Bestimmen des richtigen Grenzwerts für Projektkosten- und Zeitplanabweichungen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Von Bonnie Biafore

Wenn Sie rechtzeitig feststellen, dass Ihr Projektzeitplan ins Rutschen gerät oder die Kosten das Budget übersteigen, können Sie korrigierende Maßnahmen ergreifen, um Ihr Projekt wieder in die Spur zu bringen.    Viele Ihrer Zielvorgaben lassen sich auf zwei Aspekte reduzieren: Wie lange dauert es, und wie viel kostet es. Daher behalten Projektmanager normalerweise genau im Blick, wie sich die Ist-Kosten und der Ist-Status des Projekts zum zugrunde liegenden Plan verhalten. Die Unterschiede zwischen Soll- und Istwerten werden als Abweichungen bezeichnet. Das Problem besteht darin, dass sich daraus nicht das ganze Bild ableiten lässt. Abweichungen, die für ein Projekt den Untergang darstellen, verursachen in sehr aufwändigen Projekten kaum ein Kräuseln an der Oberfläche.

Das Überwachen des Projektzustands durch Nachverfolgen von Abweichungen gestaltet sich viel einfacher, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Statt sich wegen kleinster Überschreitungen zu sorgen, sollten Sie bei der Projektplanung etwas Zeit für die Abwägung reservieren, wie viel Abweichung Ihr Projekt verkraften kann. Wenn Sie Schwellenwerte für Kosten- und Zeitplanabweichungen festlegen, können Sie bestimmen, wann Sie korrigierende Maßnahmen ergreifen müssen. Der Trick liegt in der Wahl der richtigen Schwellenwerte für Ihr Projekt, damit Sie sich nicht unnötig Sorgen machen oder zu spät eingreifen.

Was Abweichungen über die Projektleistung aussagen

Zu dem Zeitpunkt, da die Stakeholder einen Projektplan abzeichnen, verfügen Sie über ein vollständiges Bild der geschätzten Projektleistung. Beginnend mit Schätzungen für Arbeit, Dauer und Kosten einzelner Vorgänge bis zum Budget und dem Zeitplanvorschlag für das gesamte Projekt stellen die Basisplanwerte den Standard dar, mit dem die Istleistung verglichen wird. Sobald Sie allerdings mit der Umsetzung des Projektplans beginnen, werden Istwerte gemeldet, und die Realität erweist sich selten als deckungsgleich mit dem Basisplan, auf den sich alle geeinigt hatten. Abweichungen bei Kosten und Zeitplan helfen Ihnen, zu bestimmen, ob Vorgänge oder gar das gesamte Projekt höhere Kosten verursachen oder hinter dem Zeitplan liegen. Sie können diese Informationen verwenden, um zu bestimmen, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

Microsoft Office Project 2007 berechnet Abweichungen durch Subtraktion der Basisplanwerte von den aktuellen Schätzwerten in Ihrem Zeitplan. Nachdem Sie mit der Nachverfolgung von Istwerten begonnen haben, berechnet Office Project 2007 die aktuellen Schätzwerte (geplanten Werte) durch Addition der Istwerte für abgeschlossene Arbeit, zu den Basisplanwerten für die verbleibende Arbeit. Nehmen wir beispielsweise an, dass die Dauer laut Basisplan 20 Tage beträgt und Ihr Team 15 Tage gebraucht hat, um 50 Prozent der Arbeit abzuschließen. Die geplante Dauer beträgt nun 25 Tage: 15 Tage für die Ist-Dauer der abgeschlossenen 50 Prozent und 10 Tage für die verbleibenden 50 Prozent.

Wenn der Abweichungswert positiv ist, ist der geplante Wert größer als der Basisplanwert, und Ihr Projekt überschreitet entweder das Budget oder es liegt hinter dem Zeitplan. Negative Varianzen stellen eine Situation mit unterschrittenem Budget oder einem Vorsprung gegenüber dem Zeitplan dar. Es lässt sich das Fazit ziehen, dass Abweichungen von Null oder darunter (negative Werte) gut sind; Abweichungen über Null können Anlass zur Sorge sein.

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Nachverfolgen von Abweichungen mit Project 2007

Office Project 2007 besitzt Felder für häufig vorkommende Abweichungen:

  • Kosten    Diese Abweichung ist der Unterschied zwischen den geplanten und den ursprünglichen Basisplankosten. Es zeigt an, ob Sie das Budget über- oder unterschreiten.

