Bewährte Verfahren für eine Skype for Business (Lync)-Besprechung

Es gibt unterschiedliche Optionen, die Sie für das Einrichten, Teilnehmen an und Präsentieren einer Lync-Besprechung einstellen können. Mit den folgenden bewährten Verfahren können Sie die Features nutzen, die Ihre Aufgabe erleichtern und Ihnen reibungslose Besprechungen ermöglichen.

Tipp : Eine interaktive Anleitung zu allgemeinen Aufgaben des Referenten finden Sie unter Planen und Vorbereiten einer Skype for Business (Lync)-Besprechung und Verwalten von Skype for Business (Lync)-Besprechungen.

Einrichten einer Lync-Besprechung

Planen der Besprechung

  • Für eine kleine und zwanglose Besprechung mit Personen aus Ihrem Unternehmen können Sie die Standardoptionen für Besprechungen verwenden, sodass Sie keine Einstellungen ändern müssen. Bei den Standardoptionen gilt, dass jeder ein Referent sein und direkt an der Besprechung teilnehmen kann.

  • Wenn Sie spezielle Besprechungsanforderungen haben, etwa ein größeres Publikum, sichere Daten oder externe Kunden, sollten Sie die Besprechungsoptionen entsprechend den Anforderungen ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Festlegen von Optionen für Lync-Besprechungen.

  • Sie können Ihre Lync-Besprechung in einem Konferenzraum abhalten, wenn Teilnehmer sowohl physisch anwesend als auch online zugeschaltet sein sollen. Klicken Sie in Outlook auf Raumsuche, um einen Konferenzraum im gewünschten Gebäude zu finden und hinzuzufügen. Oder buchen Sie den Raum separat und fügen Sie die Rauminformationen in der Besprechungsanfrage im Feld Ort hinzu.

Benennen eines stellvertretenden Referenten

Bestimmen Sie einen stellvertretenden Referenten für den Fall, dass Sie nicht teilnehmen können oder zu spät kommen. Ein stellvertretender Referent kann auch die Aufzeichnung starten, dem Publikum behilflich sein oder die Fragen festhalten, die während der Besprechung gestellt werden, damit Sie sich ganz auf Ihre Präsentation konzentrieren können. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um eine große Besprechung oder Veranstaltung handelt.

Bereithalten der PIN (Persönliche Identifikationsnummer)

In den meisten Fällen benötigen Sie keine PIN, wenn Sie sich per Telefon in eine Besprechung einwählen. Sie werden direkt verbunden und Ihre Rufnummer wird in der Teilnehmerliste angezeigt. Wenn Sie sich jedoch als Besprechungsleiter oder als authentifizierter Anrufer einwählen möchten, werden Sie aufgefordert, Ihre PIN und/oder Ihre geschäftliche Rufnummer oder Durchwahl anzugeben.

Die Einwahl als authentifizierter Anrufer bedeutet lediglich, dass es sich um eine sichere Besprechung handelt und dass Sie vor der Teilnahme identifiziert werden müssen.

Es empfiehlt sich, dass Sie Ihre PIN bei Bedarf zur Hand haben. Sollten Sie Ihre PIN nicht mehr wissen, klicken Sie auf PIN für Einwahl vergessen? in der Besprechungsanfrage und setzen Sie die PIN entsprechend den auf der Seite stehenden Anweisungen zurück.

Einfügen eines Schulungsdokuments oder Links in die Besprechungsanfrage

Wenn Sie Teilnehmer einladen, die noch nicht mit Lync gearbeitet haben, fügen Sie der Besprechungsanfrage ein Anleitungsdokument oder einen Link zur Lync-Schulung hinzu, damit sich die Teilnehmer vor der Besprechung mit den Besprechungsfeatures vertraut machen können.

