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Automatisches Senden von Abwesenheitsnotizen mit einem Exchange-Konto

Sie können Microsoft Office Outlook 2007 so einrichten, dass an einige oder alle Personen, die Ihnen E-Mail-Nachrichten senden, eine automatische Antwort gesendet wird.

Wichtig : Der Befehl Abwesenheits-Assistent wird im Menü Extras nur angezeigt, wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden. Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden, klicken Sie auf den Ordner Posteingang. Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent dann im Menü Extras nicht angezeigt wird, empfehlen wir, einen Microsoft-Supportmitarbeiter zu kontaktieren. Eine alternative Methode für automatische Antworten auf Nachrichten steht für alle Outlook-Benutzer zur Verfügung. Wechseln Sie zu Automatisches Beantworten von Nachrichten.

Wie kann ich feststellen, ob ich ein Exchange Server-Konto habe?

Die einfachste Methode, um herauszufinden, ob Sie ein Exchange Server-Konto verwenden, besteht darin, Ihren Ordner Posteingang zu öffnen und zu überprüfen, ob im Menü Extras der Befehl Abwesenheits-Assistent vorhanden ist. Wenn er nicht angezeigt wird, klicken Sie unten im Menü auf die Erweiterungsschaltfläche  Erweiterungsschaltfläche, damit alle Befehle im Menü Extras angezeigt werden.

Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

Wenn der Befehl fehlt, verwenden Sie höchstwahrscheinlich kein Exchange Server-Konto, und der Abwesenheits-Assistent ist somit nicht verfügbar. Es steht eine alternative Methode zum automatischen Beantworten von Nachrichten zur Verfügung. Fahren Sie mit Automatisches Beantworten von Nachrichten fort.

Hinweis : Das Menü Extras befindet sich im Outlook-Hauptfenster. Das Menü Extras wird nicht in Fenstern angezeigt, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder aufgaben erstellen.

Was möchten Sie tun?

Aktivieren oder Deaktivieren des Abwesenheits-Assistenten

Verwenden von Regeln mit dem Abwesenheits-Assistenten

Bearbeiten von mit dem Abwesenheits-Assistenten verwendeten Regeln

Aktivieren bzw. Deaktivieren von mit dem Abwesenheits-Assistenten verwendeten Regeln

Ermitteln der von meinem Konto verwendeten Version von Exchange Server

Aktivieren oder Deaktivieren des Abwesenheits-Assistenten

Microsoft Exchange Server 2007-Konten

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Version von Exchange Server Ihr Konto verwendet, finden Sie weitere Informationen unter Ermitteln der von meinem Konto verwendeten Version von Exchange Server.

  1. Sie klicken im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

    Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

    Hinweis : Das Menü Extras wird im Outlook-Hauptfenster angezeigt. Das Hauptfenster ist das Fenster, das beim Starten von Outlook geöffnet wird. Es weist die Menüs Datei, Bearbeiten, Ansicht, Wechseln zu, Extras, Aktionen und ? auf. Das Menü Extras ist nicht in Fenstern verfügbar, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben erstellen oder anzeigen.

    Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent nicht angezeigt wird, steht für alle Outlook-Benutzer eine alternative Methode für automatische Antworten auf Nachrichten zur Verfügung. Wechseln Sie zu Automatisches Beantworten von Nachrichten.

  2. Klicken Sie auf Abwesenheitsnotizen senden.

  3. Bei Bedarf aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur in diesem Zeitraum senden, um einen Zeitplan festzulegen, wann die Antworten bei Abwesenheit aktiv sind. Wenn Sie keine Start- und Endzeit angeben, werden so lange automatische Antworten gesendet, bis Sie auf das Kontrollkästchen Keine automatischen Abwesenheitsantworten senden klicken.

  4. Geben Sie auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation die Antwort ein, die während Ihrer Abwesenheit gesendet werden soll.

    Zum Senden von automatischen Antworten an Personen außerhalb Ihrer Organisation fahren Sie mit den Schritten 4 und 5 fort.

  5. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden, und geben Sie dann die Antwort ein, die während Ihrer Abwesenheit gesendet werden soll.

    Hinweis : "Organisation" bezieht sich normalerweise auf Ihr Unternehmen und umfasst die Personen, die in Ihrem E-Mail-System über ein Exchange Server-Konto verfügen.

