Bewährte Methoden zum Übermitteln und reporting von ist-Arbeit

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Organisationen entscheiden sich für die nach Arbeit, die von Ressourcen in vielerlei Hinsicht durchgeführt wird. Microsoft Project Server 2010 unterstützt die Flexibilität für die unterschiedlichen nachverfolgungsanforderungen von Organisationen. In einigen Organisationen ist es erforderlich, dass die von den Ressourcen übermittelten arbeiten täglich erfasst werden, insbesondere dann, wenn die eigentliche Arbeit für Abrechnungs-, Abrechnungs-oder andere finanzielle Zwecke verwendet wird. Project Server 2010 kann verwendet werden, um die von Benutzern übermittelten tatsächlichen Aufgaben zu erfassen. Einige Organisationen entscheiden sich für die Übertragung der tatsächlichen Arbeit auf andere Enterprise Resource Planning (ERP)-und Berichterstattungssysteme. Beispielsweise kann eine Organisation beschließen, Project Server 2010 zu verwenden, um die aktuelle Arbeit zu erfassen, aber die eigentliche Arbeit dann an ein Kontoführungs Tool zu übertragen, um die Fakturierung für interne und externe Kunden zu steuern.

Da Project Server Ihnen beim Verwalten von Projekten hilft, kann die tatsächliche Arbeit auf mehrere Arten erfasst werden, und Sie wird so angezeigt, wie Sie für den Benutzer, der darauf zugreift, am nützlichsten ist. In der Arbeitszeittabelle befindet sich beispielsweise der Fokus auf vom Benutzer eingegebene Daten pro Tag (oder pro Periode), während sich der Fokus im Microsoft Project-Client auf dem Aggregat oder skalaren Wert für abgeschlossene Arbeit und verbleibende Arbeit für eine Aufgabe befindet, um die Planung zu unterstützen.

In diesem Artikel werden die bewährten Methoden für die Übermittlung und Berichterstellung für die aktuelle Arbeit in Project Server 2010 beschrieben.

Inhalt dieses Artikels

1. Verwenden des einfachen Eingabemodus

2. schützen von Benutzer Updates

3. Verwenden der übermittelten ist-Arbeit aus Arbeitszeittabellen anstelle von Projektplänen für Zeitphasen Berichte

4. Verwenden von Kategorien für administrative Zeit zum nachvollziehen nicht projektorientierter Arbeit

5. Schließen Sie Aufgaben an Updates, anstatt die Felder "veröffentlichen" und "Buchungstyp" zu verwenden.

Zusammenfassung

Bestätigungen

1. Verwenden des einfachen Eingabemodus

Die bewährte Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass die eigentliche Arbeit in Project Server 2010 ordnungsgemäß aufgefüllt wird, besteht darin, den einzeleingabe Modus zu verwenden und Ressourcen nur über die Arbeitszeittabellen -Ansicht in die aktuelle Arbeit einzugeben.

So aktivieren Sie den Single-entry-Modus:

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste im Abschnitt Einstellungen auf Server Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Server Einstellungen im Abschnitt Zeit-und Vorgangsverwaltung auf Arbeitszeittabellen-Einstellungen und-StandardEinstellungen.

  3. Aktivieren Sie im Abschnitt einzelner Eintrags Modus das Kontrollkästchen einzelner Eintrags Modus .

Wenn Ihre Organisation den Single-entry-Modus verwendet, kann es in Ihrem besten Interesse sein, die Ansicht " Aufgaben " vollständig auszublenden, damit Ressourcen nur die aktuelle Arbeit in der Arbeitszeittabellen -Ansicht eingeben können. Wenn beide Ansichten verfügbar sind, können Benutzer in einer der Ansichten die aktuelle Arbeit eingeben, und die Daten werden in beiden Ansichten beibehalten. Wenn Ihre Organisation Daten aus Arbeitszeittabellen abruft, um beispielsweise Abrechnung oder Abrechnung zu steuern, besteht die bewährte Methode darin, Benutzern nur die Eingabe der tatsächlichen Arbeit in der Arbeitszeittabellen -Ansicht zu ermöglichen. Dadurch wird die Möglichkeit verringert, dass die tatsächliche Arbeit falsch überschrieben wird, wenn ein Benutzer auch die aktuelle Arbeit in der Ansicht " Vorgänge " eingeben kann.

