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Einer der ersten Schritte zum Verwalten eines Projekts ist das Hinzufügen der Aufgaben, die für das Projekt ausgeführt werden müssen. Bei der Aufgabenliste kann es sich um eine einfache Checkliste der zu erledigenden Dinge handeln, oder sie kann etwas komplexer sein und Start- und Fertigstellungstermine, Beziehungen zu anderen Aufgaben sowie weitere zugehörige Informationen zu Aufgaben umfassen. Sowohl für eine einfache Checkliste als auch für eine Planungsliste für Aufgaben wird dieselbe Liste auf der Website verwendet, sodass Sie mit einer einfachen Checkliste beginnen und dann später Details zu den Aufgaben hinzufügen können, um daraus eine Planungsliste für Aufgaben zu erstellen.
Hinzufügen einer einfachen Checkliste für Aufgaben
Wenn Sie gerade erst mit der Projektplanung beginnen oder nicht davon ausgehen, dass dieses Projekt besonders kompliziert ist, reicht möglicherweise eine einfache Checkliste für Aufgaben, um das Projekt effektiv zu verwalten. Die Checkliste kann Fälligkeitsdaten für die Aufgaben des Projekts und Zuweisungen zu Mitgliedern des Projektteams umfassen.
So fügen Sie eine einfache Checkliste für Aufgaben hinzu:
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste für die Website auf Aufgaben.
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Klicken Sie auf der Seite Aufgaben auf Bearbeiten.
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Geben Sie in der Spalte Aufgabenname einen Namen für jede Aufgabe ein, die im Rahmen des Projekts erledigt werden muss. Drücken Sie nach dem Hinzufügen einer Aufgabe die EINGABETASTE, um zur nächsten Zeile zu wechseln.
Tipp: Möchten Sie eine neue Aufgabe zwischen zwei bereits enthaltenen Aufgaben hinzufügen? Klicken Sie in den Bereich links neben dem Kontrollkästchen für eine vorhandene Aufgabe, und drücken Sie dann die EINFG-TASTE. Es wird eine neue Zeile über der ausgewählten Aufgabe hinzugefügt. Sie können auch auf der Registerkarte Aufgaben in der Gruppe Hierarchie auf Einfügen klicken.
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Geben Sie in der Spalte Fälligkeitsdatum ein Datum ein, zu dem die jeweilige Aufgabe in der Liste abgeschlossen sein soll. Sie können dieses Datum auch auswählen. Wenn Sie nicht sicher sind, wann eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, lassen Sie die Spalte für diese Aufgabe leer.
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Geben Sie in der Spalte Zugewiesen an den Namen der Person ein, die an der jeweiligen Aufgabe in der Liste arbeiten soll.
Tipp: Eine bewährte Methode besteht darin, jeder Aufgabe nur eine Person zuzuweisen. Wenn Sie mehr als eine Person zuweisen müssen, kann dies zu Problemen beim Markieren von Aufgaben als abgeschlossen führen. Wenn beispielsweise Anne Ihre Arbeit an der Aufgabe fertig gestellt hat, ist es sinnvoll, dass sie sie auf ihrer Seite "Meine Aufgaben" als abgeschlossen markiert. Dadurch wird allerdings die Aufgabe für alle Personen, die ihr zugewiesen sind, als abgeschlossen markiert – nicht nur für Anne. Jemand anders kann durchaus noch ausstehende Arbeiten für die Aufgabe haben. Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass einer Aufgabe mehr als eine Person zugewiesen werden muss, können Sie die Namen durch ein Semikolon (;) trennen.
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Wenn Sie alle Aufgaben zur einfachen Checkliste hinzugefügt haben, klicken Sie auf Stopp.
Eine weitere Methode, um eine einfache Checkliste für Aufgaben schnell hinzuzufügen, ist das Einfügen einer Liste aus einem Excel-Arbeitsblatt. Sofern die im Arbeitsblatt verwendeten Spalten den auf der Seite Aufgaben angezeigten Spalten entsprechen, können Sie einfach in die Aufgabenliste klicken und die Arbeitsblattdaten einfügen. In der Spalte Zugewiesen an werden Namen nach Möglichkeit mit Konten verbunden.
Beim Arbeiten an dem Projekt können Sie das Kontrollkästchen neben dem jeweiligen Aufgabennamen aktivieren, sobald die Aufgabe abgeschlossen ist.
Wenn eine größere Kontrolle über die Aufgaben in der einfachen Checkliste erforderlich ist, können Sie mithilfe der Schritte im folgenden Abschnitt Details zu den Aufgaben hinzufügen und eine genauere Planungsliste erstellen.
Hinzufügen einer Planungsliste für Aufgaben
Wenn Ihr Projekt etwas komplexer ist, bietet Ihnen eine Planungsliste für Aufgaben die Möglichkeit, die zu erledigende Arbeit in einer besser zu verwaltenden Form zu verfolgen.
So fügen Sie eine Planungsliste für Aufgaben hinzu:
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste für die Website auf Aufgaben.
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Klicken Sie auf der Seite Aufgaben auf Neuer Vorgang, oder klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Aufgaben auf Neues Element.
