Beseitigen und Verhindern doppelter Daten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Doppelte Daten können Verwirrung verursachen und Geld kosten, Vertrauen verlieren oder dem Ruf schaden. Ein doppelter Datensatz kann beispielsweise dazu führen, dass verderbliche Ware an die falsche Adresse geliefert wird. Access hilft Ihnen dabei, doppelte Daten zu vermeiden, indem Daten wiederverwendet werden können, und die doppelte Eingabe von Daten zu verhindern, indem neue Werte eindeutig sein müssen.

Hinweis :  Die in diesem Artikel beschriebenen Verfahren gelten nicht für Webdatenbanken. Sie können sie jedoch in eine Desktopdatenbank verwenden und diese Datenbank dann als Quelle zum Erstellen einer neuen Webdatenbank verwenden. Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer Access-Datenbank, die im Web freigegeben werden soll.

Hinweis :  Dieser Artikel gilt nicht für Access-Apps, d. h. der neuen Art von Datenbanken, die Sie mit Access entwerfen und online veröffentlichen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-App.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Erste Schritte

Vorbereiten der Beispieldaten, um den Ausführungen folgen zu können

Löschen oder Bearbeiten doppelter Daten in einer Tabelle

Beseitigen von doppelten Daten in mehreren Tabellen

Verhindern, dass Benutzer doppelte Daten in eine Tabelle eingeben

Übersicht

Einer der wichtigsten Gründe für den Einsatz von relationalen Datenbanken wie Access besteht darin, doppelte Daten zu vermeiden, die zu Verwirrungen und Problemen führen können. Beim Erstellen einer Datenbank durch Zusammentragen von Daten aus vorhandenen Systems, z. B. aus mehreren Excel-Arbeitsmappen, können doppelte Daten entstehen, die beseitigt werden müssen, bevor die Datenbank verwendet wird. Wenn beim Entwurf bestimmte Vorsichtsmaßnahmen nicht befolgt werden (oder aus irgendwelchen Gründen nicht realisierbar sind), kann eine Datenbank bisweilen Duplikate enthalten, insbesondere dann, wenn mehrere Benutzer Daten gleichzeitig eingeben.

Was sind doppelte Daten?

Der Begriff "doppelte Daten" bedeutet nicht, dass es zwei identische Exemplare derselben Daten gibt. Bei doppelten Daten handelt es sich stattdessen um Daten, die geringfügig voneinander abweichen, aber im Prinzip die gleichen Daten darstellen. Sie müssen nicht notwendigerweise falsch sein. So kann beispielsweise ein vollständiger ein Mal einen zweiten Vornamen enthalten und ein anderes Mal nicht.

Doppelte Daten können auf verschiedenen Ebenen vorkommen:

  • Zwei oder mehr Datensätze können Feldwerte doppelt enthalten.    Zwei Datensätze können als Duplikate gesehen werden, auch wenn nicht alle Felder der Datensätze übereinstimmende Werte enthalten. Sie sehen z. B. in der folgenden Abbildung zwei Datensätze für Antonio Moreno Taquería.

    Doppelte Datensätze für einen Kunden in der Kundentabelle

    Obwohl jeder Datensatz eine eindeutige Kunden-ID (das ist der Wert in der linken Spalte) hat, stimmen die Werte in den Feldern für den Namen, die Adresse und die Stadt überein. Vielleicht wurde ein Datensatz für einen Kunden zwei Mal eingegeben, oder es gibt einen nachvollziehbaren Grund dafür, dass sich zwei Kunden in einer Firma befinden. Sie müssen solche Datensätze unter Berücksichtigung der geschäftlichen Hintergründe daraufhin prüfen, ob es sich um Duplikate handelt.

  • Zwei oder mehr Tabellen können ähnliche Daten enthalten.    Möglicherweise stellen Sie fest, dass eine Kundentabelle und eine Kliententabelle Datensätze für dieselben Kunden enthalten.

    Kunden- und Kliententabelle mit sich überlappenden Daten

    Obwohl die Tabellen eine geringfügig abweichende Struktur aufweisen können, enthalten beide Tabellen gleichartige Informationen (Kundendaten). Sie sollten daher in Erwägung ziehen, die beiden Tabellen in einer neuen Tabelle zusammenzufassen.

  • Zwei oder mehr Datenbanken können ähnliche Daten enthalten.    Wenn Sie feststellen, dass mindestens zwei Datenbanken ähnliche Daten enthalten, oder eine Datenbank übernehmen, die sich mit Ihrer aktuellen Datenbank überschneidet, müssen Sie die Daten und Struktur der Datenbanken vergleichen und die erforderlichen Konsoliderungsschritte einleiten.