    Wenn das Kontrollkästchen Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Organisation senden aktiviert ist, wird auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation die Option (Ein) neben dem Registerkartennamen angezeigt.

  6. Wenn Sie die Personen angeben möchten, an die automatische Antworten gesendet werden sollen, klicken Sie auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation auf Nur meine Kontakte oder Jeder außerhalb meiner Organisation.

    Hinweis : Der Kontakt muss in Ihrem Exchange Server-Ordner Kontakte enthalten sein. Wenn der Kontakt nur in einem Ordner vorhanden ist, der Bestandteil der Datei Persönliche Ordner (PST) ist, wird die automatische Nachricht nicht gesendet.

Microsoft Exchange Server 2003- und Microsoft Exchange Server 2000-Konten

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Version von Exchange Server Ihr Konto verwendet, finden Sie weitere Informationen unter Ermitteln der von meinem Konto verwendeten Version von Exchange Server.

  1. Sie klicken im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

    Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

    Hinweis : Das Menü Extras befindet sich im Outlook-Hauptfenster. Das Menü Extras wird nicht in Fenstern angezeigt, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder aufgaben erstellen.

    Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent nicht angezeigt wird, steht für alle Outlook-Benutzer eine alternative Methode für automatische Antworten auf Nachrichten zur Verfügung. Wechseln Sie zu Automatisches Beantworten von Nachrichten.

  2. Klicken Sie auf Ich bin zurzeit nicht im Hause.

  3. Geben Sie in das Feld Folgende Antwort wird automatisch einmal an jeden Absender gesendet die Nachricht ein, die Sie während Ihrer Abwesenheit an andere Personen senden möchten.

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Verwenden von Regeln mit dem Abwesenheits-Assistenten

Wenn Sie keine E-Mails während Ihrer Abwesenheit abrufen, verwenden Sie den Abwesenheits-Assistenten mit Regeln, um eingehende Nachrichten automatisch zu verwalten. Geben Sie dazu die von Outlook auszuführende Aktion für diese Nachrichten an. Sie können beispielsweise Regeln erstellen, um Nachrichten automatisch in andere Ordner zu verschieben oder zu kopieren, Nachrichten zu löschen, benutzerdefinierte Antworten zu senden usw.

Beim Erstellen von Regeln sollten Sie wissen, wie diese in Outlook angewendet werden:

  • Regeln werden in der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Regelliste von oben nach unten aufgeführt sind.

  • Wenn Sie im Dialogfeld Regel bearbeiten mehr als eine Bedingung auswählen, wird die Regel nur auf Nachrichten angewendet, die alle ausgewählten Bedingungen erfüllen. Wenn Sie beispielsweise "Marcus Loh" als Absender (Bedingung) und im Feld Betreff den Text "Marketing-Besprechung" (Bedingung) angeben, wird die Regel ausschließlich auf Nachrichten angewendet, die beide Bedingungen erfüllen.

  • Wenn Sie jedoch mehrere Kriterien für eine einzelne Bedingung festlegen, wird die Regel auf alle Nachrichten angewendet, die mindestens ein Kriterium dieser Bedingung erfüllen. Wenn Sie im Feld Von beispielsweise "Marcus Loh;Dominik Steiner" angeben, gilt die Regel für Nachrichten, die entweder von Marcus Loh oder Dominik Steiner stammen.

  • Sie klicken im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

    Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

    Hinweis : Das Menü Extras befindet sich im Outlook-Hauptfenster. Das Menü Extras wird nicht in Fenstern angezeigt, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder aufgaben erstellen.

  • Klicken Sie auf Regeln.

    Hinweis : Wenn Sie ein Exchange Server 2003- oder Exchange Server 2000-Konto verwenden, klicken Sie stattdessen auf Regel hinzufügen. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Version von Exchange Server Ihr Konto verwendet, finden Sie weitere Informationen unter Ermitteln der von meinem Konto verwendeten Version von Exchange Server.

  • Geben Sie unter Wenn eine Nachricht eintrifft, die diese Bedingungen erfüllt die von einer Nachricht zu erfüllenden Bedingungen an, damit die Regel angewendet wird.

