Bewährte Methoden für Organisatoren und Referenten

Damit eine Onlinebesprechung möglichst erfolgreich verläuft, sollten Sie den Vorschlägen folgen, die Sie in diesem Thema finden.

Was möchten Sie tun?

Planen der Besprechung

Vorbereiten für die Besprechung

Führen der Besprechung

Planen der Besprechung

Für das Planen einer Besprechung haben sich die folgenden Vorschläge als nützlich erwiesen:

  • Überprüfen Sie die Besprechungsoptionen, bevor Sie die Einladung absenden, insbesondere dann, wenn Sie Folgendes beabsichtigen:

    • Vorführen einer Präsentation vor einer Gruppe von mehr als 40 Personen

    • Einladen von Personen, die kein Konto in Ihrem Netzwerk haben

    • Besprechen von vertraulichen Informationen

    • Verhindern, dass andere Personen Ihre Handzettel vor der Besprechung anzeigen oder bearbeiten können

      Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter Festlegen von Optionen für Onlinebesprechungen und Telefonkonferenzen.

  • Wenn Sie Personen aus Ihrer Organisation einladen, die Microsoft Lync Online nicht installiert haben, oder wenn Sie Personen einladen, die nicht zu Ihrer Organisation gehören, überprüfen Sie die Features und Installationsanforderungen von anderen unterstützten Clients. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter Teilnahme von einem Computer, auf dem Lync 2010 nicht installiert ist.

WICHTIG   Die Lync-Besprechungsumgebung unterstützt die produktive Zusammenarbeit von Personen an unterschiedlichen Standorten. Mit wachsendem Umfang der Liste Ihrer eingeladenen Teilnehmer wird jedoch die Aufgabe komplexer, Interaktivitätsfunktionen in Onlinebesprechungen zu integrieren. Zur Durchführung von Onlinebesprechungen mit mehr als 1000 Teilnehmern ist Microsoft eine Partnerschaft mit einer Reihe von Dienstanbietern eingegangen, die auf diese Art von Besprechungen spezialisiert sind. Ausführliche Informationen hierzu samt Kontaktdaten für jeden dieser Partner finden Sie auf der Website Microsoft Pinpoint. Suchen Sie dort nach „Event Services“.

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Vorbereiten für die Besprechung

Beim Planen der Besprechung sollten Sie folgende Vorschläge berücksichtigen:

  • Hält jemand eine formelle Präsentation, sollten Sie einen zweiten Referenten hinzuziehen, der während der Besprechung Fragen verwaltet.

  • Versuchen Sie, Ihr Material mit unterschiedlichen Formaten zu präsentieren. Eine Mischung aus PowerPoint-Präsentationen, Anwendungsfreigabe, interaktiven Umfragen und Whiteboardübungen bewirkt, dass die Teilnehmer konzentriert bleiben.

  • Überlegen Sie das Einfügen eines Webcamvideos, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhöhen.

  • Wird für die Besprechung eine Telefonkonferenz verwendet, müssen die Referenten mit den Tastaturbefehlen vertraut sein, mit denen Telefonanrufer stummgeschaltet werden können.

  • Planen Sie so, dass Sie beim Präsentieren ein Headset verwenden, denn damit ist die Audioqualität grundsätzlich besser als mit einer Freisprechvorrichtung oder einem Mobiltelefon.

  • Damit das beste Audioergebnis erzielt wird, sollten Sie sich vergewissern, dass das von Ihnen verwendete Gerät für Lync Online optimiert ist. Eine Liste der optimierten Geräte finden Sie unter Telefone und Geräte für Microsoft Lync 2010.

  • Bereiten Sie für den Beginn der Besprechung eine Orientierungsfolie vor, auf der den Teilnehmern erläutert wird, wie sie Fragen stellen und ihre Audiogeräte verwalten können.

Unmittelbar vor Beginn der Besprechung:

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Führen der Besprechung

Gehen Sie während der Besprechung wie folgt vor:

  • Stellen Sie sich selbst, Ihr Thema und den generellen Ablauf der Besprechung kurz vor, damit die Teilnehmer wissen, was sie zu erwarten haben und wie sie den Referenten ansprechen können.

  • Zum Verwalten oder Ansprechen von einzelnen Besprechungsteilnehmern klicken Sie mit der rechten Maustaste auf deren Namen, und wählen Sie dann den gewünschten Befehl aus.

  • Zur Erzielung einer optimalen Computeraudioqualität bitten Sie die Teilnehmer, ihre Leitungen stummgeschaltet zu lassen, wenn sie nicht sprechen. Sie oder andere Referenten können auch einzelne Teilnehmer stummschalten.

  • Überwachen Sie die Teilnehmerliste hinsichtlich folgender Punkte:

    • Audiogeräte, die Störungen verursachen

    • Teilnehmer, die Audio- oder Videoprobleme oder Probleme mit dem Freigeben von Verbindungen haben

Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter Leiten einer Besprechung als Referent.

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