Bewährte Methoden für Outlook 2010

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Dieser Artikel wurde vom Microsoft Outlook 2010-Produktteam aus dem denkbar besten Grund geschrieben – um Fragen unserer Kunden zu beantworten. Outlook 2010 wurde für eine weit gefasste Benutzergruppe mit vielen unterschiedlichen Arbeitsanforderungen und -methoden entwickelt. Obwohl es niemals nur eine "richtige Methode" geben kann, gibt es dennoch einige Möglichkeiten zum Umgang mit dem Programm, von denen wir wissen, dass sie einfacher als andere sind. Wir hoffen, dass Ihnen die hier aufgeführten bewährten Methoden dabei helfen, Outlook auf bestmögliche Weise zu nutzen.

Dieser Leitfaden enthält Tipps und Ratschläge zur optimalen Nutzung von Outlook 2010, es wird jedoch kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben. Wir befassen uns hierin mit einigen wichtigen Szenarien, die Ihnen helfen sollen, Outlook im Rahmen Ihrer Informationsverwaltungsanforderungen optimal zu nutzen.

Dieser Leitfaden richtet sich an folgende Personengruppen:

  • Personen, die in einem großen Unternehmen arbeiten, das über eine IT-Abteilung verfügt

  • Personen, die pro Tag mehr als 30 E-Mail-Nachrichten erhalten

  • Personen, die jeden Tag sehr viel Zeit in Outlook 2010 verbringen, um Nachrichten zu senden und zu empfangen und um Besprechungen anzusetzen oder daran teilzunehmen

  • Outlook 2010 verwenden mit einem Microsoft Exchange Server-Konto.

Wenn Sie zu einer dieser Personengruppen gehören, wird dieser Leitfaden für Sie hilfreich sein, unabhängig von der Größe Ihrer Organisation und ganz gleich, wie Ihre Server eingerichtet sind.

Für IT-Administratoren

Abschnitte, die mit dem Office 2010-Logo Office 2010-Logo  gekennzeichnet sind, enthalten Verweise auf andere Microsoft Office 2010-Produkte, wie Microsoft OneNote 2010 und Microsoft SharePoint Server. Absätze, in denen es um die AutoArchivierung oder um die Outlook-Datendateien (PST) geht, sind mit dem Symbol eines Aktenschranks  Archivsymbol gekennzeichnet. Wenn diese Produkte oder Features in Ihrer Organisation nicht bereitgestellt werden, können Sie diese Absätze überspringen, ohne dass dies Auswirkungen auf das Verständnis des gesamten Dokuments und den Workflow hat.

Inhalt dieses Artikels

Die Grundprinzipien einer guten Zeitverwaltung

Einrichten von Outlook 2010: Das Layout

Ordner

Regeln

Aufgabenleiste

Benachrichtigungen

Kategorien

QuickSteps

Zähmen Sie Ihren Posteingang mit vier grundlegenden Regeln

Tägliche Überprüfung: Termine und Aufgaben verwalten

Aufgaben: Die Arbeit erledigen

Wo ist diese Nachricht? Effektiv suchen

So suchen Sie eine Nachricht von einer bestimmten Person

Erstellen von attraktiven E-Mail-Nachrichten

Kalender und Besprechungen

Kontakte

Häufig gestellte Fragen

Referenzmaterial

Informationen zum Autor

Die Grundprinzipien einer guten Zeitverwaltung

Outlook 2010 ist ein Tool, das Ihnen dabei hilft, Ihre E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte und Aufgaben zu verwalten, das heißt, es dient nicht nur als Kommunikationszentrale, sondern vereinfacht auch die Zeitverwaltung. Wenn Sie Outlook 2010 optimal nutzen möchten, sollten Sie ein paar Grundprinzipien beherzigen:

  • Verringern Sie die Anzahl der Konten, in denen Sie E-Mail-Nachrichten lesen. Filtern Sie alle Nachrichten, die Sie benötigen, in einem Konto – in Ihrem Posteingang – mithilfe einer Reihe von Regeln.

  • Lassen Sie einige Nachrichten an sich vorüberziehen. Verwenden Sie Regeln, um Nachrichten, die Sie lesen müssen, in Ihrem Posteingang zu sammeln, und leiten Sie alle anderen an die Ordner "Kontaktgruppe" oder "Verteilerliste" (Kontaktgruppenordner) weiter. Sie müssen nicht alle Nachrichten lesen, und bei hohem E-Mail-Aufkommen können Sie wahrscheinlich auch gar nicht jede Nachricht lesen, die an Sie gesendet wird. Nur die wichtigen Nachrichten sollten in Ihrem Posteingang landen. Möglicherweise ist es sinnvoll, die restlichen Nachrichten für den Fall zu archivieren, dass Sie beispielsweise zu einem Problem Stellung nehmen müssen.

  • Verringern Sie die Anzahl der Ordner, in denen Sie E-Mail-Nachrichten manuell ablegen. Verringern Sie den mit der Ablage zusammenhängenden Stress, und setzen Sie auf die Suchfunktion, um Nachrichten zu finden.

  • Verarbeiten Sie Ihre Nachrichten, indem Sie die vier Grundregeln beherzigen. Treffen Sie beim Lesen Ihrer Nachrichten eine der folgenden Entscheidungen:

    • Löschen

    • Erledigen (antworten oder zu Referenzzwecken ablegen)

    • Delegieren (weiterleiten)

    • Zurückstellen (mithilfe von Kategorien und Kennzeichnungen) für einen zweiten Durchgang anhand Ihrer Aufgabenliste

  • Reduzieren Sie die Anzahl der Aufgabenlisten. Verwenden Sie nur eine einzige Aufgabeliste und einen einzigen Kalender, um Ihre Arbeit zu verwalten.

  • Arbeiten Sie im Stapelverfahren. Verwenden Sie Kategorien, um verwandte Aufgaben zu gruppieren.

  • Setzen Sie beim Senden von Nachrichten auf Ihr gutes Urteilsvermögen. Halten Sie sich an die Empfehlungen zum Erstellen aussagekräftiger Nachrichten.

  • Prüfen Sie regelmäßig Ihren Kalender und die Aufgabeliste.

Auch wenn Sie nicht alle hier beschriebenen bewährten Methoden umsetzen können, lässt sich die Erfahrung mit Outlook 2010 bereits verbessern, wenn Sie nur einige der hier aufgeführten Ratschläge befolgen.

Seitenanfang

Einrichten von Outlook 2010: Das Layout

Der erste Schritt bei der Umsetzung dieser bewährten Methoden besteht darin, ein System einzurichten, mit dem Sie die Nutzung vonOutlook 2010 optimieren können. Im Folgenden die bewährten Methoden in diesem Bereich:

  • Der Navigationsbereich auf der linken Seite sollte geöffnet sein.

  • Die Nachrichten in der Unterhaltungsansicht, die direkt an Sie gesendet wurden, werden automatisch blau formatiert.

  • Der Lesebereich auf der rechten Seite.

  • Die Aufgabenleiste ist geöffnet und befindet sich ganz rechts. Wenn die Auflösung Ihres Bildschirms weniger als 1024 x 768 Pixel beträgt, kann die Aufgabenleiste minimiert werden.

  • Exchange-Cache-Modus aktiviert.

Einzelheiten zum Einrichten des empfohlenen Layouts finden Sie im Abschnitt Häufig gestellte Fragen.

Seitenanfang

Ordner

Im Folgenden die bewährten Methoden in diesem Bereich:

  • Erstellen Sie einen Posteingang für Nachrichten, die Sie verarbeiten (lesen) müssen. Ihr Posteingang dient für Nachrichten, die direkt an Sie gesendet werden oder bei denen es möglicherweise wichtig ist, dass Sie sie lesen.

Wenn Sie viele Nachrichten erhalten, die zwischen unterschiedlichen Personen ausgetauscht werden, wechseln Sie in die Unterhaltungsansicht. Verwenden Sie andernfalls die Anordnung nach Datum (die Standardanordnung). Nutzen Sie die Regeln für die automatische Formatierung, um alle Nachrichten, die nur an Sie gesendet wurden, blau zu formatieren.

  • Erstellen Sie im Posteingang einen einzigen Referenzordner für sämtliches Referenzmaterial, auf das Sie sich später möglicherweise beziehen möchten. In diesem Ordner wird nichts automatisch abgelegt (d. h. mit einer Regel). Nennen Sie diesen Ordner 1-Referenz. (Das Hinzufügen von 1- bewirkt, dass dieser Ordner das erste Element unterhalb des Posteingangs ist.) Dieser Ordner wird im Posteingang erstellt, damit Sie den Posteingang reduzieren und damit aus der Ansicht ausblenden können.

Archivsymbol Legen Sie für diesen Ordner fest, dass er jährlich automatisch archiviert wird.

Hinweis : Wenn dieser Ordner zu voll wird (10.000 Elemente oder mehr), kann dies die Geschwindigkeit von Outlook 2010 beeinträchtigen, wenn Sie dorthin wechseln.

  • Erstellen Sie Ordner für karrierebezogene sowie private und persönliche Nachrichten. Mit dem Vorhandensein je eines Ordners für private und karrierebezogene Nachrichten haben Sie die Möglichkeit, nach einer Nachricht zu suchen, während Ihnen jemand über die Schulter blickt und müssen nicht befürchten, dass eine Nachricht mit privatem Inhalt angezeigt wird. Nennen Sie diesen Ordner 2-Privat. Manager können auch einen Ordner für Feedback zu Mitarbeitern anlegen, den sie 3-Management nennen.

Archivsymbol  Legen Sie für diese Ordner fest, dass sie jährlich automatisch archiviert werden.

  • Erstellen Sie eine Reihe von Ordnern für Kontaktgruppennachrichten. Alle Nachrichten, die an Kontaktgruppen gesendet werden (die auch als Listenserver oder Verteilerlisten bezeichnet werden), müssen nicht unbedingt gelesen werden. Diese Ordnergruppe ist ein Repository für alle Kontaktgruppennachrichten, die nicht automatisch an Ihren Posteingang zugestellt werden. Erstellen Sie einen einzigen Ordner der obersten Ebene im Posteingang mit Namen Kontaktgruppen, und erstellen Sie hierin Unterordner für jedes Thema, mit dem die Kontaktgruppen befasst sind. Normalerweise ist ein Ordner pro Kontaktgruppe ausreichend, wenn Sie sich jedoch in mehreren miteinander verbundenen Kontaktgruppen befinden, ist es möglicherweise sinnvoll, alle Nachrichten an den gleichen Ordner zustellen zu lassen.

Reduzieren Sie die Kontaktgruppenordner auf oberster Ebene, damit Sie nicht von ungelesenen Nachrichten in den hierin befindlichen Ordner abgelenkt werden.

Hinweis : Wenn Sie jede Nachricht lesen müssen, die an eine Kontaktgruppe gesendet wird, erstellen Sie hierfür keinen Ordner. Diese Nachrichten sollten direkt an Ihren Posteingang zugestellt werden.

Archivsymbol  Legen Sie für die Kontaktgruppenordner fest, dass sie alle sechs Monate oder noch häufiger automatisch archiviert werden, wenn sie zeitkritisch sind. Eine Kontaktgruppe für die Suche nach Fahrgemeinschaften sollte täglich archiviert werden.

  • Pflegen Sie eine Reihe von Ordnern für RSS-Feeds. Ähnlich wie die Ordnerreihe für Kontaktgruppen sind auch RSS-Feeds eine weitere Datensammlung, in der sich möglicherweise interessante Informationen befinden, die Sie jedoch nicht ständig oder mit der gleichen Dringlichkeit lesen müssen wie Nachrichten, die direkt an Sie gesendet werden. Outlook 2010 erstellt diese Ordner automatisch.

Suchordner

Suchordner sind hilfreich beim Sammeln von Informationen aus unterschiedlichen Nachrichten- und RSS-Ordnern. Suchordner können besonders dann von Nutzen sein, wenn Sie Informationen sammeln müssen, die sich in unterschiedlichen Ordnern befinden, beispielsweise für die Vorbereitung einer Quartalsbesprechung.

Wenn Sie viele Nachrichten erhalten (mehr als 200 Nachrichten pro Tag), sind Suchordner ggf. eine gute Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten von unterschiedlichen Absendern zu gruppieren.

Abschnitt 'Favoriten' im Navigationsbereich

Favoriten (optional)

Unter Favoriten können Ordner angezeigt werden, die andernfalls in der Liste Ihrer Nachrichtenordner "untergehen" würden.

Unter Favoriten wird eine Teilmenge Ihrer Nachrichtenordner ganz oben im Navigationsbereich angezeigt. Die Nutzung von Favoriten ist keine Voraussetzung dafür, dass dieses System funktioniert, wenn Sie jedoch nur einen kleinen Bildschirm haben, können Sie den Navigationsbereich minimieren und dennoch Nachrichten ablegen, indem Sie die Nachrichten auf die minimierte Leiste ziehen, Sie können allgemeine Suchläufe durchführen und zu Kalender, Kontakte und Aufgaben navigieren.

Es gilt als bewährte Methode, die folgenden Ordner unter Favoriten abzulegen: Posteingang, 1-Referenz, Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente.

Seitenanfang

Regeln

Die Zielsetzung bei der Organisation von Outlook besteht darin, die Menge an unnötigem "Rauschen" in Ihrem Posteingang zu reduzieren und dafür zu sorgen, dass die wichtigsten Elemente ganz oben angezeigt werden. Mit Regeln können Nachrichten basierend auf von Ihnen festgelegten Kriterien in bestimmte Ordner verschoben werden. Anhand dieser Regeln werden die Nachrichten, die in Ihrem Posteingang eingehen, so gefiltert, dass nur die Elemente angezeigt werden, die Sie unbedingt lesen müssen.

