Besprechungstool der Version 2007

Das Besprechungstool der Version 2007 hilft Ihnen bei der Organisation, Durchführung und Aufzeichnung von Besprechungen.

Was möchten Sie tun?

Erstellen einer neuen Besprechung

Navigieren zwischen Besprechungen

Erstellen einer Tagesordnung für eine Besprechung

Verwalten von Besprechungsteilnehmern

Erstellen von Aufgaben

Aufzeichnen von Besprechungsprotokollen

Arbeiten mit Dateianlagen

Hinzufügen von Anlagen

Öffnen von Anlagen

Speichern von Anlagen

Löschen von Anlagen

Ändern von Besprechungstoolberechtigungen

Verwenden von Tastenkombinationen

Erstellen einer neuen Besprechung

Normalerweise können alle Arbeitsbereichsmitglieder außer Gästen neue Besprechungen erstellen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue Besprechung, um den Besprechungs-Assistenten zu starten.

  2. Geben Sie einen Betreff sowie Anfangs- und Endzeiten für die Besprechung ein.

  3. Optional können Sie auch den Besprechungsort sowie zusätzliche Detailinformationen für die Besprechung eingeben.

  4. Klicken Sie auf OK, um die Besprechung zu erstellen.

Die von Ihnen im Besprechungs-Assistenten eingegebenen Informationen werden auf der Registerkarte Profil für diese Besprechung angezeigt. Klicken Sie zum Bearbeiten dieser Informationen auf Bearbeiten, nehmen Sie Änderungen vor, und klicken Sie auf Speichern und schließen.

Nachdem Sie die Besprechung erstellt haben, können Sie Besprechungsteilnehmer hinzufügen und andere Besprechungsaktivitäten wie das Festlegen der Tagesordnung beginnen.

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Navigieren zwischen Besprechungen

  • Klicken Sie auf  Wählt den anzuzeigenden Datumsbereich aus , und wählen Sie den Zeitraum aus, der angezeigt werden soll (z. B. Tag, Woche oder Monat).

  • Klicken Sie auf die Pfeile für "Zurück" und "Weiter", um zum vorherigen oder nächsten Besprechungsdatum zu navigieren, je nach aktueller Datumsbereichsauswahl. Wenn der aktuelle Zeitraum beispielsweise "Nach Woche" ist, klicken Sie auf die Pfeile, um zur vorherigen oder nächsten Woche zu wechseln.

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Erstellen einer Tagesordnung für eine Besprechung

Standardberechtigungen vorausgesetzt, kann jeder Teilnehmer, dessen Rolle "Teilnehmer" oder höher ist, Tagesordnungspunkte hinzufügen, bearbeiten und verschieben. Tagesordnungspunkte löschen können nur der Besprechungsersteller und Arbeitsbereichsmitglieder mit der Rolle "Manager".

So fügen Sie einen Tagesordnungspunkt hinzu

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Tagesordnung und dann auf Neues Thema.

  2. Füllen Sie das Formular Neuer Tagesordnungspunkt aus, und klicken Sie auf OK.

Klicken Sie zum Bearbeiten eines Tagesordnungspunkts auf Bearbeiten, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie auf Speichern und schließen.

Um einen Tagesordnungspunkt in der Liste zu verschieben, wählen Sie ihn aus und klicken auf  'Nach oben'-Symbol oder  'Nach unten'-Symbol .

Zum Löschen eines Tagesordnungspunkts wählen Sie diesen aus, und drücken ENTF.

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Verwalten von Besprechungsteilnehmern

Standardberechtigungen vorausgesetzt, kann jeder Teilnehmer, dessen Rolle "Teilnehmer" oder höher ist, die Registerkarte Teilnehmer für eine Besprechung bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Teilnehmer und dann ggf. auf Bearbeiten, um die Teilnehmerfelder zu öffnen.

  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Erstellen von Aufgaben

Standardberechtigungen vorausgesetzt, kann jeder Teilnehmer, dessen Rolle "Teilnehmer" oder höher ist, Aufgaben hinzufügen, bearbeiten und verschieben. Aufgaben löschen können nur der Besprechungsersteller und Arbeitsbereichsmitglieder mit der Rolle "Manager". So fügen Sie eine Aufgabe hinzu

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Aktionen und dann auf Neue Aufgabe.

  2. Füllen Sie das Formular Neue Aufgabe aus, und klicken Sie auf OK.

Klicken Sie zum Sortieren von Aufgaben auf die Spaltenüberschriften. Klicken Sie beispielsweise auf die Spaltenüberschrift "Priorität", um alle Aufgaben nach Priorität zu sortieren.

Klicken Sie zum Bearbeiten einer Aufgabe auf Bearbeiten, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und klicken Sie auf Speichern und schließen.