    Ein manueller Vergleich von Datenbanken ist selbst bei kleinen Datenbanken keine einfache Aufgabe. Wenn Sie Hilfe beim Vergleichen benötigen, können Sie von einer Reihe von Drittanbietern Tools zum Vergleichen von Inhalt und Struktur von Access-Datenbanken erwerben.

    Wichtig : Wenn Sie Maßnahmen einleiten, um doppelte Daten aus Ihren Tabellen zu löschen und in einem Formular oder Bericht weiterhin Daten doppelt vorhanden sind, kann die Ursache dafür ein fehlerhafter Entwurf eines Formulars oder Berichts sein. Stellen Sie sicher, dass die zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen ordnungsgemäß verknüpft sind und dass die Formular- oder Berichtbereiche nicht mehr als ein Steuerelement enthalten, das an denselben Steuerelementinhalt gebunden ist. Weitere Informationen zum Entwurf von Berichten finden Sie im Artikel Einführung in Berichte.

Was sind doppelte Daten nicht?

  • Bisweilen weisen zwei oder mehr Datensätze identische Werte auf, die jedoch eine unterschiedliche Bedeutung haben. Viel Kunden können beispielsweise den vollständigen Namen Johann Schmidt haben. Die Werte sind aber keine Duplikate, weil sie sich auf verschiedene Personen beziehen. In diesem Fall besteht jedoch nicht die Gefahr, dass Daten dupliziert werden, solange andere Felder der Datenbank (wie ID-Felder, Benutzernamen, Adressen und Postleitzahlen) genügend eindeutige Informationen enthalten und so verhindern, dass die Datensätze als Duplikate gelten.

  • Die von einer Abfrage zurückgegebenen Daten können scheinbar doppelte Datensätze sein, wenn die Abfrage keine Felder enthält, die die einzelnen Datensätze eindeutig kennzeichnen. Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise Daten, die von einer Abfrage zurückgegeben wurden.

    Eine Sicht, die kein Feld enthält, das die Datensätze eindeutig identifizieren könnte

    Mehrere Zeilen in den Abfrageergebnissen scheinen Duplikate zu sein. Wenn jedoch das Primärschlüsselfeld in die Abfrage einbezogen wird, wird klar, dass jeder Datensatz in Wirklichkeit eindeutig ist:

    Die Sicht umfasst jetzt das Feld für die Bestell-Nr, es sind keine Duplikate vorhanden

    Um eine derartige Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie beim Erstellen einer Abfrage darauf achten, dass Sie mindestens ein Feld einbeziehen, das die einzelnen Datensätze eindeutig kennzeichnet, z. B. ein Primärschlüsselfeld. Sie können jedoch stattdessen auch Kombinationen anderer Felder verwenden. Wenn beispielsweise ein Kontaktname und ein Ortsname häufig vorkommen, aber eine Telefonnummer und eine Adresse einbeziehen, werden die einzelnen Datensätze durch die Kombination der Daten eindeutig.

Beseitigen und Verhindern doppelter Daten

Sie können doppelte Daten beseitigen, indem Sie sie bearbeiten oder löschen.

  • Bearbeiten Sie einen doppelten Datensatz, wenn er in Wirklichkeit eine andere Entität darstellt, z. B. ein Kunde, für den kein anderer Datensatz vorhanden ist, und der fälschlicherweise (z. B. durch eine falsche Eingabe) zu einem Duplikat eines anderen Datensatzes geworden ist.

  • Löschen Sie einen doppelten Datensatz, wenn er keine andere Entität darstellt, d. h., ein anderer Datensatz für die betreffende Entität vorhanden ist, der vorzugsweise verwendet werden soll.

  • In einigen Fällen müssen Sie ein Duplikat löschen und das andere bearbeiten, weil kein Datensatz vollständige und genaue Daten enthält. Wenn Sie Daten aus einer Tabelle löschen möchten, die mit anderen Tabellen verknüpft ist, müssen Sie für einige Beziehungen eventuell die Löschweitergabe aktivieren.

Beachten Sie die folgenden Punkte, um doppelte Daten zu verhindern:

  • Stellen Sie sicher, dass alle Tabellen über einen Primärschlüssel verfügen.

  • Erstellen Sie eindeutige Indizes für Felder, die nicht Bestandteil eines Primärschlüssels sind, aber eindeutige Werte enthalten müssen.

  • Erstellen Sie ggf. Formulare für die Dateneingabe, und sehen Sie in diesen Formularen Listenfelder vor, um das Auffinden vorhandener Werte zu vereinfachen.

