Austauschen (Kopieren, Importieren, Exportieren) von Daten zwischen Excel und Access

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten des Datenaustauschs zwischen Microsoft Access und Microsoft Excel.

  • Um Daten aus Access in Excel zu übertragen, können Sie die Daten aus einem Access-Tabellenblatt kopieren und dann in ein Excel-Arbeitsblatt einfügen, aus einem Excel-Arbeitsblatt eine Verbindung mit einer Access-Datenbank herstellen oder Access-Daten in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren.

  • Um Daten aus Excel in Access zu übertragen, können Sie die Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt kopieren und dann in ein Access-Tabellenblatt einfügen, ein Excel-Arbeitsblatt in eine Access-Tabelle importieren oder aus einer Access-Tabelle eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt herstellen.

    Hinweise : 

    • Das Wort "Import" besitzt für Excel und für Access jeweils eine unterschiedliche Bedeutung. In Excel wird beim Importieren eine permanenten Verbindung zu Daten hergestellt, die aktualisiert werden können. In Access werden beim Importieren Daten einmalig in Access eingefügt, jedoch ohne permanente Datenverbindung.

    • Eine Excel-Arbeitsmappe kann nicht als Access-Datenbank gespeichert werden. Weder Excel noch Access bietet Funktionen zum Erstellen einer Access-Datenbank anhand von Excel-Daten.

Was möchten Sie tun?

Arbeiten mit Access-Daten in Excel

Arbeiten mit Excel-Daten in Access

Arbeiten mit Access-Daten in Excel

Möglicherweise möchten Sie mit Access-Daten in einer Excel-Arbeitsmappe arbeiten, um die Vorteile der Datenanalyse- und Diagrammerstellungsfeatures, die Flexibilität hinsichtlich Datenanordnung und Layout oder die zahlreichen Funktionen zu nutzen, die in Access nicht zur Verfügung stehen.

Access-Daten in Excel kopieren

In Access können Sie Daten aus einer Datenblattansicht kopieren und die Daten anschließend in ein Excel-Arbeitsblatt einfügen.

  1. Starten Sie Access, und öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage bzw. das Formular mit den Datensätzen, die Sie nach Excel kopieren möchten.

  2. Klicken sie auf der Registerkarte Start auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht.

  3. Markieren Sie die zu kopierenden Datensätze.

    Wenn Sie bestimmte Spalten auswählten möchten, ziehen Sie den Mauszeiger über angrenzende Spaltenüberschriften.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren Schaltflächensymbol .

    Abbildung des Excel-Menübands

    Tastenkombination  Sie können auch STRG + C drücken.

  5. Starten Sie Excel, und öffnen Sie das Arbeitsblatt, in das die Daten eingefügt werden sollen.

  6. Klicken Sie auf die obere linke Ecke des Arbeitsblattbereichs, in dem der erste Feldname angezeigt werden soll.

    Damit sichergestellt ist, dass keine vorhandenen Datensätze durch die kopierten Datensätze ersetzt werden, vergewissern Sie sich, dass auf dem Arbeitsblatt unter der Zelle oder rechts neben der Zelle, auf die Sie klicken, keine Daten vorhanden sind.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen Schaltflächensymbol .

    Tastenkombination  Sie können auch STRG + V drücken.

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Exportieren von Daten aus Access in Excel

Mithilfe des Export-Assistenten in Access können Sie ein Access-Datenbankobjekt (z. B. eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder ausgewählte Datensätze in einer Ansicht) in ein Excel-Arbeitsblatt exportieren. Wenn Sie einen Exportvorgang ausführen, können Sie die entsprechenden Details zur späteren Verwendung speichern und den Exportvorgang sogar so planen, dass er in bestimmten Zeitabständen automatisch ausgeführt wird.

Die folgenden Szenarien sind für den Export von Daten aus Access in Excel typisch:

  • Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet sowohl Access als auch Excel für die Arbeit mit Daten. Sie speichern die Daten in Access-Datenbanken, Sie verwenden jedoch Excel für die Analyse der Daten sowie zum Verteilen der Ergebnisse Ihrer Analyse. Ihr Team exportiert zurzeit bei Bedarf Daten in Excel, sie möchten diesen Vorgang jedoch effizienter gestalten.

  • Sie verwenden schon seit langem Access, Ihr Vorgesetzter zieht es jedoch vor, Berichte in Excel anzuzeigen. In regelmäßigen Intervallen kopieren Sie die Daten nach Excel. Sie möchten diesen Vorgang jedoch automatisieren, um Zeit zu sparen.

Weitere Informationen zum Exportieren von Daten aus Access in Excel finden Sie im Access-Hilfesystem.

