Beibehalten von Datenschutz und -sicherheit beim Verwenden von Business Contact Manager

Microsoft bemüht sich, Schutz und Sicherheit Ihres Computers soweit wie möglich zu gewährleisten und hilft Ihnen dabei, einen sicheren Computer und ein sicheres Netzwerk zu betreiben. Lesen Sie folgende Informationen, um besser verstehen zu können, welche Funktionen in Business Contact Manager für Outlook den Schutz und die Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten, E-Mail-Nachrichten, Aufgaben, Termine und Finanzdaten Ihrer Kunden beeinflussen.

Überlegungen zu Datenschutz und -sicherheit

Feature

Auswirkung der Funktion auf Ihren Datenschutz (Risiko)

Möglichkeiten

Automatische E-Mail-Verknüpfung

Wenn die Funktion aktiviert ist, werden E-Mail-Nachrichten von ausgewählten E-Mail-Adressen automatisch mit bestimmten Firmen oder Geschäftskontakten verknüpft. Nachdem diese verknüpft wurden, werden eingehende und ausgehende E-Mail-Nachrichten in der Kommunikationshistorie der Firmendatensatz oder des Geschäftskontaktdatensatzaufgeführt. Benutzer, die Zugriff auf diese Datensätze haben, erhalten somit auch Zugriff auf diese E-Mail-Nachrichten.

Führen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte aus, um die Wahrscheinlichkeit zu reduzieren, dass andere Personen auf Ihre E-Mail-Nachrichten zugreifen können:

  • Wenn Sie die automatische E-Mail-Verknüpfung bereits in Ihrer privaten Datenbank vor dem Freigeben der Datenbank aktiviert haben, deaktivieren Sie im Dialogfeld Datenbank freigeben das Kontrollkästchen Aktuelle Einstellungen für automatische E-Mail-Verknüpfung beibehalten.

  • Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Automatische E-Mail-Verknüpfung verwalten und auf der Registerkarte E-Mail auf Alle löschen, um alle verknüpften E-Mail-Adressen aus Ihren Datensätzen zu entfernen.

  • Öffnen Sie zum Entfernen der Verknüpfung für eine bestimmte E-Mail-Nachricht aus einem Datensatz die Kommunikationshistorie für den Datensatz, und löschen Sie die Nachricht.

Weitere Informationen zur automatischen E-Mail-Verknüpfung erhalten Sie, wenn Sie auf Hilfe im Dialogfeld Automatische E-Mail-Verknüpfung verwalten klicken, oder unter folgenden Themen:

Datenbank freigeben

Die Verwendung von Business Contact Manager für Outlook ermöglicht Ihnen die gemeinsame Verwendung Ihrer Geschäftsdaten mit Kollegen. Wenn Sie Ihre Geschäftsdaten freigeben, erhalten Kollegen Zugriff auf Folgendes: die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden, die Kommunikationshistorie einschließlich der E-Mail-Nachrichten (wenn automatische E-Mail-Verknüpfung aktiviert ist) und Gesprächsnotizen, Dateien und Termine, die mit Firma, Geschäftskontakt, Verkaufschanceoder Geschäftsprojekten verknüpft sind.

Hinweis : Business Contact Manager für Outlook erfordert, dass Microsoft SQL Server Express installiert ist. Wenn Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigeben, ermöglicht SQL Server Express autorisierten Benutzern den Zugriff auf die Datenbank. Das Programm gibt keine Informationen über Sie oder Ihre Geschäftskontakte frei oder übermittelt diese.

Geben Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank nicht frei.

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Datenbank freizugeben, sollten Sie kontrollieren, wer hierauf Zugriff hat. Lediglich Kollegen (Benutzer), denen Sie Zugriffsrechte zugewiesen haben, können auf die Business Contact Manager-Datenbank zugreifen.

Wenn sich Elemente in der Kommunikationshistorie eines Datensatzes befinden, die Sie nicht für Ihre Kollegen freigeben möchten, löschen Sie die Elemente aus der Kommunikationshistorie.

Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter folgenden Themen:

Wiederherstellen einer Business Contact Manager-Datenbank

Wenn Sie Ihre Datenbank sichern, erstellen Sie genau zu dem Zeitpunkt eine Kopie der Datenbank. Änderungen, die Sie nach der Sicherung an dem Inhalt der aktuellen Datenbank vornehmen, werden nicht in die Kopie aufgenommen. Daher gehen Änderungen, die Sie an der Datenbank nach der Sicherung vornehmen, verloren, wenn Sie die Datenbank von der Sicherungskopie wiederherstellen.

Weitere Informationen zum Sichern und Wiederherstellen der Datenbank finden Sie unter folgenden Themen:

Löschen von Datensätzen und Elementen

Wenn Sie Datensätze und Elemente in Business Contact Manager für Outlook löschen, werden diese solange im Business Contact Manager-Ordner Gelöschte Objekte gespeichert, bis dieser geleert wird. Der Ordner Gelöschte Objekte kann lediglich vom Datenbankbesitzer geleert werden.

Wenn Sie der Datenbankbesitzer sind, sollten Sie den Business Contact Manager-Ordner Gelöschte Objekte regelmäßig entleeren.

Weitere Informationen zum endgültigen Löschen von Elementen finden Sie unter folgenden Themen:

Aktivieren der Firewall

Wenn Sie keine Firewall zwischen Ihrem Computer und dem Internet einsetzen, können andere Personen auf Ihre Dateien zugreifen. Eine Firewall bietet Schutz vor nicht autorisiertem Zugriff. Windows-Firewall ist unter den Betriebssystemen Windows XP Home Edition, Windows XP Professional und Windows Vista standardmäßig aktiviert.

Aktivieren der Windows-Firewall

  1. Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Windows-Firewall.

  2. Führen Sie im Dialogfeld Windows-Firewall einen der folgenden Schritte durch:

    • In Windows XP klicken Sie auf Aktiv (empfohlen).

    • In Windows Vista klicken Sie auf Einstellungen ändern und dann auf Aktiv (empfohlen).

Aktivieren der Verschlüsselung

Wenn Microsoft SQL Server Express und Business Contact Manager für Outlook installiert sind, wird die Verschlüsselung standardmäßig für die gesamte Kommunikation mit der Business Contact Manager-Datenbank verwendet. Es gibt jedoch einige seltene Bedingungen, unter den die Verschlüsselung für SQL Server Express nicht standardmäßig aktiviert werden kann.

Die Verschlüsselung hilft zu verhindern, dass Daten von Personen, die sie möglicherweise abfangen, gelesen werden können.

Vergewissern Sie sich, dass die Verschlüsselung für SQL Server aktiviert ist. Weitere Informationen zum Aktivieren der Verschlüsselung für SQL Server Express finden Sie unter den folgenden Themen:

Onlineblickpunkt

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Access financial information from your accounting system

You can integrate your accounting system and your Business Contact Manager database to access financial data about your Accounts while using Business Contact Manager für Outlook. When you share your database with your co-workers while it is integrated with your accounting system, your co-workers may also have access to your customers' financial history if your co-workers have also been granted access to the accounting system. For more information about integrating your accounting system and Business Contact Manager for Outlook, see Help in your accounting system.

You control who has access to your customers' financial data because you grant your co-workers access to your shared database. When you set up your accounting database, you also control who can access the financial data. For more information about accessing your customers' financial information while using Business Contact Manager für Outlook, see the following topic:

Hinweis : 

Besuchen Sie in regelmäßigen Abständen folgende Websites, auf denen Aktualisierungen und Tipps erhältlich sind, um Datenschutz und -sicherheit für Ihren Computer beizubehalten:

Sie können sich auch bei der Microsoft-Website anmelden, um E-Mail-Benachrichtigungen für Microsoft Security Update zu erhalten. Der Dienst richtet sich vorwiegend an Privatbenutzer und kleine Unternehmen. Wenn Sie sich bei dem Dienst anmelden, werden Sie benachrichtigt, wenn Microsoft wichtige Sicherheitsbulletins oder Viruswarnungen ausgibt und erhalten Informationen zu Maßnahmen, mit denen Sie sich vor Gefahren schützen können. Der Dienst ist derzeit lediglich in Englisch verfügbar und erfordert die Anmeldung mit einem Microsoft Windows Live-Konto.

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