Es gilt als bewährte Methode, die folgenden Regeln aufzustellen (Details zum Einrichten dieser Regeln finden Sie im Abschnitt Häufig gestellte Fragen am Ende dieses Dokuments):

  • Automatische Antworten    Sie verschieben alle Antworten auf Besprechungseinladungen, die keinen Inhalt aufweisen, in "Gelöschte Elemente". Sie können mithilfe der Schaltfläche "Status" im Besprechungsfenster sehen, wer die Einladung angenommen hat.

  • Gesendet an: mich oder CC: mich    Alle Nachrichten, die direkt an Sie oder mit Ihrer E-Mail-Adresse in der Zeile "Cc" gesendet wurden, werden direkt an Ihren Posteingang zugestellt und nicht von weiteren Regeln gefiltert, auch wenn die Nachricht zudem an eine Kontaktgruppe gesendet wurde.

  • Besprechungsanfragen, die an den Posteingang gesendet werden    Alle Besprechungsanfragen, auch wenn sie an eine Kontaktgruppe gesendet wurden, sollten an den Posteingang zugestellt werden.

  • Verzögerte Übermittlung    Mit dieser Regel wird das Senden von Nachrichten um eine Minute oder länger verzögert. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Nachrichten gesendet wurden, bevor Sie den Computer herunterfahren, wenn Sie diese Regel verwenden.

Hinweis :  Office 2010-Logo  Dies ist eine clientseitige Regel; sie funktioniert nicht in Verbindung mit Outlook Web App (OWA).

  • Kontaktgruppen    Alle E-Mail-Nachrichten, die an eine Kontaktgruppe gesendet werden, werden in einem Kontaktgruppenordner abgelegt, es sei denn, die zugehörigen Schlüsselwörter lassen darauf schließen, dass die Nachricht für Sie wichtig ist. In dem Fall wird sie an den Posteingang zugestellt. Für mehrere ähnliche Kontaktgruppen sollte die gleiche Regel verwendet und die Nachrichten sollten im gleichen Ordner gespeichert werden. Wenn Sie Mitglied einer Kontaktgruppe sind, in der Sie jede Nachricht lesen müssen, erstellen Sie hierfür keine Regel. Alle Nachrichten, die Sie lesen müssen, sollten direkt an Ihren Posteingang zugestellt werden.

Ihr Regelsatz sollte ähnlich des folgenden aussehen, wenn Sie mit dessen Erstellung fertig sind.

Seitenanfang

Aufgabenleiste

Die Aufgabenleiste ist der Bereich auf der rechten Seite von Outlook 2010. Hier werden Ihr Kalender, anstehende Termine sowie die vereinheitlichte Aufgabenliste angezeigt, die Folgendes enthält:

  • Nachrichten, die Sie beantworten müssen (gekennzeichnete Nachrichten)

  • Kontakte, die Sie anrufen müssen (gekennzeichnete Kontakte)

  • Aufgaben, die sich spontan ergeben

Die bewährte Methode zum Einrichten der Aufgabenliste sieht folgendermaßen aus:

  • Anzeigen des Datumsnavigators (standardmäßig aktiviert)

  • Nur drei Termine anzeigen, wenn Ihr Bildschirm nur eine geringe Auflösung hat oder wenn Sie an einem gegebenen Tag nicht viele Besprechungen haben (Standard)

  • Fünf Termine anzeigen, wenn Sie über eine hohe Bildschirmauflösung verfügen oder wenn jeden Tag viele Besprechungen (fünf oder mehr) anberaumt sind

  • Aufgaben anzeigen (standardmäßig aktiviert)

  • Office 2010-Logo  Schnellkontakte anzeigen (verfügbar und standardmäßig aktiviert, wenn Sie mit Microsoft Office Communicator 2007 R2 arbeiten)

Aufgaben werden standardmäßig nach Fälligkeitsdatum angeordnet, aber Sie können die Anordnung auch mithilfe von Kennzeichen so ändern, dass nach Startdatum sortiert wird. Wenn Sie die Aufgaben anzeigen möchten, die Sie auf den Montag der nächsten Woche verschoben haben, sortieren Sie nach Startdatum. Wenn Sie die an einem bestimmten Tag fälligen Aufgaben anzeigen möchten, sortieren Sie nach Fälligkeitsdatum.

Standardkennzeichen

Es wird als bewährte Methode betrachtet, die Schnellklick-Kennzeichnung auf Heute festzulegen (der Standard).

Seitenanfang

Benachrichtigungen

Wenn Sie viele Nachrichten erhalten oder wenn Sie von dem Benachrichtigungssound abgelenkt werden, der bei eingehenden Nachrichten wiedergegeben wird, empfiehlt es sich, die folgenden Optionen zu deaktivieren:

Outlook-Desktopbenachrichtigung

  • Das Briefumschlagsymbol, das auf dem Outlook-Symbol in der Windows-Taskleiste angezeigt wird

Benachrichtigung 'Neue E-Mail' auf der Taskleiste

  • Den Cursor, der sich kurz in ein Briefumschlagsymbol ändert

  • Den Sound, der alle vorstehend aufgeführten Einstellungen begleitet

Zum Ändern dieser Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche Datei, dann auf Optionen und anschließend auf E-Mail.

Deaktivieren Sie unter Nachrichteneingang alle Kontrollkästchen.

Einstellungen für den Nachrichteneingang in der Backstage-Ansicht

Seitenanfang

Kategorien

Mit den Kategorien von Outlook 2010 können Sie Elemente auf viele unterschiedliche Weisen verwalten. Es gibt drei Hauptkategorietypen, deren Erstellung empfohlen wird:

  • Projekt (kann auch Personen einschließen)

  • Thema

  • Ort oder Aktivität

Kategorien sind in diesem System nicht zwangsläufig erforderlich, erleichtern Ihnen jedoch das Leben, wenn sie gewissenhaft eingesetzt werden. So können Kategorien Ihnen beispielsweise helfen, schneller zu erkennen, was Sie im Augenblick tun können, und sie helfen beim Gruppieren von verwandten Aufgaben, sodass Sie diese in einem Zug erledigen können.

Gehen Sie zum Erstellen von Kategorien wie folgt vor:

  • Klicken Sie in einer beliebigen Ansicht auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren und dann auf Alle Kategorien.

Es wird als bewährte Methode betrachtet, jeweils eine Kategorie für Folgendes zu erstellen:

  • Für jeden Mitarbeiter, dessen direkter Vorgesetzter Sie sind, und für Ihren Vorgesetzten für Elemente, die Sie bei der nächsten Besprechung erörtern möchten (beispielsweise eine Kategorie mit Namen 1:1 – Manager).

  • Für jeden wichtigen Standort oder alle wichtigen Aktivitäten, für die Sie verantwortlich sind, damit Sie die hiermit verbundenen Aktionen stapelweise abarbeiten können (ein hilfreicher Bestandteil der Verwaltung von Aufgaben), z. B.:

    • @Heimweg für Aufgaben, die Sie auf dem Nachhauseweg von der Arbeit erledigen können

    • @E-Mail für Aufgaben, die E-Mail-Nachrichten, Besprechungen oder irgendeinen anderen Aspekt von Outlook 2010 einbeziehen

    • @Zuhause für Aufgaben, die Sie nur zu Hause erledigen können

    • @Besprechung für Elemente, die Sie benötigen, um sich auf eine Besprechung vorzubereiten

    • @Offline für Aufgaben, bei denen Sie sich nicht am Computer befinden, beispielsweise das Kopieren eines Dokuments

    • @Online für Aufgaben, die Sie nur online oder mithilfe eines Webbrowsers erledigen können

    • @Telefon für Anrufe, die Sie tätigen müssen oder erwarten

    • @Lesen für Aufgaben, bei denen es nur ums Lesen und nicht ums Antworten geht. Diese Kategorie eignet sich für lange Nachrichten oder Anlagen, die Sie lesen müssen, für die Sie im Moment jedoch keine Zeit haben

    • @Ausstehend für Nachrichten oder Aufgaben, bei denen Sie auf eine Antwort warten, ohne die es für Sie nicht weitergeht

Dialogfeld 'Farbkategorien'

Hinweis : Die Verwendung des Symbols @ sorgt dafür, dass die entsprechenden Kategorien in Ihrer Kategorienliste ins Auge fallen. Wenn Sie bestimmte Kategorien mit @ kennzeichnen, befinden sich diese ganz oben in Ihrer Kategorienliste, und Sie werden daran erinnert, wo und in welcher Weise eine Aufgabe erledigt werden muss (so bedeutet @Telefon beispielsweise, dass Sie diese Aufgabe "am Telefon" erledigen müssen).

  • Für jedes wichtige Thema oder Projekt, damit Sie Nachrichten zu einem bestimmten Thema schnell finden können, insbesondere, wenn es kein Wort im Text oder Betreff der Nachricht gibt, nach dem Sie sinnvoll suchen könnten

  • Für wichtige Elemente, die heute erledigt werden müssen und nicht auf einen anderen Tag verschoben werden können

Sie können einem einzelnen Element mehrere Kategorien zuweisen, im Gegensatz zur Ablage, bei der sich ein Element immer nur in einem einzigen Ordner befinden kann. So kann eine wichtige Nachricht, die Sie mit Ihrem Vorgesetzten besprechen möchten, bevor Sie darauf antworten, sowohl der Kategorie @E-Mail als auch der Kategorie 1:1 – Manager zugewiesen werden.

Aufgabe mit mehreren Kategorien

Die Schnellklick-Kategorie sollte die Kategorie sein, die Sie am häufigsten zuweisen.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Schnellklick-Kategorie einzurichten:

  • Klicken Sie in einer beliebigen Ansicht auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren und dann auf Schnellklick festlegen.

Sie werden feststellen, dass Kategorien Ihnen dabei helfen, Nachrichten und Aufgaben in der Aufgabenleiste hervorzuheben, dass Sie hiermit die Suche effizienter gestalten können und dass sie eine große Hilfe bei der Vorbereitung von Besprechungen sind.

Hinweis : Gehen Sie beim Kategorisieren ausgehender Nachrichten mit äußerster Vorsicht vor, denn möglicherweise sind die Empfänger in der Lage, Ihre Kategorien zu sehen. Wenn die Empfänger beispielsweise nicht mit Outlook 2010 oder Exchange Server 2010 arbeiten, können sie die von Ihnen festgelegten Kategorien sehen.

Seitenanfang

QuickSteps

QuickSteps-Katalog  QuickSteps sind eine neue Funktion von Outlook 2010 und bieten die Möglichkeit, mehrere Aktionen mit nur einem Klick auszuführen. Sie sind ein hilfreiches Tool, um den Posteingang sauber zu halten und um ganz allgemein effizienter mit Outlook zu arbeiten. Jedes Mal, wenn Sie feststellen, dass Sie in Outlook wiederholt dieselben Schritte unternehmen, sollten Sie versuchen, einen QuickStep zu erstellen.

Hinweis : QuickSteps beziehen sich nur auf Nachrichten.

Die folgenden QuickSteps werden als bewährte Methoden betrachtet. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisieren von häufigen oder sich wiederholenden Aufgaben mit QuickSteps:

QuickStep

Zweck

Verwendung

Referenz

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Verschiebt sie in den Ordner "1-Referenz"

Dies ist die Schaltfläche für Ablage mit einem Klick.

Privat*

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Verschiebt sie in den Ordner "2-Privat"

Zur Ablage privater Nachrichten

Erledigt

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Kennzeichnet die Nachricht als "Erledigt"

Verschiebt sie in den Ordner "1-Referenz"

Für Nachrichten aus dem Ordner "1-Referenz", die Sie beantwortet oder in anderer Weise verarbeitet haben

Zurückstellen*

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Kennzeichnet Nachrichten als Aufgaben, die heute erledigt werden müssen

Verschiebt sie in den Ordner "1-Referenz"

Für Nachrichten, um die Sie sich später kümmern möchten

*Die QuickSteps "Privat" und "Zurückstellen" sind keine standardmäßigen QuickSteps.

Optionale QuickSteps

Zusätzlich zu den vorstehend aufgeführten QuickSteps können Sie abhängig von Ihrem Zuständigkeitsbereich und den allgemeinen Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen müssen, noch die folgenden Arten von QuickSteps erstellen:

QuickStep

Zweck

Verwendung

Kategorisieren und verschieben

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Kategorisiert die Nachricht

Verschiebt sie in den Ordner "1-Referenz"

Sie können viele Ihrer Nachrichten kategorisieren, bevor Sie sie ablegen, damit Sie sie später einfacher finden können. Erstellen Sie einen QuickStep pro häufig verwendeter Kategorie.

Kennzeichnen und verschieben

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Kennzeichnet die Nachricht

Verschiebt sie in den Ordner "1-Referenz"

Hiermit kennzeichnen Sie Elemente mit unterschiedlichen Datumsvorgaben, wie "Morgen", "Diese Woche" usw. Erstellen Sie einen QuickStep pro häufig verwendetem Kennzeichen.

Kennzeichnen, kategorisieren und verschieben

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Kennzeichnet die Nachricht

Kategorisiert die Nachricht

Verschiebt sie in den Ordner "1-Referenz"

Sie verwenden mehrere Kategorien, um den Kontext der Aufgaben besser zu verstehen. Beispiel: @Lesen: Gekennzeichnet für Morgen, kategorisiert mit der Kategorie @Lesen.