Hinzufügen von Notizen zu einer Besprechungsanfrage

Wenn Sie eine Besprechung planen, können Sie mit OneNote private oder freigegebene Notizen hinzufügen. Eingeladene Personen können dann, sofern sie die entsprechende Berechtigung haben, die freigegebenen Notizen vor der Besprechung anzeigen und bearbeiten. Klicken Sie im Menüband für Einladungen auf Besprechungsnotizen und fügen Sie der Besprechungsanfrage freigegebene Notizen oder Ihre eigenen Notizen (diese sind für andere Personen nicht sichtbar) hinzu. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwenden von freigegebenen und eigenen Notizen in einer Lync-Besprechung.

Teilnehmen an Lync-Besprechungen

Tipp : Eine interaktive Anleitung zur Teilnahme an Lync-Besprechungen – einschließlich Tipps zur Problembehandlung – finden Sie unter Teilnehmen an Skype for Business (Lync)-Besprechungen.

  • Melden Sie sich 10 bis 15 Minuten vor Besprechungsbeginn für die Besprechung an, damit die Einrichtung erfolgen kann und Sie ggf. Zeit zur Problembehandlung haben.

  • Vor der Besprechung müssen Sie festlegen, ob Sie für den Audiodatenstrom der Besprechung Computeraudio (Lync-integriertes Audio und Video) oder ein Telefon verwenden möchten.

  • Wenn Sie Computeraudio verwenden, sollten Sie die Audio- und Videogeräte einrichten und die Qualität prüfen. Sie können das Mikrofon und die Lautsprecher des Computers verwenden oder ein Headset anschließen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einrichten und Testen von Lync-Audio und Einrichten von und Problembehandlung bei Lync-Video.

  • Wenn Sie für den Audiodatenstrom der Besprechung ein Telefon verwenden, können Sie das Lync-Feature Rückruf nutzen. Wählen Sie im Fenster An Besprechungsaudio teilnehmen die Option Rückruf aus und geben Sie die Rufnummer ein, unter der Sie zurückgerufen werden möchten.

Wenn Sie dieses Feature nutzen, müssen Sie keine Konferenzkennung oder PIN eingeben. Drücken Sie *1, damit Sie eine Beschreibung der verfügbaren Konferenzbefehle erhalten.

  • Wegen der besseren Audioqualität sollten Sie ein Headset statt des Mikrofons und der Lautsprecher Ihres Computers verwenden.

  • Die Audioqualität ist in hohem Maße von den Netzwerkbedingungen abhängig. Verwenden Sie ein verkabeltes Netzwerk und vergewissern Sie sich, dass die WLAN-Funktion auf dem Computer deaktiviert ist.

  • Wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen, sollten Sie Ihr Mikrofon stummschalten, wenn Sie nicht sprechen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwenden von Audio in einer Lync-Besprechung.

Präsentation in einer Lync-Besprechung

  • Bitten Sie einen Kollegen, sich mit Ihnen für die Besprechung anzumelden, um die Audio- und Videoqualität der Besprechung zu prüfen.

  • Prüfen Sie die Besprechungsoptionen, um sich zu vergewissern, dass Sie die richtigen Publikumsfeatures aktiviert/deaktiviert haben (beispielsweise Teilnehmerberechtigungen, Ansichtsinhalte oder Anmerkungsberechtigungen).

  • Wenn Sie mit PowerPoint arbeiten:

  1. Beschränken Sie den Foliensatz auf maximal 15 Folien mit größeren Schriftgraden (über 30 Punkt) und mit einem einfachen Hintergrund, um Ablenkungen zu vermeiden.

  2. Laden Sie Ihre Präsentation im Voraus hoch und üben Sie mit den Steuerelementen, mit denen zwischen Folien gewechselt wird oder Anmerkungen erstellt werden. Beispielsweise können Sie wichtige Punkte herausheben, indem Sie den Laserpointer oder Stempel verwenden.

  3. Verwenden der Referentennotizen als Gedächtnisstützen für Ihre Gesprächsthemen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Präsentieren von PowerPoint-Folien in einer Lync-Besprechung.