Hinweis: Wenn Sie anfänglich eine einfache Checkliste für Aufgaben erstellt haben, das Projekt aber dann komplexer wurde, können Sie problemlos weitere Details zu den vorhandenen Aufgaben hinzufügen. Zum Auswählen einer Aufgabe klicken Sie in den Bereich links vom entsprechenden Kontrollkästchen. Dann klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Aufgaben auf Element bearbeiten. Dadurch wird die Aufgabe geöffnet, und Sie können weitere Planungsdetails hinzufügen.
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Geben Sie im Feld Aufgabenname einen Namen für die Aufgabe ein.
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Geben Sie ein Start- und Fertigstellungsdatum für die Aufgabe in die Felder Anfangsdatum und Fälligkeitsdatum ein. Sie können das jeweilige Datum auch auswählen. Wenn Sie sich bei einem dieser Termine nicht sicher sind, lassen Sie die Angabe zu diesem Zeitpunkt aus. Sie können später zurückkehren und Informationen hinzufügen, indem Sie die Aufgabe bearbeiten.
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Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person, die an der Aufgabe arbeiten soll, in das Feld Zugewiesen an ein.
Tipp: Eine bewährte Methode besteht darin, jeder Aufgabe nur eine Person zuzuweisen. Wenn Sie mehr als eine Person zuweisen müssen, kann dies zu Problemen beim Markieren von Aufgaben als abgeschlossen führen. Wenn beispielsweise Anne Ihre Arbeit an der Aufgabe fertig gestellt hat, ist es sinnvoll, dass sie sie auf ihrer Seite "Meine Aufgaben" als abgeschlossen markiert. Dadurch wird allerdings die Aufgabe für alle Personen, die ihr zugewiesen sind, als abgeschlossen markiert – nicht nur für Anne. Jemand anders kann durchaus noch ausstehende Arbeiten für die Aufgabe haben. Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass einer Aufgabe mehr als eine Person zugewiesen werden muss, können Sie die Namen durch ein Semikolon (;) trennen.
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Wenn bereits mit der Arbeit an dieser Aufgabe begonnen wurde, geben Sie einen Prozentsatz in das Feld % abgeschlossen ein, um einen ungefähren Wert dafür anzugeben, wie viel Arbeit bereits erledigt ist, und wie viel Restarbeit noch verbleibt.
Tipp: Dies ist ein sehr nützliches Feld, das von den Mitgliedern des Projektteams regelmäßig aktualisiert werden sollte. Es hilft Ihnen, den Fortschritt des Projekts zu erkennen und festzustellen, ob das Projekt rechtzeitig fertiggestellt werden kann.
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Geben Sie eine kurze Beschreibung der Aufgabe in das Feld Beschreibung ein, wenn Sie weitere Details zur betreffenden Arbeit bereitstellen möchten. Dies kann für Führungskräfte oder andere Beteiligte hilfreich sein, um das Projekt zu verstehen.
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Verwenden Sie die Felder und Schaltflächen neben Vorgänger, um anzugeben, welche Aufgaben im Projekt abgeschlossen sein müssen, bevor die aktuelle Aufgabe begonnen werden kann.
Angenommen, Sie erstellen eine Aufgabe mit dem Namen "Pressemitteilung veröffentlichen", mit der erst dann begonnen werden kann, wenn die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" abgeschlossen ist. Wählen Sie die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" im Feld auf der linken Seite aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um sie in das Feld auf der rechten Seite zu verschieben. Dadurch wird angegeben, dass die Aufgabe "Pressemitteilung schreiben" ein Vorgänger der Aufgabe "Pressemitteilung veröffentlichen" ist (also vor dieser Aufgabe abgeschlossen sein muss).
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Wählen Sie die entsprechende Prioritätsstufe aus der Liste Priorität aus.
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Wählen Sie die entsprechende Statusebene aus der Liste Aufgabenstatus aus.
Tipp: Dies ist ein weiteres nützliches Feld, das von den Mitgliedern des Projektteams regelmäßig aktualisiert werden sollte. Dadurch bleiben Sie über Arbeitsblockierungen, Verzögerungen im Zeitplan und andere kritische Planungsprobleme auf dem Laufenden.
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Klicken Sie auf Speichern.
Arbeiten mit der Aufgabenliste
Beim Arbeiten mit der Aufgabenliste sind die Aufgaben, deren Fälligkeitstermine rot angezeigt werden, verspätete Aufgaben. Sobald Sie eine verspätete Aufgabe als abgeschlossen markieren, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Aufgabe aktivieren, wird das Fälligkeitsdatum nicht mehr als roter Text angezeigt.
Darüber hinaus können Sie zwischen verschiedenen Ansichten Ihrer Vorgangsliste, indem Sie auf die Ansicht Links oberhalb der Liste wechseln. Stehen Alle Aufgaben, Kalender, abgeschlossen, Gantt-Diagramm, Verspätete Vorgänge, Meine Aufgaben und bevorstehend zur Verfügung, oder Sie können eine vorhandene Ansicht ändern oder Erstellen einer eigenen Ansicht Ihrer Vorgangsliste. Wenn die Ansicht, die Sie verwenden möchten, die über die Aufgabenliste aufgeführt wird, klicken Sie auf, Klicken Sie auf Weitere Optionen (...) klicken, neben dem Anzeigen von Links, und wählen Sie die Ansicht, die Sie verwenden möchten. Weitere Informationen zum Erstellen einer eigenen Ansicht finden Sie unter erstellen, ändern oder Löschen einer Ansicht einer Liste oder Bibliothek.
Nachdem Sie detaillierte Aufgaben zum Projekt hinzugefügt haben, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