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Erste Schritte

Führen Sie die folgenden Schritte aus, bevor Sie doppelte Daten löschen:

  • Stellen Sie sicher, dass die Datenbankdatei nicht schreibgeschützt ist.

  • Bitten Sie ggf. andere Benutzer der Datenbank, deren Arbeit möglichst wenig beeinträchtigt werden soll, die Objekte zu schließen, mit denen Sie arbeiten möchten. Andernfalls können Datenkonflikte auftreten.

  • Öffnen Sie die Datenbank im Exklusivmodus, wenn es vertretbar ist, dass die Datenbank während der Bearbeitung nicht verfügbar ist. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Datei und dann auf Öffnen. Navigieren Sie im Dialogfeld zur gewünschten Datenbank, und wählen Sie sie aus. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen und dann auf Exklusiv öffnen.

    Öffnen der Datei im exklusiven Modus

  • Sichern Sie Ihre Datenbank, bevor Sie Datensätze löschen. Ein Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Die einzige Möglichkeit zum Wiederherstellen von gelöschten Datensätzen ist die Wiederherstellung mithilfe einer Sicherung. Bei einem Löschvorgang werden möglicherweise auch Datensätze in verknüpften Tabellen gelöscht. Deshalb empfiehlt es sich, vor dem Starten des Vorgangs die gesamte Datenbank zu sichern.

Sichern einer Datenbank

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, klicken Sie auf Speichern unter, und klicken Sie dann unter Datenbank speichern als auf Datenbank sichern.
    Das Dialogfeld Speichern unter wird geöffnet. Access hängt das aktuelle Datum an den Dateinamen an. Wenn Ihre Datenbank beispielsweise den Namen Anlagen hat, erstellt Access den Dateinamen Anlagen_2011-10-29.

  2. Übernehmen Sie den Standardnamen und den Speicherort, oder wählen Sie einen anderen Namen oder Speicherort aus, und klicken Sie auf Speichern.
    Access schließt die Originaldatei, erstellt eine Sicherungskopie und öffnet die Originaldatei wieder.

Hinweis : Schließen Sie die Originaldatei, und weisen Sie einen anderen Namen zu, um eine vorhandene Sicherungskopie verwenden zu können, damit der Name der Originalversion für die Sicherungskopie verwendet werden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der Originalversion zu, und öffnen Sie sie in Access.

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Vorbereiten der Beispieldaten, um den Ausführungen folgen zu können

Die Anleitungsschritte in diesem Artikel verwenden folgende Beispieltabellen. Kopieren Sie die Beispieltabellen in eine leere neue Datenbank (siehe Schritte am Ende dieses Abschnitts), um den Ausführungen folgen zu können.

Die Tabelle Kunden:

Firma

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 1

Berlin

12345

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

23456

(104) 555-2123

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

NS1 EW2

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2126

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2125

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

01234

(916) 555-2128

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

43210

(503) 555-2129

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2233

Die Tabelle Personal:

Letzte Namen

Vorname

Adresse

Ort

Geburtsdatum

Einstellungsdatum

Bott

Jörg

Hauptstraße 1

Berlin

05-Feb-1968

10-Jun-1994

Potra

Cristina

Montagsweg 123

Kiel

22-Mai-1957

22-Nov-1996

David

Pica

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

11-Nov-1960

11-Mrz-2000

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22-Mrz-1964

22-Jun-1998

Preis

Per

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

05-Jun-1972

05-Jan-2002

Ralls

Kim

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Rienstra

Martin

Mittwochsallee 345

Essen

14-Apr-1964

14-Okt-2004

Rivas

Gretchen

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

29-Okt-1959

29-Mrz-1997

Casselman

Kevin

Beispielallee 234

München

22-Mrz-1964

20-Jun-1998

Die Tabelle Außenstände:

Firma

Kontaktperson

Adresse

Ort

PLZ

Telefon

FälligerBetrag

Baldwin Museum of Science

Jörg Bott

Hauptstraße 1

Berlin

12345

(505) 555-2122

$556.78

Blue Yonder Airlines

Cristina Potra

Montagsweg 123

Kiel

23456

(104) 555-2123

$1,893.24

Coho Winery

David Probst

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2124

$321.79

Contoso Pharmaceuticals

Kevin Casselman

Beispielallee 234

München

NS1 EW2

(171) 555-2125

£457.68

Fourth Coffee

Per Reitzel

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2126

$98.75

Coho Winery

Kim Ralls

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

34567

(206) 555-2125

$321.79

Humongous Insurance

Martin Rienstra

Mittwochsallee 345

Essen

01234

(916) 555-2128

$297.45

Trey Research

Gretchen Rivas

Donnerstagsplatz 123

Dortmund

43210

(503) 555-2129

$509.09

Fourth Coffee

Dominik Paiha

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

56789

(7) 555-2233

$98.75

Die Tabelle Klienten:

Name

Adresse

Ort

Telefon

Fax

Baldwin Museum of Science

Hauptstraße 1

Berlin

(505) 555-2122

(505) 555-2122

Blue Yonder Airlines

Montagsweg 123

Kiel

(104) 555-2123

(104) 555-2123

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

(206) 555-2124

(206) 555-2124

Contoso Pharmaceuticals

Beispielallee 234

München

(171) 555-2125

(171) 555-2125

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

(7) 555-2126

(7) 555-2126

Consolidated Messenger

Beispielgasse 123

Frankfurt am Main

(206) 555-2125

(206) 555-2129

Graphic Design Institute

Mittwochsallee 345

Essen

(916) 555-2128

(916) 555-2128

Litware, Inc.

Sonntagsalle 3

Dortmund

(503) 555-2129

(503) 555-2110

Tailspin Toys

Sonntagsalle 4

Dortmund

(503) 555-2233

(503) 555-2239

Einfügen der Beispieldaten in Excel-Arbeitsblätter

  1. Starten Sie Excel. Eine leere Arbeitsmappe wird geöffnet.

  2. Drücken Sie UMSCHALT+F11, um ein Arbeitsblatt einzufügen (vier Arbeitsblätter sind nötig).

  3. Kopieren Sie die Daten aus den Beispieltabellen in ein leeres Arbeitsblatt. Fügen Sie auch die Spaltenüberschriften ein (erste Zeile).

Erstellen von Datenbanktabellen aus den Arbeitsblättern

  1. Wählen Sie die Daten im ersten Arbeitsblatt aus (mit den Spaltenüberschriften).

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Einfügen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 1-3 für die restlichen Arbeitsblätter.

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Löschen oder Bearbeiten doppelter Daten in einer Tabelle

Suchen von Datensätzen mit teilweise oder vollständig übereinstimmenden Feldern

Löschen von doppelten Datensätzen aus einer Tabelle und den zugehörigen Datensätzen in anderen Tabellen mithilfe einer Abfrage

Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage

Suchen von Datensätzen mit teilweise oder vollständig übereinstimmenden Feldern

  • Erstellen Sie eine Abfrage unter Verwendung des Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche. Standardmäßig gibt die Abfrage nur dann Duplikate aus, wenn die Werte in jedem Feld und mit jedem Zeichen übereinstimmen. Verwenden Sie in Ihrer Abfrage einen Ausdruck, wenn Sie teilweise Übereinstimmungen finden möchten. Oder Sie ändern den SQL-Code (Structured Query Language).

  • Optional können Sie die Feldwerte bearbeiten oder Datensätze löschen, wenn die Abfrageergebnisse in der Datenblattansicht angezeigt werden.

  • Sie können auch einen Ausdruck in der Abfrage verwenden, um Werte einzubeziehen, die teilweise übereinstimmen.

In den folgenden Schritten wird die Beispieltabelle Kunden verwendet, die im Abschnitt Vorbereiten der Beispieldaten, um den Ausführungen folgen zu können bereitgestellt wurde.

Erstellen einer Abfrage für die Duplikatsuche

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrage-Assistent.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Abfrage auf Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche und dann auf OK.

  3. Wählen Sie in der Liste der Tabellen die Tabelle Kunden aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder die Felder Firma, Adresse und Ort aus (die Felder, die zum Ermitteln einer Übereinstimmung verwendet werden sollen). Klicken Sie auf Weiter.

  5. Wählen Sie in der nächsten Liste verfügbarer Felder das oder die Felder aus, die Daten enthalten, die Sie prüfen oder aktualisieren möchten. Oder wählen Sie ein oder mehrere Felder aus, die Sie dabei unterstützen, Duplikate von Nichtduplikaten zu unterscheiden. Wenn Sie Tabelle Kunden verwenden, fügen Sie die Felder Kontaktperson und Telefon hinzu, da die Daten in den Feldern Ihnen helfen, die Duplikate zu finden und möglicherweise festzustellen, warum die Werte doppelt eingegeben wurden. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Übernehmen Sie den vorgeschlagenen Namen (Duplikate suchen zu Kunden), geben Sie Ihren eigenen Name ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen, um die Abfrage auszuführen.

