Benutzerzielsetzung: Planen des Projekts

Benutzerzielsetzung 'Planen des Projekts'

Es ist sinnvoll, mit der Planung zu beginnen, bevor Sie Microsoft Project öffnen.

Verwenden Sie zum Erfassen der frühen Ideen zu den Projektzielen eine Anwendung wie Word, Excel, OneNote oder Outlook.

Nachdem alle Ihren Ideen zugestimmt haben, können Sie in das Planen Ihres Projektplans mit Project einsteigen.

Weitere Artikel, die Grundlagen zum Projektmanagement vermitteln, finden Sie im Projektwegweiser.

Tipps zum Projektmanagement bevor Sie beginnen ...

  • Vergewissern Sie sich, dass Sie ein Projekt erstellt haben    Stellen Sie sicher, dass das, was Sie geplant haben, wirklich ein Projekt ist. Ein Projekt zeichnet sich durch drei Merkmale aus.

  • Es ist vorübergehend und einmalig   Der Bau einer Fahrzeugfabrik ist ein Projekt, da es sich um eine einmalige Aktivität handelt. Die Fertigung von Fahrzeugen in der Fabrik ist hingegen eine ständig fortgesetzte Reihung von Aktivitäten und daher kein Projekt.

  • Die Leistungen sind klar definiert    Ein Projekt erhält Fokus und Zweck durch die zu liefernden Leistungen. Die Projektbeteiligten werden nicht das Gefühl haben, dass ihre Projektinvestitionen rentabel sind, wenn die Projektleistungen nicht klar festgelegt sind.

  • Es hat einen Anfang und ein Ende    Ohne einen Projektendtermin werden sich Projektbeteiligte und Geldgeber nicht am Ergebnis und den Vorzügen des Projekts, die durch ihre Investitionen ermöglicht wurden, erfreuen.

    Die hier aufgeführten Beispiele helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie an einem Projekt arbeiten.

Aktivitäten, die keine Projekte darstellen

Eindeutig definierte Projekte

Herstellen von Kraftfahrzeugen

  • Projekt für das Upgrade einer Fertigungsanlage zum Steigern der Effizienz.

  • Projekt zum Platzieren einer Wartungseinrichtung näher an den Fertigungsanlagen.

Verringern des durch Mitbewerber induzierten Risikos

  • Projekt zum Ersetzen von Sicherheitssoftware.

  • Projekt zum Einstellen von Experten zur Risikobewertung aus verwandten Branchen.

  • Identifizieren von Projekteinschränkungen    . Einschränkungen sind Faktoren, die die Optionen des Projektmanagers beim Entwerfen und Verwalten eines Projekts beschränken. Die meisten Projekte weisen drei Einschränkungen auf.

  • Zeitliche Befristung    Die Gesamtdauer des Projekts wird normalerweise durch die Endtermine für die wichtigsten Projektleistungen bestimmt.

  • Beschränkte Personal- und weitere Ressourcen    Projektmanagern steht normalerweise nur eine eingeschränkte Anzahl von Personen für die Arbeit an einem Projekt und ein beschränktes Budget zur Verfügung.

  • Geringer Umfang    Ein Projekt ist normalerweise durch die Menge der vom Team zu leistenden Arbeit eingeschränkt. Wenn für das Projekt zu viele Projektleistungen oder Features festgelegt sind, steht möglicherweise nicht genügend Zeit im Projektplan zur Verfügung, um alle abzuschließen.

Eine Änderung an einer Einschränkung wirkt sich normalerweise auf die anderen zwei aus und kann Einfluss auf die Gesamtqualität haben. Beispielsweise zwingt das Herabsetzen der Projektdauer die Projektmanager, Entscheidungen zur Anzahl der für das Fertigstellen der Projektleistungen erforderlichen Anzahl von Arbeitern zu treffen. Wenn nicht genügend Arbeitskräfte verfügbar sind, kann ein Verkürzen des Projekts andere Kompromisse erforderlich machen, wie etwa ein Verringern des Projektumfangs.

