Automatisches Ändern der Farben und Schriftarten bei eingehenden Nachrichten in Abhängigkeit vom Absender, dem Betreff oder den Empfängern

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Bedingte Formatierungen stellen eine Möglichkeit dar, um Nachrichten, die bestimmte definierte Kriterien erfüllen, in der Nachrichtenliste durch Verwendung von Farbe, Schriftarten und Formatvorlagen hervorzuheben. Sie geben hierzu Kriterien an, die eine eingehende Nachricht erfüllen muss, z. B. den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Absenders, und die bedingte Formatierung wird dann nur auf diese Nachrichten angewendet.

Beispielsweise kann in einer bedingten Regel angegeben werden, dass alle von Ihrem Vorgesetzten gesendeten Nachrichten mit rotem Text in der Nachrichtenliste angezeigt werden.

Um weitere Änderungen am Textkörper Ihrer E-Mail-Nachrichten vorzunehmen, ändern Sie die Standardschriftart oder Textfarbe für E-Mail-Nachrichten.

Hinweis:  In Microsoft Outlook 2007 konnten Sie mit der Funktion Organisieren bedingte Textformatierungsregeln für E-Mail-Nachrichten erstellen. In Microsoft Outlook 2010 und höher erfolgt die bedingte Textformatierung nun über das Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen.

Erstellen einer bedingten Formatierungsregel

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht die Option Ansichtseinstellungenaus.

    Ansichtseinstellungen       

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen die Option bedingte Formatierungaus.

    Erweiterte Ansichtseinstellungen

Eine Reihe von Standardregeln wird angezeigt. Dies schließt die Regel "Ungelesene Nachrichten " ein. Diese Regel macht ungelesene Nachrichten in der Nachrichtenliste fett angezeigt. Darüber hinaus werden alle Regeln für die bedingte Formatierung, die Sie im Bereich organisieren mit einer früheren Version von Outlook erstellt haben, angezeigt.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie eine Regel löschen möchten, wählen Sie die Regel aus, und wählen Sie dann Löschenaus.

    • Zum vorübergehenden Deaktivieren einer Regel deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der entsprechenden Regel.

    • Wenn Sie die Kriterien für eine Regel ändern möchten, wählen Sie die Regel aus, und wählen Sie dann Bedingungaus.

    • Wenn Sie die Textformatierung ändern möchten, wählen Sie die Regel aus, und wählen Sie dann Schriftartaus.

    • Wenn Sie eine neue Regel für die bedingte Formatierung hinzufügen möchten, wählen Sie Hinzufügenaus, geben Sie im Feld Name einen Namen ein, wählen Sie Schriftart aus, um die Formatierung anzugeben, und wählen Sie dann Bedingung aus, um die Kriterien für diese Regel anzugeben.

Beispiele für bedingte Formatierungsregeln

Hierbei handelt es sich um einige Beispiele für bedingte Formatierungsregeln, die Sie in Outlook 2010 erstellen können.

Führen Sie die Schritte 1 und 2 im vorherigen Abschnitt aus, und gehen Sie dann folgendermaßen vor:

Alle Nachrichten erstellen Michael Knecht in rot angezeigt

  1. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  3. Wählen Sie Schriftart aus.

  4. Wählen Sie unter Farbedie Option rotaus.

  5. Wählen Sie OK aus.

  6. Wählen Sie Bedingungaus.

  7. Geben Sie im Feld von den Namen John Kaneein.

Hinweis:  Der Name muss exakt mit dem vollständigen Namen übereinstimmen, der in empfangenen Nachrichten angezeigt wird.

  1. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, bedingte Formatierungund Erweiterte Ansichtseinstellungen auf OK.

Erstellen aller Nachrichten, die das Wort enthalten Contoso im Betreff wird grün angezeigt

  1. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  3. Wählen Sie Schriftart aus.

  4. Wählen Sie unter Farbedie Option grünaus.

  5. Wählen Sie OK aus.

  6. Wählen Sie Bedingungaus.

  7. Geben Sie im Feld Suche nach dem Wort (e) den Namen contosoein.

  8. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, bedingte Formatierungund Erweiterte Ansichtseinstellungen auf OK.

Erstellen aller Nachrichten, die das Wort enthalten Feiertags in der Betreffzeile oder im Nachrichtentext blau angezeigt

  1. Wählen Sie Hinzufügen aus.

  2. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  3. Wählen Sie Schriftart aus.

  4. Wählen Sie unter Farbedie Option blauaus.

  5. Wählen Sie OK aus.

  6. Wählen Sie Bedingungaus.

  7. Geben Sie im Feld Suche nach dem Wort (e) den Text Feiertagein.

  8. Klicken Sie in den Dialogfeldern Filter, bedingte Formatierungund Erweiterte Ansichtseinstellungen auf OK.

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