Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Kalender und Besprechungen

Dieser Artikel ist Teil der Reihe Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011. Weitere Informationen zu den anderen Teilen der Reihe erhalten Sie unten auf der Seite über die Links Siehe auch.

Wann ist es sinnvoll, eine Besprechung anzuberaumen?

Setzen Sie in folgenden Fällen eine Besprechung an:

  • Wenn eine neue Personengruppe zum ersten Mal zusammenarbeitet

  • Wenn mehr als zehn relativ lange Nachrichten zu einem Thema zwischen verschiedenen Personen ausgetauscht wurden

  • Wenn eine Diskussion, ein Gedankenaustausch oder eine Zusammenarbeit erforderlich ist

  • Planen Sie eine Besprechung, wenn dies die beste Möglichkeit ist, Dinge voranzutreiben, und entwickeln Sie klare Vorstellungen im Hinblick auf die Zielsetzung der Besprechung, bevor Sie diese anberaumen.

Wen sollten Sie einladen?

Laden Sie nur die Personen zu einer Besprechung ein, die wirklich etwas zum Thema beizutragen haben. Jede weitere Person, die Sie einladen, trägt dazu bei, die Besprechung komplexer zu machen, wodurch es schwieriger wird, sie zu steuern. Wenn es andererseits jedoch um eine Entscheidung geht, stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Entscheidungsträger einbezogen werden, ansonsten verschwenden Sie mit der Besprechung Zeit und Ressourcen.

Wie wählen Sie die geeignete Zeit für eine Besprechung aus?

Wählen Sie eine Zeit aus, zu der jeder an der Besprechung teilnehmen kann, indem Sie im Kalender die "Frei/Gebucht"-Informationen der einzuladenden Personen prüfen. Verwenden Sie die Terminplanung, um die Verfügbarkeit aller Besprechungsteilnehmer anzuzeigen.

Das Frei/Gebucht-Raster zeigt die Verfügbarkeit der Teilnehmer. Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar. Eine rote vertikale Linie stellt das Ende der Besprechung dar.

Kalenderplaner

Gehen Sie wie folgt vor, um die Terminplanung bei der Erstellung einer Besprechungsanfrage anzuzeigen:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung auf Terminplanung.

Wann ist es wichtig, sich persönlich zu treffen?

Treffen Sie sich persönlich, wenn Folgendes zutrifft:

  • Wenn dies das erste Mal ist, dass die Gruppe zusammenarbeitet

  • Wenn nicht digitale Elemente vorgestellt oder herumgereicht werden müssen

  • Wenn es sich um eine dem Gedankenaustausch dienende Besprechung handelt

  • Wenn es sich um eine Besprechung handelt, bei der es auf die Zusammenarbeit ankommt

  • Wenn nicht jeder Teilnehmer über ein Telefon oder die geeignete Ausstattung oder Software für eine digitale Besprechung verfügt

Führen Sie andernfalls die Besprechung per Telefon durch.

Tipp : Wenn Sie für die Besprechung anreisen müssen, denken Sie daran, die Zeit für die An- und Rückreise in Ihrem Kalender zu planen.

Wie sollte mit den erforderlichen Dokumenten verfahren werden?

Bei der Vorbereitung einer Besprechung gibt es häufig Dokumente, die vor oder während der Besprechung bereitgestellt werden müssen.

 Wenn alle Teilnehmer Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk haben, stellen Sie die Dokumente auf einer SharePoint-Website oder auf einem freigegebenen Netzlaufwerk bereit.

Senden Sie keine Besprechungsanfragen mit Anlagen.

Vorbereiten einer Tagesordnung: Wie Aufgaben dabei helfen können

  • @Besprechung ist Ihre Zentrale für Tagesordnungspunkte.

    Erstellen Sie eine einzelne Aufgabe, weisen Sie dieser die Kategorie "@Besprechung" zu, und legen Sie das Startdatum oder das Fälligkeitsdatum auf das Datum der Besprechung fest. Wenn das Datum der Besprechung näher rückt und sich Diskussionspunkte ergeben, fügen Sie der Aufgabe immer dann Kommentare, Aufzählungspunkte und Überlegungen hinzu, wenn Ihnen etwas in den Sinn kommt. Diese Aufgabe ist die Basis für die Besprechungstagesordnung.

    Kennzeichnen Sie die Aufgabe nach der Besprechung als "Erledigt", und erstellen Sie neue Aufgaben für die beschlossenen Maßnahmen.

  • Wenn Sie eine Reihe von Nachrichten oder nur eine Nachricht besprechen möchten ...

    Wenn es eine Nachricht gibt, die Sie im Rahmen der Besprechung erörtern möchten, kennzeichnen Sie diese Nachricht für den Tag der Besprechung, und weisen Sie sie der Kategorie "@Besprechung" zu.

    Wenn Sie mehr als drei Nachrichten besprechen möchten, kennzeichnen Sie nicht jede Nachricht, da Sie damit Ihre Aufgabenliste "zumüllen". Erstellen Sie stattdessen eine neue Aufgabe mit dem Namen der Besprechung. Kopieren Sie jede Nachricht in die Aufgabe. Weisen Sie diese Aufgabe der Kategorie "@Besprechung" zu.

Während der Besprechung: Wie die Zusammenarbeit erfolgen sollte

Welches Tool Sie bei einer Besprechung für die Zusammenarbeit verwenden, hängt vom Standort und den Zugriffsmöglichkeiten der Teilnehmer ab.

Wenn Sie an einem Dokument zusammenarbeiten und sich alle im gleichen Raum befinden, können Sie die Funktionen "Änderungen nachverfolgen" und "Neuer Kommentar" verwenden.

Wenn Sie eine Präsentation vorführen und einige Personen sich an externen Standorten befinden, können Sie Ihren Bildschirm über die Freigabefunktion in den Mac OS-Systemeinstellungen für andere Computerbenutzer freigeben.

So beenden Sie eine Besprechungsserie

Wenn eine Besprechungsserie abgelaufen ist, ändern Sie das Serienmuster so, dass es mit dem letzten Besprechungstermin endet, anstatt die Besprechung abzusagen, denn hiermit würde der gesamte Besprechungsverlauf gelöscht. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Serientyp, und ändern Sie das Enddatum.

Wann und wie Sie Ihren Kalender freigeben

Sie müssen Ihren Kalender möglicherweise gar nicht freigeben, da jeder Mitarbeiter im Unternehmen sehen kann, wann Sie frei sind und wann Sie bereits einen Termin haben, jedoch müssen Sie nicht unbedingt die Inhalte oder Themen von Besprechungen und Terminen öffentlich machen. Sie können Ihren Kalender aber auch auf einfache Weise für Ihr Team freigeben, wenn Sie möchten, dass alle Teammitglieder im Hinblick auf Ihre Besprechungen und Termine immer auf dem neuesten Stand sind.

Möglicherweise soll eine andere Person Ihren Kalender für Sie verwalten, beispielsweise ein Assistent, der Besprechungsanfragen für Sie akzeptieren oder ablehnen kann. In diesem Fall können Sie Ihren Kalender delegieren. Wenn Sie Ihren Kalender delegieren möchten, wählen Sie nur eine Person als Stellvertreter aus. Wenn es mehr als einen Stellvertreter gibt, kann dies zu Fehlern in Ihrem Kalender führen.

Hinweis : Ob Ihr Kalender freigegeben werden kann, ist von der Version von Microsoft Exchange Server abhängig, die in Ihrem System ausgeführt wird, und davon, wie der Administrator den Server konfiguriert hat.

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