  • Wenn Sie mehrere Bedingungen angeben möchten, klicken Sie auf Erweitert, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie dann auf OK.

  • Wenn diese Regel als letzte angewendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sobald die Aktionen für diese Regel ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren.

  • Wählen Sie unter Folgende Aktionen ausführen die gewünschten Aktionen aus. Sie können mehr als eine Aktion auswählen.

    Hinweis : Wenn Sie angeben, dass eine Nachricht gelöscht werden soll, haben die auf die Löschregel folgenden Regeln in der Regelliste im Dialogfeld Abwesenheits-Assistent keinen Einfluss auf die Nachricht.

Bearbeiten von mit dem Abwesenheits-Assistenten verwendeten Regeln

  1. Sie klicken im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

    Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

    Hinweis : Das Menü Extras befindet sich im Outlook-Hauptfenster. Das Menü Extras wird nicht in Fenstern angezeigt, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder aufgaben erstellen.

  2. Führen Sie zum Bearbeiten der Regeln eine der folgenden Aktionen aus:

    • Ändern einer bestimmten Regel    

    • Klicken Sie auf Regeln, wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie anschließend auf Regel bearbeiten.

      Hinweis : Wenn Sie ein Exchange Server 2003- oder Exchange Server 2000-Konto verwenden, wählen Sie die Regel erst aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten.

    • Ändern Sie die Bedingungen und Aktionen für die Regel.

    • Ändern der Reihenfolge, in der Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet werden    

    • Klicken Sie unter Solange Sie außer Haus sind, werden folgende Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet auf die Regel, die in der Liste nach oben oder nach unten verschoben werden soll.

    • Klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten.

    • Löschen einer Regel    

    • Klicken Sie unter Solange Sie außer Haus sind, werden folgende Regeln auf eingehende Nachrichten angewendet auf die zu löschende Regel.

    • Klicken Sie auf Regel löschen.

Aktivieren bzw. Deaktivieren von mit dem Abwesenheits-Assistenten verwendeten Regeln

  1. Klicken Sie zum Aktivieren bzw. Deaktivieren von Abwesenheitsregeln im Menü Extras auf Abwesenheits-Assistent.

    Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

    Hinweis : Das Menü Extras befindet sich im Outlook-Hauptfenster. Das Menü Extras wird nicht in Fenstern angezeigt, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder aufgaben erstellen.

  2. Klicken Sie auf Regeln.

    Hinweis : Wenn Sie ein Exchange Server 2003- oder Exchange Server 2000-Konto verwenden, wechseln Sie zum nächsten Schritt. Es gibt keine Schaltfläche Regeln.,

  3. Aktivieren oder deaktivieren Sie in der Spalte Status das Kontrollkästchen der zu aktivierenden bzw. zu deaktivierenden Regel.

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Ermitteln der von meinem Konto verwendeten Version von Exchange Server

Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent im Menü Extras vorhanden ist und beim Klicken auf den Befehl das folgende Dialogfeld angezeigt wird, verfügen Sie über ein Exchange 2007-Konto.

Hinweis : Das Menü Extras befindet sich im Outlook-Hauptfenster. Das Menü Extras wird nicht in Fenstern angezeigt, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder aufgaben erstellen.

Dialogfeld 'Abwesenheits-Assistent'

Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent im Menü Extras vorhanden ist und beim Klicken auf den Befehl das folgende Dialogfeld angezeigt wird, verfügen Sie über ein Konto auf Exchange Server 2003 oder älter.

Dialogfeld 'Abwesenheits-Assistent'

Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent im Menü Extras nicht vorhanden ist, verfügen Sie wahrscheinlich nicht über ein Exchange Server-Konto. Sie können aber mithilfe von Regeln wesentliche Teile des Verhaltens des Abwesenheits-Assistenten simulieren. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Automatisches Beantworten von Nachrichten.

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Siehe auch

Kann ich eingehende Nachrichten automatisch beantworten, wenn ich ein POP 3-Konto verwende?

Wie kann ich jede eingehende E-Mail automatisch beantworten?

Neuerungen in Microsoft Office Outlook 2007

Informieren über Abwesenheitszeiten im Büro

Ermitteln der Microsoft Exchange Server-Version, zu der mein Konto die Verbindung herstellt



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