sein. Die Berechtigung "Unterwebsite erstellen" ist standardmäßig der Websitegruppe "Administratoren" zugewiesen.

Schritt 2: Ermitteln der Bedürfnisse Ihres Teams

Das Erstellen einer Website erfolgt schnell, doch die Entscheidung, welche Anforderungen die Website erfüllen soll, braucht etwas mehr Zeit. Als Mitglied des Teams wissen Sie vermutlich, mit welchen Informationen das Team arbeitet und wo diese sich befinden. Nehmen Sie sich Zeit, um zu prüfen, welche Informationen Sie haben und welche davon online verfügbar sein sollen.

Arten von Informationen, die ggf. online zur Verfügung stehen sollten:

  • Dokumente (Projektdokumente, Pläne, Angebote, Präsentationen, Gebote usw.), die Ihr Team lesen können und an denen es mitwirken können soll.

  • Teamzeitpläne (Feiertagskalender, individuelle Arbeits- und Urlaubskalender, Projektzeitpläne usw.). Sie können freigegebene Ereignisse auf Ihrer Website protokollieren und in der Kalenderansicht anzeigen.

  • Kontaktinformationen (von Teammitgliedern, Partnern, Kunden, Lieferanten, Anbietern usw.). Sie können separate Kontaktlisten für interne und externe Kontakte erstellen oder diese mithilfe von Feldern mischen, die Sie sortieren und filtern können.

  • Vorgänge und Aufgaben (wer macht was?).

  • Häufig verwendete Links zu anderen Websites (einschließlich Websites zu verwandten Projekten und Teams).

  • Wichtigen Ankündigungen oder Neuigkeiten, von denen das gesamte Team wissen muss.

Dies ist nur ein Kurzüberblick, über die Arten von Informationen, die Sie ggf. online benötigen. Befragen Sie Ihr Team, was gebraucht wird. Wenn etwas benötigt werden sollte, das von den in Ihre SharePoint-Website integrierten Listen nicht abgedeckt wird – kein Problem! Sie können für solche Fälle stets eine benutzerdefinierte Liste erstellen.

Schritt 3: Gestalten der Website

Der Schritt zu einer Onlinelösung führt zu einer Veränderung der Zusammenarbeit in Ihrem Team. Damit diese Erfolg hat, müssen Sie eine einladende, organisierte und (vor allem) relevante Website für Ihr Team erstellen.

Hinweis : Sie müssen Mitglied der Websitegruppe "Web-Designer" oder "Administratoren" für Ihre Website sein, um die Schritte in diesem Abschnitt auszuführen.

Beginnen Sie zum Erstellen Ihrer Website mit der Standardwebsite. Dann folgt der nächste Schritt:

Die Anpassung!

Sie können die Standardelemente Ihrem Team entsprechend anpassen. Sie möchten, dass Ihre Ereignisse in einem Kalender angezeigt werden? Kein Problem! Ändern Sie die Kalenderansicht.

Passen Sie die Startseite so an, dass das Logo Ihrer Organisation gezeigt wird, oder fügen Sie ein Design hinzu, um der gesamten Website ein bestimmtes Aussehen zu verleihen. In einzelnen Listen können Sie Spalten hinzufügen oder entfernen, um nur die gewünschten Daten anzuzeigen. Wenn Ihre Kontaktliste sowohl interne als auch externe Partner enthalten soll, können Sie z. B. die Spalten "Intern" und "Extern" hinzufügen. Sie können die Ansichten dieser Liste auch so ändern, dass nur die von Ihnen verwendeten Spalten enthalten sind oder die Daten auf für Ihr Team sinnvollere Weise gezeigt werden. Sie können z. B. Ihre Liste "Ereignisse" so ändern, dass sie in einem Kalenderformat anstatt als Liste angezeigt wird.

  • Ändern des Bilds auf der Startseite

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Startseite Ihrer Website auf Freigegebene Seite bearbeiten, zeigen Sie auf Freigegebene Webparts bearbeiten, und klicken Sie dann auf Websitebild.

