Automatisches Löschen älterer RSS-Objekte

Der Umfang der Inhalte mancher RSS-Feeds kann sehr hoch sein. Wenn Sie weitere RSS-Feeds zu Microsoft Office Outlook 2007 hinzufügen, kann es passieren, dass Ihr Microsoft Exchange Postfach oder die Persönliche Ordner-Datei (PST) schnell an Größe zunehmen.

Die AutoArchivierung von Microsoft Outlook bietet eine automatische Möglichkeit, Elemente zu löschen, die ein bestimmtes Alter übersteigen. Viele RSS-Feeds enthalten aktuelle oder zeitkritische Informationen. Und gewöhnlich ist es nicht so wichtig, ältere RSS-Objekte aufzubewahren, als Ihre E-Mail-Nachrichten zu behalten.

Hinweis : Die in diesem Artikel beschriebenen Prozeduren setzen den Einsatz von AutoArchivierung voraus. AutoArchivierung ist möglicherweise dann nicht verfügbar, wenn eines Ihrer Outlook-Profile auf Ihrem Computer ein Exchange-Konto mit Messaging-Datensatzverwaltung umfasst.

Inhalt dieses Artikels

Weitere Informationen zur AutoArchivierung

Anpassen von AutoArchivierung an RSS-Objekte

Aktivieren von AutoArchivierung

Festlegen der AutoArchivierungseinstellungen für die Ordner der RSS-Feeds

Manuelles Archivieren oder Löschen

Weitere Informationen zur AutoArchivierung

AutoArchivierung wird standardmäßig aktiviert und läuft automatisch in geplantem Abstand. Hierbei werden ältere Elemente aus Outlook-Ordnern entfernt oder archiviert. Als ältere Objekte gelten jene, die ein festgelegtes Archivierungsalter erreichen.

Standardmäßig erstellt Outlook die Archivierungsdateien an folgendem Speicherort:

  • Windows Vista    

    Laufwerk:\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Wenn der Ordner Local nicht angezeigt wird, ist er möglicherweise ausgeblendet. Informationen zum Anzeigen von ausgeblendeten Ordnern finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Windows.

  • Microsoft Windows XP oder Microsoft Windows Server 2003    

    Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Wenn der Ordner Lokale Einstellungen nicht angezeigt wird, ist er möglicherweise ausgeblendet. Informationen zum Anzeigen von ausgeblendeten Ordnern finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Windows.

Nachdem Outlook Objekte archiviert hat, können Sie über Archivordner im Navigationsbereich von Outlook direkt auf diese Objekte zugreifen. Zum Anzeigen von Archivordner im Navigationsbereich, klicken Sie im Menü Wechseln auf Ordnerliste.

Wenn Sie die Archivordner öffnen, können Sie sehen, dass Outlook Ihre vorhandene Ordnerstruktur beibehält. Wenn es einen übergeordneten Ordner zu dem Ordner gibt, den Sie archivieren möchten, wird der übergeordnete Ordner in der Archivierungsdatei erstellt, aber innerhalb des übergeordneten Ordners werden nur die Objekte archiviert, die die AutoArchivierungskriterien erfüllen. Wenn Sie beschließen, dass Sie die archivierten Objekte zurück in Ihr Hauptpostfach verschieben möchten, können Sie alle die Objekte aus der Archivierungsdatei zurück in ihre ursprünglichen Ordner oder in andere von Ihnen angegebene Ordner importieren. Sie können Objekte aber auch manuell verschieben bzw. kopieren und sie dabei sogar von einem Ordner in einen anderen ziehen.

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Anpassen von AutoArchivierung an RSS-Objekte

Es gibt zwei Gruppen von AutoArchivierungseinstellungen: globale Einstellungen und Einstellungen auf Ordnerebene.

  • Globale Einstellungen    Auch als Standardeinstellungen bezeichnet. Die globalen Einstellungen bestimmen, ob AutoArchivierung überhaupt ausgeführt wird, und welche Aktionen standardmäßig mit den Objekten in den Outlook-Ordnern außer Kontakte durchgeführt werden. Die Kontakte bleiben von der AutoArchivierung unberührt.

  • Einstellungen auf Ordnerebene    Diese Einstellungen überschreiben die Standardeinstellungen, so dass Sie einzelne Ordner in unterschiedlicher Weise archivieren können

Wenn Sie für einen bestimmten Ordner keine AutoArchivierungseinstellungen festlegen, wird der Ordner nicht archiviert. AutoArchivierungseinstellungen gelten nur für das aktuelle Postfach. Wenn Sie also einen Ordner Ihres Exchange-Kontos und dann globale Einstellungen für AutoArchivierung auswählen, gelten diese Einstellungen nur für das Exchange-Konto.

