Bewährte Methoden beim Arbeiten mit dem Outlook-Kalender

Bewährte Methoden beim Arbeiten mit dem Outlook-Kalender

Der Outlook-Kalender kann vollständig in E-Mail, Kontakte und andere Features integriert werden. Dadurch wird der Kalender zu einem der am häufigsten verwendeten Features von Outlook. In diesem Artikel werden die verschiedenen Kalenderfunktionen und ihre Verwendung beschrieben. Außerdem werden am Kalender vorgenommene Verbesserungen vorgestellt, mit denen die Benutzererfahrung vereinheitlicht werden soll.

Hinweis :  Viele Kalendererweiterungen wurden zu Outlook 2007-Service Packs hinzugefügt. Aus diesem Grund lautet unsere erste Empfehlung: Stellen Sie sicher, dass Sie Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) oder höher verwenden. Bei den nachstehenden Abschnitten wird vorausgesetzt, dass Sie Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 oder Outlook 2016 verwenden.

Weiterleiten von Besprechungsanfragen

Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, ist es ratsam, Besprechungsanfragen nicht weiterzuleiten. Dies kann nämlich dazu führen, dass Besprechungen verloren gehen oder falsch zugeordnet werden. Bitten Sie den Besprechungsorganisator stattdessen, den Teilnehmer der ursprünglichen Besprechungsanfrage hinzuzufügen.

Wenn Sie Outlook 2010 oder höher verwenden und ein Besprechungsteilnehmer sind, können Sie eine Besprechung an eine andere Person weiterleiten, die Outlook 2010 oder höher mit der Funktion "Benachrichtigung über Besprechungsweiterleitung" verwendet. Wenn Sie Outlook 2010 oder höher verwenden, um eine Besprechung an eine Person weiterzuleiten, die ursprünglich nicht zur Besprechung eingeladen wurde, sendet Outlook eine Benachrichtigung über die Besprechungsweiterleitung an den Besprechungsorganisator. Wenn der Organisator die Besprechungsbenachrichtigung erhält, wird der neue Teilnehmer zur Besprechung des Organisators hinzugefügt. Wenn bestehende Teilnehmer wissen müssen, dass der Besprechung ein weiterer Teilnehmer hinzugefügt wurde, muss der Organisator die Besprechung öffnen und eine Besprechungsaktualisierung an alle Teilnehmer senden.

Hinweis : Wenn Sie möchten, dass eine andere Person über eine Besprechung informiert ist, sie diese Person aber nicht einladen möchten, ziehen Sie die Besprechungsanfrage einfach aus Ihrem Kalender auf das Symbol E-Mail links unten. Dann wird eine E-Mail mit Informationen zur Besprechung geöffnet, die Sie versenden können. Beachten Sie, dass durch diese E-Mail der Besprechung keine Empfänger hinzugefügt werden und die E-Mail nur Besprechungsinformationen wie Datum, Uhrzeit, Betreff und Tagesordnung enthält.

Für Microsoft Exchange-Benutzer

In Microsoft Exchange Server 2007 wurden Benachrichtigungen über Besprechungsweiterleitungen als Bestandteil der Kalenderautomatik eingeführt. Wenn Sie Outlook verwenden, um eine Verbindung mit einem Postfach einer Exchange Server-Organisation herzustellen, kann das Verhalten von Benachrichtigungen über Besprechungsweiterleitungen den ggf. vom Exchange-Administrator konfigurierten Exchange-Einstellungen unterliegen. Der Exchange-Administrator kann z. B. verhindern, dass Benachrichtigungen über Besprechungsweiterleitungen an Remotedomänen gesendet werden.

Im Allgemeinen sollten daher von Teilnehmern keine Besprechungen weitergeleitet werden, wenn sie sich nicht in derselben Exchange-Organisation wie der Organisator befinden, es sei denn, folgende Bedingungen treffen zu:

  • Der Teilnehmer verwendet Microsoft Outlook 2010 oder höher.

  • Der Exchange-Administrator des Teilnehmers erlaubt das Senden von Benachrichtigungen über Besprechungsweiterleitung an Remotedomänen.

  • Der Organisator verwendet einen Microsoft Outlook-Client.