"Zur Ihrer Information" und verschieben

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Erstellt eine Weiterleitung als Nachricht "Zur Ihrer Information"

Verschiebt sie in den Ordner "1-Referenz"

Wenn Sie häufig E-Mail-Nachrichten (Artikel usw.) an andere Personen weiterleiten

Delegieren

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Erstellt eine Weiterleitung an eine bestimmte Person

Verschiebt sie in den Ordner "1-Referenz"

Sie erhalten Nachrichten, die an andere Personen gerichtet sind.

Aufgabe

Erstellt eine Aufgabe mit Anlage

Löscht die Nachricht

Sie benötigen mehr Kontext für gekennzeichnete Nachrichten.

Kontaktgruppe

Kennzeichnet die Nachricht als "Gelesen"

Verschiebt die Nachricht in den Kontaktgruppenordner (oder in einen bestimmten Kontaktgruppenordner)

Sie erhalten in Ihrem Posteingang aufgrund von Regeln unbeabsichtigterweise Nachrichten von Kontaktgruppen. Beispiel: Sie haben eine Regel erstellt, mit der alle Nachrichten von der Kontaktgruppe "foo" in einem Ordner abgelegt werden, es sei denn, irgendwo im Nachrichtentext taucht das Wort Leiste auf. Gelegentlich sendet jemand eine Nachricht an die Kontaktgruppe "foo", die das Wort Leiste enthält, diese Nachricht ist für Sie jedoch nicht von Bedeutung.

Antworten und löschen

Öffnet ein Antwortfenster

Löscht die ursprüngliche Nachricht

Sie erhalten häufig kurze Nachrichten, die Sie beantworten, jedoch nicht speichern müssen. Beispiel: "Hallo, gehst du heute Mittag mit mir essen?". Ihre Antwort: "Na, klar!"

Nachdem Sie mit der Erstellung von QuickSteps begonnen haben, stellen Sie wahrscheinlich fest, dass es noch weitere Möglichkeiten gibt, mit denen Sie die Anzahl der Klicks verringern können, die erforderlich sind, um etwas zu erledigen. Versuchen Sie daher immer, wenn Sie feststellen, dass Sie dieselben Aktionen wiederholt ausführen, einen QuickStep zu erstellen. Wenn Projekte sich ändern, können Sie zudem die QuickSteps aktualisieren, damit Sie hiermit einen Großteil Ihrer Arbeit erledigen können.

Seitenanfang

Zähmen Sie Ihren Posteingang mit vier grundlegenden Regeln

Nachdem Sie das System eingerichtet haben, können Sie mit der Verwaltung eingehender Nachrichten beginnen. Wenn Sie den Posteingang zur zentralen Stelle für den Empfang von wichtigen Nachrichten machen, können Sie diesen Ordner durchgehen und darauf vertrauen, dass es sich bei jedem Element um etwas handelt, um das Sie sich kümmern müssen.

Gehen Sie bei jeder Nachricht in Ihrem Posteingang wie folgt vor:

  • Wenn sie nicht wichtig ist, löschen Sie sie sofort.

  • Wenn die Aufgabe in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, (antworten, ablegen, anrufen usw.), erledigen Sie sie sofort.

  • Wenn die Nachricht nicht an Sie gerichtet ist oder wenn Sie die Aufgabe delegieren können, leiten Sie sie weiter.

  • Wenn Sie die Aufgabe erledigen müssen, dies jedoch (einschließlich Lesen) mehr als zwei Minuten dauert, stellen Sie sie zurück.

Wenn Sie die Nachricht als Referenz benötigen, verschieben Sie sie in den Referenzordner (auch wenn Sie beschlossen haben, sie zurückzustellen). Die Zielsetzung besteht darin, die Häufigkeit zu verringern, mit der Sie jede Nachricht öffnen.

Löschen

Löschen Sie Nachrichten, die Sie nicht lesen müssen. Wenn es sich um eine Junk-E-Mail handelt, löschen Sie sie.

Wenn Sie im Rahmen einer Unterhaltung keine weiteren Nachrichten erhalten möchten, ignorieren Sie die Unterhaltung.

Befehl 'Unterhaltung ignorieren'

Erledigen: der 2-Minuten-Trick

Es ist erstaunlich, was sich in zwei Minuten alles erledigen lässt. So können viele Nachrichten beispielsweise in zwei Minuten oder weniger beantwortet werden. Wenn es sich jedoch um eine Nachricht handelt, deren Beantwortung mehr als zwei Minuten dauert, stellen Sie sie zurück. Lassen Sie versuchsweise eine Stoppuhr laufen, um ein Gefühl dafür zu erhalten, wie lang zwei Minuten sind.

Nachdem Sie die Nachricht beantwortet haben, führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

  • Löschen Sie sie, wenn der Inhalt unerheblich ist.

  • Legen Sie sie in einem Ihrer Referenzordner (beispielsweise im Ordner 1-Referenz) mithilfe eines QuickSteps ab.

Wenn Sie ein Protokoll der Aufgaben erstellen möchten, die Sie erledigt haben, insbesondere für eine Zusammenfassung der Zeit, die Sie jährlich für Überprüfungen aufwenden müssen, verwenden Sie den QuickStep Erledigt, mit dem Nachrichten auch als "Erledigt" gekennzeichnet werden.

Delegieren

Es kann vorkommen, dass Sie Nachrichten mit Aufgaben erhalten, die eigentlich von einer anderen Person erledigt werden müssen. Antworten Sie in solchen Fällen auf die Nachricht, und geben Sie auch die E-Mail-Adresse der zuständigen Person in die Zeile An ein. Wenn Sie feststellen, dass dies häufig vorkommt, ziehen Sie die Erstellung eines QuickSteps in Betracht, mit dem eine Antwort erstellt und die E-Mail-Adresse der zuständigen Person in die Zeile An eingefügt wird.

Wenn Sie vor dem Senden für sich selbst einrichten höher, kennzeichnen Sie sie folgen möchten. Markieren Sie den Vorgang mit der Kategorie @Waiting in der Aufgabenleiste.

Zurückstellen

Wann Sie eine Nachricht zurückstellen sollten

Das Zurückstellen einer Nachricht bedeutet, dass Sie sich später darum kümmern werden, wenn Sie Zeit dafür haben.

Gründe zum Zurückstellen einer Nachricht:

  • Die Aufgabe kann nicht in weniger als zwei Minuten erledigt werden

  • Es dauert zu lange, die Nachricht zu lesen

  • Es ist eine umsichtig formulierte Antwort erforderlich

  • Es ist eine weitere Aktion in einem anderen Programm erforderlich (beispielsweise: "Muss zu Dokument <Name> hinzugefügt werden")

Methoden zum Zurückstellen einer Nachricht: Kennzeichnen Sie sie

Wenn Sie feststellen, dass Sie im Moment keine Zeit zum Verarbeiten der Nachricht haben, können Sie sie kennzeichnen:

  • Wenn Sie die Aufgabe heute erledigen müssen, kennzeichnen Sie sie mit Heute (klicken Sie einfach mit der linken Maustaste auf die Kennzeichnung).

  • Wenn Sie die Aufgabe länger zurückstellen können, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und kennzeichnen Sie sie für ein späteres Datum.

  • Wenn Sie sich häufiger auf die Nachricht beziehen müssen und den Zugriff darauf vereinfachen möchten, ziehen Sie sie in der Aufgabenleiste in die Gruppe Später. Wenn die Gruppe Später nicht existiert, legen Sie das Kennzeichen Startdatum für die Aufgabe auf 100 Jahre in der Zukunft fest. (Es empfiehlt sich jedoch, dieses Kennzeichen dann nur spärlich zu verwenden, damit es nicht zu einem überfüllten Sammelbecken für alles wird.)

  • Wenn es sich um Informationen handelt, die Sie kurzfristig benötigen, kennzeichnen Sie die Nachricht mit Kein Datum, damit sie ganz oben in der Aufgabenleiste angezeigt wird. Verwenden Sie auch diese Gruppe nur spärlich, und bereinigen Sie sie regelmäßig, da sie sich auch ganz oben in der Aufgabeliste befindet.

Neben dem Kennzeichnen einer Nachricht haben Sie auch folgende Möglichkeiten:

  • Fügen Sie die geeigneten Kategorien hinzu.

  • Klicken Sie auf den QuickStep Referenz, um die Nachricht als gelesen zu kennzeichnen, sofern dies noch nicht geschehen ist, und legen Sie sie im Referenzordner (1-Referenz) ab.

Wenn Sie feststellen, dass Sie wiederholt dieselben Kategorien und Kennzeichen zuweisen, erstellen Sie einen neuen QuickStep, mit dem Nachrichten gekennzeichnet, kategorisiert und abgelegt werden.

Nachdem ein Element gekennzeichnet wurde, wird es in der Aufgabenleiste angezeigt. Durch die Kennzeichnung und Ablage im Referenzordner haben Sie das Element verarbeitet und können es nun aus der Ansicht entfernen. Da es sich jedoch in der Aufgabenliste befindet, können Sie mit der nächsten Nachricht weitermachen, wissen jedoch, dass Sie sich später noch einmal mit den gekennzeichneten Elementen beschäftigen werden.

Wenn Sie den gekennzeichneten Elementen weitere Informationen hinzufügen möchten

Wenn sich im Betreff einer Nachricht nicht genügend Kontextinformationen befinden, haben Sie in Abhängigkeit von der Menge der Informationen, die Sie hinzufügen müssen, zwei Möglichkeiten:

  • Sie können den Namen der Aufgabe ändern, indem Sie in der Aufgabenleiste darauf klicken, oder indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann Aufgabe umbenennen auswählen. Wenn Sie den Namen der Aufgabe ändern, ändert sich damit nicht der Betreff der Nachricht, aber es wird für Sie ggf. einfacher zu verstehen, worin Ihre nächste Aufgabe besteht.

  • Sie können eine Aufgabe mit der Nachricht als Anlage erstellen.

Sie können auch eine Kategorie hinzufügen, die Ihnen hilft, auf den ersten Blick zu erkennen, worin Ihre nächste Aktion besteht. Mit einem schnellen Blick auf die Aufgabenleiste mit kategorisierten Aufgaben können Sie feststellen, was Sie sofort erledigen können (@Büro), bei welchen Aufgaben Sie auf Feedback von anderen Personen warten (@Ausstehend) und um was es sich bei einer Besprechung handelt (@Besprechung).

Wann Sie sich um zurückgestellte Aufgaben kümmern sollten

Nachdem Sie Ihre Nachrichten verarbeitet haben, können Sie sich mit der Aufgabenliste befassen. In diesem Schritt beantworten Sie die Nachrichten, die Sie bis dato zurückgestellt hatten.

Einfach ablegen

Manchmal erhalten Sie eine Nachricht, bei der es aktuell keinen Handlungsbedarf gibt, die Sie jedoch gegebenenfalls später noch benötigen. Ein gutes Beispiel hierfür ist eine Nachricht mit Anweisungen. Legen Sie solche Nachrichten im Referenzordner (1-Referenz) ab, indem Sie auf den QuickStep "Referenz" klicken. Mit dem Hinzufügen einer Kategorie (zum Beispiel @Projekt) sorgen Sie dafür, dass Sie die Nachricht später einfacher finden können. Fügen Sie die Kategorie hinzu, bevor Sie die Nachricht mithilfe des QuickSteps ablegen.

Nachdem Sie alle Nachrichten verarbeitet haben, sollte der Posteingang bereinigt sein, und Sie können sich mit Ihrem Kalender und den Aufgaben befassen.

Seitenanfang

Tägliche Überprüfung: Termine und Aufgaben verwalten

Es gilt als bewährte Methode, jeden Morgen eine gewissen Zeit in die Verwaltung der Aufgabenliste und des Kalenders zu investieren. Dies umfasst Folgendes:

  • Überprüfen der Termine und Besprechungen, die an diesem Tag und in der aktuellen Woche anstehen

  • Überprüfen und ggf. Anpassen der Aufgaben

  • Hinzufügen von Terminen zum Kalender, um Zeit für die eigentliche Erledigung Ihrer Arbeit zu schaffen

Nein sagen

Seien Sie bei der Überprüfung Ihres Kalenders und der Aufgabenliste realistisch im Hinblick auf Ihr Arbeitspensum. Dies bedeutet, dass Sie auch mal Nein sagen müssen. Hier einige Methoden, mit denen Sie Zeit gewinnen können, indem Sie Nein sagen:

  • Sagen Sie Besprechungen ab, an denen Sie nicht unbedingt teilnehmen müssen. Ja, das geht!

  • Löschen Sie Aufgaben, die Sie nicht unbedingt erledigen müssen oder von denen Sie wissen, dass Sie sie nicht erledigen werden.

  • Informieren Sie Personen, die noch auf eine Antwort von Ihnen warten, per E-Mail, dass Sie an der Antwort noch arbeiten (und kennzeichnen Sie diese Nachricht beim Senden entsprechend). Es ist besser, die Leute zu informieren, dass Sie innerhalb eines realistischen Zeitrahmes antworten werden, anstatt den Eindruck zu erwecken, Sie hätten die Anfrage vergessen.

Kalenderverwaltung

An einem Tag, an dem sich eine Besprechung an die andere reiht, haben Sie natürlich weniger Zeit, um Aufgaben zu erledigen und Nachrichten zu schreiben, daher müssen Sie einige Aufgaben zwangsläufig auf andere Tage verschieben.

