Auswählen und Verwenden von Access 2007-Vorlagen

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Schritt 1: Auswählen einer Vorlage

Schritt 2: Anpassen einer Vorlage

Schritt 3: Hinzufügen von Daten zur neuen Datenbank

Schritt 4: Suchen von Datensätzen


Übersicht

Damit die ersten Schritte für eine effiziente Datenbank vereinfacht werden, bietet Microsoft Office Access eine Vielzahl professionell gestalteter Datenbankvorlagen. Jede Vorlage erstellt eine vollständige Lösung, die Sie entweder ohne Änderung verwenden oder gemäß Ihren Anforderungen anpassen können. Jede Vorlage enthält vordefinierte Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen, Makros und Beziehungen, die Ideen für die Anpassung Ihrer eigenen Datenbank bieten können.

Zusätzlich können Sie problemlos weitere Access-Datenbankvorlagen von der Microsoft Office Online-Website herunterladen, indem Sie in Access auf Verknüpfungen klicken. Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt und gemäß Ihren Anforderungen angepasst haben, können Sie Daten hinzufügen und durch die Datensätze navigieren.

Schritt 1: Auswählen einer Vorlage

Sie können entweder eine der mit Access installierten Vorlagen auswählen oder online nach einer Vorlage suchen.

Auswählen einer installierten Vorlage

  1. Klicken Sie im Fenster Erste Schritte in Microsoft Access unter Vorlagenkategorien auf Lokale Vorlagen.

    Liste verfügbarer Vorlagen    

Vorlage

Verwendung

Vermögensgegenstände

Nachverfolgen von Vermögensgegenständen, einschließlich der Details und der Eigentümer der Vermögensgegenstände. Sie können Vermögensgegenstände in Kategorien einteilen und deren Bedingung, das Kaufdatum, die Position und den Eigentümer aufzeichnen.

Kontakte

Informationen zu Personen verwalten, mit denen Ihr Team zusammenarbeitet, z. B. zu Kunden und Partnern. Sie können Namen- und Adressinformationen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen nachverfolgen und sogar ein Bild anhängen.

Ereignisse

Bevorstehende Besprechungen, Termine und andere wichtige Ereignisse nachverfolgen. Einen Titel, einen Ort, eine Startzeit, eine Endzeit und eine Beschreibung aufzeichnen und auch ein Bild anhängen.

Lehrkörper

Wichtige Informationen zu Lehrkörpern verwalten, z. B. Telefonnummern, Adressen, Kontaktinformationen für Notfälle und Beschäftigungsangaben.

Probleme

Eine Reihe von Problemen oder Fehlern verwalten und nachverfolgen. Sie können die Probleme bzw. Fehler Personen zuweisen, Prioritäten setzen und den Bearbeitungsfortschritt vom Anfang bis zum Ende nachverfolgen.

Marketingprojekte

Die Details eines Marketingprojekts und den Zeitplan verwalten sowie Projektergebnisse überwachen.

Projekte

Aufgaben verwalten und das Budget für ein oder mehrere Projekte nachverfolgen.

Vertriebsweg

Den Status zukünftiger Umsätze innerhalb einer kleinen Gruppe von Vertriebsmitarbeitern überwachen.

Schüler

Informationen zu Schülern verwalten, einschließlich der Kontaktinformationen für Notfälle, medizinische Informationen und Informationen zu den Erziehungsberechtigten.

Aufgaben

Eine Gruppe von Aufgaben nachverfolgen, die Sie oder Ihr Team erledigen müssen.

Northwind 2007

Ein Überwachungssystem für Bestellungen erstellen. Sie müssen die als Beispiel einbezogenen Daten entfernen.

  1. Klicken Sie auf die Vorlage, auf der Ihre Datenbank basieren soll.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datenbank ein.

  3. Damit Sie einen bestimmten Speicherort für die neue Datenbank auswählen können, klicken Sie neben dem Feld Dateiname auf das Dateisymbol.

    Tipp : Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datenbank erstellen und mit einer Windows SharePoint Services-Website verknüpfen, um die Datenbank mit einer Windows SharePoint Services-Website zu verknüpfen.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Die neue Datenbank kann jetzt verwendet werden und Sie haben die Möglichkeit, diese bei Bedarf anzupassen.