Wenn ein Teilnehmer ein anderes E-Mail-System als Exchange verwendet, sollten Besprechungen nur weitergeleitet werden, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

  • Der Teilnehmer verwendet Microsoft Outlook 2010 oder höher.

  • Der Organisator verwendet einen Microsoft Outlook-Client.

Wenn der Organisator aus irgendeinem Grund die Benachrichtigung über die Besprechungsweiterleitung nicht erhält, werden die Teilnehmer der Besprechung des Organisators nicht hinzugefügt. Wenn der Organisator die Besprechung anschließend ändert und eine Aktualisierung versendet, wird die Aktualisierung nur an die ursprünglich eingeladenen Personen gesendet. Die Teilnehmer, die zuvor die weitergeleitete Kopie der Besprechung empfangen haben, erhalten die Aktualisierung nicht.

Wenn die obigen Einschränkungen Sie daran hindern, Besprechungseinladungen erfolgreich und einheitlich weiterzuleiten, sollten Sie am besten einfach den Besprechungsorganisator bitten, die gewünschten Teilnehmer hinzuzufügen. Wenn Sie nicht sicher sind, dass sowohl Ihre Umgebung als auch die Umgebungen der gewünschten Teilnehmer die obigen Bedingungen erfüllen, müssen Sie unbedingt den Besprechungsorganisator bitten, die gewünschten Teilnehmer hinzuzufügen.

Hinweis :  Outlook-Stellvertretungen empfangen keine Benachrichtigungen über Besprechungsweiterleitung.

Verarbeiten aller Besprechungsanfragen und -absagen

Es ist zwar möglich, eine Besprechungsanfrage direkt im Posteingang zu löschen, Sie sollten jedoch die Besprechungsanfrage ordnungsgemäß verarbeiten, indem Sie die Anfrage entweder annehmen oder ablehnen. Verwenden Sie immer den Befehl "Aus Kalender entfernen", um Besprechungsabsagen in Ihrem Posteingang zu verarbeiten. Vermeiden Sie die Verarbeitung von Besprechungen direkt im Kalendermodul.

Arbeiten mit Besprechungsserien

Festlegen des Enddatums und Einschränken der Anzahl von Terminen

In Outlook ist es ganz einfach, eine regelmäßig stattfindende Besprechung zu planen. Es wird empfohlen, immer ein Enddatum festzulegen und die Besprechungsserie auf eine bestimmte Anzahl von Terminen zu begrenzen. Besprechungsserien müssen meistens irgendwann geändert werden. Beispielsweise werden Teilnehmer einem einzigen Termin der Serie hinzugefügt oder daraus entfernt, oder Besprechungsort oder Uhrzeit ändern sich aufgrund von Urlaubstagen oder unvorhergesehenen Umständen. In Outlook wird jede dieser spezifischen Änderungen als Besprechungsausnahme gespeichert. Besprechungen mit einer sehr großen Anzahl von Ausnahmen führen zu einer Besprechungsserie, die schwer zu verwalten ist. Außerdem kann es dadurch zu unerwartetem Verhalten kommen. Sie können immer eine neue Besprechungsserie erstellen, wenn die aktuelle Serie endet. Berücksichtigen Sie die Häufigkeit, wenn Sie über die Anzahl der Termine nachdenken. Im Zeitraum eines Jahres entstehen bei einer zweimal pro Woche stattfindenden Besprechung etwa 90 Termine mehr als bei einer monatlichen Besprechung im selben Zeitraum.

Beenden einer Besprechungsserie vor dem ursprünglichen Enddatum

Es ist zwar möglich, eine Besprechungsserie abzusagen, besser ist es aber, das Enddatum für die Serie zu ändern. Auf diese Weise behalten Sie und die Teilnehmer eine Übersicht über die bereits stattgefundenen Besprechungen. Wenn Sie die Besprechungsserie insgesamt absagen, geht dieser Verlauf verloren. Am besten legen Sie ein neues Enddatum fest und senden die Aktualisierung anschließend an alle Teilnehmer. So wird die Besprechungsserie früher beendet, und Sie behalten trotzdem eine Übersicht über die bereits stattgefundenen Besprechungen.