    2. Geben Sie im Toolbereich Websitebild in das Feld Bildverknüpfung die vollständige Webadresse der Bilddatei ein, die Sie nutzen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

  • Anwenden eines Designs

    Sie können aus vielen sehr unterschiedlichen Designs auswählen. Das Design "Kompass" sieht beispielsweise so aus:

    Vorschau des Kompass-Designs

    Das Design "Sonora" sieht wie folgt aus:

    Vorschau des Wüste-Designs

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Websiteeinstellungen. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" im Abschnitt Anpassung auf Design auf Website anwenden.

    2. Wählen Sie auf der Seite Design auf Website anwenden ein Design aus, und klicken Sie dann auf Übernehmen.

  • Hinzufügen oder Ändern einer Spalte

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Seite mit der Liste, Dokumentbibliothek oder Diskussionsrunde auf Einstellungen und Spalten ändern.

    2. Klicken Sie zum Bearbeiten einer Spalte im Abschnitt Spalten auf den Namen der Spalte. Klicken Sie auf Neue Spalte hinzufügen, um eine Spalte hinzuzufügen.

    3. Füllen Sie das Formular aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis : Einige Arten von Daten können nicht konvertiert werden, wenn Sie einen Spaltentyp ändern. Wenn Sie z. B. eine Spalte mit mehreren Textzeilen in eine Zahlenspalte ändern, gehen die vorhandenen Textdaten verloren.

  • Löschen einer Spalte

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Seite mit der Liste, Dokumentbibliothek oder Diskussionsrunde auf Einstellungen und Spalten ändern.

    2. Klicken Sie im Abschnitt Spalten in der Liste Spalte (Klicken Sie hier zum Bearbeiten) auf den Namen der Spalte, die Sie löschen möchten.

    3. Klicken Sie unten auf der Seite auf Löschen.

    Es gibt bestimmte integrierte Spalten, z. B. "Titel", die Sie nicht löschen können.

  • Ändern der Standardansicht durch Hinzufügen einer neuen Spalte

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Seite, auf der die Liste angezeigt wird, auf Einstellungen und Spalten ändern.

    2. Klicken Sie im Abschnitt Ansichten in der Spalte Ansicht (Klicken Sie hier zum Bearbeiten) auf den Namen der Ansicht (in der Liste "Kontakte" ist beispielsweise die Standardansicht "Alle Kontakte").

    3. Aktivieren Sie im Abschnitt Spalten neben dem neuen Spaltennamen das Kontrollkästchen Anzeigen.

    4. Klicken Sie unten auf der Seite auf OK.

  • Erstellen einer Kalenderansicht für eine Liste

    Standardmäßig enthält die Liste "Ereignisse" die Ansicht "Kalender", sodass Sie keine Kalenderansicht für diese Liste erstellen müssen. Wenn Sie eine Kalenderansicht für andere Listen erstellen möchten, die Datums- und Uhrzeitangaben enthalten, können Sie dies problemlos tun.

    Eine Kalenderansicht sieht wie folgt aus:

    Kalenderansicht

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Seite, auf der die Liste angezeigt wird, auf Einstellungen und Spalten ändern.

    2. Klicken Sie im Abschnitt Ansichten auf Neue Ansicht erstellen.

    3. Klicken Sie auf der Seite "Listenname: Ansicht erstellen" auf Kalenderansicht.

    4. Füllen Sie das Formular aus. Geben Sie an, auf welchen Spalten der Kalender basieren soll und ob Daten in einer täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ansicht angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf OK.

      Die Listen Kalender basieren lassen auf und Kalender auf dem folgenden Intervall basieren lassen werden generiert, indem alle Spalten mit Datums-/Uhrzeitinformationen abgerufen werden. Standardmäßig enthält z. B. die Liste "Kontakte" zwei Spalten, die Datumsinformationen enthalten: "Geändert" und "Erstellt". Sie können den Kalender auf einer dieser Spalten basieren lassen oder ein Intervall zwischen den Werten in der Spalte anzeigen.