Auswählen einer Online-Vorlage

  1. Führen Sie im Fenster Erste Schritte in Microsoft Access eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie unter Vorlagenkategorien auf Features, um alle unterstützten Online-Vorlagen zu durchsuchen, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus.

    • Wenn Sie eine Online-Vorlage auswählen möchten, die auf einem Design basiert, klicken Sie unter Von Microsoft Online auf ein Design, und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus.

  2. Geben Sie in das Feld Dateiname einen neuen Namen für die Vorlage ein, und klicken Sie dann auf das Dateisymbol neben dem Textfeld, um für die neue Datenbank einen bestimmten Speicherort auszuwählen.

  3. Klicken Sie auf Herunterladen.

Tipp : Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datenbank erstellen und mit einer Windows SharePoint Services-Website verknüpfen, um die Datenbank mit einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website zu verknüpfen.

Die neue Datenbank kann jetzt verwendet werden und Sie haben die Möglichkeit, sie bei Bedarf anzupassen.

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Schritt 2: Anpassen einer Vorlage

Nachdem Sie die Datenbankvorlage ausgewählt haben, können Sie sie gemäß Ihren Anforderungen anpassen. Eine Datenbank, die mithilfe einer Vorlage erstellt wurde, enthält eine Reihe von integrierten, vorab entworfenen Tabellen, Formularen und Berichten, mit denen Sie sofort arbeiten können. Wenn Sie eine Datenbank über eine Vorlage erstellen, erstellt Access die Tabellen und anderen Objekte, die erforderlich sind, um den Zweck zu unterstützen, für den die Vorlage entworfen wurde. In einigen Fällen ist die Datenbankstruktur in der Vorlage sehr komplex, und Sie müssen möglicherweise einige Komponenten der Struktur anpassen. Wenn Sie für die bereitgestellten Tabellen Änderungen am Entwurf vornehmen, müssen Sie darauf achten, dass keine vorhandenen Beziehungen außer Kraft gesetzt werden. Wenn Sie feststellen, dass wesentliche Änderungen an der Struktur einer Vorlage erforderlich sind, ist es möglicherweise einfacher, mit einer leeren Datenbank zu beginnen.

Versuchen Sie das Umbenennen von Feldern oder Tabellen zu vermeiden, wenn Sie eine Vorlage anpassen. Diese Felder und Tabellen werden möglicherweise in anderen Datenbankobjekten verwendet, z. B. in Formularen und Berichten, und das Umbenennen verhindert eventuell, dass andere Datenbankobjekte ordnungsgemäß funktionieren, die auf diese Feld- und Tabellennamen verweisen oder von ihnen abhängig sind. Sie sollten sicherstellen, dass das Feature "Objektnamen-Autokorrektur" aktiviert ist, bevor Sie eine Tabelle im Navigationsbereich oder ein Feld in der Datenblattansicht oder Entwurfsansicht umbenennen. Das Feature "Objektnamen-Autokorrektur" propagiert die Namensänderungen bei Feldern, Tabellen, Formularen oder Berichten automatisch für andere Objekte in der gesamten Datenbank. Die Einstellung Objektnamen-Autokorrektur ist normalerweise für alle neuen Datenbanken standardmäßig aktiviert.

Anpassen eines Formulars oder Berichts

Sie können ein Formular oder einen Bericht einer Vorlage auf verschiedene Weisen anpassen. Sie können z. B. das Format eines Formulars ändern, indem Sie es in der Layoutansicht öffnen und dann ein neues Format aus der Gruppe AutoFormat (auf der Registerkarte Format) auswählen. Sie können ein Formular oder einen Bericht auch durch Hinzufügen neuer Felder anpassen. Wenn Sie einem Formular oder einem Bericht Felder hinzufügen, erstellen Sie in diesem Formular oder Bericht ein Steuerelement. Wenn Sie vorhandene Steuerelemente in einer Vorlage anpassen möchten, dann können Sie die Eigenschaften dieser Steuerelemente ändern.

Hinzufügen eines neuen Steuerelements zu einem Formular oder zu einem Bericht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, zu dem Sie das Steuerelement hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Entwurf.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Steuerelemente auf das hinzuzufügende Steuerelement, und klicken Sie dann auf Steuerelement-Assistenten verwenden.