Wenn die Erledigung einer Aufgabe sehr zeitaufwändig ist oder wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die Sie unbedingt selbst erledigen müssen (also keine Aufgabe, bei der Sie entschieden haben, dass sie nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt), ziehen Sie sie von der täglichen Aufgabenliste auf den Kalender, um Zeit hierfür zu reservieren.

Methoden zum Erstellen von Aufgaben

Wenn Sie Ihren Kalender und Aufgaben ausführen, werden Sie zwangsläufig an weitere Aktionen beginnen, die Sie ausführen müssen. Hier sind einige Tipps zum Erstellen von Aufgaben in Outlook:

  • Kennzeichnen Sie die Nachricht.

  • Geben Sie die Aufgabe im Feld Neue Aufgabe eingeben ganz oben in der Aufgabenliste ein.

  • Drücken Sie die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+K, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

  • Wenn Sie im Auto unterwegs sind und wenn es zulässig ist und kein Sicherheitsrisiko darstellt, verwenden Sie die Sprachaufzeichnungsfunktion Ihres Mobilgeräts oder Ihres Mobiltelefons, um Aufgaben aufzuzeichnen, und übernehmen Sie diese später in Ihre Aufgabenliste.

  • Office 2010-Logo  Wenn Sie sich in einer Besprechung befinden, empfiehlt es sich, in OneNote Notizen zu erstellen. In OneNote gekennzeichnete Elemente werden in der Outlook 2010-Aufgabenliste angezeigt.

Methoden zum Verwalten von Aufgaben

Hier einige Möglichkeiten, um den Umgang mit Aufgaben zu vereinfachen:

  • Fügen Sie eingehende Aufgaben nacheinander der Aufgabenliste hinzu, indem Sie sie in das Feld Neue Aufgabe eingeben in der Aufgabenleiste oder ganz oben in der Aufgabenliste oder in einen noch verfügbaren Zeitraum in der täglichen Aufgabenliste eingeben, oder indem Sie im Menüband auf Neue Aufgabe klicken.

  • Löschen Sie Aufgaben, die nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Ihre Aufgabenliste ist sakrosankt – lassen Sie nicht zu, dass sie "vermüllt" wird und damit ihre Nützlichkeit verliert. Klicken Sie bei gekennzeichneten Nachrichten, die Sie behalten möchten, auf Aus Liste entfernen, oder klicken Sie andernfalls einfach auf Löschen.

  • Kennzeichnen Sie abgeschlossene Aufgaben als "Erledigt", sodass sie aus der Aufgabenliste entfernt werden.

  • Gestalten Sie Ihre Aufgabenliste übersichtlicher, indem Sie die Aufgabenbeschreibung einer gekennzeichneten Nachricht ändern. So sollten Sie die Aufgabenbeschreibung einer gekennzeichnete Nachricht mit dem Betreff Kann Gruppenmitgliedschaft nicht mithilfe der Tastatur ändern in Rainer antworten ändern, damit Sie sofort wissen, was Sie tun müssen. Klicken Sie zum Ändern der Aufgabenbeschreibung in der Aufgabenliste auf das Element, und geben Sie eine neue Beschreibung ein, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste, und klicken Sie dann auf Aufgabe umbenennen. Wenn Sie die Aufgabenbeschreibung ändern, wird nicht der Betreff der Nachricht geändert, sondern lediglich die Aufgabenbeschreibung, die in der Aufgabenliste angezeigt wird.

  • Verwenden Sie Kategorien, damit Sie sofort sehen können, auf welchem Stand Sie sein müssen, um den nächsten Schritt zu unternehmen, oder um bestimmte Aufgaben hervorzuheben.

  • Ordnen Sie Aufgaben neu an, um ähnliche Aufgaben zu gruppieren, wie Aufgaben, die derselben Kategorie angehören. Klicken Sie zum Verschieben einer Aufgabe in der Aufgabenliste darauf, und ziehen Sie sie. Auf diese Weise können Sie ähnliche Aufgaben in einem Zug abarbeiten.

  • Ziehen Sie Aufgaben aus der täglichen Aufgabenliste und aus der Aufgabenleiste auf den Tag, an dem Sie diese Aufgabe erledigen möchten. Ziehen Sie Aufgaben, für die Sie mehr Zeit benötigen, auf den Kalender, um Zeit für die Erledigung solcher Aufgaben zu reservieren.

Organisiertes Arbeiten ist zwar eine gute Sache, aber Sie sollten nicht zu viel Zeit in die Festlegung von Prioritäten und die Verwaltung Ihrer Aufgabenliste investieren. Machen Sie die Verwaltung der Aufgabenliste nicht zum alleinigen Lebenszweck!

Verwenden des Kalenders: Erstellen von Terminen, um die Zeitverwaltung zu verbessern

Nicht vergessen: Es gibt immer zu viel zu tun, und Sie haben immer zu wenig Zeit.

Im Rahmen einer guten Zeitverwaltung müssen Sie Ihre E-Mail-Nachrichten durchgehen, Ihre Termine und Aufgaben verwalten und darüber nachdenken, was Sie wirklich tun müssen.

Sie können diese Zeit für sich selbst mit regelmäßigen Terminen und Besprechungen in Ihrem Kalender planen. Der Kalender sollte als realer Zeitplan angesehen werden – wenn es für diesen Zeitpunkt geplant ist, sind Sie auch verpflichtet, es zu diesem Zeitpunkt zu erledigen.

Reservieren Sie Zeit für Folgendes:

  • Abarbeiten Ihrer Nachrichten – Das Reservieren von Zeit für das Abarbeiten Ihrer Nachrichten ist besonders dann wichtig, wenn Sie zahlreiche Nachrichten erhalten. Auch wenn Sie mit Regeln dafür sorgen, dass nur wichtige Nachrichten in Ihrem Posteingang angezeigt werden, brauchen Sie dennoch Zeit, um diese Nachrichten abzuarbeiten.

Tipp : Blenden Sie beim Verarbeiten und Lesen Ihrer Nachrichten visuelle Ablenkungen aus, indem Sie den Navigationsbereich, die Aufgabenleiste und das Menüband minimieren. Klicken Sie hierzu in der Statusleiste auf die Schaltfläche Leselayout  Befehl 'Leselayout' in der Statusleiste . Die normale Ansicht können Sie wiederherstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Normal  Befehl für die Ansicht 'Normal' in der Statusleiste (links der Schaltfläche Leseansicht) klicken.

  • Überprüfen Sie Ihre Aufgaben und Termine täglich und wöchentlich. Werfen Sie einen Blick auf Ihren Kalender und auf Ihre Aufgaben, und wägen Sie die Termine und Aufgaben gegenüber Ihren Prioritäten ab. Wenn Ihr Terminkalender sehr voll ist, ist dies die Zeit, um Folgendes zu tun:

  • Klären von miteinander in Konflikt stehenden Terminen, denn Sie können nicht gleichzeitig an zwei Orten sein

  • Reservieren der Zeit, in der Sie Arbeiten erledigen

  • Darüber nachdenken, an was Sie gerade arbeiten – lohnt sich die investierte Zeit, und haben Sie die Prioritäten richtig gesetzt?

  • Regelmäßige Treffen mit Ihrem Vorgesetzten – regelmäßige Treffen mit Ihrem Vorgesetzten helfen Ihnen zu erläutern, was Sie gerade tun und möglicherweise andere Prioritäten zu setzen. Wenn Sie eine regelmäßige oder periodisch auftretende Besprechung einrichten möchten, klicken Sie auf Serie Schaltflächensymbol .

Seitenanfang

Aufgaben: Die Arbeit erledigen

Wöchentliche Überprüfung

Das Gesamtbild Ihrer Zeitplanung und Ihrer Aufgaben zu betrachten hilft Ihnen, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. So können Sie anderen gegenüber klarstellen, was realistischerweise von Ihnen erwartet werden kann. Die Überprüfung der letzten und der anstehenden Woche ist zudem eine hilfreiche Methode, um sich auf die wöchentliche Besprechung mit Ihrem Vorgesetzten vorzubereiten oder eine E-Mail-Nachricht mit dem aktuellen Status zu erstellen.

Wo bestimmte Arbeiten erledigt werden

Nachdem Sie Ihre Nachrichten abgearbeitet haben, empfiehlt es sich, in Outlook zum Aufgabenbereich zu wechseln, damit Sie nicht mehr von Nachrichten abgelenkt werden, die im Posteingang eingehen.

Abarbeiten von Aufgaben im Stapelverfahren

Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen, während Sie Ihre Aufgabenliste und den Kalender durchgehen. Wenn Sie beispielsweise nur ein paar Minuten Zeit haben, erledigen Sie alle anstehenden Telefongespräche (sofern es nur einige wenige sind). Befassen Sie sich mit den anstrengenden Aufgaben (wie beispielsweise mit dem Beantworten von langen oder wichtigen Nachrichten), wenn Sie mehr Energie haben. Arbeiten Sie Aufgaben, für die Sie nur wenig Energie benötigen, wie das Lesen von Statusbenachrichtigungen, zu einer späteren Zeitpunkt oder immer dann ab, wenn Sie sich leistungsmäßig an einem Tiefpunkt befinden. Indem Sie Ihre Aufgaben "im Stapelverfahren" abarbeiten, kommen Sie bei allen Ihren Projekten gleichzeitig voran.

Eine Möglichkeit, um Aufgaben im Stapelverfahren abzuarbeiten, besteht darin, die Anordnung von Anordnen nach: Startdatum in Anordnen nach: Kategorien zu ändern. Klicken Sie hierzu auf die Überschrift Anordnen nach, und klicken Sie dann auf Kategorien.

Hinweis : Wenn es Aufgaben gibt, die zuerst erledigt werden müssen, da andere Personen sonst nicht weiterkommen, erledigen Sie erst diese Aufgaben.

Menü 'Anordnen nach'

Abschließen Ihrer Aufgaben

Wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, kennzeichnen Sie diese auch als "Erledigt". Outlook 2010 führt automatisch eine Liste der erledigten Aufgaben. Hiermit verfügen Sie im Bedarfsfall über eine hilfreiche Zusammenfassung der Aufgaben, die Sie bereits erledigt haben. Wenn Sie die Erledigung einer Aufgabe oder die Beantwortung eine Nachricht nicht protokollieren müssen, löschen Sie die Aufgabe oder die Nachricht, oder entfernen Sie die Kennzeichnung.

Befehl 'Als erledigt markieren' im Menüband

Offline arbeiten

Wenn Sie viel zu tun haben, können Sie auch offline arbeiten, damit Sie nicht immer wieder von der Welle eingehender Nachrichten abgelenkt werden.

Wenn Sie zwischen online und offline umschalten, gilt dies für alle E-Mail-Konten in Ihrem Outlook-Profil.

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Senden/Empfangen in der Gruppe Einstellungen auf Offline arbeiten.

Befehl 'Offline arbeiten' im Menüband; Schaltfläche zeigt an, dass Sie online sind

Wenn Sie offline arbeiten, ist der Befehl Offline arbeiten hervorgehoben.

Befehl 'Offline arbeiten' im Menüband, Schaltfläche zeigt an, dass Sie offline sind

Klicken Sie auf die hervorgehobene Schaltfläche Offline arbeiten, um in den Onlinemodus zurückzukehren.

Seitenanfang

Wo ist diese Nachricht? Effektiv suchen

So suchen Sie eine Nachricht von einer bestimmten Person

Wenn Sie eine Nachricht von einer bestimmten Person suchen möchten, klicken Sie in Ihrem Referenzordner (beispielsweise 1-Referenz) in das Suchfeld, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Suchen auf Von.

Befehl 'Von' im Menüband

Geben Sie den Namen der Person ein.

Sofortsuche mit dem Suchkriterium 'Von'

Sie können auch mit der Eingabe des Namens beginnen und dann auf den nach unten weisenden Pfeil klicken, um Von auszuwählen und so die Ergebnisse eingrenzen.

Sofortsuche mit Kriterienvorschlägen

So suchen Sie eine Nachricht mit einer Anlage

Wenn Sie eine Nachricht mit einer Anlage suchen möchten, klicken Sie in das Feld Suchen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte "Suchen" auf Hat Anlagen.

Befehl 'Hat Anlagen' im Menüband

Alle Suchbegriffe sind additiv, wenn Sie also eine Nachricht von einer bestimmten Person finden möchten, die Anlagen hat, klicken Sie im Menüband auf die entsprechenden Befehle (Von, Hat Anlagen), um Ihre Suche zusammenzustellen.

Beispiel für eine Sofortsuche mit mehreren Suchkriterien

So suchen Sie eine Nachricht in allen Ordnern

Es kann vorkommen, dass Sie eine Nachricht nicht finden können, indem Sie nur den Referenzordner durchsuchen, denn es könnte sich ja um eine Nachricht handeln, die Sie gesendet haben oder die falsch abgelegt wurde. In solchen Fällen können Sie zunächst alle Ordner durchsuchen (Posteingang, 1-Referenz usw.) und dann auf Suchen Sie erneut in 'Alle E-Mail-Elemente' klicken.

Sofortsuche ohne Ergebnisse

Sie können auch auf der Registerkarte Suchen auf Alle E-Mail-Elemente klicken.

'Alle E-Mail-Elemente' im Menüband

Wenn Sie davon ausgehen, dass es sich bei der gesuchten E-Mail auch um eine akzeptierte Besprechungsanfrage handeln könnte (die sich daher in Ihrem Kalender befindet), versuchen Sie, die Suche zu erweitern, indem Sie auf "Alle Outlook-Elemente" klicken.

