Automatisches Ändern der Farben und Schriftarten bei eingehenden Nachrichten in Abhängigkeit vom Absender, dem Betreff oder den Empfängern

Bedingte Formatierungen stellen eine Möglichkeit dar, um Nachrichten, die bestimmte definierte Kriterien erfüllen, in der Nachrichtenliste durch Verwendung von Farbe, Schriftarten und Formatvorlagen hervorzuheben. Sie geben hierzu Kriterien an, die eine eingehende Nachricht erfüllen muss, wie z. B. den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Absenders, und die bedingte Formatierung wird dann nur auf diese Nachrichten angewendet.

Beispielsweise kann in einer bedingten Regel angegeben werden, dass alle von Ihrem Vorgesetzten gesendeten Nachrichten mit rotem Text in der Nachrichtenliste angezeigt werden.

Wenn Sie weitere Änderungen am Text einer E-Mail vornehmen möchten, ändern Sie die Standardschriftart oder Textfarbe für E-Mails.

Hinweis :  In Microsoft Outlook 2007 hat Ihnen die Funktion Organisieren ermöglicht, bedingte Textformatierungsregeln für E-Mails zu erstellen. In Microsoft Outlook 2010 und höher erfolgt der Zugriff auf die bedingte Textformatierung über das Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen einer bedingten Formatierungsregel

Beispiele für bedingte Formatierungsregeln

Anzeigen aller Nachrichten von Johann Kaiser in Rot

Anzeigen aller Nachrichten, die das Wort "Contoso" im Betreff enthalten, in Grün

Anzeigen aller Nachrichten, die das Wort "Feiertag" im Betreff oder im Nachrichtentext enthalten, in Blau

Erstellen einer bedingten Formatierungsregel

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansichtseinstellungen.

Befehl 'Ansichtseinstellungen' im Menüband

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen auf Bedingte Formatierung.

Dialogfeld 'Erweiterte Ansichtseinstellungen'

Eine Gruppe von Standardregeln wird angezeigt. Dies umfasst die Regel Ungelesene Nachrichten. Diese Regel formatiert ungelesene Nachrichten so, dass sie im Fettdruck in der Nachrichtenliste angezeigt werden. Zusätzlich werden alle bedingten Formatierungsregeln angezeigt, die in einer früheren Version von Outlook im Bereich Organisieren erstellt wurden.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Löschen einer Regel klicken Sie zuerst auf die Regel und dann auf Löschen.

    • Zum vorübergehenden Deaktivieren einer Regel deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der entsprechenden Regel.

    • Zum Ändern der Kriterien für eine Regel klicken Sie zuerst auf die Regel und dann auf Bedingung.

    • Zum Ändern der Textformatierung, klicken Sie zuerst auf die Regel und dann auf Schriftart.

    • Zum Hinzufügen einer neuen bedingten Formatierungsregel klicken Sie auf Hinzufügen, geben in das Feld Name einen Namen ein, klicken dann auf Schriftart, um die Formatierung anzugeben, und klicken schließlich auf Bedingung, um die Kriterien für diese Regel anzugeben.

Beispiele für bedingte Formatierungsregeln

Hierbei handelt es sich um einige Beispiele für bedingte Formatierungsregeln, die in Outlook 2010 erstellt werden können.

Führen Sie zuerst die Schritte 1 und 2 im vorherigen Abschnitt durch, und gehen Sie dann wie folgt vor:

Anzeigen aller Nachrichten von Johann Kaiser in Rot

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  3. Klicken Sie auf Schriftart.

  4. Klicken Sie unter Farbe auf Rot.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf Bedingung.

  7. Geben Sie in das Feld Von die Wörter "John Kane" ein.

Hinweis :  Der Name muss exakt mit dem vollständigen Namen übereinstimmen, der in empfangenen Nachrichten angezeigt wird.

  1. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, Bedingte Formatierung und Erweiterter Ansichtseinstellungen auf OK.

Anzeigen aller Nachrichten, die das Wort "Contoso" im Betreff enthalten, in Grün

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  3. Klicken Sie auf Schriftart.

  4. Klicken Sie unter Farbe auf Grün.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf Bedingung.

  7. Geben Sie in das Feld Suchen nach: den Namen "Contoso" ein.

  8. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, Bedingte Formatierung und Erweiterter Ansichtseinstellungen auf OK.

Anzeigen aller Nachrichten, die das Wort "Feiertag" im Betreff oder im Nachrichtentext enthalten, in Blau

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  3. Klicken Sie auf Schriftart.

  4. Klicken Sie unter Farbe auf Blau.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Klicken Sie auf Bedingung.

  7. Geben Sie in das Feld Suchen nach: die Zeichenfolge "Feiertag" ein.

  8. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, Bedingte Formatierung und Erweiterter Ansichtseinstellungen auf OK.

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