Automatisches Archivieren älterer Elemente

Automatisches Archivieren älterer Elemente

Ihr Outlook-Posteingang kann mit E-Mails – neuen Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen – ganz schnell gefüllt werden. Ehe Sie sich versehen, sind schon Tausende von Nachrichten eingegangen. Halten Sie Ihren Outlook-Posteingang und die zugehörigen Ordner unter Kontrolle, indem Sie ältere Elemente, die Sie behalten möchten, in ein Archiv verschieben. Mithilfe der AutoArchivierung wird das sogar automatisch für Sie erledigt.

Sie können festlegen, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt wird, wo archivierte Elemente gespeichert werden und wie lange Outlook Elemente behält, bevor sie archiviert werden.

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.

  2. Klicken Sie unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage, und geben Sie an, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.

  4. Legen Sie ggf. weitere Optionen fest, beispielsweise dass alte Elemente nicht archiviert, sondern gelöscht werden.

    Tipp : Archivierung und AutoArchivierung sind ggf. nicht verfügbar, wenn Ihr E-Mail-Profil mit einem Computer mit Exchange Server verbunden ist. Es ist auch möglich, dass in Ihrer Organisation eine Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails angewendet wird, die die AutoArchivierung außer Kraft setzt. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator.

Weitere Informationen zu den AutoArchivierungseinstellungen finden Sie unter Einstellungen für die AutoArchivierung.

Ändern der Einstellungen der AutoArchivierung für einen einzelnen Ordner

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den Sie die Einstellungen ändern möchten, und klicken Sie auf Eigenschaften.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte AutoArchivierung die gewünschten Optionen aus.

Bei der ersten Verwendung von Outlook ist die AutoArchivierung standardmäßig aktiviert und wird alle 14 Tage ausgeführt. Sie können ändern, wie häufig die AutoArchivierung ausgeführt wird, die zum Speichern von archivierten Elementen verwendete Outlook-Datendatei (PST) angeben und festlegen, wann Elemente in Ihren Outlook-Ordnern der Archivierung unterzogen werden.

  1. Wählen Sie Extras > Optionen und dann die Registerkarte Sonstige aus.

  2. Wählen Sie AutoArchivierung aus.

    'AutoArchivierung' im Dialogfeld 'Optionen'

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage, und geben Sie dann an, wie häufig die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.

  4. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

    • AutoArchivierung alle   Wählen Sie aus, wie häufig die AutoArchivierung ausgeführt werden soll. Wenn viele Elemente zugleich archiviert werden, kann dies die Leistung Ihres Computers beeinträchtigen. Es ist daher sinnvoll, einen Zeitraum auszuwählen, durch den sich der AutoArchivierungsvorgang verkürzt. Erwägen Sie die Anzahl der innerhalb eines bestimmten Zeitraums normalerweise bei Ihnen eingehenden Elemente, und passen Sie den Zeitraum entsprechend an. AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen   Aktivieren Sie diese Option, wenn Outlook eine Erinnerungsmeldung anzeigen soll, bevor die AutoArchivierung Ihre Outlook-Elemente verarbeitet. Wenn die Meldung angezeigt wird, können Sie auf Nein klicken, um die AutoArchivierungssitzung abzubrechen.

    • Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)   Diese Option ist standardmäßig nicht aktiviert. Sie können festlegen, dass E-Mail-Nachrichten nach dem Verstreichen eines Alterungszeitraums gelöscht werden. Der Standardzeitraum für Elemente in den Ordnen "Entwürfe" und "Posteingang" beträgt sechs Monate, drei Monate für Elemente im Ordner "Gesendet", jedoch können Sie diese Zeiträume mithilfe der Option Elemente löschen, wenn älter als ändern.

    • Alte Elemente archivieren oder löschen   Sie müssen diese Option aktivieren, wenn die AutoArchivierung einige oder alle Elemente beim Ablaufen löschen soll. Durch diese Option werden weitere Optionen aktiviert, mit denen Sie festlegen können, welche Elemente am Ende des Alterungszeitraums archiviert und welche gelöscht werden sollen. Wählen Sie anschließend weitere Einstellungen für Archivierung und Löschung aus.