Erstellen des Kalenders

Wenn die Standardelemente nicht ausreichen, können Sie stets die Dinge erstellen, die Sie brauchen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Listen, zusätzliche Dokumentbibliotheken, Unterwebsites für spezielle Projekte usw. Beispiel:

  • Benötigen Sie mehr als einen Kalender? Erstellen Sie einen weiteren. Sie können neue Instanzen der Standardlisten oder Bibliotheken auf Ihrer Website erstellen.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Ihrer Website auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Erstellen.

    2. Klicken Sie auf den Namen der Liste, die Sie erstellen möchten.

    3. Füllen Sie das Formular aus, und klicken Sie dann auf Erstellen.

  • Müssen Sie Daten anzeigen, die nicht in eine Standardliste passen? Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Ihrer Website auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Erstellen.

    2. Klicken Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Listen auf Benutzerdefinierte Liste.

    3. Füllen Sie das Formular aus, und klicken Sie dann auf Erstellen.

    4. Klicken Sie auf der Seite "Name_der_Liste" im Abschnitt Aktionen auf Einstellungen und Spalten ändern.

    5. Wählen Sie im Abschnitt Spalten die Option Neue Spalte hinzufügen aus, um die in der Liste benötigten Spalten zu erstellen. Klicken Sie anschließend in der Liste Ansichten auf Alle Elemente, und fügen Sie dieser Ansicht Ihre Spalten hinzu.

  • Benötigen Sie eine ganze Webseite? Erstellen Sie eine Webpartseite, die den benutzerdefinierten HTML-Code und die Listendaten enthält.

    Sie können aus verschiedenen Webpart-Seitenlayouts wählen. Das Layout "Rechte Spalte, Kopfzeile, Fußzeile, Oberste Zeile, 3 Spalten" liefert beispielsweise eine Seite mit Zonen, die wie folgt aussieht:

    Webpart-Seitenlayout

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Ihrer Website auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Erstellen.

    2. Klicken Sie im Bereich Webseiten auf Webpartseite.

    3. Füllen Sie das Formular aus, und klicken Sie dann auf Erstellen.

      Hinweis : Webpartseiten werden in Dokumentbibliotheken erstellt. Doch Sie können von überall aus eine Verknüpfung mit der Webpartseite erstellen, so z. B. auf der Schnellstartleiste, sofern Sie die Schnellstartleiste in einem Webseiten-Editor anpassen, der mit der Windows SharePoint Services-Technologie kompatibel ist, wie z. B. Microsoft Office FrontPage 2003. Weitere Informationen finden Sie unter "Anpassen der Schnellstartleiste" in diesem Artikel.

  • Müssen Sie Ihre Dokumente organisieren? Erstellen Sie in Ihrer Dokumentbibliothek Ordner, in denen zusammengehörige Dokumente aufbewahrt werden.

    Ordner in Dokumentbibliotheken sehen im Wesentlichen wie Ordner im Dateisystem aus:

    Ordner in einer Dokumentbibliothek

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie in der Dokumentbibliothek, die Sie ändern möchten, auf der Symbolleiste auf Neuer Ordner.

    2. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

  • Haben Sie Nebenprojekte? Erstellen Sie Unterwebsites dafür.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Ihrer Website auf der Leiste für häufig verwendete Links auf Erstellen.

    2. Klicken Sie im Abschnitt Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche.

    3. Füllen Sie das Formular aus, und klicken Sie dann auf Erstellen.

Neuanordnen der Startseite

Sie können die Startseite so anpassen, dass nur die gewünschten Informationen angezeigt werden. Sie müssen nicht die Standardeinstellungen beibehalten, sondern können Ihrem Team die wichtigsten Informationen zur Verfügung stellen. Die Startseite ist lediglich eine einfache Webpartseite. Sie können Webparts mühelos hinzufügen, entfernen und neu anordnen, um die Anzeige wie gewünscht zu ändern.