  • Frühe Identifizierung der Projektbeteiligten    Nichts beeinträchtigt ein Projekt stärker als das Versäumnis, die kritischen Projektbeteiligten und die optimalen Kommunikationsverfahren mit ihnen zu erkennen. Wenn Sie es versäumen, einen kritischen Projektbeteiligten nach dem Beginn eines Projekts zu identifizieren, kann das Projekt mit kreischenden Bremsen zum Halten kommen oder das Budget überschreiten, weil unerwartet neue Projektzielsetzungen und Verfahren vorgeschlagen werden.

Schritt 1: Erfassen früher Ideen

Erfassen früher Ideen in OneNote

Skizzieren Sie Notizen in OneNote, während Sie über Ihr Projekt und seine Ziele nachdenken. Ihre Notizen können E-Mails, Verknüpfungen mit anderen Websites, Videos oder frühe Spezifikationen enthalten.

Importieren von Excel-Daten in Project

Projekte beginnen manchmal einfach als Listen in Excel. Wenn sie jedoch wachsen, importieren Sie sie in Project, wo Sie Vorgänge viel effizienter strukturieren und planen können.

Verwenden von Office 365 auf beliebigen PCs, um überall Projektnotizen zu erfassen

Arbeiten Sie an den frühen Projektspezifikationen mithilfe von Office 365. Solange Sie an einem PC mit Internetverbindung arbeiten, stehen Ihnen für Ihre Dokumente die Vollversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote zur Verfügung – nach Bedarf und überall.

Verwenden von Office Online in einem Webbrowser

Arbeiten Sie mit Office Online ohne Office 365. Sofern Sie über ein Microsoft-Konto verfügen, können Sie die Webversionen von Word, Excel, PowerPoint oder OneNote verwenden, um ihre frühen Projektideen festzuhalten.

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Schritt 2: Setzen Sie sich mit den wichtigsten Projektbeteiligten in Verbindung

Berichterstellung zu frühen Fortschritten

Ganz gleich, an welchem Punkt der Projektplanung Sie sich befinden – ein gut präsentierter Bericht hilft Ihnen, die Akzeptanz der Projektleistungen durch die Projektbeteiligten zu gewinnen.

Teilnehmen an einer Onlinebesprechung

Wenn die Projektbeteiligten nicht anwesend sein können, verwenden Sie Onlinebesprechungen, um sich mit ihnen in Verbindung zu setzen. Betrachten Sie gemeinsam PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen oder OneNote-Notizen, um die frühen Projektpläne zu erörtern. Personen können in ihren Büros, auf Reisen oder über ihre mobilen Geräte an Onlinebesprechungen teilnehmen.

IM-Chat mit Mitgliedern des Projektteams

Wenn beim Arbeiten an einem Projektplan Fragen auftauchen, lassen Sie den Mauszeiger auf dem Namen eines Mitarbeiters ruhen, und senden Sie eine Chatnachricht mithilfe von Lync.

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Schritt 3: Beginnen eines Projekts

Kopieren aus Word und Einfügen in Project

Kopieren Sie eine Liste von Vorgängen in Word, und fügen Sie sie in Project ein, um schnell einen Projektplan zu starten. Gliederungsstruktur und Formatierung bleiben in Project erhalten.

Erstellen eines neuen Projekts aus einem anderen Projekt oder einer Vorlage

Erstellen Sie ein neues Projekt auf der Grundlage einer Vorlage, die bereits mit Vorgängen aus Projekten, die Ihrem ähnlich sind, gefüllt ist. Branchenexperten haben viele solcher Projekte erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Importieren von Excel-Daten in Project

Verschieben Sie eine Vorgangsliste, die in Excel begonnen wurde, nach Project. Gliederungsstruktur und Formatierung bleiben in Project erhalten.

Importieren einer SharePoint-Vorgangsliste als frühes Projekt

Projekte nehmen ihren Anfang auch manchmal als Aufgabenliste in SharePoint, wo sie Personen ohne Microsoft Project leicht zugänglich gemacht werden können. Sobald diese Aufgabenliste eine bestimmte Größe erreicht hat, übernehmen Sie sie als Vorgangsliste in Project, um die Arbeit dort fortzusetzen.

Projektmanagement-Zielsetzung: Erstellen eines neuen Projektplans

Nachdem Sie Ihre Projekt in Microsoft Project begonnen haben, können Sie damit anfangen, Vorgänge hinzuzufügen, sie zu strukturieren, sie miteinander zu verknüpfen, Personen hinzuzufügen usw.

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