  • Dauer    Dies ist der Unterschied zwischen der geplanten Dauer für einen Vorgang oder ein Projekt und der Basisplandauer. Es zeigt an, ob Vorgänge länger als geplant dauern, was sich umgekehrt auch auf den Projektzeitplan auswirkt.

  • Arbeit    Bestimmt die Lücke zwischen geplanten und Basisplan-Arbeitszeiten. Eine positive Arbeitsabweichung zeigt an, dass die Teammitglieder mehr Zeit brauchen, als Sie für den Abschluss der Arbeit geschätzt haben. Wenn die Arbeitsabweichung positiv ist, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass auch alle anderen Abweichungsfelder positiv sind.

  • Anfang    Dies ist der Zeitunterschied zwischen dem geplanten (oder tatsächlichen) Startdatum und dem Startdatum nach Basisplan. Wenn die Anfangsvarianz positiv ist, war das tatsächliche Startdatum verspätet, oder Vorgängeraufgaben führen zu einer Verzögerung des geplanten Startdatums.

  • Ende    Zeigt die Differenz im Enddatum des geplanten (oder tatsächlichen) und des Basisplanendes. Wenn die Abweichung des Endtermins positiv ist, ist das Abschlussdatum des Vorgangs verzögert.

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Bestimmen der Schwellenwerte für Projektabweichungen

Zwar verbirgt sich hinter positiven Abweichungen in Office Project 2007 nichts Positives, aber das muss nicht bedeuten, dass Sie sofort in Aktion treten müssen. Manche sind zu trivial, um Zeit darauf zu verwenden. Gefährlicher ist es, Zeit für die Korrektur kleinerer Abweichungen aufzuwenden und dabei potenziell bedrohliche Probleme zu übersehen. Anstatt der Erinnerung zu vertrauen, wann etwas wichtig ist oder Überschreitungen ein ernstes Problem darstellen, können Sie Schwellenwerte für Projektkosten und Zeitplanabweichungen als Erinnerungen festlegen. Dann können Sie schnell überprüfen, ob Abweichungen die zugewiesenen Schwellenwerte überschritten haben und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

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Dimensionieren von Abweichungsschwellenwerten

Wenn Ihr Hund 5 Pfund zulegt, hört sich das eigentlich nicht nach einem Problem an – es sei denn, er ist ein Chihuahua. In ganz ähnlicher Weise stellt die Größe eines Projekts offensichtlich einen Faktor beim Festlegen von Schwellenwerten für Abweichungen dar. Da Projekte in allen Formen und Größen vorkommen – wie Hunderassen – lassen sich mithilfe von Prozentsätzen unabhängig von der Größe eines Projekts zuverlässige Indikatoren berechnen. Beispielsweise kann eine 10-prozentige Abweichung eine Warnung dafür sein, dass Sie dem Zeitplan um 5 oder um 50 Wochen hinterherhinken. Andererseits nagt ein 10 Mio. €-Budget, das um 30.000 € überzogen ist, nur mit 0,3 Prozent an den Reserven, die das Management bereitgestellt hat; 30.000 € Überschreitung bei einem Projekt, das mit 20.000 € veranschlagt ist, liegen aber monströse 150 Prozent über dem Budget.

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Richtlinien zum Bestimmen von Schwellenwerten für die Abweichung

Abweichungsschwellenwerte unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und basieren auf Risikostrategien und den Managementreserven, die Unternehmen einsetzen, üblicherweise 10 bis 15 Prozent. Die Schwellenwerte können sich jedoch von Projekt zu Projekt unterscheiden, abhängig davon, wie kritisch die Geschäftsziele sind.

Hier einige gebräuchliche Prozentsätze für Schwellenwerte, die als Richtlinien dienen können; aber möglicherweise müssen Sie sie entsprechend dem Umfeld Ihres Projekts anpassen.

  • Weniger als 5 Prozent (geringe Fehlertoleranz)    Kosten- oder Zeitplanabweichungen unter 5 Prozent stellen eine Frühwarnung für potenzielle Probleme dar.

  • Zwischen 5 und 10 Prozent (mäßiges Risiko)    Dieser Bereich macht das Einleiten von Maßnahmen ihrerseits erforderlich.