  • Hinzufügen eines Webparts zur Startseite

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Ihrer Website auf Websiteeinstellungen.

    2. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" im Abschnitt Anpassung auf Homepage anpassen.

    3. Suchen Sie im Bereich "Webparts hinzufügen" das Webpart für die Liste, Dokumentbibliothek oder das andere Element, die/das Sie hinzufügen möchten.

    4. Klicken Sie auf den Namen des Webparts, das Sie hinzufügen möchten, und ziehen Sie es an die Stelle, an der es sich auf der Startseite befinden soll.

      Sie können auch auf den Namen des Webparts klicken dann im Bereich Webparts hinzufügen im Feld Hinzufügen zu die Zone auswählen, in der das Webpart angezeigt werden soll. Klicken Sie dann auf OK.

    5. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Webparts fertig sind, klicken Sie im Bereich "Webparts hinzufügen" auf die Schaltfläche "Schließen" Schaltfläche 'Schließen' .

  • Verschieben von Webparts auf der Startseite

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Homepage auf Freigegebene Seite bearbeiten und anschließend auf Diese Seite gestalten, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln.

      Wenn Meine Seite bearbeiten anstelle von Freigegebene Seite bearbeiten angezeigt wird, müssen Sie zur freigegebenen Ansicht wechseln. Klicken Sie auf Meine Seite bearbeiten und dann auf Freigegebene Ansicht. Fahren Sie dann mit diesen Schritten fort.

    2. Klicken Sie auf die Titelleiste eines Webparts, das Sie verschieben möchten, und ziehen Sie es dann an seine neue Position.

    3. Wenn Sie mit dem Neuanordnen fertig sind, klicken Sie auf Freigegebene Seite bearbeiten und dann erneut auf Diese Seite gestalten, um zum Anzeigemodus zurückzukehren.

  • Entfernen eines Webparts von der Startseite

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Homepage auf Freigegebene Seite bearbeiten und anschließend auf Diese Seite gestalten, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln.

      Wenn Meine Seite bearbeiten anstelle von Freigegebene Seite bearbeiten angezeigt wird, müssen Sie zur freigegebenen Ansicht wechseln. Klicken Sie auf Meine Seite bearbeiten und dann auf Freigegebene Ansicht. Fahren Sie dann mit diesen Schritten fort.

    2. Klicken Sie auf der Titelleiste des Webparts, das Sie entfernen möchten, auf die Schaltfläche "Webpartmenü" Webpartmenü (Schaltfläche) und dann auf Schließen.

      Hinweis : Klicken Sie unbedingt auf Schließen und nicht auf Löschen.

    3. Wenn Sie mit dem Neuanordnen fertig sind, klicken Sie auf Freigegebene Seite bearbeiten und dann erneut auf Diese Seite gestalten, um zum Anzeigemodus zurückzukehren.

  • Anpassen der Schnellstartleiste

    Sie können die Schnellstartleiste mithilfe von Microsoft Office FrontPage 2003 oder einem anderen SharePoint-kompatiblen Webseiten-Editor anpassen. Öffnen Sie in FrontPage die Startseite (default.aspx) Ihrer Website, und klicken Sie unter einer der Kategorien (Dokumente, Bilder, Listen, Diskussionen und Umfragen), um einen Link hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie im Thema "Ändern der Windows SharePoint Services-Schnellstartleiste mit FrontPage 2003" im FrontPage-Hilfesystem.

Löschen von Elementen

Sie können nach Wunsch alle Standardelemente löschen, die Sie nicht benötigen. Sie brauchen keine Ankündigungen? Entfernen Sie sie. Wenn Sie Ihre Meinung ändern sollten, können Sie später stets eine andere Liste mit Ankündigungen erstellen.