Wenn Sie feststellen, dass Sie häufig Suchen durchführen, die alle Outlook-Ordner umfassen, können Sie den standardmäßigen Suchbereich in der Backstage-Ansicht so festlegen, dass immer alle Ordner durchsucht werden.

  1. Sie klicken auf die Registerkarte Datei und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf Durchsuchen.

  3. Klicken Sie unter Ergebnisseauf "Allen Ordnern".

Optionen für die Sofortsuche in der Backstage-Ansicht

So beenden Sie die Suche

Nachdem Sie das gewünschte Element gefunden haben und bereit sind, sich der nächsten Aufgabe zuzuwenden, klicken Sie neben dem Sofortsuchefeld auf die Schaltfläche Schaltfläche 'Suche schließen' , oder klicken Sie auf der Registerkarte Suchen in der Gruppe Schließen auf Suche schließen.

Befehle 'Suche schließen' für die Sofortsuche

Erstellen von attraktiven E-Mail-Nachrichten

Die folgenden Regeln helfen Ihnen, professionelle und aussagekräftige Nachrichten zu erstellen.

Grundlegende Regeln für attraktive Nachrichten: die wichtigen Punkte

  • Lesen Sie die Nachricht, bevor Sie sie senden.

  • Sorgen Sie für einen aussagekräftigen und aufgabenorientierten Betreff. Beispiel: Vertriebsteam: Bitte Datumsvorschläge für die Vorstandsklausur senden, wobei Vertriebsteam der Name der Gruppe und Bitte senden die Maßnahme ist. Andere nützliche Präfixe sind Zur Info und Handlungsbedarf.

  • Wenn Handlungsbedarf besteht, geben Sie im Feld Betreff an, was unternommen werden muss.

  • Ändern Sie auch den Betreff der Nachricht, wenn sich das Thema der Unterhaltung ändert.

  • Halten Sie alle Nachrichten möglichst kurz, und bleiben Sie beim Thema.

  • Ordnen Sie den Inhalt der Nachricht so an, dass das Wichtige zuerst und das weniger Wichtige zuletzt genannt wird.

  • Möglicherweise sollten Sie wichtige Informationen fett formatieren.

  • Setzen Sie erforderliche Maßnahmen oder Fragen auf eine eigene Zeile, damit sie hervorgehoben werden und ins Auge fallen.

  • Wenn Sie Fragen stellen, empfiehlt es sich, die Namen der Personen fett zu formatieren. Beispiel: "Rainer: Wie ist der Status des Projekts?"

  • Beschränken Sie die Anzahl der Nachrichtenempfänger auf die Personen, die die Nachricht wirklich lesen müssen.

  • Setzen Sie Personen, die nur informiert werden müssen, auf die Cc-Zeile.

  • Setzen Sie Personen, die antworten oder agieren müssen, auf die An-Zeile.

  • Verwenden Sie im Bedarfsfall eine Signatur, aber halten Sie diese einfach, kurz und professionell. Verwenden Sie, wenn möglich, keine Grafiken.

  • Wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen, senden Sie keine E-Mail-Nachricht. In diesem Fall ist es besser, zum Telefonhörer zu greifen oder Office 2010-Logo  eine Chatnachricht zu senden.

  • Wenn Sie sich in einer E-Mail-Unterhaltung mit mehr als zehn Nachrichten befinden und nicht zu einer Lösung kommen, sollten Sie gegebenenfalls eine Besprechung anberaumen, um das Problem zu diskutieren. E-Mail-Nachrichten sind nicht immer ein effizientes Mittel, um komplexe Probleme zu lösen. Wählen Sie die Nachricht aus, und klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Antworten auf Besprechung.

Befehl "Antworten mit Besprechungsanfrage"

  • Bestätigen Sie Nachrichten, die eine umfangreiche Antwort erfordern. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um umgehend eine vollständige Antwort zu geben, lassen Sie den Absender wissen, dass Sie sich um das Problem kümmern und innerhalb eines gewissen Zeitrahmens oder bis zu einem bestimmten Datum antworten werden. Kennzeichnen Sie die Nachricht, damit Sie sie später beantworten können.

  • Verwenden Sie die Kategorie Wichtigkeit: hoch  Symbol 'Wichtigkeit: hoch' nur in Ausnahmefällen.

Gruppe 'Kategorien' im Menüband

  • Wenn Sie eine Frage stellen und es mehrere Personen gibt, die die Frage beantworten könnten, wählen Sie nur eine Person aus, anstatt die Frage an eine Gruppe zu senden.

Nachverfolgen: Kennzeichnen beim Senden

Wenn Sie eine Nachricht an eine Person senden, von der Sie eine Antwort erhalten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Kennzeichnen Sie sie beim Senden für sich selbst.

  • Ändern Sie den Namen der gekennzeichneten Nachricht in der Aufgabenleiste so, dass er mit Nachverfolgen beginnt.

  • Weisen Sie die Nachricht der Kategorie @Ausstehend zu.

  • Wenn Sie diese drei Schritte unternehmen, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion darin bestehen muss, eine weitere Nachricht zu senden oder auf die Antwort zu warten.

Tipp : Sich selbst dran zu erinnern, dass gegebenenfalls eine weitere Nachricht gesendet werden muss, ist häufig effektiver als die Nachricht für den Empfänger zu kennzeichnen. Ebenso sollten Sie eine Nachricht für sich selbst kennzeichnen, damit in der Aufgabenleiste zur Erinnerung eine Aufgabe angelegt wird, wenn Sie in einer Nachricht versprochen haben, eine Aufgabe zu erledigen.

Grundlegende Regeln für attraktive Nachrichten: was Sie nicht tun sollten

  • Verwenden Sie kein Briefpapier.

  • Setzen Sie Ihren Vorgesetzten nicht bei jeder Nachricht auf "Cc".

  • Senden Sie keine Nachrichten, wenn Sie verärgert sind. Es ist besser, die Nachricht zu schreiben und im Ordner Entwürfe zu speichern, um später darauf zurückkommen zu können.

  • Erwarten Sie keine schnelle Antwort auf lange Nachrichten (mehr als zwei Absätze).

  • Senden Sie eine Nachricht zur Nachverfolgung nicht früher als einen Tag nach der ersten Nachricht. Wenn Sie innerhalb einer bestimmten Frist keine Reaktion erhalten, rufen Sie an, oder Office 2010-Logo  senden Sie eine Chatnachricht.

  • Verwenden Sie nicht bei jeder Nachricht, die Sie senden, Lese- oder Übermittlungsbestätigungen. Verwenden Sie diese nur, wenn Sie nicht sicher sind, dass die Empfänger die Nachricht erhalten.

  • Weisen Sie nicht jeder Nachricht, die Sie senden, Kategorien oder Symbol 'Wichtigkeit: hoch'  zu, da diese von den Empfängern im Laufe der Zeit ignoriert werden.

  • Verwenden Sie keine GROSSBUCHSTABEN.

  • Senden Sie keine Anlagen, sondern senden Sie stattdessen Links. Diese Regel bezieht sich insbesondere auf Besprechungsanfragen, bei denen Anlagen die Serverkontingente erheblich belasten können.

  • Erweitern Sie keine Verteilerlisten. Wenn Sie Verteilerlisten erweitern, erschwert dies das Lesen von Nachrichten und bewirkt, dass sie bei Personen, die Regeln verwenden, in den falschen E-Mail-Ordnern abgelegt werden.

  • Werden Sie nicht sarkastisch. Ihr Humor könnte missverstanden werden.

  • Schreiben Sie nichts, dass nicht von jedem im Unternehmen gelesen werden könnte. Sie wissen nie, wo Ihre Nachricht auftauchen könnte.

  • Verwenden Sie keine Kursivschrift oder "lustige" Schriftarten, die schwer zu lesen sind.

  • Verwenden Sie nicht Rot als Schriftfarbe, denn diese Schrift ist schwer zu lesen und könnte als Hinweis auf ein kritisches Problem interpretiert werden.

  • Verwenden Sie nicht "Allen antworten" bei einer Kontaktgruppe, die darum bittet, aus dem Verteiler entfernt zu werden.

Ratschläge für Kontaktgruppen (vormals als Verteilerlisten bezeichnet)

Wenn Sie eine Antwort an eine große Kontaktgruppe senden, befolgen Sie alle Ratschläge im Hinblick darauf, was Sie in Nachrichten tun und lassen sollten.

Wenn Sie mehr Informationen benötigen oder ein Problem getrennt untersuchen, antworten Sie der gesamten Kontaktgruppe, um alle Personen wissen zu lassen, dass Sie sich um das Problem kümmern, und senden Sie dann der Einzelperson eine Antwort. Senden Sie nach der Problemlösung auch eine Antwort, die die Lösung enthält, an die Kontaktgruppe. Auf diese Weise können sich andere Personen in der Kontaktgruppe auf die Lösung beziehen.

Weiterleiten von Nachrichten

Wenn jemand eine Nachricht an eine Kontaktgruppe sendet, in der Sie Mitglied sind, und diese Nachricht besser von einer anderen Person oder einer anderen Kontaktgruppe beantwortet werden kann, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Antworten Sie mit der E-Mail-Adresse der korrekten Kontaktgruppe oder der geeigneten Person in der Zeile An.

  • Sorgen Sie dafür, dass Antworten an die korrekte Kontaktgruppe oder Person gesendet werden.

  • Setzen Sie die ursprüngliche Kontaktgruppe nicht auf Bcc, da die Nachricht dann von den Regeln anderer Personen nicht gefiltert wird. Lassen Sie die Kontaktgruppe besser auf An oder Cc.

  • Wenn Sie eine neue Position bekleiden und feststellen, dass Sie Nachrichten regelmäßig weiterleiten müssen, erstellen Sie einen QuickStep.

Wie Sie sich aus einer Kontaktgruppe entfernen lassen können

Wenn Sie E-Mail-Nachrichten für eine Kontaktgruppe erhalten, in der Sie kein Mitglied sein möchten, senden Sie eine Nachricht an den Netzwerkadministrator oder den Leiter der Kontaktgruppe, und bitten Sie darum, aus der Kontaktgruppe entfernt zu werden. Senden Sie keine Antwort an die gesamte Kontaktgruppe. Den Leiter der Kontaktgruppe finden Sie, indem Sie in der Zeile An auf den Namen der Kontaktgruppe doppelklicken.

Verwenden von Inlinekommentaren

Das Hinzufügen von Inlinekommentaren zu einer Nachricht, die Sie erhalten habe, ist eine bequeme Möglichkeit, Fragen zu beantworten und direkt auf Probleme zu reagieren. Folgendes wird als bewährte Methode angesehen:

  1. Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht, dass Sie mit Inlinekommentaren arbeiten. Schreiben Sie beispielsweise "Weitere Kommentare finden Sie in der ursprünglichen E-Mail".

  2. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Text sich vom Text der ursprünglichen Nachricht unterscheidet. Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge hierzu:

    • Ändern Sie die Schriftfarbe.

    • Setzen Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen in Klammern an den Anfang, zum Beispiel [Stefan Michels].

      Bild

    • Formatieren Sie die Schrift kursiv oder fett oder kursiv und fett.

  3. Löschen Sie nichts, das Sie nicht selbst geschrieben haben.

Wenn Sie nur einen kurzen Abschnitt aus einer langen Nachricht kommentieren möchten, kopieren Sie diesen Abschnitt in die Nachricht mit Ihrer Antwort, verwenden Sie eine andere Farbe, setzen Sie das Zitat in Anführungszeichen, und geben Sie dann Ihre Antwort ein.

Verwenden von "Bcc"

Wenn Sie in einer Nachricht den Namen eines Empfängers im Feld für nicht sichtbare Kopienempfänger Bcc eingeben, wird eine Kopie der Nachricht an diesen Empfänger gesendet. Der Name ist jedoch für andere Nachrichtenempfänger nicht sichtbar.

Verwenden Sie die Zeile "Bcc", um weitere Personen aus einer E-Mail-Unterhaltung herauszuhalten, bei der Sie davon ausgehen, dass diese Personen keine weiteren Nachrichten mehr erhalten müssen oder wenn sich das Thema der Unterhaltung geändert hat.

Wenn Sie beispielsweise eine von fünf Personen sind, an die eine Frage gestellt wird und Sie die Frage beantworten möchten, verschieben Sie die anderen vier Personen auf die Zeile Bcc und schreiben Sie einen Satz wie "Mit Janna, Janina, Josef und Johannes auf Bcc. Hier die Antwort …". Der gesamte weitere Nachrichtenverkehr zu diesem Thema erfolgt dann nur noch zwischen Ihnen und dem ursprünglichen Absender.

Verwenden Sie Bcc nicht, um einen Dritten (wie Ihren Vorgesetzten) zu einem sensiblen Thema zu informieren. Der auf Bcc befindliche Empfänger merkt möglicherweise nicht, dass er die Nachricht als Bcc erhält, er könnte auf Allen antworten klicken und damit offenlegen, dass er die Nachricht als Bcc erhalten hat. Dies könnte als hinterhältige Vorgehensweise Ihrerseits ausgelegt werden.

Anstatt "Bcc" zu verwenden, um einen Dritten zu einem Problem zu informieren, empfiehlt es sich, die Nachricht an diese Person weiterzuleiten, nachdem Sie sie gesendet haben.

Seitenanfang

Kalender und Besprechungen

Wann ist es sinnvoll, eine Besprechung anzuberaumen?