Firma

Adresse

Ort

Kontaktperson

Telefon

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Per Reitzel

(7) 555-2126

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Dominik Paiha

(7) 555-2233

  1. Beim Erstellen der Tabelle Kunden haben Sie möglicherweise bemerkt, dass die Tabelle mehrere Duplikate enthält (insgesamt vier). Die anderen Duplikate werden deshalb nicht angezeigt, weil die Werte im Adressfeld nicht zeichengenau übereinstimmen. Sie können die Abfrage ändern, sodass Werte mit Teilübereinstimmungen zurückgegeben werden. Dies wird im nächsten Schritt erläutert.

Anpassen der Duplikatabfrage, sodass Teilübereinstimmungen enthalten sind

  1. Wechseln Sie für die Abfrage in die SQL-Ansicht. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Dokuments für die Abfrage, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

    • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  2. Ändern Sie den SQL-Code so, dass Teilwerte gesucht und verglichen werden.

    Wenn Sie in den vorherigen Schritten die Tabelle Kunden verwendet haben, wird folgende SQL-Anweisung angezeigt:

    SELECT Customers.[Company Name], Customers.[Address], Customers.[City], Customers.[Contact Name], Customers.[Phone]
    FROM Customers
    WHERE (((Customers.[CompanyName]) In (SELECT [CompanyName] FROM [Customers] As Tmp GROUP BY [CompanyName],[Address],[City] HAVING Count(*)>1 And [Address] = [Customers].[Address] And [City] = [Customers].[City])))
    ORDER BY Customers.[CompanyName], Customers.[Address], Customers.[City];

    Beachten Sie, dass die WHERE-Klausel eine SELECT-Anweisung verwendet, um die Duplikate zu ermitteln. Die SELECT-Anweisung erzeugt eine Liste der Firmennamen, die in mehreren Datensätzen mit derselben Adresse und demselben Ort vorkommen. Die WHERE-Klausel verwendet diese Namensliste, um die ERgebnisse der Duplikatabfrage zu begrenzen.

    Nehmen Sie an, dass Sie sich entscheiden, ändern das Feld Adresse teilübereinstimmungen zurückgeben – angenommen, dass die ersten sieben Zeichen der Adresse entsprechen müssen – damit finden Sie mögliche Duplikate, die sich aus einfache typografische Unterschieden ergeben. Ändern die WHERE-Klausel wie folgt:
    WHERE (((Customers.[CompanyName]) In (SELECT [CompanyName] FROM [Customers] As Tmp GROUP BY [CompanyName],Left([Address],7),[City] HAVING Count(*)>1 And Left([Address],7) = Left([Customers].[Address],7) And [City] = [Customers].[City])))Wenn Sie die Kriterien mehr oder weniger eingeschränkte vornehmen möchten, ändern Sie die Anzahl von Left-Funktion verwendet. Beispielsweise könnten Sie Left([Address],5) verwenden, um entsprechen, verwenden nur die ersten fünf Zeichen.

  3. Klicken Sie nach dem Ändern der Anweisung auf Ausführen Schaltflächensymbol , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

    Die Abfrage gilt alle vier doppelten Datensätze zurück:

Unternehmen Namen

Adresse

Ort

Kontaktperson

Telefon

Coho Winery

Dienstagsstraße 234

Frankfurt am Main

David Probst

(206) 555-2124

Coho Winery

Dienstagsweg 234

Frankfurt am Main

Kim Ralls

(206) 555-2125

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Per Reitzel

(7) 555-2126

Fourth Coffee

Donnerstagsgasse 345

Hamburg

Dominik Paiha

(7) 555-2233

Bearbeiten oder Löschen der Datensätze

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Wählen Sie zum Bearbeiten des Werts in einem Feld das Feld aus, und geben einen neuen Wert ein. Wenn Dominik Paiha in den Beispieldaten im Fourth Coffee an einer anderen Adresse in Hamburg arbeitet, ändern Sie den Wert des Adressfelds des betreffenden Datensatzes.

  • Klicken Sie zum Löschen eines gesamten Datensatzes (einer Zeile) auf die Zeilenauswahl (das leere Feld neben der Zeile), und drücken Sie ENTF. Wenn in den Beispieldaten nur eine Adresse in Coho Winery vorhanden ist und David Probst die Kontaktperson ist, löschen Sie den anderen Datensatz für Coho Winery.

