Archivieren in Outlook 2016 für Windows

Archivieren in Outlook 2016 für Windows

Outlook 2016 enthält ein Feature für die schnelle Archivierung auf der Registerkarte "Start" des Menübands, mit dem Nachrichten an den Ordner Archiv gesendet werden. Office 365 Business-Kunden können auch auf ein Onlinearchiv zugreifen.

Hinweis: Damit das Archivierungsfeature in Outlook 2016, Outlook für iOS und Android sowie in Outlook im Web unterstützt wird, wird der Ordner Archiv automatisch erstellt. Dieser Ordner berücksichtigt eventuelle Aufbewahrungsrichtlinien Ihres Postfachs, einschließlich des Löschens von E-Mails.

Archivieren von Nachrichten mit einer Aktion

Sie können die Schaltfläche "Archivieren" in der Gruppe "Löschen" auf der Registerkarte "Start" verwenden, um eine oder mehrere Nachrichten in Ihren Ordner Archiv zu verschieben, ohne sie zu löschen. Die Nutzung von "Archivieren" bietet mehrere Vorteile.

  • Archivierte Elemente können einfach über das Suchfeld oder durch Navigieren im Archivordner gefunden werden.

  • Die Elemente sind auf Ihrem Smartphone oder anderen Geräten weiterhin über den Archivordner verfügbar.

Mit dem Verschieben von Nachrichten in den Archivordner wird die Postfachgröße nicht reduziert. Die Nachrichten sind weiterhin in Ihrem Postfach gespeichert, allerdings in einem anderen Ordner.

  1. Wählen Sie eine oder mehrere zu archivierende Nachrichten im Ordner aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen die Option Archivieren aus.

    Ein-Klick-Archivierung

    Hinweis : Ihr Ordner Archiv ist bereits vorhanden, auch wenn Sie das Feature nie zuvor verwendet haben. Sie finden ihn in der Outlook-Ordnerliste. 

  3. Ihre Nachricht(en) werden in den Ordner Archiv verschoben. Wenn Sie eine Nachricht versehentlich archivieren, wechseln Sie zum Ordner Archiv, und verschieben Sie die Nachricht wieder in Ihren Posteingang.

Wie hängt das alles mit dem Onlinearchiv zusammen?

Das Onlinearchiv ist ein Feature für Office 365 Enterprise-Kunden, die über ungewöhnlich große Postfächer verfügen. Diese Kunden können ein Onlinearchiv verwenden, um alte E-Mails nicht löschen zu müssen. Das Onlinearchiv eines Benutzers fungiert quasi als ein zweites Konto in Outlook mit einer eigenen Ordnerstruktur. Dementsprechend wird es nicht in Suchvorgänge einbezogen, die im Posteingang vorgenommen werden.

Wenn ein Onlinearchiv aktiviert ist, können Administratoren und Benutzer ihre Postfächer so einrichten, dass alte Nachrichten mithilfe von Archivierungsrichtlinien in das Onlinearchiv verschoben werden.

Empfehlungen betreffend "Archivieren" und "Onlinearchiv"

Wir empfehlen, das neue Archivierungsfeature zu nutzen, damit sich in Ihrem Postfach keine Nachrichten mehr befinden, die Sie bereits beantwortet oder auf die Sie reagiert haben. Sie können Nachrichten auch löschen oder in spezielle Ordner verschieben, wenn das eher Ihrer Arbeitsweise entspricht.

Für Benutzer mit umfangreichen Postfächer in einer Office 365 Enterprise-Organisation empfehlen wir den Administratoren, eine Archivierungsrichtlinie einzurichten, mit der Elemente nach einem Jahr in ein Onlinearchiv verschoben werden. Sie können den Zeitraum verkürzen, wenn die Benutzer ihr Postfachkontingent früher erreichen. Damit wird sichergestellt, dass die Benutzer keine alten E-Mails löschen müssen, um Platz für neue E-Mails zu schaffen. E-Mails, die älter als angegeben sind, können sowohl aus dem Posteingangsordner als auch aus dem lokalen Archivordner verschoben werden.

Häufig gestellte Fragen zur Archivierung

Sie können Ihr Onlinearchiv aus zwei Gründen nicht als Ziel für die Schaltfläche "Archivieren" verwenden.

  1. Das Onlinearchiv wird standardmäßig nicht durchsucht, wenn Sie eine Suche vom Posteingang aus vornehmen. Archivierte E-Mails sollten durchsuchbar sein, damit sie einfach abgerufen werden können.

  2. Das Onlinearchiv steht nicht in jeder Version von Outlook zur Verfügung, wozu auch Outlook Mobile gehört. Mit dem Verschieben von Nachrichten in das Onlinearchiv würde es schwierig, mit Ihrem Smartphone auf archivierte Mails zuzugreifen.

"Archivieren" ist ein gängiges Feature, das bereits in Outlook Mobile, Outlook Web App und Outlook.com zur Verfügung steht und auch von anderen E-Mail-Anbieter wie Gmail geboten wird. Da es sich um einen gängigen Namen handelt und da "Onlinearchiv" ein vorhandenes Feature ist, haben wir beschlossen, die Benennungen beizubehalten.

Wir sind der Meinung, dass die Features zusammenhängen und wie oben beschrieben gemeinsam genutzt werden können.

AutoArchivierung ist ein älteres Outlook-Feature, das das automatische Verschieben von alten Mails in eine PST-Datei ermöglicht. Dies bedeutet, dass die Mails vom Server entfernt werden und dadurch schwieriger zu finden sind. Wenn die Festplatte, auf der sich diese PST-Datei befindet, nicht mehr nutzbar ist, geht dieses Archiv verloren. Das Onlinearchiv ist ein Ersatz auf Unternehmensebene für AutoArchivierung. Das neue Feature "Archivieren" kann in Verbindung mit AutoArchivierung verwendet werden.

AutoArchivierung kann weiterhin verwendet werden, wenn Sie nicht über ein Onlinearchiv verfügen und wenn Ihre IT-Abteilung diese Funktion nicht deaktiviert hat. Weitere Informationen zu AutoArchivierung in Outlook 2016 finden Sie unter Manuelles Archivieren älterer Elemente in Outlook für Windows.

Das Feature "Archivieren" steht in Outlook für Windows, Outlook Mobile, Outlook im Web und Outlook.com zur Verfügung. Daher kann das Feature "Archivieren" nicht mithilfe einer Gruppenrichtlinie deaktiviert werden.

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