Setzen Sie in folgenden Fällen eine Besprechung an:

  • Wenn eine neue Personengruppe zum ersten Mal zusammenarbeitet

  • Wenn mehr als zehn relativ lange Nachrichten zu einem Thema zwischen verschiedenen Personen ausgetauscht wurden

  • Wenn eine Diskussion, ein Gedankenaustausch oder eine Zusammenarbeit erforderlich ist

  • Planen Sie eine Besprechung, wenn dies die beste Möglichkeit ist, die Dinge voranzutreiben, und entwickeln Sie klare Vorstellungen im Hinblick auf die Zielsetzung der Besprechung, bevor Sie diese anberaumen.

Wen sollten Sie eingeladen?

Laden Sie nur die Personen zu einer Besprechung ein, die wirklich etwas zum Thema beizutragen haben. Jede weitere Person, die Sie einladen, trägt dazu bei, die Besprechung komplexer zu machen, wodurch es schwieriger wird, sie zu steuern. Wenn es andererseits jedoch um eine Entscheidung geht, stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Entscheidungsträger einbezogen werden, ansonsten verschwenden Sie mit der Besprechung Zeit und Ressourcen.

Wie wählen Sie die geeignete Zeit für eine Besprechung aus?

Wählen Sie eine Zeit aus, zu der jeder an der Besprechung teilnehmen kann, indem Sie die "Frei/Gebucht"-Informationen der einzuladenden Personen im Kalender prüfen. Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um die Verfügbarkeit aller Besprechungsteilnehmer anzuzeigen.

Das Frei/Gebucht-Raster zeigt die Verfügbarkeit der Teilnehmer. Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar. Eine rote vertikale Linie stellt das Ende der Besprechung dar.

'Frei/Gebucht'-Raster in Outlook

Gehen Sie wie folgt vor, um bei der Erstellung einer Besprechungsanfrage den Terminplanungs-Assistenten anzuzeigen:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent.

Der Bereich Raumsuche enthält Zeitvorschläge für den optimalen Zeitpunkt der Besprechung (zu dem die meisten Teilnehmer verfügbar sind). Zum Auswählen eines Besprechungszeitpunkts klicken Sie im Bereich Raumsuche im Abschnitt Vorgeschlagene Zeiten auf einen Zeitvorschlag, oder wählen Sie einen Zeitpunkt über das "Frei/Gebucht"-Raster aus.

Bereich 'Vorgeschlagene Zeiten' für eine Besprechungsanfrage

Hinweis : Wenn der Bereich Raumsuche nicht angezeigt wird, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Raumsuche.

Befehl 'Raumsuche' im Menüband

Wenn Sie feststellen, dass Sie regelmäßig Besprechungen mit der gleichen Personengruppe ansetzen, erstellen Sie im Navigationsbereich eine Gruppe, damit Sie die "Frei/Gebucht"-Informationen der Personen einfacher anzeigen können. Diese Gruppen können auch Räume einbeziehen, wodurch es einfacher wird, einen Raum zu finden, der für die Besprechung zur Verfügung steht.

Führen Sie folgende Aktionen aus, um eine Kalendergruppe zu erstellen:

  • Klicken Sie im Kalender auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kalender verwalten auf Kalendergruppen, und klicken Sie dann auf Neue Kalendergruppe erstellen.

Wann ist es wichtig, sich persönlich zu treffen?

Treffen Sie sich persönlich, wenn Folgendes zutrifft:

  • Wenn dies das erste Mal ist, dass die Gruppe zusammenarbeitet

  • Wenn nicht digitale Elemente vorgestellt oder herumgereicht werden müssen

  • Wenn es sich um eine dem Gedankenaustausch dienende Besprechung handelt

  • Wenn es sich um eine Besprechung handelt, bei der es auf die Zusammenarbeit ankommt

  • Wenn nicht jeder Teilnehmer über ein Telefon, über Office 2010-Logo  Office Live Meeting oder die geeignete Ausstattung oder Software für eine digitale Besprechung verfügt

Ziehen Sie andernfalls in Betracht, Live Meeting zu verwenden oder eine Telefonkonferenz anzusetzen.

Tipp : Wenn Sie für die Besprechung anreisen müssen, denken Sie daran, die Zeit für die An- und Rückreise in Ihrem Kalender zu planen.

Wie sollte mit den erforderlichen Dokumenten verfahren werden?

Bei der Vorbereitung einer Besprechung gibt es häufig Dokumente, die vor oder während der Besprechung bereitgestellt werden müssen.

Office 2010-Logo  Wenn alle Teilnehmer Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk haben, stellen Sie die Dokumente auf einer SharePoint-Website oder auf einem freigegebenen Netzlaufwerk bereit.

Office 2010-Logo  Wenn irgendwelche Besprechungsteilnehmer von außerhalb Ihres Unternehmens kommen (beispielsweise ein Lieferant, der keinen Zugriff auf Ihr Intranet hat), können Sie einen SharePoint-Arbeitsbereich verwenden.

Senden Sie keine Besprechungsanfragen mit Anlagen.

Vorbereiten einer Tagesordnung: Wie Aufgaben dabei helfen können

  • "@Besprechung" ist Ihre zentrale Stelle für Tagesordnungspunkte   .

Erstellen Sie eine einzelne Aufgabe, weisen Sie dieser die Kategorie "@Besprechung" zu, und legen Sie das Startdatum oder das Fälligkeitsdatum auf das Datum der Besprechung fest. Wenn das Datum der Besprechung näher rückt und sich Diskussionspunkte ergeben, fügen Sie der Aufgabe immer dann Kommentare, Aufzählungspunkte und Überlegungen hinzu, wenn Ihnen etwas in den Sinn kommt. Diese Aufgabe ist die Basis für die Besprechungstagesordnung.

Kennzeichnen Sie die Aufgabe nach der Besprechung als "Erledigt", und erstellen Sie neue Aufgaben für die beschlossenen Maßnahmen.

  • Wenn Sie eine Reihe von Nachrichten oder nur eine Nachricht besprechen möchten ...   

Wenn es eine Nachricht gibt, die Sie im Rahmen der Besprechung erörtern möchten, kennzeichnen Sie diese Nachricht für den Tag der Besprechung, und weisen Sie sie der Kategorie "@Besprechung" zu.

Wenn Sie mehr als drei Nachrichten besprechen möchten, kennzeichnen Sie nicht jede Nachricht, da Sie damit Ihre Aufgabenliste "vermüllen". Erstellen Sie stattdessen eine neue Aufgabe mit dem Namen der Besprechung, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und ziehen Sie die Nachrichten in die Aufgabe (erstellen Sie eine direkte Kopie). Weisen Sie diese Aufgabe der Kategorie @Besprechung zu.

  • Wenn Sie mehr Platz für Ihre Überlegungen benötigen ...   

Office 2010-Logo Wenn Sie mit anderen Personen zusammenarbeiten oder einfach nur mehr Platz für Ihre Überlegungen benötigen, empfiehlt es sich, ein OneNote-Notizbuch zu verwenden, das über eine SharePoint-Website oder auf einem lokalen Server freigegeben werden kann. OneNote 2010 bietet für die Notizenerstellung einen reichhaltigeren Funktionsumfang als Outlook 2010-Aufgaben.

Während der Besprechung: Wie die Zusammenarbeit erfolgen sollte

Welches Tool Sie bei einer Besprechung für die Zusammenarbeit verwenden, hängt vom Standort und von den Zugriffsmöglichkeiten der Teilnehmer ab.

Wenn Sie an einem Dokument zusammenarbeiten und sich alle im gleichen Raum befinden, können Sie die Funktionen "Änderungen nachverfolgen" und "Neuer Kommentar" von Word verwenden.

Office 2010-Logo  Wenn Sie eine Präsentation vorführen und sich einige Personen an Remotestandorten befinden, setzen Sie eine Onlinebesprechung an, und verwenden Sie die Chatfunktionen von Microsoft Lync. Bei weniger formellen Besprechungen können Sie auch alle Personen in einem Microsoft Lync-Gruppenchat zusammenbringen und dann Ihren Desktop oder einen zweiten Monitor freigeben.

Microsoft Lync-Fenster mit den Optionen für die Bildschirmfreigabe

Office 2010-Logo  Wenn die Zusammenarbeit eher spontan erfolgen soll, können Sie OneNote verwenden, um gemeinsam Notizen in einem einzelnen Notizbuch zu erstellen. Wenn es sich bei dem Notizbuch nicht um ein freigegebenes Notizbuch handelt, können Sie die Notizen nach der Besprechung als E-Mail-Nachricht versenden.

Office 2010-Logo  Wenn Sie Notizen oder ein Protokoll für die Besprechung erstellen, können Sie auch OneNote verwenden, um die Besprechungsdetails aus Outlook in die Notizen einzufügen. Nach der Besprechung können Sie Ihre Notizen in Form einer Nachricht an die Teilnehmer senden.

So beenden Sie eine Besprechungsserie

Wenn eine Besprechungsserie abgelaufen ist, ändern Sie das Serienmuster so, dass es mit dem letzten Besprechungstermin endet, anstatt die Besprechung abzusagen, denn hiermit würde der gesamte Besprechungsverlauf gelöscht. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Serientyp", und ändern Sie das Enddatum.

Wann und wie Sie Ihren Kalender freigeben

Sie müssen Ihren Kalender möglicherweise gar nicht freigeben, da jeder Mitarbeiter im Unternehmen sehen kann, wann Sie frei sind und wann Sie bereits einen Termin haben, jedoch müssen Sie nicht unbedingt die Inhalte oder Themen von Besprechungen und Terminen öffentlich machen. Sie können Ihren Kalender aber auch auf einfache Weise für Ihr Team freigeben, wenn Sie möchten, dass alle Teammitglieder im Hinblick auf Ihre Besprechungen und Termine immer auf dem neuesten Stand sind.

Möglicherweise soll eine andere Person Ihren Kalender für Sie verwalten, beispielsweise ein Assistent, der Besprechungsanfragen für Sie akzeptieren oder ablehnen kann. In diesem Fall können Sie Ihren Kalender delegieren. Wenn Sie Ihren Kalender delegieren möchten, wählen Sie nur eine Person als Stellvertreter aus. Wenn es mehr als einen Stellvertreter gibt, kann dies zu Fehlern in Ihrem Kalender führen.

Office 2010-Logo  Erstellen Sie einen SharePoint-Kalender für Gruppenaktivitäten, auf den jeder zugreifen kann, anstatt Ihren Kalender freizugeben. Erstellen Sie beispielsweise einen Kalender auf einer SharePoint-Website, um die Urlaubsplanung in der Gruppe nachzuverfolgen.

Senden Sie Ihren Kalender in einer E-Mail-Nachricht, wenn Sie Besprechungen mit Personen anberaumen, die Ihre "Frei-/Gebucht"-Informationen nicht sehen können, wie Personen von außerhalb des Unternehmens.

Hinweis : Ob Ihr Kalender freigegeben werden kann, ist von der Version von Microsoft Exchange Server abhängig, die in Ihrem System ausgeführt wird, und davon, wie der Administrator den Server konfiguriert hat.

Seitenanfang

Kontakte

Wann in einer Unternehmensumgebung Outlook 2010-Kontakte verwendet werden sollten

Auch wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das eine globale Adressliste unterhält, gibt es Fälle, in denen Sie einen Kontakt in Outlook 2010 erstellen möchten. Erstellen Sie Kontakte für folgende Personen:

  • Personen von außerhalb des Unternehmens

  • Personen, bei denen Sie sich etwas notieren oder Informationen zum Kontakteintrag hinzufügen möchten, wie das Geburtsdatum

  • Personen, deren Daten Sie mit Ihrem Mobiltelefon synchronisieren möchten, besonders, wenn Ihr Telefon nicht mit dem Unternehmensadressbuch verbunden ist oder für Fälle, in denen keine Verbindung besteht

Wann Sie in Outlook 2010 eine Kontaktgruppe erstellen sollten

Erstellen Sie persönliche Kontaktgruppen (vormals als persönliche Verteilerlisten bezeichnet) in Outlook 2010, wenn Sie den Versand von Nachrichten an eine Personengruppe außerhalb Ihres Unternehmens vereinfachen möchten. Erstellen Sie für alle Gruppen innerhalb des Unternehmens eine öffentliche Kontaktgruppe (fragen Sie Ihren IT-Administrator, wie Sie hierbei vorgehen müssen).

Seitenanfang

Häufig gestellte Fragen

Was sind QuickSteps?

QuickSteps sind eine neue Funktion von Outlook 2010 und bieten die Möglichkeit, mehrere Aktionen mit nur einem Klick auszuführen. Sie sind ein hilfreiches Tool, um den Posteingang sauber zu halten und um ganz allgemein effizienter mit Outlook zu arbeiten. Jedes Mal, wenn Sie feststellen, dass Sie in Outlook wiederholt dieselben Schritte unternehmen, sollten Sie versuchen, einen QuickStep zu erstellen.

Hinweis : QuickSteps können nur auf E-Mail-Elemente (zum Beispiel auf Elemente im Posteingang) angewendet werden.

Warum sollte der Lesebereich auf der rechten Seite und nicht unten angezeigt (oder ganz deaktiviert) werden?

Das Lesen einer längeren, schmalen Textspalte ist einfacher als das Lesen eines kürzeren, breiten Abschnitts. Dies liegt daran, dass es für die Augen einfacher ist, nach unten zu wandern, als über lange Distanzen von links nach rechts zu wandern, wobei Sie ggf. auch Kopf und Nacken bewegen müssen, was zu Ermüdungserscheinungen führt. Es ist besser, den Lesebereich aktiviert zu haben, damit Sie nicht jede Nachricht einzeln öffnen müssen, um deren Inhalt zu lesen.