Löschen von doppelten Datensätzen aus einer Tabelle und den zugehörigen Datensätzen in anderen Tabellen mithilfe einer Abfrage

Falls so viele Duplikate vorhanden sind, dass sie nicht manuell aufgelöst werden können, sollten Sie eine Löschabfrage verwenden. Überprüfen Sie die Tabellenbeziehungen, bevor Sie eine Löschabfrage verwenden. Wenn die Tabelle mit den doppelten Daten mit einer anderen Tabelle verknüpft ist, müssen Sie ermitteln, ob sich die doppelten Daten in der Tabelle auf der 1-Seite einer 1:n-Beziehung befinden. Sie können die Überprüfung mit dem Tool für Beziehungen durchführen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen.

  2. Suchen Sie die Tabellen im Fenster Beziehungen, und beachten Sie die Symbole neben den einzelnen Tabellen. Wenn eine Tabelle eine "1" und die andere ein Unendlichkeitszeichen aufweist, handelt es sich um eine 1:n-Beziehung.

  3. Wenn sich die Daten auf der 1-Seite befinden (neben der Tabelle wird eine "1" angezeigt), müssen Sie für die Beziehung die Löschweitergabe aktivieren. Die Löschweitergabe sorgt dafür, dass Datensätze gelöscht werden, die mit dem verknüpften Datensatz verknüpft sind. Falls Kunden beispielsweise über mehrere Bestellungen verfügen, sollen die betreffenden Datensätze auch gelöscht werden, wenn die zugehörigen Kundendatensätze gelöscht werden.

  4. Wenn sich die Daten auf der n-Seite befinden (neben der Tabelle wird ein Unendlichkeitszeichen angezeigt), ist es unerheblich, ob die Löschweitergabe aktiviert ist.

Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage

Wichtig : Sie können das Ergebnis einer Löschabfrage nicht rückgängig machen. Sie sollten eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen, bevor Sie die Löschabfrage ausführen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Doppelklicken Sie auf die Tabelle, aus der Sie Datensätze löschen möchten, klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen.
    Die Tabelle im Abfrage-Designer wird angezeigt. Die folgende Abbildung zeigt eine typische Tabelle im Abfrage-Designer.

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

    1. Tabelle im Abfrage-Designer
    2. Abfrageentwurfsbereich

  3. Doppelklicken Sie auf das Sternchen (*), um alle Felder in der Tabelle zum Entwurfsbereich hinzuzufügen. Wenn alle Tabellenfelder hinzugefügt werden, kann die Löschabfrage ganze Datensätze (Zeilen) aus der Tabelle löschen.

  4. Fügen Sie mindestens ein Feld hinzu, um die zu löschenden Datensätze zu ermitteln. Wenn ein Kunde beispielsweise den Betrieb aufgibt und Sie alle ausstehenden Bestellungen für diesen Kunden löschen müssen, können Sie die Felder Kunden-ID und Bestelldatum zum Entwurfsbereich hinzufügen, um die betreffenden Datensätze zu finden.

  5. Geben Sie unter den soeben hinzugefügten Feldern in der Zeile Kriterien des Entwurfsbereichs Kriterien ein. Sie können beispielsweise die Kunden-ID des Kunden, der seinen Betrieb aufgegeben hat, und das Datum eingeben, nach dem die Bestellungen des Kunden ungültig werden.

    Weitere Informationen zum Verwenden von Kriterien finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

  6. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzeigen für die einzelnen Kriterienfelder.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie löschen möchten.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Entwurfsansicht.

  9. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Löschen.

    Access ändert die Auswahlabfrage in eine Löschabfrage, blendet die Zeile Anzeigen im unteren Teil des Entwurfsbereichs aus und fügt die Zeile Löschen hinzu.

  10. Vergewissern Sie sich, dass in der Zeile Löschen in der Spalte für alle Felder (*) der Wert Von angezeigt wird. In allen Kriterienspalten muss das Wort Bedingung angezeigt werden.

  11. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

  12. Klicken Sie auf Ja, um das Löschen der Daten zu bestätigen.

Ausblenden der Bestätigungsmeldung

Führen Sie folgende Schritte durch, wenn keine Bestätigungsmeldung angezeigt werden soll, wenn Sie eine Löschabfrage oder eine andere Aktionsabfrage ausführen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Access-Optionen auf Clienteinstellungen. Deaktivieren Sie im Bereich Bearbeitung unter Bestätigen das Kontrollkästchen Aktionsabfragen.