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Verbinden Sie mit Access-Daten aus Excel

Wenn Sie Access-Daten, die aktualisiert werden können, in Excel aufnehmen möchten, können Sie eine Verbindung, die gewöhnlich in einer ODC-Datei (Office Data Connection) gespeichert wird, zur Access-Datenbank herstellen und dann sämtliche Daten aus einer Tabelle oder einer Abfrage abrufen. Der Hauptvorteil des Herstellens einer Verbindung zu Access-Daten im Vergleich zum Importieren besteht darin, dass Sie diese Daten regelmäßig in Excel analysieren können, ohne sie wiederholt aus Access kopieren oder exportieren zu müssen. Nachdem Sie eine Verbindung zu den Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen auch automatisch anhand der ursprünglichen Access-Datenbank aktualisieren, sobald die Datenbank mit neuen Informationen aktualisiert wird. Beispielsweise können Sie eine monatlich bereitgestellte Excel-Zusammenfassung eines Haushaltsberichts mit den Daten des aktuellen Monats aktualisieren.

  1. Klicken Sie auf die Zelle, in die die Daten aus der Access-Datenbank eingefügt werden sollen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Externe Daten aus Access abrufen.

    Abbildung des Excel-Menübands

  3. Suchen Sie die Access-Datenbank, die Sie importieren möchten, und doppelklicken Sie auf diese.

    Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen auf die zu importierende Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Führen Sie im Dialogfeld Daten importieren folgende Schritte aus:

    • Führen Sie unter Wählen Sie das Format aus, in dem Sie diese Daten in der Arbeitsmappe anzeigen möchten eine der folgenden Aktionen aus:

      • Wenn die Daten als Tabelle angezeigt werden sollen, wählen Sie Tabelle aus.

      • Wenn die Daten als PivotTable-Bericht angezeigt werden sollen, wählen Sie PivotTable-Bericht aus.

      • Wenn die Daten als PivotChart- und PivotTable-Bericht angezeigt werden sollen, wählen Sie PivotChart- und PivotTable-Bericht aus.

    • Sie können auch auf Eigenschaften klicken, um die Aktualisierungs-, Formatierungs- und Layoutoptionen für die importierten Daten festzulegen, und dann auf OK klicken.

    • Klicken Sie unter , wo in die Daten eingefügt werden sollen? führen Sie eine der folgenden:

      • Wenn Sie die Daten an der ausgewählten Position zurückgeben möchten, klicken Sie auf Vorhandenes Arbeitsblatt.

      • Wenn Sie die Daten an die obere linke Ecke des neuen Arbeitsblatts zurückgeben möchten, klicken Sie auf Neues Arbeitsblatt.

  5. Klicken Sie auf OK.

    Der externe Datenbereich wird in Excel an der angegebenen Position eingefügt.

Weitere Informationen zum Herstellen einer Verbindung zu Daten finden Sie unter Verbindung mit externen Daten (Import).

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Arbeiten mit Excel-Daten in Access

Sie können in einer Access-Datenbank mit Excel-Daten arbeiten, um die Vorteile der Datenverwaltung, Sicherheit sowie der Features für mehrere Benutzer in Access zu nutzen. Obwohl in Access viele hilfreiche Features zur Verfügung stehen, sind zwei Features insbesondere für Excel-Daten von Nutzen:

  • Berichte    Wenn Sie mit dem Gestalten von Access-Berichten vertraut sind und Ihre Excel-Daten in derartigen Berichten zusammenfassen und organisieren möchten, können Sie einen Access-Bericht erstellen. Sie können beispielsweise flexiblere Berichte wie Gruppen- und Zusammenfassungsberichte oder gedruckte Etiketten und grafische Berichte erstellen.

  • Formulare    Wenn Sie ein Formular verwenden möchten, um Daten in Excel zu suchen bzw. anzuzeigen, können Sie ein Access-Formular erstellen. Beispielsweise können Sie ein Access-Formular erstellen, um Felder in einer anderen Reihenfolge als in der Reihenfolge der Spalten auf Ihrem Arbeitsblatt anzuzeigen oder eine längliche Datenzeile einfacher auf einem Bildschirm anzuzeigen.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Access-Formularen und -Berichten finden Sie im Access-Hilfesystem.

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Kopieren von Excel-Daten in Access

In Excel können Sie Daten in eine Arbeitsblattansicht kopieren und die Daten anschließend in ein Access-Datenblatt einfügen.