  • Größer als 10 Prozent (hohes Risiko)    Alles über 10 Prozent erfordert sofortiges und substanzielles Eingreifen.

Diese Richtlinien eignen sich besonders gut für Zeitplanabweichungen auf dem kritischen Weg, da sie sich direkt auf das Abschlussdatum auswirken. Die Richtlinien sind auch für Kostenabweichungen geeignet, da die Kosten für Vorgänge zu den Gesamtaufwendungen für ein Projekt beitragen. Für Zeitplanabweichungen außerhalb des kritischen Wegs können Sie höhere Schwellenwerte festlegen (indem Sie z. B. zu den Werten oben 5 Prozent addieren). Die höheren Schwellenwerte bedeuten, dass Sie nicht so schnell eingreifen müssen, andererseits sind so starke Verzögerungen bei diesen Vorgängen, dass sie sich auf Vorgänge des kritischen Wegs auswirken, ebenfalls unerwünscht.

Hinweis : Office Project 2007 enthält Felder für Abweichungen, Sie müssen aber ein bisschen Arbeit investieren, um die Felder für Schwellenwerte zu erkennen. Sie können benutzerdefinierte Felder zum Speichern von Werten einrichten und den Unterschied zwischen Ihren Schwellenwerten und der Abweichung berechnen. Alternativ bietet das Feature Grafische Berichte in Microsoft Office Excel 2007 und Office Project 2007 Funktionen zum Berechnen und Auswerten von Abweichungen und Schwellenwerten.

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Welchen Faktoren unterliegen Schwellenwerte für Projektabweichungen?

Die Abweichungswerte, die Ärger bedeuten, unterscheiden sich nicht nur von Projekt zu Projekt sondern auch von Vorgang zu Vorgang. Jedes Projekt ist einzigartig und strebt andere Zielvorgaben an. Außerdem sind einige Zielvorgaben wichtiger als andere, was zu strengeren Schwellenwerten für einige Abweichungen führen kann. Geschäftsziele wie Time-to-Market, ein strikt einzuhaltendes Budget oder dürftige Ressourcen können verschiedene Schwellenwerte für Kosten- und Zeitplanabweichungen erforderlich machen. Arbeiten Sie während der Planungsphase mit Ihren Stakeholdern zusammen, um die Zielvorgaben zu identifizieren. Zugleich können Sie die Priorität für die Projektziele erörtern, um die Schwellenwerte für Abweichungen besser bestimmen zu können.

Beispielsweise war vor einigen Jahren bei Softwareprojekten für die Jahrtausendwende eine Verzögerung bis nach dem 31. Dezember 1999 untragbar. Der Schwellenwert für Zeitplanabweichungen lag also wahrscheinlich bei Null, während der Schwellenwert für Kostenabweichungen bei 20 Prozent des Projektbudgets gelegen haben könnte. Wenn Sie also auf eigenem Grundstück in einem Wohnwagen leben, während Sie Ihr neues Haus bauen, ist der Schwellenwert für den Zeitplan möglicherweise kein so großes Problem wie die Kosten. Sie legen 10 Prozent des Budgets für Notfälle beiseite, und mehr Geld gibt es nicht. Andererseits weichen die Vorstellungen Ihres Ehepartners hinsichtlich des eine Woche längeren Lebens im Wohnwagen möglicherweise deutlich von Ihren ab.

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Größer als Null

Zwar berechnet Office Project 2007 Abweichungen für verschiedene Projektkennzahlen, diese Zahlen geben Ihnen aber nicht genügend Informationen, um die optimale Nutzung Ihrer Zeit daran festzumachen. Eine effektivere Methode zum Messen der Projektleistung besteht darin, Schwellenwerte für Kosten- und Zeitplanabweichungen festzulegen. Es ist sinnvoll, Abweichungen mit Werten größer als Null im Blick zu behalten, aber Sie müssen wirklich aktiv werden, wenn eine Abweichung den für sie festgelegten Schwellenwert überschreitet.

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Über die Autorin    Bonnie Biafore ist eine vom PMI (Project Management Institute) zertifizierte Projektmanagementexpertin. Sie ist Beraterin, Ausbilderin, Sprecherin und preisgekrönte Autorin verschiedener Bücher über Investment, persönliches Finanzmanagement und Projektmanagement, darunter On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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