    Befehl 'Steuerelement-Assistenten verwenden' in der Gruppe 'Steuerelemente'

  4. Befolgen Sie die Schritte im Assistenten, um das neue Steuerelement zu erstellen und anzupassen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Formularen und Berichten finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

Ändern eines Steuerelements

Sie können anpassen, wie ein vorhandenes Steuerelement in einem Formular oder in einem Bericht angezeigt wird. Sie ändern die Feldeigenschaft Format, um das Anzeigeformat zu ändern. Die Format-Eigenschaft des Felds wird dann automatisch von den Steuerelementen, die auf diesem Feld basieren, für alle von Ihnen erstellten neuen Formulare und Berichte übernommen.

Festlegen des Anzeigeformats in der Datenblattansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Öffnen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank, die das zu ändernde Steuerelement enthält.

  3. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Format Sie festlegen möchten.

    Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie festlegen möchten.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Anzeigeformat auf den Pfeil, und wählen Sie ein Format aus. Abbildung des Access-Menübands der Gruppe "Datentyp und Format"

    Das Feld wird mit dem neuen Anzeigeformat angezeigt.

Festlegen des Anzeigeformats in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Öffnen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank, die das zu ändernde Steuerelement enthält.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die das Feld enthält, dessen Anzeigeformat Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  4. Klicken Sie auf das Feld, dessen Anzeigeformat Sie festlegen möchten.

  5. Wählen Sie unter Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemeines ein Anzeigeformat aus der Liste Format aus.

  6. Klicken Sie zum Speichern der Änderungen auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern.

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Schritt 3: Hinzufügen von Daten zur neuen Datenbank

Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt und die erforderlichen Anpassungen vorgenommen haben, können Sie Daten zur Datenbank hinzufügen, indem Sie entweder externe Daten importieren oder eine Verknüpfung mit diesen herstellen.

Importieren von Daten

Sie können Daten in verschiedenen Formaten importieren, einschließlich Excel-Arbeitsmappen, Windows SharePoint Services 3.0-Listen, Outlook-Adressbüchern und anderen Access-Datenbanken.

  • Klicken Sie zum Importieren von Daten auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für die Art von Datei, die Sie importieren.

    Befehlsschaltflächen in der Gruppe 'Importieren'

    Hinweise : 

    • Wenn für den zu importierenden Datentyp kein Symbol angezeigt wird, klicken Sie auf Mehr und befolgen die Anweisungen im Dialogfeld Externe Daten.

    • Wenn weiterhin kein Befehl zum Importieren Ihrer externen Daten angezeigt wird, dann müssen Sie möglicherweise das Programm starten (dies erfolgt außerhalb von Access), in dem die Daten ursprünglich erstellt wurden. Verwenden Sie dann das Programm, um die Daten in einem allgemeinen Dateiformat zu speichern, (z. B. als Textdatei mit Trennzeichen). Kehren Sie danach zu Access zurück, und verwenden Sie einen der externen Datenbefehle, um diese Daten zu importieren.

  • Auf der letzten Seite des Assistenten werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Details dieser Importschritte zu speichern. Das Speichern der Details kann hilfreich sein, wenn Sie möglicherweise in Zukunft Daten von derselben Datenquelle importieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Importschritte speichern, geben Sie die Details ein, und klicken Sie dann auf Import speichern. Sie können jetzt denselben Importvorgang jederzeit wiederholen, indem Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Gespeicherte Importe klicken. Wenn Sie die Details dieses Importvorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Verknüpfen mit Daten

Wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten herstellen, werden die Daten weiterhin an der ursprünglichen Speicherposition gespeichert und in Ihrer neuen Datenbank als verknüpfte Tabelle angezeigt. Für die meisten Dateiformate können Sie die Daten entweder mithilfe von Access oder mit dem ursprünglichen Programm anzeigen und ändern, mit dem die Daten erstellt wurden, da beide mit denselben physischen Daten arbeiten. Wenn die Daten jedoch in einer Excel-Arbeitsmappe gespeichert werden, können Sie die verknüpften Daten in Access nur anzeigen und nicht ändern. Sie müssen Excel verwenden, um Daten in einer verknüpften Arbeitsmappe zu ändern.