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Beseitigen von doppelten Daten in mehreren Tabellen

Daten, die in mehreren Tabellen doppelt vorkommen, entstehen meistens durch überlappende Datensätze: Ein Datensatz für dieselbe Entität ist in mehreren Tabellen vorhanden. Dies kann schwer festzustellen sein, wenn die Felder der Tabellen nicht exakt übereinstimmen. Eine Tabelle kann beispielsweise vollständige Namen verwenden, während die andere Tabelle getrennte Felder für Vor- und Nachname aufweist. Eine derartige Situation kann bisweilen in den folgenden Fällen auftreten:

  • Sie erstellen eine neue Datenbank auf einer Vielzahl verschiedener vorhandener Datenquellen.

  • Sie integrieren eine neue Datenquelle in eine vorhandene Datenbank.

  • Sie führen zwei ähnliche Datenbanken zusammen.

Fassen Sie alle Daten aus den sich überlappenden Tabellen in einer neuen Tabelle zusammen, um dieses Problem zu beheben, und bestimmen Sie die Datensätze, die gelöscht werden sollen. Löschen Sie anschließend die überflüssigen Datensätze aus dieser neuen Tabelle. Ersetzen Sie anschließend beide alten Tabellen durch die neue Tabelle.

Erstellen einer Abfrage, die alle Datensätze der sich überlappenden Tabellen zusammen anzeigt

Erstellen einer Tabelle aus den Datensätzen in den sich überlappenden Tabellen

Bestimmen der Datensätze, die aus der neuen Tabelle gelöscht werden sollen

Erstellen einer Abfrage zum Löschen der unerwünschten Duplikate

Erstellen einer Abfrage, die alle Datensätze der sich überlappenden Tabellen zusammen anzeigt

Um sich überlappende Datensätze aus mehreren Tabellen zusammenzuführen, erstellen Sie eine Union-Abfrage. Eine Union-Abfrage filtert Duplikate normalerweise aus. Sie könne jedoch das Schlüsselwort ALL verwenden, damit Access weiß, dass doppelte Datensätze enthalten sein sollen. Sie müssen außerdem die Datensätze nach einem Feld sortieren, dessen Werte verglichen werden sollen, z. B. Namen. In den folgenden Schritten werden die Beispieltabellen Klienten und Kunden verwendet (siehe Abschnitt Vorbereiten der Beispieldaten, um den Ausführungen folgen zu können).

Hinweis : Sie können in einer Union-Abfrage mehr als zwei Tabellen verwenden. Fügen Sie dazu einfach eine UNION ALL-Klausel zwischen den einzelnen SELECT-Anweisungspaaren hinzu.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen, ohne dem Entwurfsbereich Tabellen oder Abfragen hinzuzufügen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ansicht, und klicken Sie dann auf SQL-Ansicht.

  4. Fügen Sie im Fenster die folgende SQL-Anweisung hinzu.

    SELECT CompanyName, ContactName, Address, City, PostalCode, Phone, "" AS Remove FROM Customers 
    UNION ALL
    SELECT Name, "" AS ContactName, Address, City, "" AS PostalCode, Phone, "" AS Remove FROM Clients
    ORDER BY [Company Name];

    Die erste SELECT-Anweisung ruft Datensätze aus der Tabelle Kunden ab. Die zweite SELECT-Anweisung ruft Datensätze aus der Tabelle Klienten ab und erstellt darüber hinaus leere Werte für die Felder, die sich in der Tabelle Kunden aber nicht in der Tabelle Klienten befinden. Beide SELECT-Anweisungen enthalten außerdem ein neues Feld, mit dem Sie später die zu löschenden Datensätze angeben können. Die UNION ALL-Klausel sorgt dafür, dass alle Datensätze aus beiden Tabellen zusammengeführt werden. Die ORDER BY-Klausel sortiert die Datensätze, sodass doppelte Datensätze untereinander stehen und leichter überprüft werden können.

    Hinweis : Jede SELECT-Anweisung in einer Union-Abfrage muss dieselbe Anzahl von Feldern in derselben Reihenfolge zurückgeben. Die entsprechenden Felder müssen kompatible Datentypen aufweisen. Dabei gibt es eine Ausnahme: Sie können ein Zahlenfeld und ein Textfeld als sich entsprechende Felder verwenden. Beachten Sie weiterhin, dass die Namen unterschiedlich sein können: In den Abfrageergebnissen werden die Feldnamen aus der ersten SELECT-Anweisung verwendet.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen, um die Ergebnisse zu überprüfen.

  6. Speichern Sie die Abfrage. Diese Abfrage wird als Datenquelle für eine neue Tabelle verwendet.

Erstellen einer Tabelle aus den Datensätzen in den sich überlappenden Tabellen

Sie können eine Union-Abfrage als as Datenquelle einer neuen Abfrage verenden, die eine neue Tabelle erstellt. Die neue Tabelle enthält alle Datensätze aus den sich überlappenden Tabellen. Anschließend können Sie die Datensätze bearbeiten und die überflüssigen Datensätze löschen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Abfragen. Doppelklicken Sie dann auf die im vorherigen Abschnitt erstellte Union-Abfrage.

