Organisieren von E-Mail

Den Posteingang aufräumen

Ihr Browser unterstützt kein Video. Installieren Sie Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player oder Internet Explorer 9.

Verwenden Sie das Tool Aufräumen, um redundante E-Mails aus Ihren E-Mail-Ordnern zu entfernen.

  1. Wählen Sie Start > Aufräumen aus.

  2. Wählen Sie eine Option aus:

    • Unterhaltung aufräumen: Löscht redundante E-Mails aus einer ausgewählten Unterhaltung.

    • Ordner aufräumen: Löscht redundante E-Mails aus einem ausgewählten Ordner.

    • Ordner und Unterordner aufräumen: Löscht redundante E-Mails und Unterhaltungen aus dem Posteingang sowie aus allen anderen Ordnern.

Weitere Tipps gefällig?

Weitere Kurse wie diesen finden Sie unter den LinkedIn Learning

Verwenden von "Unterhaltung aufräumen" zum Löschen überflüssiger Nachrichten

Im Laufe der Zeit werden sich ziemlich viele Mails in Ihrem Posteingang ansammeln, und irgendwann ist der Zeitpunkt gekommen aufzuräumen.

Outlook stellt verschiedene Funktionen zur Verfügung, die Sie beim Aufräumen unterstützen, und diese möchte ich Ihnen hier vorstellen.

Zum einen können Sie in Ihren Unterhaltungen aufräumen.

Dazu müssen Sie auf der Registerkarte Ansicht die Unterhaltungen anzeigen lassen.

Hier ist das Kontrollkästchen aktiviert, und hier sehen Sie eine typische Unterhaltung.

Es ist eine Mail, auf die geantwortet wurde, und dann wurde wieder geantwortet und so weiter, und man kann diese Unterhaltung zusammenhängend hier anzeigen lassen.

Hier können Sie dann komplett in der Unterhaltung blättern.

Auf der Registerkarte Start stellt Outlook die Funktion Aufräumen zur Verfügung.

Wenn ich darauf klicke, dann sehen Sie, man kann hier in der Unterhaltung aufräumen, und zwar zum einen in der aktuellen Unterhaltung, das wäre diese Unterhaltung hier, Sie können im aktuellen Ordner aufräumen, das wäre der Posteingang, oder Sie können im aktuellen Ordner und allen seinen Unterordnern aufräumen, das wäre der Posteingang und alle seine Unterordner.

Was bedeutet aufräumen in einer Unterhaltung?

Sie brauchen keine Angst haben, dass irgendwelche Informationen verloren gehen.

Wenn zum Beispiel eine E-Mail komplett in einer anderen Antwort enthalten ist, dann wird diese E-Mail gelöscht.

Das heißt, es werden nur redundante Texte entfernt.

Outlook stellt noch weitere Funktionen zum Aufräumen des Posteingangs zur Verfügung.

Dazu klicken Sie auf die Registerkarte Datei, und hier auf die Schaltfläche Tools.

Da wäre zum einen die Postfachbereinigung.

Hier können Sie sich die Postfachgröße angucken.

Sie sehen hier Ihre klassischen Ordner, und können hier runterblättern zum Posteingang und schauen wie groß der ist, und ob wirklich schon Zeit ist, ihn aufzuräumen.

Ich klicke hier wieder auf Schließen.

Mit diesem Befehl können Sie alle Elemente im Ordner gelöschte Elemente per Mausklick entfernen.

Interessant ist hier noch die Option Alte Elemente bereinigen.

Da können Sie hier den Posteingang wählen und die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren.

Bei Bedarf können Sie hier noch ein Datum einstellen, was Sie archivieren wollen, zum Beispiel alle Elemente , die älter als 12.06.2016 sind, und diese Elemente werden dann in dieser Archivdatei gespeichert.

Wichtig ist dabei zu verstehen, dass das hier ein Exchange-Konto ist, und dann werden alle Elemente vom Exchange-Konto lokal auf meinen Rechner in diese Datei abgelegt.

Ich archiviere jetzt aber nicht und klicke hier auf Abbrechen.

Eine weitere Variante ist das Anlegen eines Archivordners.

Wenn ich darauf klicke, dann kann ich hier einen Archivordner benennen oder einen neuen erstellen.

Ich gebe hier jetzt einfach mal Archiv ein.

Der Ordner soll im Konto "DownUnder" abgelegt werden, dann bestätige ich das und klicke hier auf OK.

Dann wechsle ich zurück, und dann sehen Sie hier in meinem "DownUnder"-Konto das Archivkonto, das aber noch leer ist.

Und wenn ich hier zum Beispiel auf eine Mail klicke, Donna Summer, die möchte ich archivieren, dann klicke ich mit der rechten Maustaste auf diese Mail, wähle Archivieren.

Und dann öffne ich den Ordner Archiv, und dann wird mir hier die archivierte Mail angezeigt.

Sie sehen, es gibt viele Möglichkeiten Ihren Posteingang aufzuräumen.

Schauen Sie regelmäßig, dass er nicht zu groß wird, und bedienen Sie sich dann der Werkzeuge die Outlook zum Aufräumen zur Verfügung stellt.

Das Lernen ist hier nicht zu Ende. Entdecken Sie weitere von Experten geführte Lernprogramme unter den LinkedIn Learning. Starten Sie heute Ihr kostenloses Testabonnement unter linkedin.com/learning.

Genießen Sie einen Monat kostenlosen Zugriff auf LinkedIn Learning

Lernen Sie von anerkannten Branchenexperten, und erwerben Sie die gefragtesten unternehmerischen, technischen und kreativen Fähigkeiten.

Vorteile

  • Unbegrenzter Zugriff auf mehr als 4.000 Videokurse

  • Persönliche Empfehlungen basierend auf Ihrem LinkedIn-Profil

  • Streamen von Kursen von Ihrem Computer oder mobilen Gerät

  • Kurse für jede Lernstufe – vom Anfänger bis zum Fortgeschrittenen

  • Praktische Übungen während des Lernens anhand von Prüfungsfragen, Übungsdateien und Codefenstern

  • Wählen Sie einen Plan für sich selbst oder für Ihr gesamtes Team aus.

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×