Hinweis : Wenn Sie Daten aus mehreren Feldern in ein Arbeitsblatt oder Datenblatt einfügen, müssen Sie sicherstellen, dass die Spalten mit der Reihenfolge der zu kopierenden Daten übereinstimmen. Wenn Sie Daten aus mehreren Feldern in ein Formular einfügen, werden die Daten in Access in Felder mit demselben Namen wie die Quellfelder eingefügt, unabhängig von der Reihenfolge auf dem Formular. Wenn die zu kopierenden Daten Felder enthalten, die im Zielformular nicht enthalten sind, werden Sie in Access gefragt, ob Sie nur Felder mit übereinstimmenden Namen einfügen möchten. Wenn keine entsprechenden Feldnamen vorhanden sind, werden die Felder in Access entsprechend der Aktivierreihenfolge des Zielformulars eingefügt, und dies entspricht möglicherweise nicht der von Ihnen gewünschten Reihenfolge. Wenn die Feldnamen der Quelle sich von den Feldnamen des Ziels unterscheiden, können Sie die Daten in ein Datenblatt statt in ein Formular einfügen.

  1. Starten Sie Excel, und öffnen Sie das Arbeitsblatt mit den zu kopierenden Daten.

  2. Markieren Sie die zu kopierenden Zeilen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren Schaltflächensymbol .

    Abbildung des Excel-Menübands

    Tastenkombination  Sie können auch STRG + C drücken.

  4. Starten Sie Access, und öffnen Sie die Tabelle, die Abfrage oder das Formular, in die bzw. das Sie die Zeilen einfügen möchten.

  5. Klicken sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  6. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie Datensätze ersetzen möchten, markieren Sie diese Datensätze, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen Schaltflächensymbol .

      Abbildung des Menübands in Access

      Tastenkombination  Sie können auch STRG + V drücken.

    • Wenn Sie die Daten als neue Datensätze anfügen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage im Menü Bearbeiten auf Am Ende anfügen.

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Importieren von Excel-Daten in Access

Um Daten aus Excel in einer Access-Datenbank zu speichern und die Daten anschließend in Access zu verwenden und zu verwalten, können Sie die Daten importieren. Wenn Sie Daten importieren, speichert Access diese in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne die Daten in Excel zu ändern. Während eines Importvorgangs können Sie jeweils nur ein Arbeitsblatt importieren. Um Daten aus mehreren Arbeitsblättern zu importieren, wiederholen Sie den Importvorgang für jedes Arbeitsblatt.

Die folgenden Szenarien sind für den Import von Excel-Daten in Access typisch:

  • Sie verwenden bereits seit langer Zeit Excel, möchten jedoch in Zukunft auch Access verwenden, um mit diesen Daten zu arbeiten. Sie möchten die Daten in Ihren Excel-Arbeitsblättern in mindestens eine neue Access-Datenbank übertragen.

  • Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, Sie erhalten jedoch gelegentlich Daten im Excel-Format, die mit Ihren Access-Datenbanken zusammengeführt werden müssen. Sie möchten diese Excel-Arbeitsblätter in Ihre Datenbank importieren, wenn Sie sie erhalten.

  • Sie verwenden Access zum Verwalten Ihrer Daten, die wöchentlichen Berichte, die Sie vom Rest Ihres Teams erhalten, sind jedoch Excel-Arbeitsmappen. Sie möchten den Importvorgang optimieren, damit sichergestellt ist, dass die Daten jede Woche zu einem bestimmten Termin in Ihre Datenbank importiert werden.

Weitere Informationen zum Importieren von Daten aus Excel in Access finden Sie im Access-Hilfesystem.

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Erstellen von Verknüpfungen zu Excel-Daten in Access

Sie können eine Verknüpfung zwischen einem Excel-Bereich und einer Access-Datenbank als Tabelle erstellen. Verwenden Sie dieses Verfahren, wenn Sie den Bereich weiterhin in Excel fortführen möchten, aber dieser zudem in Access zur Verfügung stehen soll. Sie erstellen diese Art der Verknüpfung in der Access-Datenbank und nicht in Excel.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel-Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, legt Access eine neue Tabelle an, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Alle Änderungen, die Sie an den Quellzellen in Excel vornehmen, werden in die verknüpfte Tabelle übernommen. Sie können den Inhalt der entsprechenden Tabelle in Access jedoch nicht bearbeiten. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Quelldatenbankdatei vornehmen.

Die folgenden Szenarien sind typisch für Verknüpfungen mit einem Excel-Arbeitsblatt aus Access:

  • Sie möchten die Daten auch weiterhin in Excel-Arbeitsblättern verwalten, jedoch auch die leistungsfähigen Abfrage- und Berichtsfunktionen von Access nutzen.

  • Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet Access, doch Daten von externen Quellen, mit denen Sie zusammenarbeiten, sind in Excel-Arbeitsblättern gespeichert. Sie möchten keine Kopien der externen Daten verwenden, sondern möchten mit den Daten in Access arbeiten.

Weitere Informationen zum Verknüpfen von Daten aus Access mit Excel finden Sie im Access-Hilfesystem.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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