Auf zu neuen Horizonten! Outlook optimal nutzen (2) Organisieren des Posteingangs (Filter, Farben)

Useful feature:  Making the most of Outlook (2) Edit Inbox (filters, color settings)

Je mehr E-Mails sich im Posteingang ansammeln, umso schwieriger wird es, eine bestimmte E-Mail ausfindig zu machen.
Hier erfahren Sie, wie Sie den Posteingang organisieren und Ihre E-Mails verwalten können.

Dieser Artikel umfasst folgende Themen:

Kategorisieren von E-Mails anhand von Farben

Erstellen eines neuen Ordners

Sortieren empfangener E-Mails

Ändern eines Regelnamens

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Kategorisieren von E-Mails anhand von Farben

Sie können eine bestimmte E-Mail leichter finden, wenn Sie Farbkategorien zuweisen, sodass die E-Mails im Posteingang farblich gekennzeichnet werden.

Praktische Übung: Starten von Outlook

Doctor

Hinweise zum Starten von Outlook finden Sie unter Starten und Beenden von Outlook.

  1. Klicken Sie links im Navigationsbereich auf E-Mail, und klicken Sie dann unter Persönliche Ordner auf Posteingang.

    In the left navigation window, click Mail, and then click Inbox under Personal Folders.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, der Sie eine Farbkategorie zuweisen möchten, zeigen Sie auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf die gewünschte Farbkategorie. Für das Beispiel klicken Sie auf Orange Kategorie.

    Click Orange Category.

    Das Dialogfeld Kategorie umbenennen wird angezeigt.

    Rename category dialog box

Tipp: Dialogfeld "Kategorie umbenennen"

Doctor

Das Dialogfeld Kategorie umbenennen wird bei der ersten Verwendung einer Farbkategorie angezeigt.

  1. Für dieses Beispiel fügen Sie der Farbkategorie den Namen Familie hinzu, um anzugeben, dass die E-Mail von einem Familienmitglied stammt.

    Geben Sie im Feld Name den Namen Familie ein, und klicken Sie auf Ja.

    Rename category dialog box

    Die orange Farbkategorie wird als Kategorie Familie festgelegt und der E-Mail zugewiesen.

    The orange category item is set to Family.

Erstellen eines neuen Ordners

Erstellen Sie nun einen neuen Ordner im Posteingang.

  1. Klicken Sie auf Posteingang.

    Click Inbox.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Ordner und dann auf Neuer Ordner.

    Click New Folder.

    Das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen wird angezeigt.

  3. Geben Sie im Feld Name den Namen des neuen Ordners ein. Für dieses Beispiel geben Sie Kontakt ein.

    In the Name box, type the name of the new folder.

  4. Überprüfen Sie, ob unter Ordner enthält Elemente des Typs der Eintrag E-Mail und Bereitstellung angezeigt wird. Überprüfen Sie auch, ob unter Ordner soll angelegt werden unter der Ordner Posteingang ausgewählt ist. Klicken Sie dann auf OK.

    Confirm that Mail and Post Items appears under Folder contains.

    Der Ordner Kontakt wird unter Posteingang erstellt.

    The folder Contacts is created under Inbox.

Sortieren empfangener E-Mails

Mithilfe des Befehls Regeln können z. B. eingehende E-Mails automatisch in Ordner verschoben oder Kategorien zugewiesen werden. Regeln werden nur auf ungeöffnete E-Mails angewendet, nicht auf geöffnete E-Mails.

Für dieses Beispiel erstellen Sie eine Regel, um Nachrichten mit dem Wort "Ankündigung" im Betreff in den Ordner Kontakt zu verschieben.

  1. Klicken Sie im Menü Regeln auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

    Click Manage Rules &amp; Alerts in the Rules menu.

    Das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Neue Regel.

    Rules and Alerts dialog box

    Der Regel-Assistent wird angezeigt.

  3. Folgen Sie dem Assistenten, und erstellen Sie die Regel. Klicken Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen im Abschnitt Den Überblick behalten auf die Aktion, die Sie ausführen möchten. Wählen Sie Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben aus.

    Enable Move messages with specific words in the subject to a folder.

  4. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) auf einen unterstrichenen Teil. Klicken Sie zuerst auf bestimmten Wörtern.

    Click specific words.

    Das Dialogfeld Text suchen wird angezeigt.

  5. Geben Sie die gewünschten Wörter unter Im Betreff zu suchende Wörter ein, und klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie Ankündigung ein, und klicken Sie auf Hinzufügen.

    Specify Text dialog box

  6. Ankündigung wird dem Feld Suchliste hinzugefügt. Klicken Sie auf OK.

    Specify Text dialog box

  7. Klicken Sie dann auf Zielordner.

    Click specified.

    Das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wird angezeigt.

  8. Wählen Sie den Ordner, in den E-Mails verschoben werden sollen, unter Ordner wählen durch Klicken aus, und klicken Sie auf OK. Wählen Sie den Ordner Kontakt aus.

    Select the Contacts folder.

Tipp: Ordner im Posteingang

Doctor

Wenn der Ordner, den Sie erstellt haben, im Posteingang nicht angezeigt wird, klicken Sie links neben  Expand inbox  Posteingang. Daraufhin wird der Ordner angezeigt.

Klicken Sie auf Fertig stellen.

Click Finish.

Die Regel wird erstellt.

Rules and Alerts dialog box

Ändern eines Regelnamens

Der neu erstellten Regel wird automatisch ein Name zugewiesen. Diesen können Sie ändern, um ihn sich besser merken zu können.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Regel ändern, und klicken Sie dann auf Regel umbenennen.

    Rules and Alerts dialog box

    Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die Regel umbenennen können.

  2. Geben Sie im Feld Neuer Name der Regel den Namen ein, und klicken Sie auf OK.

    Enter new name for rule

    Der Regelname wird geändert.

    Rules and Alerts dialog box

Weiter geht's mit Hinzufügen einer Signatur.

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