  4. Wenn Sie Ihren Desktop oder ein Programm freigeben:

    1. Wenn Sie ein Programm freigeben, können die Teilnehmer nur das freigegebene Programm und die freigegebenen Dokumente sehen. Wenn Sie zu anderen Programmen navigieren, sind diese nicht in der Besprechung sichtbar.

    2. Nutzen Sie die Desktopfreigabe, wenn Sie zwischen Programmen wechseln müssen.

    3. Klicken Sie in der Lync-Besprechung auf Vorschau, damit Sie sehen können, was die anderen Teilnehmer sehen, wenn Sie Ihren Desktop oder ein Programm freigeben.

    4. Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass sich der Anzeigebereich durch Aktivieren des Vollmodus vergrößern lässt.

      Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Freigeben von Desktop oder Programmen in einer Lync-Besprechung.

  5. Planen Sie genügend Zeit für Fragen ein und weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, dass sie Fragen oder Kommentare in den Besprechungsbereich für Chatnachrichten eingeben können.

  6. Schalten Sie Ihr Audiosignal stumm, wenn Sie nicht sprechen. Außerdem sollten Sie wissen, wie Sie aus Lync heraus oder über Tonwahl-Telefonbefehle, sofern Sie ein Telefon verwenden (drücken Sie *1 auf der Telefontastatur, um die Befehle zu hören), Teilnehmer ggf. stummschalten bzw. deren Stummschaltung aufheben können.

  7. Erinnern Sie die Teilnehmer zu Beginn der Besprechung daran, wie sie sich selbst stummschalten bzw. eine Stummschaltung aufheben können.

  8. Klicken Sie am Ende der Besprechung auf Weitere Optionen(…) und klicken Sie dann auf Besprechung beenden. Klicken Sie auf Aufforderung auf OK, um fortzufahren. Dadurch wird das Fenster geschlossen und alle Teilnehmer werden von der Besprechung getrennt, einschließlich der Teilnehmer, die über eine Einwählverbindung teilgenommen haben.

Wenn Sie die Besprechung nur verlassen möchten, während die Verbindung der anderen Teilnehmer bestehen bleibt, schließen Sie einfach das Besprechungsfenster.

Screenshot der weiteren Optionen in einer Lync-Besprechung

Abhalten Ihrer Besprechung in einem Konferenzraum

Es empfiehlt sich, dass Sie genügend Zeit einplanen, den Raum vor dem Beginn der Besprechung vorzubereiten. So können Sie sicherstellen, dass Lync so eingerichtet ist, dass es mit den Audio- und Videogeräten des Raums funktioniert.

  1. Verbinden Sie Ihren Laptop mit dem Projektor und ggf. dem Telefon des Konferenzraums.

  2. Schalten Sie das Mikrofon und die Lautsprecher Ihres Computers stumm, wenn ein Echo auftritt. Bitten Sie auch die anderen Personen im Raum, die bei Lync angemeldet sind, ihre Mikrofone und Lautsprecher stummzuschalten.

  3. Sie können das Raumtelefon an Ihren Computer anschließen oder das Telefon verwenden, um sich in den Besprechungsaudiodatenstrom einzuwählen.

  4. Wenn Sie den Raumprojektor verwenden möchten, schließen Sie das Kabel an Ihren Computer an und wählen Sie die entsprechende Anzeige aus.

    Windows-Taste + P zeigt die folgenden Anzeigeoptionen an, die Sie auswählen können:

  5. Doppelt: Zeigt Ihren Desktop sowohl auf dem Monitor Ihres Computers als auch auf dem Raumprojektor an.

  6. Erweitert: Erweitert Ihren Desktop vom Monitor Ihres Computers und vom Raumprojektor.

  7. Nur Projektor: Zeigt Ihren Desktop nur auf dem Raumprojektor an.

Meist empfiehlt sich die Auswahl von Doppelt, sodass die Besprechung sowohl auf Ihrem Monitor als auch auf der Raumanzeige zu sehen ist.

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