Hinweis :  Wenn Sie die Besprechungsserie früher beenden, gehen die der Besprechungsserie zugeordneten Ausnahmen verloren. Weitere Informationen zu Ausnahmen finden Sie oben im Abschnitt "Festlegen des Enddatums und Einschränken der Anzahl von Terminen".

Weitere Informationen zum Absagen aller zukünftigen Besprechungen in einer Besprechungsserie finden Sie unter Absagen aller zukünftigen Besprechungen in einer Besprechungsserie.

Ändern des Organisators

Outlook bietet keine Möglichkeit, einen Besprechungsorganisator zu ändern. Wenn Sie den Besprechungsorganisator einer Besprechungsserie ändern möchten, müssen Sie die Besprechungsserie beenden. Legen Sie zu diesem Zweck ein neues Enddatum fest, und senden Sie die Aktualisierung an alle Teilnehmer. Wenn Sie diesen Schritt ausgeführt haben, kann der neue Organisator eine neue Besprechungsserie erstellen.

Weitere Informationen zum Festlegen eines früheren Enddatums finden Sie unter Absagen einer Besprechung.

Vermeiden der Verwendung einer Besprechungsserie zum Freigeben von Anlagen

Anlagen tragen zur Komplexität von Ausnahmen bei Besprechungsserien bei. Jede Ausnahme enthält eine eigene Kopie der Anlagen. Wenn Besprechungsserien Ausnahmen hinzugefügt werden, werden neue Kopien der Anlagen erstellt. Wenn Sie Änderungen an einer Gruppe von Anlagen vornehmen, werden diese Änderungen nicht an die anderen Ausnahmen weitergegeben. Wenn alle Teilnehmer über die aktuelle Kopie der Änderungen für eine Besprechung verfügen müssen, geben Sie die Dokumente über einen Freigabedienst wie etwa OneDrive frei. Unternehmensbenutzer können SharePoint oder einen anderen Server für die Dateifreigabe im Netzwerk verwenden.

Vermeiden des Kopierens von Besprechungen

In Outlook werden Verknüpfungen zwischen einer kopierten Besprechung und der ursprünglichen Besprechung standardmäßig entfernt. Dadurch können Inkonsistenzen vermieden werden. In neueren Versionen von Outlook wird dem Betreff die Textzeichenfolge "Kopie:" hinzugefügt. Dadurch können Kopien von Besprechungen einfach identifiziert werden.

Aktionen, die sich auf kopierte Besprechungen beziehen, führen zu unerwarteten Ergebnissen. Daher raten wir davon ab, Besprechungen zu kopieren. Dies gilt sowohl für Besprechungen, die aus dem Kalender eines anderen Benutzers kopiert werden, als auch für Besprechungen, die aus einem anderen Ihrer Kalenderordner kopiert werden.

Weitere Informationen zum Verschieben der von Ihnen organisierten Besprechungen in einen anderen Kalenderordner finden Sie unter:

Verschieben von Outlook-Besprechungen, ohne dass die Option "Aktualisierung senden" verloren geht

Verwalten der mit Ihrem Kalender verbundenen Geräte

Vergewissern Sie sich, dass auf den Geräten, die mit Ihrem Kalender verbunden sind, alle aktuellen Updates installiert sind. Einige Geräte verwenden Exchange ActiveSync, um den Kalender und andere Ordner zu synchronisieren. Zu diesen zählen Windows Phone-, Windows RT-, Apple iOS- und Android-Geräte. Auch BlackBerry-Geräte von Research In Motion (RIM) und andere Geräte können mit dem Kalender synchronisiert werden.

Weitere Informationen zu einigen bekannten Problemen finden Sie unter Aktuelle Probleme mit Microsoft Exchange ActiveSync und Geräten von Drittanbietern.

Hinweis :  In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Elemente von mehreren Outlook-Clients und mehreren Geräten gleichzeitig geändert werden, was zu Konflikten führen kann. Um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, sollten Sie das gleiche Element nicht innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums auf zwei oder mehr Clients oder Geräten verarbeiten.