Eine Ausnahme von dieser bewährten Methode ist, wenn Materialressourcen vorhanden sind. Zuordnungsbesitzer für Materialressourcen müssen in der Ansicht Aufgaben Zeit für diese Materialressourcen eingeben. Wenn Ihre Organisation über Zuordnungsbesitzer verfügt, die Zeit für Materialressourcen aufzeichnen, sollte die Ansicht Aufgaben sichtbar bleiben, und Benutzer sollten angewiesen werden, nur die aktuelle Arbeit für ihre Aufgaben in der Arbeitszeittabellen -Ansicht einzugeben.

So blenden Sie die Ansicht "Aufgaben" aus:

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste im Abschnitt Einstellungen auf Server Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Server Einstellungen im Abschnitt Aussehen und Verhalten auf Schnellstart.

  3. Klicken Sie unter Menüelement Details einrichtenin der Spalte Name auf die Ansicht Aufgaben .

  4. Klicken Sie in der Liste der Schnellstartleiste auf Nein , und klicken Sie dann auf OK.

Es gibt einige wichtige Hinweise, die Sie beachten sollten, wenn der einzeleingabe Modus in Ihrer Organisation aktiviert ist. Angenommen, die Arbeitszeittabelle eines Benutzers enthält eine Zeile für eine bestimmte Aufgabe, und diese Zuordnung wird gelöscht. Wenn der Benutzer das nächste Mal diese Arbeitszeittabelle öffnet, kann die der gelöschten Aufgabe zugeordnete Zeile entfernt werden, je nach den folgenden Bedingungen:

  • Wenn die Zeile keine Benutzer Einträge enthält, wird Sie entfernt.

  • Wenn Benutzer Updates nicht geschützt sind und die Zeile genehmigte ist-Arbeit enthält, wird Sie entfernt.

  • Wenn Benutzer Updates geschützt sind und die Zeile genehmigte ist-Arbeit enthält, verbleibt die Zeile in der Arbeitszeittabelle. Wenn die genehmigte Arbeitszeittabelle jedoch zurückgerufen wird, wird die Zeile entfernt.

  • Wenn die Zeile die aktuelle Arbeit enthält, die in die Arbeitszeittabelle eingegeben wurde, die aber noch aussteht, wird die Zeile entfernt, auch wenn Benutzer Updates geschützt sind.

Projektmanager sollten beim Löschen oder Ändern von Aufgaben Vorsicht walten lassen, um sicherzustellen, dass alle übermittelten tatsächlichen arbeiten vor der Änderung oder Löschung überprüft werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass gültige vom Benutzer eingegebene Daten nicht verloren gehen. Aufgaben können in den nachstehend aufgeführten Szenarien explizit oder implizit geändert werden:

  • Der Projektmanager löscht explizit eine Aufgabe, für die aktuelle Arbeits Aktualisierungen ausstehen.

  • Der Projektplan, der die Aufgabe enthält, wird aus dem Archiv wiederhergestellt.

  • Der Projektplan, der die Aufgabe enthält, wird gelöscht.

  • Der Projektplan mit der Aufgabe wird überschrieben, wobei die Funktion Speichern unter in Microsoft Project 2010 verwendet wird.

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2. schützen von Benutzer Updates

In einigen Organisationen kann verhindert werden, dass ein Projektmanager die aktuelle Arbeit eines Teammitglieds innerhalb des Projekts aktualisiert.

Hinweis:  Projektmanager können die in einer Arbeitszeittabelle aufgezeichnete aktuelle Arbeit einer Ressource nicht aktualisieren.

Wenn Ihre Organisation Ressourcen eingegebene Werte für die aktuelle Arbeit in den Arbeitszeittabellen verwalten möchte, und sicherstellen möchten, dass der Wert im Projektplan berücksichtigt wird, empfiehlt es sich, das Feature in Project Server 2010 zu aktivieren, das Benutzer Updates schützt.

So schützen Sie Benutzer Updates:

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste im Abschnitt Einstellungen auf Server Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf der Seite Server Einstellungen im Abschnitt Zeit-und Vorgangsverwaltung auf Aufgabeneinstellungen und Anzeige.

