Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Zeitverwaltung mit einer täglichen Prüfung

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Dieser Artikel ist Teil der Reihe Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011. Weitere Informationen zu den anderen Teilen der Reihe erhalten Sie über die Links Siehe auch unten auf der Seite.

Es gilt als bewährte Methode, jeden Morgen eine gewissen Zeit in die Verwaltung der Aufgabenliste und des Kalenders zu investieren. Dies umfasst Folgendes:

  • Überprüfen der Termine und Besprechungen, die an diesem Tag und in der aktuellen Woche anstehen

  • Überprüfen und ggf. Anpassen der Aufgaben

  • Hinzufügen von Terminen zum Kalender, um Zeit für die eigentliche Erledigung Ihrer Arbeit zu schaffen

Nein sagen

Seien Sie bei der Überprüfung Ihres Kalenders und der Aufgabenliste realistisch im Hinblick auf Ihr Arbeitspensum. Dies bedeutet, dass Sie auch mal Nein sagen müssen. Hier einige Methoden, mit denen Sie Zeit gewinnen können, indem Sie Nein sagen:

  • Sagen Sie Besprechungen ab, an denen Sie nicht unbedingt teilnehmen müssen. Ja, das geht!

  • Löschen Sie Aufgaben, die Sie nicht unbedingt erledigen müssen oder von denen Sie wissen, dass Sie sie nicht erledigen werden.

  • Informieren Sie Personen, die noch auf eine Antwort von Ihnen warten, per E-Mail, dass Sie an der Antwort noch arbeiten (und kennzeichnen Sie diese Nachricht beim Senden entsprechend). Es ist besser, die Leute zu informieren, dass Sie innerhalb eines realistischen Zeitrahmens antworten werden, anstatt den Eindruck zu erwecken, Sie hätten die Anfrage vergessen.

Kalenderverwaltung

An einem Tag, an dem sich eine Besprechung an die andere reiht, haben Sie natürlich weniger Zeit, um Aufgaben zu erledigen und Nachrichten zu schreiben, daher müssen Sie einige Aufgaben zwangsläufig auf andere Tage verschieben.

Wenn die Erledigung einer Aufgabe sehr zeitaufwändig ist oder wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die Sie unbedingt selbst erledigen müssen (also keine Aufgabe, bei der Sie entschieden haben, dass sie nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt), reservieren Sie hierfür Zeit in Ihrem Kalender.

Methoden zum Erstellen von Aufgaben

Wenn Sie Ihren Kalender und die Aufgabenliste durchgehen, fallen Ihnen unweigerlich noch weitere Dinge ein, die Sie erledigen müssen. Hier einige Methoden zum Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Aufgaben in Outlook:

  • Kennzeichnen Sie die Nachricht.

  • Klicken Sie im Menüband auf Neu, und klicken Sie dann auf Aufgabe, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

  • Wenn Sie im Auto unterwegs sind und wenn es zulässig ist und kein Sicherheitsrisiko darstellt, verwenden Sie die Sprachaufzeichnungsfunktion Ihres Mobilgeräts oder Ihres Mobiltelefons, um Aufgaben aufzuzeichnen, und übernehmen Sie diese später in Ihre Aufgabenliste.

Methoden zum Verwalten von Aufgaben

Hier einige Möglichkeiten, um den Umgang mit Aufgaben zu vereinfachen:

  • Fügen Sie Aufgaben in der Reihenfolge ihres Auftretens hinzu, indem Sie auf Neu und dann im Menüband auf Aufgaben klicken.

  • Löschen Sie Aufgaben, die nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Ihre Aufgabenliste ist sakrosankt – lassen Sie nicht zu, dass sie "vermüllt" wird und damit ihre Nützlichkeit verliert. Klicken Sie bei gekennzeichneten Nachrichten, die Sie behalten möchten, auf Kennzeichnung löschen, oder klicken Sie andernfalls einfach auf Löschen.

  • Kennzeichnen Sie abgeschlossene Aufgaben als "Erledigt", sodass sie aus der Aufgabenliste entfernt werden.