      Hinweis : Im Dialogfeld AutoArchivierung bezieht sich "Ordner" auf Ihre Hauptfunktionsbereiche in Outlook, etwa in Form der Ordner Kalender und Aufgaben sowie der einzelnen E-Mai-Ordner. Dies hat den Grund, dass Ihre Kalender- und Aufgabenelemente in den entsprechenden Ordnern Kalender und Aufgaben gespeichert sind.

    • Archivordner in Ordnerliste anzeigen   Sie können sich entscheiden, die Archivordner zusammen mit den Arbeitsordnern im Navigationsbereich aufzulisten. Im Hauptordner Archiv können Sie die Unterordner öffnen und Ihre archivierten Elemente anzeigen. Beim Anzeigen der archivierten Elemente können Sie überprüfen, ob die richtigen Elemente archiviert wurden, und darüber hinaus alle benötigten Elemente wieder zurück in einen Arbeitsordner ziehen.

    • Elemente bereinigen, wenn älter als    Legen Sie die Standardeinstellung für die Archivierung Ihrer Elemente in Tagen, Wochen oder Monaten fest. Sie können einen Zeitraum von einem Tag bis hin zu 60 Monaten festlegen. "Bereinigen" bedeutet das Archivieren oder Speichern von Elementen. Es bedeutet nicht "löschen", es sei denn, Sie haben diese Einstellung für die Ordner an anderer Stelle festgelegt.

    • Alte Elemente verschieben nach    Die Standardeinstellung für diesen Speicherort unterscheidet sich bei Computern mit den Betriebssystemen Microsoft Windows Vista und Windows XP.

      Windows Vista: C:\Benutzer\Benutzer\Anwendungsdaten\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP:C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Wenn Sie für die archivierten Elemente ein anderes Ziel festlegen möchten, können Sie zu einem anderen Speicherort navigieren und diesen festlegen. Elemente werden nach dem Ablauf ihres Alterungszeitraums an diesen Speicherort verschoben.

      Hinweis : An einem benutzerdefinierten Speicherort archivierte Elemente werden nicht gelöscht, es sei denn, Sie öffnen die Ordner und löschen sie manuell.

    • Elemente endgültig löschen    Durch diese Option werden die abgelaufenen Elemente sofort gelöscht, statt an den Standardspeicherort, einen weiteren von Ihnen festgelegten Ordner, oder in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben.

    • Einstellungen auf alle Ordner anwenden    Durch diese Option werden die AutoArchivierungseinstellungen, einschließlich Ihrer Änderungen, auf alle Ihre Ordner angewendet. Wenn Sie für einen oder mehrere Ordner verschiedene Einstellungen festlegen möchten, aktivieren Sie diese Option nicht. Befolgen Sie stattdessen die Anweisungen, die unterhalb der Schaltfläche angezeigt werden, in denen das Festlegen von Einstellungen für einzelne Ordner erläutert wird. Diese Anweisungen sind außerdem im folgenden Abschnitt "Ändern der Einstellungen der AutoArchivierung für einen einzelnen Ordner" enthalten. An bestimmten Ordnern vorgenommene Änderungen betreffen nur diese Ordner.

    • Aufbewahrungsrichtlinien-Informationen    Möglicherweise legt in Ihrer Organisation ein Systemadministrator Aufbewahrungsrichtlinien fest, die bestimmen, wann und in welcher Weise Ihre Postfachelemente automatisch archiviert werden. Sie können die Richtlinien hier anzeigen, sie jedoch ohne die entsprechenden Berechtigungen nicht ändern.

  5. Klicken Sie auf OK.

Ändern der Einstellungen der AutoArchivierung für einen einzelnen Ordner

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung.

  3. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

    Hinweis : Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie im Abschnitt oben unter Sehritt 4, "Überprüfen oder Ändern der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung".

  4. Klicken Sie auf OK.

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