    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

    2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

    3. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf den Befehl für den Dateityp, zu dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Wenn Sie Daten in einer Excel-Arbeitsmappe verknüpfen möchten, dann klicken Sie auf Excel. Wenn für diesen Datentyp kein Symbol angezeigt wird, klicken Sie auf Mehr.

      Daraufhin wird das Dialogfeld Externe Daten geöffnet.

      Hinweis : Wenn weiterhin kein Befehl zum Verknüpfen Ihrer externen Daten angezeigt wird, dann müssen Sie möglicherweise das Programm starten (dies erfolgt außerhalb von Access), in dem die Daten ursprünglich erstellt wurden. Verwenden Sie dann das Programm, um die Daten in einem allgemeinen Dateiformat zu speichern (z. B. als Textdatei mit Trennzeichen). Kehren Sie danach zu Access zurück, und verwenden Sie einen der externen Datenbefehle, um diese Daten zu verknüpfen.

    4. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten auf Durchsuchen, um die Quelldatendatei zu finden, oder geben Sie den vollständigen Pfad der Quelldatendatei in das Feld Dateiname ein.

    5. Klicken Sie unter Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten die gewünschte Option an.

      Für die meisten Dateiformate wird ein Assistent gestartet. Wenn Sie jedoch mit den Daten in einer Access-Datenbank verknüpfen, wird das Dialogfeld Objekt importieren angezeigt. Treffen Sie Ihre Auswahl im Dialogfeld Tabellen verknüpfen, und fahren Sie dann mit Schritt 7 fort. Andernfalls fahren Sie mit Schritt 6 fort.

    6. Führen Sie die Schritte im Assistenten durch. Der genau zu befolgende Prozess hängt von den gewählten Optionen ab.

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Schritt 4: Suchen von Datensätzen

Nachdem Sie Daten in Ihre Datenbank importiert haben, ist eine effiziente Methode zum Suchen bestimmter Datensätze erforderlich. Sie können die Symbolleiste am unteren Rand der Datenbank verwenden, um Datensätze zu suchen.

Navigationsschaltflächen

Verwenden Sie die Navigationsschaltflächen, um Datensätze in einer Tabelle oder Sicht (Objekt) zu finden:

Navigationsschaltfläche

Für den Wechsel zu

1.

Erster Datensatz

2.

Vorheriger Datensatz

3.

Bestimmter Datensatz: Klicken Sie in das Textfeld, geben Sie die Datensatznummer ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um diesen Datensatz anzuzeigen. Datensatznummern werden vom Anfang des Formulars oder Datenblatts an in Folge durchnummeriert.

4.

Nächster Datensatz

5.

Letzter Datensatz

6.

Neuer (leerer) Datensatz

7.

Filter: Gibt an, ob ein Filter angewendet wurde. Wenn kein Filter angewendet oder alle Filter gelöscht wurden, dann wird die Option Kein Filter angezeigt.

8.

Suchfeld: Geben Sie Text in das Feld Suchen ein, woraufhin der erste übereinstimmende Wert beim Eingeben der einzelnen Zeichen in Echtzeit hervorgehoben wird. Verwenden Sie dieses Feature, um schnell nach Datensätzen zu suchen.

Weitere Optionen zum Suchen von Datensätzen

Für die Suche nach Datensätzen stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung.

Wechseln zu einem bestimmten Datensatz

Suchen nach einem bestimmten Datensatz

Filtern, um nur eine bestimmte Gruppe von Datensätzen anzuzeigen

Durchführen einer angepassten Suche mithilfe einer Abfrage

Wechseln zu einem bestimmten Datensatz

Einige Vorlagen enthalten Formulare, die über die Option verfügen, einen bestimmten Datensatz mithilfe der Dropdownliste Gehe zu anzuzeigen. Das Formular "Kontaktdetails" der Vorlage "Kontakte" und das Formular "Projekte und Aufgaben" der Vorlage "Marketingprojekte" verfügen z. B. über diese Option. Sie können diese Option verwenden, um einen bestimmten Datensatz aus einer Dropdownliste anzuzeigen. Wenn es verfügbar ist, wird das Feld Gehe zu im oberen linken Bereich des Formulars angezeigt.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Liste "Gehe zu".