  3. Aktivieren Sie im Abschnitt Benutzer Updates schützen das Kontrollkästchen nur Vorgangsaktualisierungen über Vorgänge und Arbeitszeittabellen zulassen .

Wenn Sie Benutzer Updates schützen, pflegen Arbeitszeittabellen immer genau das, was der Benutzer für Zeitphasenarbeit eingegeben hat, und die Skalarwerte zwischen Arbeitszeittabellen und dem Projektplan sind immer konsistent. Die Zeitphasen Verteilung des Skalarwert kann sich jedoch im Projektplan etwas unterscheiden, da er auf eine zukünftige Arbeitsplanung und nicht auf die Beibehaltung der Verlaufswerte der tatsächlichen Arbeit ausgerichtet ist. Das Planungsmodul kann einige Zeitphasen aktuelle Arbeit anpassen, damit der Plan konsistent bleibt.

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3. Verwenden der übermittelten ist-Arbeit aus Arbeitszeittabellen anstelle von Projektplänen für Zeitphasen Berichte

Die eigentliche Arbeit kann mit dem Project 2010-Client (Projektplan) oder mit Arbeitszeittabellen erfasst werden. Viele Benutzer erfassen die eigentliche Arbeit jedoch nur direkt aus ihren Ressourcen mithilfe von Arbeitszeittabellen, insbesondere dann, wenn Sie auch aktuelle Updates wie zuvor beschrieben schützen. Wenn Sie Arbeitszeittabellen verwenden, um die Übermittlung von Istwerten täglich oder wöchentlich zu überwachen, besteht die beste Vorgehensweise darin, beim Synchronisieren mit externen ERP-und Berichtssystemen direkt mit der tatsächlichen Arbeit in Arbeitszeittabellen zu berichten. Die Daten in der Arbeitszeittabelle werden speziell gerendert, um die Genauigkeit in historischer und Perioden bezogener Weise exakt so zu gewährleisten, wie der Benutzer Sie eingegeben hat, auch wenn sich die Bedingungen im Projektplan geändert haben.

Während viele Berechnungen in einem Projektplan vorgenommen werden, beispielsweise Kosten basierend auf den Kostensätzen, können diese einfach mit Arbeitszeittabellen-Daten repliziert werden. Der Projektplan rendert andererseits die tatsächlichen Arbeitsdaten (und andere Zeitplandaten) mit dem Schwerpunkt auf zukünftige Arbeitsplanung (Analyse-und Ertragswertberechnungen). Daher kann es Situationen geben, in denen der vom Benutzer eingegebene Wert in der Arbeitszeittabelle nicht genau dem gleichen Wert im Projektplan für einen bestimmten Tag entspricht. Die Gesamtsumme oder der Skalarwert für die Zuordnung ist jedoch konsistent zwischen dem Projektplan und der Arbeitszeittabelle, wenn geschützte Istwerte aktiviert sind.

Wenn Sie über übermittelte aktuelle Arbeit aus Arbeitszeittabellen Berichten, ist es wichtig, dass Ressourcen aufgefordert werden, keine Aufgaben neu zuzuweisen oder selbst zuzuweisen. Alle Aufgaben sollten über den Projektmanager oder den Ressourcen-Manager durchlaufen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die tatsächlichen Arbeitsdaten ordnungsgemäß verarbeitet werden können.

Das BI Center in Microsoft Project Web App bietet Berichtsvorlagen, die die Vorteile der Berichtsdatenbank (T-SQL) und von Analysis Services (OLAP) nutzen. Diese Vorlagen unterstützen Sie möglicherweise beim Erstellen von Berichten für den Datenspeicher der Arbeitszeittabelle.

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4. Verwenden von Kategorien für administrative Zeit zum nachvollziehen nicht projektorientierter Arbeit

In einigen Organisationen ist die Nachverfolgung administrativer Aktivitäten oder nicht Projektarbeit erforderlich. Beispiele für administrative Aktivitäten sind krankenzeiten, Urlaubs-und arbeitsbezogene wiederholte Aktivitäten wie Kundendienst, Systemwartung oder Besprechungen. Wir empfehlen, dass diese Aktivitäten mithilfe von Kategorien für administrative Zeit nachverfolgt werden. Diese Kategorien erfordern eine minimale Wartung, und die Zeit, die in diesen Kategorien erfasst wird, kann verwendet werden, um datenanalyseberichte aus dem entsprechenden OLAP-Cube zu generieren.