Wie gehe ich mit Ordnern um, die ich nicht mehr benötige?

Die Ordnerliste im Navigationsbereich sollte für Ordner vorbehalten sein, die Sie häufig verwenden. Wenn sie mit Ordnern gefüllt ist, deren Zweck Sie nicht erkennen, verschieben Sie alle E-Mail-Nachrichten in den Referenzordner, und löschen Sie die vorhandenen Ordner.

Wie kann ich dafür sorgen, dass alle nur an mich gesendeten Nachrichten in Blau angezeigt werden?

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansichtseinstellungen.

Befehl 'Ansichtseinstellungen' im Menüband

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen auf Bedingte Formatierung.

Dialogfeld 'Erweiterte Ansichtseinstellungen'

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung auf Hinzufügen.

  2. Geben Sie im Feld Name den Wert Ich ein, und klicken Sie auf Schriftart.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Schriftart unter Farbe auf Blau, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung auf Bedingung.

  5. Aktivieren Sie im Dialogfeld Filtern das Kontrollkästchen In denen ich neben als einziger Empfänger auf der "An"-Zeile stehe, und klicken Sie dann in jedem geöffneten Dialogfeld auf OK.

Wann sollte ich die Unterhaltungsansicht verwenden?

Die Unterhaltungsansicht ist in folgenden Fällen hilfreich:

  • Wenn Sie Ihre Nachrichten nicht so häufig abrufen und daher mehr Nachrichten auf einmal durchgehen müssen

  • Wenn Sie viele Diskussionsthemen haben, in denen die Diskussionen hin und her gehen

  • Wenn Sie den Kontext sehen müssen, in dem wer wem geantwortet hat

  • Wenn Sie viele Nachrichten erhalten

Wenn Sie Ihre Nachrichten in der Unterhaltungsansicht anzeigen, können Sie auf einfache Weise sehen, in welchen Unterhaltungen die Meinungen am meisten hin und her gehen. In solchen Fällen möchten Sie gegebenenfalls nur die letzte Nachricht in der Unterhaltung lesen und beantworten. Sie können auch eine gesamte Unterhaltung auswählen und hierauf reagieren. So kann es eine längere Reihe von Nachrichten geben, in der in der letzten schließlich gesagt wird, "Danke, das beantwortet meine Frage", und in dem Fall können Sie die gesamte Unterhaltung löschen.

Sie können auch Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen, wenn Sie sich in der Unterhaltungsansicht befinden, was sehr hilfreich ist, wenn Sie eine neue Nachricht zu einer längeren Unterhaltung erhalten – so können Sie den gesamten Unterhaltungsverlauf einschließlich Ihrer Antworten anzeigen.

Sollte ich private und geschäftliche Nachrichten im gleichen Ordner halten?

Es ist zwar sinnvoll, die Anzahl der Stellen zu verringern, an denen Sie Nachrichten lesen, dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie geschäftliche und private Nachrichten mischen sollten. Es gilt als bewährte Methode, unterschiedliche E-Mail-Konten für die geschäftliche und die private Kommunikation zu verwenden. Sie sollten jedoch die Anzahl der E-Mail-Adressen verringern, mit denen Sie arbeiten müssen. Glücklicherweise können Sie in Outlook 2010 mehrere Konten gleichzeitig anzeigen. Sie können also geschäftliche Nachrichten (Exchange Server) in einer Datendatei und Ihr Outlook.com-Konto (mit Outlook Connector) und das Google Gmail-Konto in einer anderen Datendatei anzeigen, während Sie in Outlook 2010 unter demselben Profil arbeiten.

Wie können die Status "Gelesen" und "Ungelesen" mich unterstützen?

Die Status "Gelesen" und "Ungelesen" in Outlook 2010 helfen Ihnen, indem Sie schnell anzeigen können, welche Nachrichten Sie zumindest einmal gelesen haben und welche nicht. Die Status "Gelesen" und "Ungelesen" können aber auch schnell umgeschaltet werden, wenn Sie in Ihrer Nachrichtenliste klicken, also stellen sie keine perfekte Aufzeichnung dar, sondern lediglich ein Tool.

Wenn Sie eine Nachricht schnell als "Gelesen" kennzeichnen möchten, drücken Sie die Tastenkombination STRG+Q, um sie als "Ungelesen" zu kennzeichnen, drücken Sie STRG+U.

Warum sind die Status "Gelesen/Ungelesen" nicht ausreichend?

Es gibt Benutzer, die versuchen, mit den Status "Gelesen" und "Ungelesen" anzuzeigen, ob es sich um eine neue Nachricht oder ein Referenzelement handelt. Der Status "Ungelesen" ist jedoch unzuverlässig, denn sobald eine Nachricht den Fokus verliert (das heißt, wenn Sie auf eine andere Nachricht klicken), wird diese automatisch als "Gelesen" gekennzeichnet, und viel zu oft kennzeichnen auch andere Geräte (beispielsweise Mobiltelefone) Nachrichten als "Gelesen". So ist es unvermeidlich, dass Nachrichten erneut gelesen werden, und Sie müssen erneut überlegen, was Sie nun tun müssen. Die Verwendung der Status "Gelesen/Ungelesen" als Verbindung zwischen den Elementen in Ihrem Posteingang, bei denen es sich um Aufgaben handelt, und denen, die noch nicht verarbeitet wurden, ist spätestens dann nicht mehr sinnvoll, wenn Sie viele Nachrichten erhalten, von denen Sie einige niemals lesen werden, da Sie schon anhand des Betreffs wissen, dass Sie sie nicht lesen müssen. Es ist wesentlich effizienter, die Nachrichten im Posteingang durchzugehen und zu entscheiden, was mit der jeweiligen Nachricht passieren soll. Anschließend sollte die Nachricht aus dem Posteingang verschwinden und nicht "ungelesen" bleiben.

Warum sollte ich meine Nachrichten ablegen?

Es gilt als bewährte Methode, ein zentrales Repository für Nachrichten zu unterhalten, sodass Sie sich erneut darauf beziehen können, nachdem Sie sie verarbeitet haben. Mit der Erstellung einer begrenzten Anzahl von Ordnern, in denen Sie suchen können (1-Referenz und 2-Privat), müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, ob eine Nachricht falsch abgelegt wird oder sie in mehrere Ordner kopieren, wenn sie sich auf mehr als ein Thema oder Projekt bezieht.

Dies bedeutet nicht, dass es nicht erforderlich ist, Nachrichten zu durchsuchen, die sich alle auf ein bestimmtes Thema oder Projekt beziehen. Outlook 2010 stellt jedoch bessere Tools wie Kategorien und Suchordner bereit, sodass Sie in effektiver Weise suchen können.

Warum sollte ich nur einen Referenzordner anlegen?

Wenn Sie nur mit einem Ordner arbeiten, müssen Sie sich nicht den Kopf darüber zerbrechen, in welchem Ordner sich welche Nachrichten befinden, und Sie wissen, dass es sich bei allem, was sich in diesem Ordner befindet, um etwas handelt, was Sie bereits durchgegangen sind und behalten wollen.

Wenn Sie mit mehreren Ordnern arbeiten, sind Sie jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht ablegen, gezwungen zu entscheiden, welchen Ordner Sie verwenden müssen. Dies wird noch komplizierter, wenn es mehr als einen geeigneten Ordner für die Nachricht gibt. Da viele Ordner nicht verwendet werden, wenn es mehrere Wahlmöglichkeiten gibt, entsteht so nur Unordnung.

Es mag zwar auf den ersten Blick vorteilhaft aussehen, alle Nachrichten im Posteingang zu lassen, dennoch gibt es den versteckten Nachteil, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht anzeigen, fragen müssen, ob für Sie Handlungsbedarf besteht oder ob es sich lediglich um eine Referenz handelt. Außerdem ergibt sich aus dem Wissen, dass der Posteingang nur mit neuen Dingen gefüllt wird, eine gewisse Sicherheit. Ihr Posteingang ist ein Ort, den andere manipulieren können; was Sie im Referenzordner ablegen, liegt ganz in Ihrem Ermessen.

Warum brauche ich unterschiedliche Ordner für Kontaktgruppen?

  • Archivsymbol Unterschiedliche Archivierungshäufigkeit    Sie sollten für unterschiedliche Kontaktgruppen basierend auf dem Thema und der Häufigkeit der AutoArchivierung unterschiedliche Ordner anlegen. Wenn Sie beispielsweise Mitglied einer Kontaktgruppe für Fahrgemeinschaften sind, sollten die Nachrichten im Ordner Fahrgemeinschaft täglich gelöscht werden. Eine Kontaktgruppe, bei der es um ein berufliches Thema geht, sollte weniger häufig, also beispielsweise jährlich archiviert werden.

  • Effizientes Gruppieren von Unterhaltungen    Wenn Sie über unterschiedliche Ordner für thematische Kontaktgruppen verfügen, können Sie vollständige Unterhaltungen gruppiert anzeigen, und wenn es erforderlich ist, können Sie einen Ordner auch effizient durchsuchen.

Warum brauche ich getrennte Ordner für Kontaktgruppen und RSS-Feeds?

Nachrichten, die an lange Verteilerlisten gesendet werden, und RSS-Feeds können Ihren Posteingang schnell zum Überlaufen bringen. Behandeln Sie solche Informationsströme ähnlich wie eine große Tageszeitung – vielleicht gibt es den einen oder anderen hilfreichen oder interessanten Artikel, aber die gesamte Zeitung zu lesen wäre sehr zeitaufwändig. Erstellen Sie Regeln, damit Sie nur das lesen, was für Sie interessant und wichtig ist.

Welche Kontaktgruppennachrichten sollten in einem Ordner und nicht in meinem Postfach abgelegt werden?

Gute Kandidaten für eine Verteilerlistenregel und einen eigenen Ordner sind Verteilerlisten, für die Folgendes gilt:

  • Es gehen zahlreiche Nachrichten ein

  • Die Nachrichten werden an viele Personen gesendet

Nachrichten auf Unternehmensebene mit wichtigen Neuigkeiten (wie beispielsweise vom CEO) und Nachrichten von der IT-Abteilung zu Wartungsarbeiten am Server sollten nicht in einem Ordner abgelegt werden. Für Nachrichten an eine Kontaktgruppe, die nur gelegentlich interessante Inhalte aufweisen, sollte ungeachtet der Häufigkeit eine Regel und ein Ordner erstellt werden.

Wie stelle ich Regeln für RSS-Feeds auf?

Wenn Sie mehrere RSS-Feeds abonniert haben, behandeln Sie sie wie eine weitere Verteilerliste. Verschieben Sie interessante RSS-Elemente (basierend auf Schlüsselwörtern) in den Posteingang und lassen Sie alle anderen automatisch in RSS-Ordnern ablegen.

Wie gehe ich vor, wenn es Aufbewahrungsrichtlinien oder ein Exchange Server-Onlinearchiv gibt?

Verwenden Sie die Lösung Ihres Unternehmens anstelle der AutoArchivierung, und halten Sie sich wie immer an die Richtlinie des Unternehmens. Wenn die Unternehmensrichtlinie vorschreibt, dass Sie für jeden Elementtyp mehrere Ordner verwenden müssen, befolgen Sie diese Richtlinie.

Wie wird die Regel für "automatische Antworten" eingerichtet?

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel.

  4. Wählen Sie im Regelassistenten unter Mit einer Vorlage oder einer leeren Regel beginnen den Eintrag Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus, und klicken Sie auf Weiter.

  5. Aktivieren Sie unter Schritt 1 das Kontrollkästchen die das Formular Formularname verwendet. (Möglicherweise müssen Sie in der Liste einen Bildlauf nach unten durchführen, um diese Option zu finden.)

  6. Klicken Sie unter Schritt 2 auf Formularname, und wählen Sie dann Besprechungseinladung annehmen und Besprechungszusage mit Vorbehalt aus. Nachdem Sie die beiden Formulare hinzugefügt haben, klicken Sie auf Schließen und dann im Hauptfenster des Regel-Assistenten auf Weiter. Sie müssen beim Hinzufügen der Formulare in der Liste ganz oben im Dialogfeld unbedingt Anwendungsformulare auswählen, sonst werden die Formulare Besprechungseinladung annehmen und "Besprechungszusage mit Vorbehalt" nicht angezeigt.

Dialogfeld 'Formular wählen'

  1. Wählen Sie die folgende Ausnahme aus: außer mit bestimmten Wörtern im Text.

  2. Klicken Sie unter Schritt 2 auf bestimmte Wörter, geben Sie ein Leerzeichen ein, und klicken Sie dann auf Hinzufügen und anschließend auf OK.

  3. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Wie wird die Regel für "An: mich" eingerichtet?

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel.

  4. Wählen Sie im Regelassistenten unter Mit einer Vorlage oder einer leeren Regel beginnen den Eintrag Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus, und klicken Sie auf Weiter.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen die meinen Namen im Feld "An" oder "Cc" enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen keine weiteren Regeln anwenden (möglicherweise müssen Sie einen Bildlauf nach unten durchführen, um diese Option zu finden), und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Wie wird die Regel "Besprechungseinladungen, die an den Posteingang gesendet wurden" eingerichtet?

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf "Neue Regel".