Zum Löschen einer Aufgabe wählen Sie diese aus, und drücken ENTF.

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Aufzeichnen von Besprechungsprotokollen

Standardberechtigungen vorausgesetzt, kann jeder Teilnehmer, dessen Rolle "Teilnehmer" oder höher ist, die Besprechungsprotokolle bearbeiten. So bearbeiten Sie die Protokolle einer Besprechung

  1. Wählen Sie die Registerkarte Protokoll, und klicken Sie ggf. auf Bearbeiten, um den Textbereich zur Bearbeitung zu öffnen.

  2. Nehmen Sie Eingaben im Textbereich vor. Optional können Sie auf Tagesordnung einfügen klicken, um die aktuelle Tagesordnung der Besprechung in den Textbereich einzufügen.

  3. Wählen Sie eine Option aus, um Ihre Arbeit zu speichern oder zu verwerfen.

    • Klicken Sie auf Speichern, um die aktuellen Bearbeitungen zu speichern und den Textbereich für weitere Eingaben geöffnet zu lassen.

    • Klicken Sie auf Speichern und schließen, um Ihre Änderungen zu speichern und den Bearbeitungsmodus des Protokolls zu beenden.

    • Klicken Sie auf Abbrechen, um alle Änderungen seit dem letzten Speichern des Protokolls zu verwerfen.

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Arbeiten mit Dateianlagen

Das Besprechungsprofil, Tagesordnungspunkte und Aufgaben können alle Dateianhänge enthalten. Normalerweise können Dateianlagen nur vom Besprechungsersteller oder von Arbeitsbereichsmitgliedern mit der Rolle "Manager" hinzugefügt oder gelöscht werden.

Hinzufügen von Anlagen

  1. Wählen Sie das Besprechungsprofil, einen Tagesordnungspunkt oder eine Aufgabe aus, und klicken Sie auf Bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf das Dropdownmenü Anlagen, und wählen Sie Hinzufügen.

  3. Wählen Sie die anzufügenden Dateien aus, und klicken Sie auf Öffnen.

  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Öffnen von Anlagen

  1. Klicken Sie auf das Dropdownmenü Anlagen.

  2. Wählen Sie die zu öffnende Anlage aus.

    Die Anlage wird in einer Hilfsanwendung geöffnet, wenn eine solche auf Ihrem Computer installiert ist. Wenn Ihr Computer über keine Hilfsanwendung verfügt, wird ein Windows-Dialogfeld "Öffnen mit" mit weiteren Optionen angezeigt.

Speichern von Anlagen

  1. Klicken Sie auf das Dropdownmenü Anlagen, und wählen Sie Alles speichern... aus.

  2. Wählen Sie den Speicherort auf dem Datenträger zum Speichern der Anlagen aus, und klicken Sie auf OK.

Löschen von Anlagen

  1. Wählen Sie das Besprechungsfeature (Profil, Tagesordnungspunkt oder Aufgabe) aus, das die zu löschende Anlage enthält, und klicken Sie auf Bearbeiten.

  2. Klicken Sie auf das Dropdownmenü Anlagen, und wählen Sie Löschen aus.

  3. Wählen Sie die zu löschenden Anlagen aus.

  4. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.

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Ändern von Besprechungstoolberechtigungen

Zum Anzeigen der Mitgliederrollen derzeit zugewiesenen Berechtigungen klicken Sie zuerst auf die Registerkarte Arbeitsbereich, dann auf Eigenschaften und schließlich auf die Registerkarte Berechtigungen.

Standardmäßig verfügen alle Mitglieder, mit Ausnahme von Gästen, über Berechtigungen zum Erstellen oder Bearbeiten von Besprechungen sowie zum Löschen selbst erstellter Besprechungen. Die Rolle "Manager" besitzt alle verfügbaren Berechtigungen.

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Verwenden von Tastenkombinationen

In der folgenden Tabelle werden Tastenkombinationen für das Besprechungstool aufgeführt. Die Verfügbarkeit der Tastenkombinationen ist davon abhängig, in welchem Modus das Tool verwendet wird.

Zweck

Tastenkombination

Neue Besprechung erstellen

STRG+N

Neuen Tagesordnung erstellen

STRG+T

Neue Aufgabe erstellen

STRG+M

Alle Besprechungen anzeigen

STRG+L

Nur heutige Besprechungen anzeigen

STRG+D

Besprechungen der aktuellen Woche anzeigen

STRG+W

Besprechungen des aktuellen Monats anzeigen

STRG+O

Besprechungen des aktuellen Jahrs anzeigen

STRG+R

Tagesordnungspunkt als Link kopieren

STRG+I

Aufgabe als Link kopieren

STRG+K

Besprechung als Link kopieren

STRG+E

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