Hinweis : Zusätzlich zu den AutoArchivierungseinstellungen gelten für die Objekte in Ihrem Postfach auch Aufbewahrungsrichtlinien, oder die Messaging-Datensatzverwaltung, die in Ihrer Organisation erzwungen wird. Aufbewahrungsrichtlinien und Messaging-Datensatzverwaltung begrenzen die Aufbewahrung von Objekten der Benutzer auf einen festen Zeitraum, der durch eine Organisationsrichtlinie definiert wird. Diese Richtlinien haben Vorrang vor den AutoArchivierungseinstellungen. AutoArchivierung wird von jedem Outlook-Profil auf Ihrem Computer vollständig entfernt, wenn Messaging-Datensatzverwaltung für alle Exchange-Konten jedes Outlook-Profils auf Ihrem Computer aktiviert ist.

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Aktivieren von AutoArchivierung

Obwohl AutoArchivierung standardmäßig aktiviert wird, können Sie die Funktion bei bedarf an- oder abschalten. AutoArchivierung muss aktiviert sein, damit die Arbeitsabläufe in diesem Artikel funktionieren.

Wenn Sie AutoArchivierung nur für den Ordner der RSS-Feeds verwenden möchten, empfehlen wir, die Standardeinstellung dahingehend abzuändern, dass AutoArchivierung aktiviert ist, aber für alle bis auf die von Ihnen konfigurierten Ordner ruht. Auf diese Weise können Sie versehentliche Archivierung oder das Löschen aus Ordnern vermeiden, die Sie nicht berücksichtigen wollten.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Weiteres auf AutoArchivierung.

    AutoArchivierungseinstellungen

  3. Wählen Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.

  4. Geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 60 in das Feld an, um anzugeben, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.

    Damit Sie AutoArchivierung effektiv mit den Ordnern für RSS-Feeds einsetzen können, empfehlen wir einen Wert zwischen 1 und 7 Tagen. Damit geben Sie nicht an, wie viele Tage die Objekte aufbewahrt werden sollen, sondern, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll. Je häufiger Sie die AutoArchivierung ausführen lassen, desto genauer sind Ihre Aufbewahrungszeiträume.

  5. Deaktivieren Sie unter Beim Archivieren die Kontrollkästchen Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) und Alte Elemente archivieren oder löschen.

    Durch Deaktivieren dieser Kontrollkästchen können Sie verhindern, dass Sie versehentlich die AutoArchivierung für Ordner durchführen, die Sie eigentlich nicht berücksichtigen wollten. Weiter hinten in diesem Artikel werden Sie lernen, wie Sie die AutoArchivierungseinstellungen auf Ordnerebene durchführen.

    Wenn Sie AutoArchivierung bereits verwenden und einige Ihrer Ordner verwenden die globalen Standardeinstellungen, müssen Sie Ihre Einstellungen nicht ändern.

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Festlegen der AutoArchivierungseinstellungen für die Ordner der RSS-Feeds

Sie müssen die AutoArchivierungseinstellungen jedes Ordners für RSS-Feeds angeben. Die AutoArchivierungseigenschaften sind nicht rekursiv und werden vom übergeordneten Ordner nicht vererbt.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner des RSS-Feed, dessen Einstellungen Sie festlegen möchten. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung.

    AutoArchivierungseinstellungen für RSS-Feeds-Ordner

  3. Klicken Sie auf Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden.

  4. Geben Sie in Elemente löschen, wenn älter als n Perioden (hierbei entspricht n einer Zahl von 1 bis 999 und Perioden dem Zeitraum Monate, Tage oder Wochen) den längsten Zeitraum ein, denn RSS-Objekte aufbewahrt werden sollen.

  5. Klicken Sie auf Alte Elemente endgültig löschen.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. Wiederholen Sie dies für jeden Ordner für RSS-Feeds mit Objekten, die Sie automatisch löschen möchten.

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Manuelles Archivieren oder Löschen

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Archivieren.

  2. Legen Sie fest, ob aufgrund der AutoArchivierungseinstellungen alle Ordner, oder ob aufgrund der Optionen in diesem Dialogfeld nur ein einzelner Ordner archiviert werden soll. Unter den Einstellungen für den ersten Fall sind die Standardeinstellungen und für den zweiten Fall sind die Einstellungen für einzelne Ordner zu verstehen.

Hinweis :  Wenn Sie eine andere als die Standarddatei archivieren möchten, geben Sie im Feld Archivdatei einen anderen Dateinamen ein. Outlook erstellt für die Objekte im ausgewählten Ordner automatisch eine andere Archivdatei.

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