Wenn administrative Zeitkategorien die Anforderungen Ihrer Organisation nicht erfüllen, und Sie sich entscheiden, Projekte zur Nachverfolgung administrativer Aktivitäten zu verwenden, sollte der Projektbesitzer diese Richtlinien für effizientere Projekte befolgen:

  • Beschränken Sie die Anzahl der Ressourcen, die dem Projektplan zugewiesen sind, auf weniger als 100-Ressourcen.

  • Begrenzen Sie die Dauer der Projektpläne, um administrative Aktivitäten Quartals-oder halbjährlich zu überwachen.

  • Aufgaben im Projektplan automatisch planen, mit einem Aufgabentyp "Feste Einheiten"

  • Halten Sie den Terminplan des Projektplans in Einklang mit den Zeit Berichtszeiträumen.

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5. Schließen Sie Aufgaben an Updates, anstatt die Felder "veröffentlichen" und "Buchungstyp" zu verwenden.

Projektmanager können die Felder " veröffentlichen " und " Buchungstyp " hilfreich für das Steuern der Sichtbarkeit von Vorgängen und Ressourcen finden. Das Feld "publizieren" kann verwendet werden, um zu steuern, welche Vorgänge in Project Web App sichtbar sind, und mit dem Feld " Buchungsart " können Sie steuern, welche Ressourcen während des Ressourcen Planungsprozesses sichtbar sind. Beachten Sie jedoch, dass diese Felder Teil des früh Planungsprozesses sind. Sie sind nicht dazu vorgesehen, die Fähigkeit der Benutzer zu begrenzen, die Zeit für eine bestimmte Aufgabe weiter zu überwachen. Wenn die Felder " veröffentlichen " und " Buchungstyp " falsch verwendet werden, kann dies dazu führen, dass Vorgangs Einträge aus der Arbeitszeittabelle oder dem Aufgabenstatus eines Benutzers entfernt werden. Dies ist besonders wichtig, da das Entfernen von Aufgabeneinträgen den Verlust der übermittelten Zeit bedeuten kann.

Wenn Sie eine bestimmte Aufgabe schließen möchten, damit keine zusätzliche Zeit übermittelt werden kann, können Sie die Option zu aktualisierende Aufgabe in Project Server 2010 verwenden.

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Zusammenfassung

Wenn Ihre Organisation die in Project Server 2010 erfasste tatsächliche Arbeit zusammen mit anderen ERP-oder Berichterstattungs Systemen verwendet, liegt es in Ihrem besten Interesse, die in diesem Artikel beschriebenen Richtlinien zu befolgen:

  • Verwenden des einfachen Eingabemodus

  • Schützen von Benutzer Updates

  • Verwenden von übermittelten ist-Arbeit aus Arbeitszeittabellen anstelle von Projektplänen für Zeitphasen Berichte

  • Verwenden von Kategorien für administrative Zeit zum nachvollziehen nicht projektorientierter Arbeit

  • Aufgaben zu Updates schließen, anstatt die Felder " veröffentlichen " und "Buchungstyp" zu verwenden

Wenn Sie diese bewährten Methoden befolgen, arbeiten Sie daran, die Genauigkeit der tatsächlichen Arbeitsdaten beizubehalten, die in Arbeitszeittabellen von den Ressourcen Ihrer Organisation eingegeben werden.

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Bestätigungen

Das Project Server-Inhalts Veröffentlichungsteam dankt den folgenden Mitwirkenden zu diesem Artikel:

  • Bobby Burns, Programm-Manager II, Project/Project Server

  • AIK Chen, Senior Support Escalation Engineer, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, Senior Technical Product Manager, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, Senior Program Manager Lead, Project/Project Server

  • Keshav Puttaswamy, Principal Group Program Manager, Project/Project Server

  • Matt Roe, Programm-Manager, Project/Project Server

  • Saurabh Sanghvi, Programm-Manager, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, Programm Manager, Project/Project Server

  • Brian Smith, Senior Support Escalation Engineer, Project/Project Server

  • Eric Zenz, Leiter des Senior Program Managers, Project/Project Server

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