Automatisches Verschieben oder Löschen älterer Elemente mit der AutoArchivierung

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Zunehmender Ihr Postfach Microsoft Outlook Sie Elemente erstellen und empfangen. Zum Verwalten des Platz in Ihrem Postfach, oder klicken Sie auf dem e-Mail-Server verwenden, möglicherweise benötigen Sie einen anderen gespeichert – Archiv – alte Elemente, die wichtige, aber selten verwendete sind. Autoarchivierung behandelt dieses Verfahren Speicher automatisch, Verschieben von Elementen in einem Archivspeicherort einer Outlook- Persönliche Ordner-Datei (PST), aber Sie können die meisten die Standardeinstellungen entsprechend Ihren Bedürfnissen Speicher anpassen.

Hinweis : Elemente in Ihrem Postfach unterliegen ggf. den Aufbewahrungsrichtlinien oder der Verwaltung von Messagingaufzeichnungen Ihres Unternehmens. Diese Richtlinien haben den Zweck, die Benutzer am Aufbewahren von Nachrichten und anderen Datensätzen über einen bestimmten Zeitraum hinaus zu hindern, der vom Unternehmen festgelegt wird. Falls in Kraft, haben diese Einstellungen Vorrang vor AutoArchivierungseinstellungen, weshalb die AutoArchivierungsfunktion aus Outlook-Profilen entfernt wird, die für die Verwendung von Microsoft Exchange eingerichtet sind.

Gewünschte Aufgabe

Prüfen oder Ändern der Standardeinstellungen für die Autoarchivierung

Ändern der Einstellungen der Autoarchivierung für einen einzelnen Ordner

Überprüfen oder Ändern der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung

Die AutoArchivierung verschiebt Elemente aus ihrem ursprünglichen Speicherort in Outlook in einen Archivdateiordner, sobald sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Sie können auch Optionen für zu löschende Elemente festlegen, sobald diese abgelaufen sind.

Wichtig : Weitere Informationen zum Speichern und Löschen von Elementen

  • Elemente werden an ihren entsprechenden Archivierungsspeicherorten gespeichert, solange Sie keine Änderungen an Einstellungen für die AutoArchivierung vornehmen, also festlegen, dass Elemente bei Ablauf gelöscht werden. Die Elemente werden an den Archivierungsspeicherorten nicht gelöscht. Sie können nur vor dem Verschieben an den jeweiligen Archivierungsspeicherort automatisch gelöscht werden. Nachdem sie archiviert sind, können sie nur noch manuell gelöscht werden.

  • Durch die Auswahl einer Option zum dauerhaften Löschen von Elementen werden die Elemente automatisch gelöscht, sobald sie ablaufen, und werden nicht archiviert. Wenn Sie beispielsweise Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) aktivieren, werden durch diese Option alle Nachrichten in allen Ihren E-Mail-Ordnern wie "Posteingang", Gesendete Objekte" oder "Entwürfe" gelöscht, wenn sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Die Nachrichten werden nicht archiviert.

Die verschiedenen Typen von Outlook-Elementen haben Standardablaufzeiten, die sich nur ändern, wenn Sie die entsprechenden Einstellungen manuell ändern.

Weitere Informationen zu bestimmte Outlook-Elementen wann ablaufen

Die Standardalterungszeiträume für Outlook-Ordner betragen:

Ordner

Ablaufzeit

"Posteingang" und "Entwürfe"

6 Monate

"Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente"

2 Monate

Postausgang

3 Monate

Kalender

6 Monate

Aufgaben

6 Monate

Notizen

6 Monate

Journal

6 Monate

Kontakte

Laufen nicht ab

Hinweis : Für von Ihnen erstellte Ordner, die denselben Typ von Elementen enthalten wie Posteingang, Kalender, Aufgaben, Notizen oder Journal, gilt ebenfalls der standardmäßige Alterungszeitraum von sechs Monaten.