Auf der Seite "Erstellen" können die Standardlisten ganz einfach erneut erstellt werden. Sie können also die Standardlisten, die Sie nicht benötigen, löschen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob Sie diese später benötigen. Beachten Sie, dass dies nur für die Standardlisten (Links, Ankündigungen, Kontakte, Kalenderereignisse, Aufgaben und Probleme) gilt. Listen, die bereits Informationen enthalten, angepasst wurden oder vollständig kundenspezifisch sind, können nicht ohne Weiteres neu erstellt werden. Prüfen Sie deshalb äußerst sorgfältig, ob Sie sie ggf. noch einmal benötigen, ehe Sie sie löschen.

Hinweis : Wenn Sie eine Standardliste löschen, die mindestens ein Element enthält, empfiehlt es sich, zuerst eine Sicherungskopie der Liste zu erstellen. Um die Liste zu sichern, können Sie sie entweder in eine Kalkulationstabelle exportieren oder als Listenvorlage speichern und den Inhalt einschließen. Weitere Informationen zum Speichern einer Liste als Vorlage finden Sie im Thema "Verwalten von Listenvorlagen" im Hilfesystem von Windows SharePoint Services.

  • Löschen einer Standardliste

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Startseite oder der Seite "Dokumente und Listen" auf die Standardliste, die Sie löschen möchten.

    2. Stellen Sie sicher, dass die Liste keine Daten enthält.

      Hinweis : Standardlisten enthalten oft ein Element, das bloß als Beispiel oder Ausgangspunkt dient. Beispielsweise enthält die Liste "Ankündigungen" ein Element mit dem Titel "Erste Schritte mit Windows SharePoint Services". Dieses Element kann zusammen mit der Liste problemlos gelöscht werden, da es bei der Neuerstellung der Liste erneut erstellt werden kann. Sie dürfen die Liste "Ankündigungen" nicht löschen, wenn die enthaltenen Ankündigungen von den Mitgliedern Ihres Teams erstellt wurden.

    3. Klicken Sie in der Liste Aktionen auf Einstellungen und Spalten ändern.

    4. Klicken Sie auf der Seite "Listennamen anpassen" im Abschnitt Allgemeine Einstellungen auf Diese Liste löschen.

    5. Klicken Sie im eingeblendeten Meldungsfeld mit der Frage, ob Sie die Liste wirklich löschen möchten, auf OK, um die Liste zu löschen, oder auf Abbrechen, um Sie auf der Website zu belassen.

    Windows SharePoint Services bietet keine Möglichkeit, einen Löschvorgang rückgängig zu machen. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Liste oder Daten, Elemente oder Dokumente aus einer Liste oder Dokumentbibliothek löschen, sind diese Liste bzw. die Daten tatsächlich verloren, es sei denn, Sie haben eine Serversicherung, aus der eine Wiederherstellung erfolgen kann.

Schützen der Website

Wenn Sie ein Administrator der Website sind, sind Sie zuständig für das Bestimmen, wer auf die Website zugreifen darf. Sie steuern, wer Daten auf der Website lesen, hinzufügen und ändern darf. Sie steuern den Zugriff der Benutzer auf die Website, indem Sie sie als Mitglieder der Website hinzufügen und ihnen Rechte zuweisen. Dies erfolgt entweder über Websitegruppen (die für das Erteilen eines websiteübergreifenden Zugriffs verwendet werden) oder durch das Erteilen individueller Rechte für eine bestimmte Liste.

Berücksichtigen Sie bei der Sicherheit Ihrer Website die folgenden Aspekte:

  • Welche Rechte benötigen Benutzer auf Ihrer Website?

    Es empfiehlt sich, Benutzer anfänglich der niedrigsten Zugriffsebene zuzuweisen (z. B. der Websitegruppe "Leser") und erweiterte Rechte (z. B. über die Websitegruppen "Mitwirkende" oder "Web-Designer") nur den Benutzern zu erteilen, die diese wirklich benötigen. Fügen Sie Ihre Benutzer hinzu, und erteilen Sie ihnen über Websitegruppen Rechte.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Ihrer Website auf Websiteeinstellungen.