  4. Wählen Sie im Regelassistenten unter Mit einer Vorlage oder einer leeren Regel beginnen den Eintrag Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus, und klicken Sie auf Weiter.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen die eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung ist (möglicherweise müssen Sie einen Bildlauf nach unten durchführen, um diese Option zu finden), und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Aktion keine weiteren Regeln anwenden (möglicherweise müssen Sie einen Bildlauf nach unten durchführen, um diese Option zu finden), und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Wie wird die Regel für "Übermitteln von Elementen verzögern" eingerichtet?

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel.

  4. Wählen Sie im Regelassistenten unter Mit einer Vorlage oder einer leeren Regel beginnen den Eintrag Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden aus, und klicken Sie auf Weiter.

  5. Klicken Sie erneut auf Weiter. Damit wird die Regel auf jede von Ihnen gesendete Nachricht angewendet.

  6. Aktivieren Sie diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln.

  7. Klicken Sie unter Schritt 2 auf eine Anzahl von, und klicken Sie dann im Dialogfeld Verzögerte Übermittlung auf OK. (Im Feld Minuten wird der Standardwert 1 angezeigt.)

  8. Klicken Sie auf Weiter.

  9. Wählen Sie die folgende Ausnahme aus: außer wenn mit Wichtigkeit markiert.

  10. Klicken Sie unter Schritt 2 auf Wichtigkeit, und wählen Sie dann Hoch aus.

  11. Klicken Sie auf Weiter, und nennen Sie diese Regel Gesendete Elemente.

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Hinweis : Dies ist eine clientseitige Regel, was bedeutet, dass sie nur funktioniert, wenn Outlook 2010 ausgeführt wird.

Wie wird die Regel für "Verteilerlisten" eingerichtet?

Erstellen Sie für jede Verteilerliste oder Kontaktgruppe, in der Sie Mitglied sind und von der Sie nicht jede Nachricht lesen müssen, eine Regel.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln auf Neue Regel.

  4. Wählen Sie im Regel-Assistenten unter Den Überblick behalten den Eintrag Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben aus, und klicken Sie auf Weiter.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt.

  6. Klicken Sie unter Schritt 2 auf einer Person/öffentlichen Gruppe, fügen Sie die Kontaktgruppe hinzu, und klicken Sie auf "Weiter".

  7. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen in diesen Ordner Zielordner verschieben und keine weiteren Regeln anwenden. (Möglicherweise müssen Sie in der Liste einen Bildlauf nach unten durchführen, um diese Optionen zu finden.)

  8. Klicken Sie unter Schritt 2 auf Zielordner, wählen Sie den geeigneten Verteilerlistenordner aus, und klicken Sie auf Weiter.

  9. Aktivieren Sie die folgenden Ausnahmen: außer wenn mein Name im Feld "An" oder "Cc" steht und außer mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text.

  10. Klicken Sie unter Schritt 2 auf bestimmte Wörter, und geben Sie alle Schlüsselwörter ein, die enthalten sein müssen, damit Sie die Nachricht lesen. Wenn Sie bei einer Verteilerliste für allgemeine Probleme für einige spezielle Probleme zuständig sind, geben Sie Schlüsselwörter für diese Probleme ein. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

  11. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Tipp : Wenn Ihnen kein Grund einfällt, warum Nachrichten, die an diese Kontaktgruppe gesendet werden, auch in Ihrem Posteingang landen sollten, empfiehlt es sich, darum zu bitten, aus der Kontaktgruppe entfernt zu werden.

Hinweis : Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 10 für jeden Satz Verteilerlisten (eine Regel pro Ordner).

Warum ist die Verwendung sind Regeln sinnvoll?

Im Lauf der Zeit erhalten Sie wahrscheinlich immer mehr Nachrichten. Sie können nicht jede Nachricht lesen, die Sie erhalten und sollten das auch gar nicht erst versuchen. Lesen Sie stattdessen nur die Nachrichten, die für Sie wichtig sind. Regeln helfen Ihnen dabei, wichtige Nachrichten herauszufiltern und Ablenkungen möglichst gering zu halten.

Tipp : Dass eine Nachricht an Sie (oder an eine Verteilerliste, die Sie abonniert haben) gesendet wurde, heißt nicht zwangsläufig, dass Sie die Nachricht lesen müssen, und ebenso wenig wird eine Antwort von Ihnen erwartet.

Welche Daten werden mit Kennzeichen festgelegt?

QuickStep

Zweck

Verwendung

Heute

Heute

Heute

Morgen

Morgen

Morgen

Diese Woche

Zwei Tage ab heute oder am letzten Arbeitstag der Arbeitswoche, je nachdem, was zuerst eintritt. (Mit den Standardeinstellungen ist dies bei Montag am Mittwoch und bei Dienstag am Donnerstag.)

Am letzten Arbeitstag der Arbeitswoche

Nächste Woche

Am ersten Arbeitstag der nächsten Arbeitswoche

Am letzten Arbeitstag der nächsten Arbeitswoche

Wie sollte ich mit den Aufgaben und gekennzeichneten E-Mails in meiner Aufgabeleiste umgehen, die schon Jahre alt sind?

Wenn Sie Aufgaben oder Kennzeichen nicht aktiv für irgendeinen Zweck nutzen, markieren Sie alle Elemente, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie dann "Löschen" aus. Mit dieser Aktion werden alte Aufgaben gelöscht und wird das Kennzeichen von gekennzeichneten E-Mails und Kontakten entfernt, ohne die Elemente zu löschen.

Wie verfahre ich mit nicht genutzten Kategorien?

Löschen Sie alle Kategorien, die Sie nicht verwenden möchten. Derselbe Kategoriensatz bezieht sich jeweils auf alle Elemente, wenn Sie also eine Kategorie für Kontakte verwenden, behalten Sie sie.

Was ist die beste Methode zur Auswahl von Farben?

Wählen Sie beim Erstellen von Farbkategorie die Farben mit Bedacht aus. Wählen Sie beispielsweise nicht dieselbe Farbe für @Telefon wie für @E-Mail aus, wählen Sie jedoch ähnliche Farben (beispielsweise Grünschattierungen) für alle 1:1-Kategorien aus. Im Laufe der Zeit sind Sie dann in der Lage, mit einem Blick in die Aufgabeliste allein an der Farbe zu erkennen, ob die Aufgabe aktuell abgearbeitet werden kann. Wenn @Zuhause beispielsweise lila ist und Sie sich im Büro befinden, können Sie keine lila gekennzeichneten Aufgaben erledigen.

Warum sollte ich Zeit für mich selbst reservieren?

Wenn Sie in Ihrem Kalender Zeit für sich selbst reservieren, werden Ihre "Frei-/Gebucht"-Informationen aktualisiert, und damit sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass andere Personen Sie für diese Zeit einplanen. Wenn Ihr Terminkalender sehr voll ist, ist dies möglicherweise der einzige Weg, um Zeit für die Erledigung bestimmter Arbeiten zu finden.

Es hilft Ihnen auch dabei, eine gewisse Verbindlichkeit zu schaffen – wenn Sie den Zeitraum in Ihrem Kalender reservieren, sollten Sie sich auch verpflichtet sehen, die Arbeit zu diesem Zeitpunkt zu erledigen. Wenn eine andere Person Sie in dieser Zeit einplant, reservieren Sie Ihre Zeit erneut. Betrügen Sie sich nicht selbst!

Wie gehe ich mit den 10.000 Nachrichten in meinem Posteingang um?

Wenn Ihr Posteingang mehr als 20 Elemente enthält, verarbeiten Sie die Nachrichten der letzten Woche, markieren Sie dann die verbleibenden Nachrichten, und verschieben Sie sie in den Ordner 1-Referenz. Ja, das können Sie tun, und Sie werden sich großartig dabei fühlen.

Warum erhalte ich so viele Nachrichten?

Wenn Sie von der Nachrichtenflut überwältigt werden, erhalten Sie wahrscheinlich mehr Nachrichten, als Sie jemals bewältigen können, und Sie müssen ggf. aggressivere Regeln aufstellen. Versuchen Sie zu analysieren, von wo die Nachrichten kommen, indem Sie sie nach dem Feld Von anordnen und dann alle Kopfzeilen reduzieren. Lesen Sie Kontaktgruppennachrichten, die Sie nicht lesen müssen? Wenn ja, erstellen Sie eine Regel. Wenn Sie die Ansicht ändern, vergessen Sie nicht, die Änderung rückgängig zu machen!

Ich habe 10 Minuten: Welche Nachrichten im Posteingang sollte ich zuerst lesen?

Wenn Sie nur wenig Zeit haben, beispielsweise zwischen zwei Besprechungen, können Sie alle blau formatierten Nachrichten lesen, das heißt die Nachrichten, die direkt an Sie gesendet wurden. Dies sind häufig Nachrichten, bei denen auf eine Reaktion von Ihnen gewartet wird und die am wichtigsten sind.

Wie häufig sollte ich meine Nachrichten lesen?

Für viele von uns ist das Lesen von Nachrichten schon fast zur Sucht geworden. Verbringen Sie morgens 20 Minuten mit dem Durchgehen Ihrer Nachrichten, und konzentrieren Sie sich dann auf die tägliche Überprüfung Ihrer Aufgabenliste. Gehen Sie dann Ihrer täglichen Arbeit nach! Wenn Sie die Zeit, die Sie mit dem Lesen von Nachrichten verbringen auf einmal am Morgen und einmal am Ende des Tages beschränken, kann dies Ihre Produktivität erheblich steigern. Probieren Sie es mal eine Woche lang aus, dann sehen Sie selbst.

Wie kann ich komplizierte Aufgaben verwalten?

Office 2010-Logo  Einige Aufgaben erfordern eine längere Planung. Verwenden Sie für solche Aufgaben OneNote. Wenn Sie beispielsweise ein aus mehreren Schritten und geschachtelten Aufgaben bestehendes Projekt planen, ist OneNote das besser geeignete Tool.

Wenn Sie nur dafür sorgen wollen, dass Sie einige zugehörige Aufgaben nicht vergessen, führen Sie die im Text der Aufgabe auf. Wenn es zugehörige Nachrichten gibt, ziehen Sie diese in die Aufgabe.

Sollte ich private und geschäftliche Aufgaben zusammen verwalten?

Verwalten Sie private und geschäftliche Aufgaben wenn möglich zusammen. Wenn Sie nur eine Liste pflegen, verringert sich die Anzahl der Orte, an denen Sie nachschauen müssen, was als Nächstes getan werden muss. Auch wenn Sie bereits nur mit einer Liste arbeiten, verwenden Sie Kategorien, um die privaten von den geschäftlichen Aufgaben zu trennen und die Liste effektiv zu verwalten. Ihre privaten Aufgaben werden auf dem Exchange Server des Unternehmens gespeichert und können von der IT-Abteilung eingesehen werden, also setzen Sie nur geeignete private Aufgaben auf die Liste.

Was ist falsch daran, Aufgaben im Kopf zu behalten?

Aufgaben im Kopf zu behalten funktioniert nicht. Es ist befreiend, sich auf Outlook 2010 zu verlassen, anstatt Ihr überfordertes Hirn auch noch mit dem Nachverfolgen von Aufgaben zu belasten. So können Sie aufhören, Energie darauf zu verschwenden, sich selbst ständig an die Erledigung von Aufgaben zu erinnern ("Okay, nicht vergessen, Johann die Nachricht zu den Vorlagen zu schicken, Johann die Nachricht zu den Vorlagen schicken ...") und sich auf die anstehende Aktivität konzentrieren.

Warum sollte ich meine Aufgaben in Outlook 2010 verwalten?

Warum eine Aufgabenliste in Outlook 2010 besser funktioniert als eine Papierliste:

  • Papierlisten können nicht automatisch auf dem neuesten Stand gehalten werden.

  • Papierlisten können nicht einfach neu angeordnet werden.

  • Mit Outlook Web App können Sie Ihre Aufgabenliste von überall aus anzeigen.

  • Office 2010-Logo  Outlook 2010 arbeitet mit OneNote 2010, mit Microsoft SharePoint Server und mit Ihrem mobilen Gerät/Mobiltelefon zusammen.

  • Papierlisten gehen schnell verloren.

Für Fortgeschritten: Wie erstelle ich einen Suchordner für E-Mail-Nachrichten?

Sie können im Handumdrehen auf eine Reihe von Nachrichten zu einem bestimmten Thema für eine Besprechung zugreifen. Erstellen Sie eine Kategorie für die Besprechung, und erstellen Sie dann einen Suchordner mit den folgenden Kriterien: "Kategorie <Name>", "nicht erledigt" und "aus einem bestimmten Zeitraum". Wenn Sie Nachrichten zu diesem Thema erhalten, kennzeichnen Sie sie mit dieser Kategorie. Bei der Besprechung kennzeichnen Sie die Nachrichten als "erledigt", die besprochen wurden.

Seitenanfang

Referenzmaterial

Es gibt zahlreiche hervorragende Bücher und Konzepte zum Thema Zeitverwaltung aus den folgenden Quellen:

Bücher und weitere Ressourcen

Weitere Onlineressourcen

Seitenanfang

Informationen zur Autorin

Melissa MacBeth ist leitende Programm-Managerin in der Office-Produktgruppe bei Microsoft. Sie hat bei mehreren Funktionen für die Zeitverwaltung in Outlook mitgearbeitet, wie der Aufgabenleiste, Kennzeichen, Kennzeichnen beim Senden und der täglichen Aufgabenliste. Sie lebt in Seattle und ist eine begeisterte Hobbygärtnerin.

Seitenanfang

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×