Das Alter eines Elements hängt vom Typ des Elements ab:

Elementtyp

Beginn der Ablaufzeit

E-Mail-Nachricht

Das Empfangsdatum oder Datum der letzten Änderung, je nachdem, welches das spätere ist.

Besprechung, Ereignis oder Termin

Datum der letzten Änderung und Speicherung des Elements, wobei der spätere Zeitpunkt gilt. Serienelemente unterliegen nicht der AutoArchivierung.

Aufgabe

Das Erledigungsdatum oder das Datum/die Uhrzeit der letzten Änderung und Speicherung der Aufgabe. Aufgaben, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind, werden nicht automatisch archiviert. Aufgaben, die anderen Personen übertragen wurden, werden nur archiviert, nachdem sie als erledigt gekennzeichnet wurden.

Notiz

Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung der Notiz.

Journaleintrag

Datum der Erstellung des Journaleintrags oder Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung des Eintrags.

Kontakt

Kontakte werden standardmäßig nicht archiviert. Sie können sie jedoch manuell archivieren.

Bei der ersten Ausführung von Outlook ist die AutoArchivierung standardmäßig aktiviert und wird alle 14 Tage ausgeführt. Sie können die Frequenz der Ausführung der AutoArchivierung ändern, die Outlook-Datendatei (PST) angeben, in der die archivierten Elemente gespeichert werden, und bestimmen, wann Elemente in Ihren Outlook-Ordnern der Archivierung unterliegen sollen.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Weitere.

  2. Klicken Sie auf AutoArchivierung.

    Hinweis : Je nach Computereinstellungen und Add-Ins werden im Dialogfeld Optionen andere Registerkarten angezeigt.

    'AutoArchivierung' im Dialogfeld 'Optionen'

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage, und geben Sie an, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.

  4. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

    Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu den autoarchivierungseinstellungen und Optionen 1 bis 9 in der folgenden Abbildung.

    1. AutoArchivierung alle   Legen Sie fest, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll. Wenn zahlreiche Elemente gleichzeitig archiviert werden, beeinträchtigt dies möglicherweise die Leistung Ihres Computers. Es ist daher sinnvoll, einen Zeitraum zu wählen, in dem der AutoArchivierungs-Prozess schneller ablaufen kann. Berücksichtigen Sie die Anzahl der durchschnittlich in einem bestimmten Zeitraum erhaltenen Elemente, und passen Sie die Zeitplanung entsprechend an. AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn eine Erinnerungsmeldung angezeigt werden soll, bevor die Outlook-Elemente von der AutoArchivierung verarbeitet werden. Wenn diese Meldung angezeigt wird, können Sie auf Nein klicken, um die aktuelle Sitzung der AutoArchivierung abzubrechen.

    2. Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)   Diese Option ist standardmäßig nicht aktiviert. Sie können festlegen, dass E-Mail-Nachrichten nach dem Ende ihrer Ablaufzeit gelöscht werden. Die Standardablaufzeit für Elemente in den Ordnern "Entwürfe" und "Posteingang" beträgt sechs Monate, für Elemente im Ordner "Gesendete Objekte" drei Monate. Sie können diese Zeiten mithilfe der Option Elemente löschen, wenn älter als jedoch ändern.

    3. Alte Elemente archivieren oder löschen    Diese Option müssen Sie auswählen, wenn die AutoArchivierung einige oder alle Elemente löschen soll, sobald sie ablaufen. Durch diese Option werden andere Optionen aktiviert, die es Ihnen ermöglichen, zu entscheiden, welche Elemente archiviert und welche gelöscht werden, wenn sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Wählen Sie dann weitere Einstellungen für das Archivieren und Löschen aus.

    Hinweis : Im Dialogfeld AutoArchivierung bezieht sich der Begriff "Ordner" auf die Hauptbereiche von Outlook, beispielsweise den Ordner Kalender und den Ordner Aufgaben sowie die einzelnen E-Mail-Ordner. Der Grund dafür ist, dass die Kalender- und Aufgabenelemente jeweils im Ordner Kalender bzw. Aufgaben gespeichert werden.