    2. Klicken Sie im Abschnitt Verwaltung auf Benutzer verwalten.

    3. Klicken Sie auf der Seite "Benutzer verwalten" auf Benutzer hinzufügen.

    4. Folgen Sie den Schritten im Assistenten, um Ihre Benutzer hinzufügen und sie einer Websitegruppe zuzuweisen.

  • Benötigen alle Benutzer dieselbe Zugriffsebene für alle Listen? Achten Sie darauf, vertrauliche oder geheime Informationen zu schützen.

    Wenn Sie eine Liste haben, auf die nur bestimmte Benutzer Zugriff haben sollen, arbeiten Sie mit Listenberechtigungen für den Lese- oder Schreibzugriff auf die Liste.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Listenseite in der Liste Aktionen auf Einstellungen und Spalten ändern.

    2. Klicken Sie auf der Seite "Name_der_Liste anpassen" auf Berechtigungen für diese Liste ändern.

    3. Führen Sie auf der Seite "Berechtigungen ändern: Name_der_Liste" eine der folgenden Aktionen aus:

      • Klicken Sie zum Hinzufügen von Benutzern mit bestimmten Berechtigungen für die Liste auf Benutzer hinzufügen, und befolgen Sie zum Hinzufügen von Benutzern und Zuweisen von Berechtigungen die Anweisungen im Assistenten.

      • Aktivieren Sie zum Entfernen eines Benutzers das Kontrollkästchen neben dem Namen, und klicken Sie dann auf Ausgewählte Benutzer entfernen.

      • Zum Ändern von Berechtigungen für einen Benutzer aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem jeweiligen Namen und klicken dann auf Berechtigungen der ausgewählten Benutzer bearbeiten.

  • Gibt es Dokumentbibliotheken, bei denen es erforderlich ist, dass neue Inhalte genehmigt werden, ehe sie hinzugefügt werden?

    Falls ja, können Sie das Feature zur Inhaltsgenehmigung nutzen, um zu regeln, was der Dokumentbibliothek hinzugefügt wird.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf der Dokumentbibliotheksseite in der Liste Aktionen auf Einstellungen und Spalten ändern.

    2. Klicken Sie auf der Seite "Name_der_Liste anpassen" auf Allgemeine Einstellungen ändern.

    3. Klicken Sie auf der Seite "Dokumentbibliothekseinstellungen: Name_der_Bibliothek" im Abschnitt Inhaltsgenehmigung unter Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich? auf Ja.

    4. Klicken Sie auf OK.

Ihre Aufgabe ist es, zu wissen und zu steuern, wer Zugriff auf Ihre Website hat. Deshalb müssen Sie vor ihrer Inbetriebnahme sicherstellen, dass Sie die richtigen Personen hinzugefügt und ihnen die entsprechenden Rechte für die Website erteilt haben.

Schritt 4: Testen der Website

Nachdem Sie sie erstellt haben, vergewissern Sie sich, dass sie sich wie gewünscht verhält. Fügen Sie den Listen einige echte oder temporäre Informationen hinzu. Laden Sie ein oder zwei Dokumente hoch. Prüfen Sie, ob die erforderlichen Informationen wie gewünscht angezeigt werden. Löschen Sie nicht gewünschte Informationen, und fügen Sie fehlende Informationen hinzu. Verschieben Sie Elemente auf der Startseite. Experimentieren Sie mit den Ansichten. Hilfe zu allen diesen Aufgaben finden Sie unter Schritt 3: Gestalten der Website und im Hilfesystem von Windows SharePoint Services.