    Das Feld 'Gehe zu'

  2. Klicken Sie auf den Datensatz, den Sie anzeigen möchten.

Suchen nach einem bestimmten Datensatz

Verwenden Sie die Registerkarte Suchen im Dialogfeld Suchen und Ersetzen, um nach bestimmten Datensätzen zu suchen. Sie können in einem bestimmten Feld oder eine ganze Tabelle oder Ansicht durchsuchen.

Hinweis : Sie können das Dialogfeld Suchen und Ersetzen nur verwenden, wenn in der Tabelle oder Ansicht momentan Daten angezeigt werden.

  1. Öffnen Sie die zu durchsuchende Tabelle, und klicken Sie dann auf das Feld, das den zu suchenden Datensatz enthält.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Suchen.

    Befehlsschaltfläche 'Suchen'

  3. Geben Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen das Suchkriterium in das Feld Suchen nach ein.

  4. Wählen Sie in der Liste Suchen die Option Alles aus, und klicken Sie dann auf Weitersuchen.

Weitere Informationen zum Verwenden des Dialogfelds Suchen und Ersetzen erhalten Sie über die Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

Filtern, um nur eine bestimmte Gruppe von Datensätzen anzuzeigen

Sie können einen Filter aktivieren oder deaktivieren, damit Sie einfach zwischen gefilterten und ungefilterten Ansichten für dieselben Daten wechseln können.

Sie können einen Filter anwenden, um die angezeigten Datensätze auf die zu beschränken, die den Suchkriterien entsprechen. Das Anwenden eines Filters vereinfacht die Suche nach den gewünschten Datensätzen. Damit z. B. die angezeigten Datensätze eingeschränkt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Feld, dessen Wert verglichen werden soll, und wählen Sie dann eine der Auswahlmenüoptionen Ist gleich, Ungleich, Enthält oder Enthält nicht aus.

  • Öffnen Sie die Tabelle oder das Formular, der/dem Sie einen Filter hinzufügen möchten.

  • Um sicherzustellen, dass eine Tabelle oder ein Formular nicht bereits gefiltert wird, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren & filtern auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen. Wenn dieser Befehl nicht verfügbar ist (abgeblendet), wurde kein Filter angewendet.

    Gruppe 'Sortieren und filtern'

  • Damit ein Filter angewendet wird, klicken Sie auf das zu filternde Feld, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren & filtern auf Filtern, und wählen Sie anschließend eine Filteroption aus.

  • Damit ein auf einer Auswahl basierender Filter angewendet wird, öffnen Sie eine Tabelle oder ein Formular, und navigieren Sie dann zu dem Datensatz, der den Wert enthält, den Sie als Teil des Filters verwenden möchten. Klicken Sie anschließend in das Feld. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Auswahl, und klicken Sie dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.

  • Damit ein Filter angewendet wird, der auf einer Teilauswahl basiert, wählen Sie nur die gewünschten Zeichen aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und filtern auf Auswahl, und klicken Sie dann auf den Filter, den Sie anwenden möchten.

Weitere Informationen über das Anwenden von Filtern erhalten Sie über die Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

Durchführen einer angepassten Suche mithilfe einer Abfrage

Sie können Abfrage verwenden, um angepasste Suchvorgänge durchzuführen, angepasste Filter anzuwenden und Datensätze zu sortieren. Abfragen können gespeichert und wiederverwendet werden. Außerdem können sie dazu verwendet werden, Formular und Bericht zu erstellen. Sie können mithilfe einer Abfrage die Suche auch auf die Tabellendatensätzen einschränken, die für Sie von Interesse sind. Der von Ihnen erstellte Abfragetyp hängt von den Datensätzen ab, die zurückgegeben werden sollen und davon, ob Access die Ergebnisse bearbeiten soll.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrage-Assistent.

    Befehl 'Abfrage-Assistent' in der Gruppe 'Andere'

  2. Folgen Sie den Anweisungen des Abfrage-Assistenten.

Weitere Informationen zum Erstellen von Abfragen finden Sie unter den Verknüpfungen im Abschnitt Siehe auch.

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