    4. Archivordner in Ordnerliste anzeigen   Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens legen Sie fest, dass der Archivordner zusammen mit den anderen Arbeitsordnern im Navigationsbereich angezeigt wird. Im übergeordneten Archivordner können Sie die Unterordner öffnen und die archivierten Elemente anzeigen. Dabei können Sie überprüfen, ob die richtigen Elemente archiviert wurden, und bei Bedarf auch einzelne Elemente zurück in einen Arbeitsordner ziehen.

    5. Elemente löschen, wenn älter als   Wählen Sie die Standardeinstellung für den Zeitraum in Tagen, Wochen oder Monaten aus, nach dessen Ablauf Elemente archiviert werden sollen. Sie können einen Zeitraum zwischen einem Tag und 60 Monaten festlegen. "Löschen" ist in diesem Zusammenhang gleichbedeutend mit dem Archivieren, also dem Speichern von Elementen. Es geht also nicht um das endgültige Löschen, es sei denn, Sie haben an anderer Stelle die entsprechende Einstellung für die Ordner vorgenommen.

    6. Alte Elemente verschieben nach    Der Standardspeicherort ist auf Computern mit den Betriebssystemen Windows Vista und Windows XP unterschiedlich.

    Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

    Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

    Wenn Sie ein anderes Ziel für die archivierten Elemente festlegen möchten, können Sie zu einem anderen Speicherort wechseln und diesen festlegen. Die Elemente werden dann nach dem Ende ihrer Ablaufzeit an diesen Speicherort verschoben.

    Hinweis : An einem benutzerdefinierten Speicherort archivierte Elemente werden nur gelöscht, wenn Sie die Ordner öffnen und die Elemente manuell löschen.

    7. Alte Elemente endgültig löschen   Mit dieser Option werden die abgelaufenen Elemente sofort gelöscht und nicht an den Standardspeicherort, in einen angegebenen anderen Ordner oder in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.

    8. Einstellungen auf alle Ordner anwenden   Mit dieser Option werden die Einstellungen für die AutoArchivierung einschließlich der von Ihnen vorgenommenen Änderungen auf alle Ordner angewendet. Wenn Sie für einzelne Ordner andere Einstellungen festlegen möchten, wählen Sie diese Option nicht aus. Gehen Sie stattdessen vor, wie unterhalb der Schaltfläche beschrieben. Dort wird erläutert, wie Sie Einstellungen für einzelne Ordner festlegen können. (Diese Anweisungen finden Sie auch im nächsten Abschnitt, in dem es um das Ändern der Einstellungen für die AutoArchivierung für einzelne Ordner geht.) An einzelnen Ordnern vorgenommene Änderungen gelten auch nur für diese Ordner.

    9. Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien   Möglicherweise hat in Ihrer Organisation ein Systemadministrator Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt, die bestimmen, wann und wie die Elemente in Ihrem Postfach automatisch archiviert werden. Sie können die Richtlinien hier anzeigen, allerdings ohne die erforderlichen Berechtigungen nicht ändern.

    Einstellungen für die AutoArchivierung

  5. Klicken Sie auf OK.

    Hinweise : 

    • Wenn Sie die unter Alte Elemente verschieben nach angegebene Archivdatei ändern, wird diese neue Datei bei jeder Ausführung der AutoArchivierung verwendet.

    • Legen Sie zuerst die Standardordneroptionen fest, und passen Sie anschließend individuelle Ordnereinstellungen an, da Sie andernfalls ggf. die Standardeinstellungen unbeabsichtigt ändern.

Seitenanfang

Ändern der Einstellungen der AutoArchivierung für einen einzelnen Ordner

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung.

  3. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

    Hinweis : Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in Schritt 4 weiter oben, "Überprüfen oder Ändern der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung".

  4. Klicken Sie auf OK.

Seitenanfang

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×