  3. Doppelklicken Sie im Abfrage-Designer auf das Sternchen in der Union-Abfrage, um alle Felder der Abfrage zu den Abfrageergebnissen hinzuzufügen.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.

  5. Geben Sie im Dialogfeld Tabelle erstellen einen Namen für die neue Tabelle ein.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Bestimmen der Datensätze, die aus der neuen Tabelle gelöscht werden sollen

Nachdem Sie die Daten in einer neuen Tabelle zusammengefasst haben, müssen Sie die Daten überprüfen und die zu löschenden Daten markieren.

  1. Öffnen Sie die neue Tabelle.

  2. Überprüfen Sie die einzelnen Duplikate, und geben Sie im Feld Entfernen der doppelten Datensätze, die gelöscht werden sollen, ein "x" ein. Sie sollten lediglich einen Datensatz eines Duplikats beibehalten.

Erstellen einer Abfrage zum Löschen der unerwünschten Duplikate

Führen Sie zum Löschen der unerwünschten Duplikate die Schritte im Abschnitt Erstellen und Ausführen einer Löschabfrage mit den folgenden Änderungen aus:

  1. Fügen Sie in Schritt 4 (Hinzufügen der Felder für die Löschkriterien) das Feld Entfernen hinzu.

  2. Geben Sie in Schritt 5 (Eingeben der Kriterien) ein "x" in die Zeile Kriterien für das Feld Entfernen ein.

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Verhindern, dass Benutzer doppelte Daten in eine Tabelle eingeben

Nachstehend finden Sie einige Tipps, um zu verhindern, dass Benutzer Daten doppelt in eine Tabelle eingeben.

  • Legen Sie fest, dass ein Feld nur eindeutige Werte enthalten darf.    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Definieren Sie das Feld als Primärschlüssel. Das ist nur möglich, wenn das Feld nicht bereits einen Primärschlüssel besitzt. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Feldnamen, und klicken Sie dann auf Primärschlüssel Schaltflächensymbol , um das Feld als Primärschlüssel festzulegen. Ein Primärschlüsselfeld akzeptiert nur eindeutige Werte. Wenn Benutzer ein Duplikat eingeben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

    • Falls die Tabelle bereits einen Primärschlüssel enthält, und ein anderes Feld, dass eindeutige Werte enthalten soll, eine mögliche Quelle für doppelte Daten ist, legen Sie die Eigenschaft Indiziert des betreffenden Felds wie folgt auf Ja (ohne Duplikate) fest:

      1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle im Navigationsbereich und dann auf Entwurfsansicht.

      2. Klicken Sie im Bereich Feldeigenschaften auf Indiziert, und wählen Sie Ja (ohne Duplikate) in der Dropdownliste aus.

  • Geben Sie an, dass eine Kombination aus Werten in zwei oder mehr Feldern für jeden Datensatz eindeutig sein muss.    Sie können beispielsweise eine Kombination mehrerer Felder, wie die Felder Kontaktperson, Adresse und Ort, als Primärschlüssel für die Tabelle definieren. Falls Sie später einmal einen Datensatz eingeben müssen, der diese Werte dupliziert, müssen Sie die Einschränkung entfernen. Dies kann erhebliche Nacharbeitungen nach sich ziehen.

    Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Primärschlüssel für mehrere Felder zu erstellen:

    1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

    2. Klicken Sie auf die Zeilenauswahl links vom ersten Feld, sodass die ganze Zeile markiert wird.

    3. Halten Sie STRG gedrückt, während Sie auf die Zeilenauswahl für andere Felder klicken, die Sie in den Primärschlüssel mit aufnehmen möchten.

    4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Felder, und klicken Sie dann auf Primärschlüssel Schaltflächensymbol .

      Mit diesem Schritt wird die Eigenschaft Indiziert für jedes Feld im Primärschlüssel auf Ja (Duplikate möglich) gesetzt. Damit können Sie beispielsweise in mehreren Datensätzen identische Namen, dieselbe Adresse oder denselben Ort eingeben, aber Sie können keine identische Kombination aus Name, Adresse und Ort in mehrere Datensätze eingeben. So sind z. B. zwei Kontaktpersonen mit dem Namen Kevin Casselman möglich, die in der Hauptstraße 123 wohnen, die jedoch nicht beide in München wohnen dürfen.

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