Wenn sich Ihre Website wie gewünscht verhält, ist es Zeit, Sie Ihren Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Schritt 5: Inbetriebnahme der Website

Es ist Zeit für die große Einführung. In dieser Phase können Sie das Hinzufügen aller Benutzer zur Website und Erteilen der entsprechenden Berechtigungen abschließen. Wenn Sie soweit sind, senden Sie eine E-Mail-Nachricht an die Benutzer, um die Inbetriebnahme der Website bekannt zu geben. (Falls Sie Ihre Benutzer nicht bereits hinzugefügt haben, können Sie Ihre E-Mail-Nachricht mithilfe des Assistenten Benutzer hinzufügen senden.) Informieren Sie die Benutzer in der Nachricht, wo sie die neue Website finden und welche Inhalte sie erwarten können. Ihre angepasste Startseite ist ein guter Einstiegspunkt für die Benutzer und ist standardmäßig in der E-Mail-Nachricht "Benutzer hinzufügen" enthalten.

Sie können auch mit dem Sammeln von Feedback beginnen: Entspricht diese Website ihren Erwartungen? Ist sie das, was sie brauchen? Es empfiehlt sich, den Benutzern eine Möglichkeit zu bieten, Feedback zur Website zu geben und Sie wissen zu lassen, was sie benötigen. Es folgen Methoden zum Erstellen einer Feedbackschleife:

  • Erstellen Sie ein Vorschlagsfeld in Form einer Liste.

    Tipp : Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste, und fügen Sie die Felder "Vorgeschlagen von", "Vorschlag" und "Nachverfolgen" (oder "Status") hinzu. Nennen Sie die Liste "Vorschlagsfeld", und stellen Sie sicher, dass sie auf der Schnellstartleiste angezeigt wird.

  • Erstellen Sie mithilfe des Formular-Webparts auf der Startseite ein Feedbackformular.

    Wenn Sie mit HTML und JavaScript vertraut sind, können Sie das Formular so programmieren, dass Sie automatisch benachrichtigt oder Vorschläge in einer Liste aufgezeichnet werden.

  • Fügen Sie der Startseite eine E-Mail-Adresse für Feedback hinzu.

    Verwenden Sie das Webpart "Inhalts-Editor" zum Hinzufügen des Texts "Kontaktieren Sie uns:", und fügen Sie einen Link zur E-Mail-Adresse hinzu.

  • Versenden einer Umfrage

    Auf der Seite Erstellen können Sie eine Umfrage erstellen, um sich nach der Meinung der Benutzer zu erkundigen. Nennen Sie die Umfrage "Feedback zur Website", und fügen Sie sie der Schnellstartleiste hinzu, damit sie Benutzern auf der Startseite angezeigt wird.

Möglicherweise erhalten Sie nicht viel Feedback, doch vielleicht werden Sie überrascht. Und Sie möchten unbedingt wissen, wenn verschobener Inhalt und ein Link dazu nicht mehr funktioniert oder jemand ein Dokument nicht findet, das er erst gestern bereitgestellt hat.

Schritt 6: Aktualisieren der Website

Nach der Einführung können Sie sich ein wenig entspannen. Bedenken Sie jedoch, dass jede Website ein wenig Wartung erfordert. Es folgen einige Vorschläge, wie Sie Ihre Website aktuell halten:

  • Überprüfen Sie Ihre Website regelmäßig, und vergewissern Sie sich, dass die Startseite weiterhin wichtige Informationen zu bieten hat. Wenn sich Ihr Team geändert hat (entweder hinsichtlich der Mitglieder oder des Zwecks), sorgen Sie dafür, dass dies von der Website wiedergegeben wird.

  • Nutzen Sie Ihre Feedbackschleife, um festzustellen, was aktualisiert oder überarbeitet werden muss. Wenn immer wieder gefragt wird, wer für die Snacks für die Besprechung am nächsten Dienstag zuständig ist, sollten Sie vielleicht dafür einen entsprechenden Zeitplan hinzufügen.

  • Untersuchen Sie die Verwendungsanalysedaten, um herauszufinden, was am meisten und was am wenigsten genutzt wird. Wenn ein Element sechs Monate nicht genutzt wurde, müssen Sie es beibehalten, oder können Sie es archivieren?

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