  • Erleichtern Sie die Verarbeitbarkeit von Aufgaben, indem Sie den Aufgabenbetreff ändern. Beispielsweise sollte eine Aufgabe mit der Betreffzeile Gruppenmitgliedschaft kann nicht über die Tastatur geändert werden in Ryan antworten umbenannt werden, weil dies die nächste Aktion für diese Aufgabe ist. Um den Aufgabenbetreff zu ändern, doppelklicken Sie auf die Aufgabe, und geben Sie dann einen neuen Betreff ein.

  • Kategorisieren Sie ein Element, damit Sie sofort sehen können, auf welchem Stand Sie sein müssen, um den nächsten Schritt zu unternehmen, oder um bestimmte Aufgaben hervorzuheben.

  • Ordnen Sie Ihre Aufgaben so neu an, dass Sie ähnliche Aufgaben gruppieren, z. B. Aufgaben mit derselben Kategorie. Auf diese Weise können Sie ähnliche Aufgaben gleichzeitig bearbeiten.

Organisiertes Arbeiten ist zwar eine gute Sache, aber Sie sollten nicht zu viel Zeit in die Festlegung von Prioritäten und die Verwaltung Ihrer Aufgabenliste investieren. Machen Sie die Verwaltung der Aufgabenliste nicht zum alleinigen Lebenszweck!

Erstellen von Terminen, um die Zeitverwaltung zu verbessern

Nicht vergessen: Es gibt immer zu viel zu tun, und Sie haben immer zu wenig Zeit.

Im Rahmen einer guten Zeitverwaltung müssen Sie Ihre E-Mail-Nachrichten durchgehen, Ihre Termine und Aufgaben verwalten und darüber nachdenken, was Sie wirklich tun müssen.

Sie können diese Zeit für sich selbst mit regelmäßigen Terminen und Besprechungen in Ihrem Kalender planen. Der Kalender sollte als realer Zeitplan angesehen werden – wenn es für diesen Zeitpunkt geplant ist, sind Sie auch verpflichtet, es zu diesem Zeitpunkt zu erledigen.

Reservieren Sie Zeit für Folgendes:

  • Abarbeiten Ihrer Nachrichten – Das Reservieren von Zeit für das Abarbeiten Ihrer Nachrichten ist besonders dann wichtig, wenn Sie zahlreiche Nachrichten erhalten. Auch wenn Sie mit Regeln dafür sorgen, dass nur wichtige Nachrichten in Ihrem Posteingang angezeigt werden, brauchen Sie dennoch Zeit, um diese Nachrichten abzuarbeiten.

    Tipp : Beseitigen Sie beim Verarbeiten und Lesen Ihrer Nachrichten visuelle Unübersichtlichkeiten und Ablenkungen, indem Sie den Navigationsbereich und das Menüband minimieren.

  • Überprüfen Sie Ihre Aufgaben und Termine täglich und wöchentlich. Werfen Sie einen Blick auf Ihren Kalender und auf Ihre Aufgaben, und wägen Sie die Termine und Aufgaben gegenüber Ihren Prioritäten ab. Wenn Ihr Terminkalender sehr voll ist, ist dies die Zeit, um Folgendes zu tun:

    1. Klären von miteinander in Konflikt stehenden Terminen, denn Sie können nicht gleichzeitig an zwei Orten sein

    2. Reservieren der Zeit, in der Sie Arbeiten erledigen

    3. Darüber nachdenken, an was Sie gerade arbeiten – lohnt sich die investierte Zeit, und haben Sie die Prioritäten richtig gesetzt?

    4. Regelmäßige Treffen mit Ihrem Vorgesetzten – regelmäßige Treffen mit Ihrem Vorgesetzten helfen Ihnen zu erläutern, was Sie gerade tun und möglicherweise andere Prioritäten zu setzen. Wenn Sie eine wiederkehrende Besprechung einrichten möchten, klicken Sie auf Serie.

    "Serie" (Registerkarte "Aufgabe")

Siehe auch

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Optimiertes Zeitmanagement

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Einrichten von Outlook für Ihre Arbeit

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Bekommen Sie Ihren Posteingang durch vier grundlegende Prinzipien in den Griff

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Arbeiten mithilfe von Aufgaben

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Suchen einer bestimmten Nachricht

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Schreiben wirkungsvoller E-Mails

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Kalender und Besprechungen

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Häufig gestellte Fragen

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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