Verwalten von Add-Ins, die in Outlook integriert sind

Die meisten, aber nicht alle Outlook-Add-Ins greifen auf Outlook-Daten zu. Es kann vorkommen, dass ein Add-In ein Outlook-Element ändert, das Sie gerade bearbeiten, egal, ob in Outlook oder auf einem anderen Gerät. Dies kann zu Konflikten führen. Um die Wahrscheinlichkeit auf ein Mindestmaß zu beschränken, stellen Sie sicher, dass für alle Add-Ins oder Programme, die in Outlook integriert sind, stets die aktuellen Updates installiert sind. Deinstallieren oder deaktivieren Sie alle Programme und Add-Ins, die Sie nicht verwenden oder die nicht in Outlook integriert sein müssen.

Hinweis :  In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Elemente von mehreren Outlook-Clients und mehreren Geräten gleichzeitig geändert werden, was zu Konflikten führen kann. Um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, sollten Sie das gleiche Element nicht innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums auf zwei oder mehr Clients oder Geräten verarbeiten.

Zusätzliche Empfehlungen für Microsoft Exchange-Benutzer

Arbeiten in einem Manager-/Stellvertreter-Szenario

Wenn Ihre Organisation es zulässt, konfigurieren Sie Outlook so, dass die Verbindung mit Ihrem Exchange-Postfach mithilfe des Exchange-Cache-Modus hergestellt wird. So kann die beste Leistung erzielt werden.

Neuere Versionen von Microsoft Outlook, Microsoft Entourage und Microsoft Outlook für Mac enthalten viele Erweiterungen für das Stellvertretungsfeature. Weitere Informationen zu diesen Versionen finden Sie unter:

Outlook-Stellvertretungsfeature in Umgebungen mit Microsoft Outlook und Entourage

Einschränken der Anzahl von Stellvertretungen

Outlook schränkt die Anzahl von Stellvertretungen, die Sie hinzuzufügen können, nicht ein. Es empfiehlt sich jedoch, die Berechtigung Bearbeiter nur einer Stellvertretung zu erteilen. So können Sie nachverfolgen, wann und wie eine Besprechung verarbeitet wurde. Angesichts der Tatsache, dass eine Stellvertretung mehrere Geräte für den Zugriff auf Ihre Daten verwenden kann, wird es bei mehreren Stellvertretungen mit der Berechtigung Bearbeiter sehr schwierig festzustellen, warum Besprechungen fehlen oder nicht aktuell sind.

Auch wenn Sie nur einem Delegierten Editor-Berechtigungen erteilen, sollten Sie nicht viele Stellvertretungen mit den Berechtigungen Prüfer oder Mitwirkender hinzufügen. Der Grund dafür ist, dass das Hinzufügen einer großen Anzahl von Stellvertretungen zur Auslastung anderer Ressourcen führen kann. So kann beispielsweise die maximale Größe für Regeldaten erreicht werden. Beim Hinzufügen einer Stellvertretung werden verschiedene Änderungen ausgeführt:

  • Outlook wendet die Berechtigungen auf die relevanten Ordner an.

  • Das Directory-Attribut PublicDelegates wird aktualisiert, um der Stellvertretung die Berechtigung "Senden im Auftrag von" hinzuzufügen.

  • Outlook fügt die Stellvertretung einer Weiterleitungsregel für das Postfach des Managers hinzu. Dadurch werden Besprechungsanfragen an die Stellvertretung weitergeleitet.

  • Outlook speichert weitere Informationen zur Stellvertretung im Postfach des Managers.

Jeder dieser Komponentenbereiche weist möglicherweise unterschiedliche Beschränkungen auf. Wenn diese Beschränkungen erreicht werden, kann sich dies auf Leistung und Stabilität auswirken.

Hinweise : 

  • Während der Entwicklung des Produkts und beim Testen hat Microsoft maximal vier (4) Stellvertretungen verwendet. Außerdem arbeiteten die Stellvertretungen nur mit Outlook. In die Tests wurde keine Geräte einbezogen.

  • Wenn die Stellvertretung mit der Berechtigung Bearbeiter vorübergehend oder dauerhaft ausgetauscht werden muss, ändern Sie die Berechtigung von Bearbeiter in Prüfer oder Keine Angabe. Erteilen Sie anschließend der neuen Stellvertretung die Berechtigung Bearbeiter.

Siehe auch

Informationen zum Office-Tool für die Konfigurationsanalyse

Informationen zum Outlook-Tool für die Kalenderüberprüfung (CalCheck)

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
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